conciliaciones bancarias.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
ALCALDÍA SOCIALISTA BOLIVARIANA DE CARONÍ
TÉCNICO SUPERIOR EN ADMINISTRACIÓN Y CONTADURIA
PRÁCTICAS PROFESIONALES EN EL DEPARTAMENTO DE
TESORERIA DE LA ALCALDÍA DE CARONÍ:
CONCILIACIONES BANCARIAS.
PASANTE:
Noguera Paola
CI: 18.947.164
CIUDAD GUAYANA, SEPTIEMBRE DE 2011.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
ALCALDÍA SOCIALISTA BOLIVARIANA DE CARONÍ
TÉCNICO SUPERIOR EN ADMINISTRACIÓN Y CONTADURIA
PRÁCTICAS PROFESIONALES EN EL DEPARTAMENTO DE
TESORERIA DE LA ALCALDÍA DE CARONÍ:
CONCILIACIONES BANCARIAS.
TUTOR ACADÉMICO
Lcdo. Luis Moreno
TUTOR INDUSTRIAL
PASANTE:
Noguera Paola
C.I.: 18.947.164
Abog. Luís Acevedo
CIUDAD GUAYANA, SEPTIEMBRE DE 2011.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
SEDE: PUERTO ORDAZ
ACTA DE APROBACIÓN DEL
INFORME DE PASANTÍA Quienes suscriben, aclaran que, en relación a lo dispuesto en el reglamento de estudio
de Pregrado de la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG), el
presente Informe de pasantía, elaborado por la Ciudadana: Paola Isamal Noguera
Valera con Cédula de Identidad N° 18.947.164 cumple con los requisitos de
presentación exigidos por esta prestigiosa Institución antes mencionada, a fin de optar
al título de Técnico Superior Universitario en Administración y Contaduría.
En Puerto Ordaz, a los 26 días del mes de septiembre de 2011.
TUTOR ACADÉMICO
TUTOR INDUSTRIAL
Lcdo. Luis Moreno
Abog. Luís Acevedo
DEDICATORIA
A Dios por darme salud, sabiduría, y por permitirme llegar a este nivel de instrucción
en mi vida.
A mis padres Aleida Valera y Manuel Noguera por su sacrificio y apoyo
incondicional ya que son el pilar fundamental de mi educación.
A mi familia que de alguna u otra manera formaron parte de mi educación.
A todas aquellas personas que creyeron en mí, y que me tendieron la mano cuando
los necesite.
AGRADECIMIENTO
Primeramente a Dios por brindarme vida, salud y por darme fortaleza y perseverancia
para cumplir con mí meta.
A mis padres por darme la oportunidad de estudiar, brindándome su apoyo, y
comprensión en todo momento.
A todas las personas que estuvieron involucradas.
A la Universidad Nacional Experimental de Guayana mi casa de estudio, por
prestarme las herramientas necesarias en mi formación como profesional, y por
seguir creando futuros profesionales.
A todos los profesores que formaron parte de mi formación profesional
A la alcaldía Municipal de Caroni y a todos sus miembros por su apoyo
específicamente del departamento de tesorería por haberme dado la oportunidad de
realizar la pasantia en dicha institución.
A mis tutores industrial como académico por prestarme su asesoria en la realización
de mi informe de pasantía.
INDICE
Pág.
Acta de Aprobación...……………………………………………………………... 03
Dedicatoria………………………………………………………………………… 04
Agradecimiento……………………………………………………………………. 05
Introducción……………………………………………………………………….. 08
Desarrollo:
Identificación de la empresa…………………………………………… 09
Misión……………………………………………………………………. 09
Visión…………………………………………………………………….. 09
Objetivos de la empresa……………………………………………... 10,11
Descripción de la unidad donde se realizo la pasantía………….12, 13,14
Problemas observados…………………………………………………….16
Objetivos de la pasantías…………………………………………………..17
Explicación del plan inicial de trabajo…………………………………...17
Logros del trabajo………………………………………………………….18
Facilidades y dificultades…………………………………………………..19
Conocimientos adquiridos………………………………………………….20
Conclusiones y Recomendaciones…………………………………...…21,22
Bibliografía………………………………………………………………………….23
Anexo…………………………………………………………………….......24, 25,26
INTRODUCCIÓN
El presente informe representa una producción escrita sobre todo el proceso de la
pasantía, donde el pasante es expuesto al campo laboral donde tiene y debe aplicar
todo los conocimientos adquiridos en la Universidad Nacional Experimental de
Guayana, de tal forma que terminan consolidando las destrezas y habilidades que
debe poseer un profesional en la carrera de administración de empresas. Las prácticas
profesionales fueron realizadas en la Alcaldía del Municipio Caroní específicamente
en el departamento de tesorería, en dicho departamento se realizaron conciliaciones
bancarias y un cúmulo de actividades que la preceden para poder lograr una
conciliación.
Los logros obtenidos están representados en el desarrollo de las actividades
para lograr una conciliación bancaria tal como se programo en el plan acordado (ver
dicho plan en los anexos). Dentro de las conclusiones más relevantes tenemos que
en el departamento ya señalado el personal que allí labora es insuficiente, para poder
lograr las actividades en el tiempo programado se recomienda que la alcaldía contrate
personal con el objeto de alivianar el número de actividades que actualmente
sobresatura al personal que labora en el departamento de tesorería del la Alcaldía de
Caroní.
Por último, dicho informe ésta estructurado por una Portada como
presentación de identificación; Un índice donde se identifica la estructura del trabajo
indicando páginas y su contenido; Una introducción como preámbulo al contenido
como tal; El desarrollo como tal donde se especifica información solicitada por la
universidad; Así como también se presentan conclusiones y recomendaciones; Y por
último los anexos.
DESCRIPCIÓN DEL LUGAR DE PASANTÍAS:
Identificación de la Empresa:
Las prácticas profesionales fueron realizadas en la Alcaldía Socialista
Bolivariana de Caroní (ALSOBOCARONÍ). La misma, se encuentra ubicada en el
Palacio Municipal, calle Sucre, cruce con calle Bolívar, diagonal a la plaza Bolívar de
San Félix – Estado Bolívar.
Misión:
Lograr una mejor calidad de vida de los habitantes del Municipio Caroní, a
través de la prestación de servicios y la promoción de procesos masivamente
participativos y democráticos, que permitan la formación democrática del ciudadano
responsable en la búsqueda de la satisfacción de sus necesidades.
Visión:
Consolidar a Ciudad Guayana cómo la ciudad productiva más importante del sur
del país optimando la capacidad industrial instalada, desarrollando las potencialidades
de diversificación de la actividad productiva e impulsando procesos de desarrollo a
escala de la gente así como, las posibilidades de convertir las ventajas comparativas que
ofrecen los recursos turísticos y naturales de la región en ventajas competitivas; con alto
compromiso en mejorarla calidad de vida de los ciudadanos, en una relación armoniosa
con la naturaleza, contribuyendo el arraigo de su gente y respetando la diversidad
cultural, en el marco de una gestión democrática y de creciente autonomía.
9 Objetivo General:
Lograr una mejor calidad de vida a lo habitantes del Municipio Caroní a través
de la prestación de servicios y las promociones de procesos masivamente participativas
y democráticas, que permitan la formación de ciudadanos responsables en la búsqueda
de la satisfacción de sus necesidades sociales del Municipio.
Objetivos Específicos:
*Contribuir y fomentar el desarrollo integral de la comunidad conjuntamente con la
participación ciudadana con el fin de satisfacer y controlar las necesidades que esta
demanda tales como: Seguridad y prevención, promoción de desarrollo social,
participación ciudadana y desarrollo del urbanismo
*Mejorar la calidad de vida del ciudadano prestando un buen servicio, promoviendo,
desarrollando y controlando las acciones orientadas a satisfacer las necesidades sociales
de Municipio.
*Administrar los espacios físicos, custodia de los bienes municipales y los recursos
humanos que dependen de la unidad; legislar, fiscalizar y canalizar el fiel cumplimiento
de los objetivos y metas de la gestión administrativa que permitan el beneficio del
colectivo.
*Coordinar y promover acciones de prevención y seguridad, involucrando la comunidad
del Municipio Caroní de conformidad con la normativa legal vigente.
*Dirigir y promover el desarrollo económico-estratégico del Municipio Caroní,
estimulando iniciativas y proyectos económicos viables.
*Incentivar la creación consolidada e la empresa de diversas naturalezas sobre la base
de prioridades con la participación de las comunidades y entes involucrados.
10
*Fortalecer la cultura turística del Municipio Caroní desde las comunidades, creando los
esquemas del desarrollo del turismo como actividad económica sustentable,
incentivando las inversiones, promoviendo sus atractivos y controlando la oferta
turística del Municipio.
*Proporcionar la atención integral y permanente a los niños, niñas, adolescentes, padres,
representantes y docentes tanto de los centros educativos municipales, como de las
comunidades organizadas de las diferentes parroquias de Caroní mediante la función en
el conocer, ser y el hacer.
*Gestionar y garantizar el desarrollo urbanístico armónica mediante procesos de la
organización de la alcaldía del Municipio Caroní y bajo normativa legal correspondiente
que conduzca a una mejor calidad de los habitantes del municipio.
11
Descripción de la Unidad donde se Realizo la Pasantía:
La unidad funcional en la cual se realizaron las prácticas profesionales fue la
Dirección de Tesorería de la Alcaldía Municipal de Caroní. En éste sentido, dicha
departamento esta compuesta por la estructura organizativa que se presenta a
continuación:
Figura: 1
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL DEPARTAMNENTO DE
TESORERÍA
DIRECTOR DE TESORERÍA
ASISTENTE AL DIRECTIOR PLANIFICADOR IV SECRETARÍA III ANALISTA CONTABLE II ASISTENTE ADMINISTRATIVO IV ASISTENTE ADMINISTRATIVO III ASISTENTE ADMINISTRATIVO III ANALISTA DE CUENTAS POR PAGAR II ASISTENTE ADMINISTRATIVO III 12
Fuente:
Descripción Estructural del Departamento (ORGANIGRAMA):
*Director de Tesorería: Es el encargado de administrar y custodiar los recursos
financieros de la Alcaldía del Municipio Autónomo Caroní (ALMACARONÍ);
garantizando una disponibilidad de fondos y suministrando información del estado
financiero de las distritos unidades involucradas en el proceso administrativo.
*Asistente al Director: Prestar apoyo en la ejecución del los procesos administrativos,
contables, financieros y servicios generales, a fin de cumplir con las normas y
procedimientos establecidos, suplir al jefe cuando éste no se encuentre.
*Planificador IV: Administrar, controlar y velar por los ingresos diarios, éste también
es responsable de la cancelación de las retenciones de los impuestos al valor agregado
(IVA).
*Analista Contable II: Prestar apoyo en a ejecución de los procesos administrativos,
contables, financieros y servicios generales, a fin de cumplir con las normas y
procedimientos establecidos.
*Analistas de Cuentas por Pagar II: Es la persona encargada de la planificación,
organización y coordinación de las cuentas por pagar de l empresa en función a los
flujos de caja.
*Asistente Administrativo IV: Se encarga de contribuir con la ejecución de programas
en la unidad donde está adscrito el cargo, mediante la prestación de servicios de apoyo
administrativo y secretarial en las diferentes áreas de trabajo de acuerdo con las normas
y procedimientos establecidos.
*Asistente Administrativo III: Se encarga de llevar acabo la ejecución del pago de los
empleados y demás beneficios que ofrece la Alcaldía, la ley del trabajo y el contrato
colectivo de los mismos. Éste también presta apoyo administrativo y secretarial a la
13
unidad de tesorería, en ésta unidad se encuentran tres asistentes administrativos III, los
cuales se dividen las funciones entre si.
*Secretaría III: Prestar servicio administrativo y secretariales, mediante la redacción,
trascripción y archivo de documentos, atención a visitantes, control de agenda, canaliza
los procesos comunicacionales a fin de brindar una eficiente, eficaz y oportuna gestión.
Así mismo, la Unidad de Tesorería de la Alcaldía Alma Caroní tiene como
objetivo fundamental: Administrar y custodiar los recursos financieros de la alcaldía
señalada, garantizando una disponibilidad de fondos y suministrar información de los
estados financieros de las distintas unidades involucradas en el proceso administrativo.
14
PROBLEMAS OBSERVADOS EN EL LUGAR DE PASANTÍAS:
Durante el desarrollo de las prácticas profesionales se pudo detectar la escasa
dotación de recursos materiales al departamento de Tesorería para que pueda cumplir a
cabalidad con su función administrativa por parte de la Alcaldía del Municipio Caroní.
Cabe destacar que la empresa cuenta con el personal calificado para la realización de
conciliaciones bancarias pero a pesar de ello, el personal del referido departamento no
es suficiente para cumplir con sus funciones en el tiempo establecido dentro de la
organización como tal.
Es decir, el personal es insuficiente trayendo como consecuencia el recargo de
trabajo en dicho departamento. En éste orden de ideas, se hizo necesario hacer una
descripción de las actividades a ejecutar de las cuales se ordenaron las diferentes
cuentas bancarias tales como: Guayana, Caroní, del Sur, Industrial de Venezuela,
Bicentenario, Banesco. Para repartirlas entre el personal que se encarga de realizar las
conciliaciones bancarias para así, salir del trabajo atrasado que allí se encontraba. El
cual, el pasante sirvió de apoyo para solventar el problema del personal y del trabajo
atrasado, influyendo positivamente en las actividades, ya que, se lograron los objetivos
en el tiempo previsto.
15
OBJETIVOS DE LA PASANTIA Y PLAN DE TRABAJO:
Objetivos de la pasantía:
*Aplicar los conocimientos adquiridos en la Universidad Experimental de
Guayana, en la carrera de Administración de Empresas.
*Desarrollar habilidades directamente en el campo laboral.
*Contribuir en la resolución de los problemas existentes en la Dirección de
Tesorería en el área de Conciliación Bancaria y Disponibilidad Bancaria de la Alcaldía
de Caroní.
Plan de Trabajo:
Dentro de las actividades previstas por el tutor industrial como plan de trabajo
inicial se pueden palpar:
•
Introducción a la empresa y asignación al área de trabajo, en éste caso, el
pasante fue asignado al departamento de tesorería de la Alcaldía del Municipio
Caroní.
•
Adiestramiento en el departamento de tesorería asignado por el tutor industrial;
Realizando actividades propias del área de trabajo dentro de las cuales se
destacan las conciliaciones bancarias: registrar en los libros diarios de la
Alcaldía, los soportes de las transacciones, verificar el total de las sumas de los
soportes que coincidan con el monto de la disponibilidad para proceder a
elaborar la conciliación.
•
Asignación del tema por el tutor industrial.
•
Recolección de datos asignados al tema.
•
Diseño e instrumento de la investigación.
•
Redacción del informe.
16
LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO:
El logro que se puede mencionar, es que, el plan de trabajo inicial se cumplió
satisfactoriamente según las actividades asignadas. En consecuencia, el pasante reviso
los documentos existentes para realizar la conciliación bancaria.
Método Utilizado:
Saldos Correctos:
A tales efectos primero me centre en el método Saldos Correctos por ser el
método más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboración de una
conciliación y que en sí para efectos de lo que a continuación explicaré será igual para
los dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco
con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego
proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para
empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se
conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:
• Cheques en Tránsito o cheques pendientes: Son aquellos que a consecuencia
de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el
mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá
Abonado en los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta
bancario hasta que sea cobrado.
• Depósitos en Tránsito: Son aquellos depósitos que por lo general se envían al
final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados
en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes. Primero, se
presentan las "Partidas no registradas en el Banco", donde se incluyen las
partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este
renglón los siguientes soportes:
17
• Notas de Crédito: Son todos los abonos efectuados por parte del banco
por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor
de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en libros de bancos de la
empresa.
• Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por
concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos,
entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no
se ha abonado en los libros de la empresa.
• Cheques Omitidos ó no Registrados: Son los cheques que se emitieron
realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.
• Depósitos Omitidos ó no Registrados: Son los depósitos que se realizaron pero
no se hizo su correspondiente registro.
Luego se realiza la disponibilidad que no es más que un resumen de las cuentas
que maneja la alcaldía donde se reflejan desglosadamente los movimientos de cada una
de ellas, allí se relacionan con el número de los cheques, depósitos, notas de crédito,
notas de debito. La usan para observar lo disponible en cada cuenta
Así como también, se verifico el total de la suma de los soportes que coincidan
con el monto de la disponibilidad. En consecuencia, se procedió a elaborar la
conciliación bancaria donde se cotejaron los resultados de los libros, en cuanto a la
fecha, numero de documento y monto. Por último, una vez realizada la conciliación
bancaria fue enviada al asistente del director de la unidad de tesorería para su revisión y
aprobación.
18
FACILIDADES Y DIFICULTADES:
La facilidad durante el proceso de las pasantías fue el apoyo del personal del
departamento de tesorería al momento de presentar dudas en el desarrollo de las
actividades asignadas por el tutor industrial.
Por otro lado, la dificultad que enfrenta cualquier pasante es desenvolverse en el
ámbito laboral por primera vez, ya que, se cuenta con conocimientos teórico-práctico
académicos, pero no se tienen conocimientos de las actividades propias en el ámbito
laboral.
19
CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS:
En la praxis se aprendió como registrar las transacciones realizadas en los
bancos con los libros diarios de la alcaldía, así como verificar las sumas las cuales
deben coincidir con la disponibilidad. Por último, el pasante se familiarizo con las
conciliaciones bancarias, que no es más que la comparación entre los libros diarios de la
alcaldía del Municipio Caroní con el estado de cuenta del banco. De esta manera me
ayudo a obtener conocimientos de cómo realizar una conciliación que método se puede
utilizar y de que forma la cual me va hacer útil en el ámbito laboral y para mi
desenvolvimiento como profesional.
20
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Finalizado el proceso de pasantías se puede concluir que para lograr una
conciliación bancaria hay que realizar una comparación del estado de cuenta de los
bancos y los libros diarios de la empresa, así como verificar los créditos, débitos,
depósitos ente otros. En éste sentido, también se verifica el total de la suma de los
soportes que coincidan con el monto de la disponibilidad, y finalmente se obtiene la
conciliación bancaria, los montos señalados en líneas anteriores deben coincidir, sino se
tiene que hacer sus respectivos ajustes hasta lograr la conciliación, en éste orden,
durante las practicas profesionales se aprendió a realizar las actividades señaladas en
líneas anteriores. Hay que destacar, que el personal que conforma el departamento de
tesorería es insuficiente para cumplir con sus objetivos en el tiempo programado, es
decir, que las personas que allí laboran están sobresaturadas de trabajo.
RECOMENDACIONES
Después de concluir las prácticas profesionales se pueden señalar una serie de
recomendaciones que permitirán mejorar la labor administrativa del personal del
departamento de tesorería de la Alcaldía de Caroní, así como la participación de la
Universidad Nacional Experimental de Guayana a través de sus pasantes:
*Alcaldía de Caroní:
1- ) Contratar personal para el departamento de tesorería con el fin minimizar el número
de actividades del personal de tesorería de la Alcaldía de Caroní.
2- ) Suministrar o dotar de los recursos materiales necesarios para el adecuado
funcionamiento del departamento de tesorería de la Alcaldía de Caroní.
21
3- ) Ampliar el espacio físico donde funciona la oficina del departamento de tesorería de
la Alcaldía de Caroní.
*Universidad:
La universidad debería conciliar un sustento económico con las empresas que se
benefician con la presencia de sus pasantes, dicho sustento permitiría sufragar gastos de
transporte entre otros.
22
BIBLIOGRAFIA
Paton, N. A., Manual del contador, Editorial MC Graw Hill, Argentina, III Edición 1994 Finney Miller, Curso de contabilidad, Capitulo III, Editorial MC Graw Hill, México, II Edición 1999 23
ANEXOS
24
EMPRESA BANCO CARONI
RELACION DE DEPOSITOS EN TRANSITO
MES DE FEBRERO/ 2011
FECHA
CONCEPTO
IMPORTE
Feb. 28
Ficha de deposito
2,000 bsf
EMPRESA BANCO CARONI
RELACION DE CHEQUE EN TRANSITO
MES DE FEBRERO/ 2011
FECHA
CONCEPTO
Feb. 25
IMPORTE
Cheque Nº 13
1000 bsf
Cheque Nº 14
500 bsf
Feb. 27
----------Suma
1500
EMPRESA BANCO CARONI
LIBRO AUXILIAR DE BANCO
FECHA
CONCEPTO
REF
DEBE
HABER
Feb. 28/11
SALDO
10.000
Marz.2
Deposito
2000
Marz. 2
Cheq. Nº 15
1000
11000
Marz. 5
Cheq. Nº 16
500
10500
Marz. 7
Deposito
Marz. 7
Cheq. Nº 17
1009
10110
Marz. 20
Deposito
1200
11310
Marz. 21
Deposito
800
12110
Marz. 25
Cheq. Nº 18
2000
10110
Marz.30
Cheq. Nº 19
1000
9110
Marz.31
Deposito
700
1000
25
10110
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTIAS
PLAN DE TRABAJO
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA ALCALDIA
AUTONOMO CARONI
N°1 N°2 N°3 N°4 N°5 N°6 N°7 N°8
ACTIVIDADES
Introducción a la empresa y asignación al área de
trabajo.
Adiestramiento en el departamento asignado por
el tutor industrial.
Realizar las actividades en el área de trabajo.
Asignación del tema por el tutor industrial.
Recolección de datos asignados al tema.
Diseño e instrumentos de la investigación
Redacción de informe
26