Manejo de datos con Access Los datos que se introducen en una base de datos de Access ocupan celdas, formadas por filas, que son los registros, y columnas, que son los campos. Por esto, como se hace en una hoja de cálculo de Microsoft Excel, los datos deben tener ciertas características para que el programa los identifique, y pueda realizar con ellos operaciones y funciones de ordenación y filtrado. Nombre Edad Fecha_Nac. Juan 12 21/04/1998 Texto Número Fecha Tipos de datos en Access Los datos que llevan los campos de Access pueden ser de diferentes tipos o formatos. Es conveniente asignar correctamente desde su creación el tipo de dato que contendrá el campo y la longitud del mismo, punto muy importante, pues si reservas 100 espacios o caracteres para un dato que jamás pasará de 6, los 94 restantes serán despilfarro en cada registro que se introduzca. Los tipos de datos que se pueden introducir en los campos se muestran en la siguiente tabla. Tipos datos de Texto Memo Numérico Fecha/Hora Descripción Puede contener caracteres alfanuméricos y símbolos. Es el más utilizado para los campos, ya que sirve tanto para direcciones, nombres, apellidos, etc., como para códigos postales, números de teléfono y otros datos numéricos que no podrán ser utilizados para realizar cálculos. Datos alfanuméricos que se utilizan para hacer descripciones o reseñas largas de más de 255 caracteres. El tipo Memo de Access 2007 ya permite texto con formato enriquecido; es decir, párrafos con formato de texto como negrita, cursiva, etc. Longitud Hasta 255 Caracteres. Hasta 63,999 caracteres escritos directamente en la tabla y 2 GB de almacenamiento cuando se introduce el texto mediante programación. Nota el tamaño máximo de un archivo de base de datos de Office Access 2007 es de 2 GB. Sólo permite la introducción de datos numéricos Variable: 1, 2, 4, 8 y 12 bytes es (enteros o fracciones), con los cuales se pueden lo mas común. realizar cálculos o representar totales y subtotales. Sólo acepta datos de fecha y hora. Cada valor 8 bytes. almacenado incluye un componente para la fecha 9 y uno para la hora. Moneda Datos numéricos con formato de moneda. Mantiene la cantidad de decimales de manera apropiada para el manejo de las cantidades. Añade el símbolo de moneda del país que se encuentre seleccionado en las configuraciones internacionales. Autonumérico Datos que se incluyen automáticamente en forma secuencial. Puede ser utilizado como clave única en el caso de que no exista una clave de otro tipo para el registro correspondiente, ya que sólo existe un número para cada registro. Los campos Autonumérico pueden incrementarse en un valor concreto o asignado aleatoriamente. Valores booleanos lógicos Verdadero/Falso. Se Si/No utiliza para datos que solo pueden tener dos posibles valores (binarios) como respuesta. Objetos como archivos o documentos elaborados Objeto OLE con aplicaciones que reconocen el protocolo estándar de OLE (Object Linkinh and Embedding), sonidos, gráficos, texto, video, etc. Almacena archivos binarios que no se pueden leer Datos con un editor de texto, como imágenes digitales y adjuntos otros. En un campo de tipo Datos adjuntos es posible incluir más de un archivo por registro. Hipervínculos Liga o vinculo hacia un archivo HTML o una pagina Web. Datos que permiten encontrar otros datos Asistente localizados en otras tablas. Al elegir esta opción, para se inicia automáticamente la función o asistente búsquedas. de búsqueda. 8 bytes. 4 bytes. 1 bit (0, 125 bytes). Hasta 1GB, sujeto a la disponibilidad de memoria RAM y espacio en disco. Para datos adjuntos comprimidos, 2 GB. Para datos adjuntos sin comprimir, aproximadamente 700 KB. Consta de tres partes de hasta 2048 caracteres cada una. 4 Bytes. 10