El portal para juntas directivas se desconecta: ¿Se conforma con menos cuando se desconecta? Jeffry Powell Vicepresidente ejecutivo, Las Americas Charlie Horrell Necesita trabajar cuando no se encuentra en la oficina. Por ello se crearon los portales para juntas directivas. Desafortunadamente, las versiones sin conexión de muchos portales no cumplen la promesa de ofrecer simplicidad y seguridad. Director gerente para Europa, Medio Oriente y África Al Percival Director ejecutivo, Australia y Nueva Zelanda Los portales para juntas directivas han, literalmente, aligerado la carga de los directores en el momento en que viajan hacia reuniones de juntas directivas. Los portales también evitan que archivos adjuntos enormes queden atascados en bandejas de entrada, permitiendo a los usuarios descargar documentos PDF en carpetas o repositorios sin conexión. Si ya ello constituye un avance, ¿debería esperar aún más? Sí, en caso de que tenga que prescindir de una gran cantidad de funciones cuando está sin conexión. FACILIDAD DE USO Justo cuando pensaba que conocía su nuevo portal para juntas directivas, necesita acceder a él sin conexión. Lo más probable es que tenga que recurrir a la descarga manual de documentos que necesita, o si tiene suerte, su portal los sincronizará para usted automáticamente. De cualquier manera, el proceso lo transporta a un nuevo entorno, con diseños y navegación con los que no se encuentra familiarizado. Debe elegir con dificultad un motón de documentos PDF para encontrar información específica. Peor aun, muchas de las funciones con las que cuenta cuando está conectado no están disponibles cuando se encuentra desconectado. En muchos sistemas, usted no puede crear anotaciones. Incluso si puede, de no existir integración entre el material descargado y el servidor del portal para juntas directivas, usted no podrá sincronizar sus notas y sus El portal para juntas directivas se desconecta: ¿Se conforma con menos cuando se desconecta? diligent.com cambios. En lugar de ello, tendrá que depurar los archivos anteriores manualmente, al descargar nuevas versiones, y por lo tanto reproducir múltiples versiones del mismo documento, se dificulta su administración. Finalmente, para obtener la mejor experiencia con estos portales para juntas directivas, los ejecutivos necesitan mantenerse conectados de manera continua. Cuando sale de su portal para juntas directivas sin conexión, no tiene por qué prescindir de las funciones más útiles. SEGURIDAD No espera que la seguridad se desconecte cuando usted lo haga. Sin embargo, muchos portales se basan en documentos PDF, que utilizan un cifrado mínimo. Los sistemas que dependen de documentos PDF pueden cifrarse a nivel de carpeta o proporcionar un contenedor seguro, pero ello aun deja vulnerables los PDF descargados. Si el dispositivo que almacena los documentos se pierde o es robado, la seguridad del contenido dependerá única y exclusivamente de la protección que proporcionan el cifrado y la contraseña del contenedor o la carpeta. Contrario a lo que muchos piensan, no se pueden depurar documentos ni notas de manera remota mientras el dispositivo permanece desconectado. Y si se pierde el control administrativo del contenido copiado localmente, los documentos de la junta directiva, así como las notas y comentarios de los directores podrán permanecer en sus discos duros y quedar expuestos a la posibilidad de ser descubiertos o robados posteriormente. Diligent es una marca registrada de Diligent Corporation, registrada en los Estados Unidos. Todas las marcas registradas de terceros son propiedad de sus respectivos dueños. ©2015 Diligent Corporation. Todos los derechos reservados. ENCONTRAR UN VERDADERO MÓDULO SIN CONEXIÓN Cuando considere emplear un módulo para juntas directivas, formule las siguientes preguntas para que sepa cuáles son sus verdaderas capacidades sin conexión: u ¿Las experiencias con y sin conexión son idénticas? u ¿Los usuarios necesitan aprender a manejar dos conjuntos distintos de funciones, diseños o estructuras de archivos? u Cuando los usuarios pierdan la conexión, ¿tendrán que iniciar sesión nuevamente en la versión sin conexión? u ¿El portal hará seguimiento de manera automática a la reconexión y no requerirá un nuevo inicio de sesión? u ¿El portal depende de PDF u otro tipo de seguridad tecnológica de un tercero? u ¿A qué nivel se incorpora el cifrado: de página, de documento, de carpeta o de contenedor? ¿A múltiples niveles? u ¿Es necesario salir del sistema del portal para juntas directivas cuando uno se desconecta, o uno permanece en el mismo sistema de lazo cerrado independientemente de si el acceso es con o sin conexión? A Diligent comprende el desafío que implica trabajar sin conexión. Nuestro producto Diligent Boards™ ofrece un módulo sin conexión seguro, fácil de usar y completamente funcional. Llame: +55 11 9 9707 0212 Correo electrónico: info@diligent.com Visite: www.diligent.com