ERP dE GEstión AdministRAtivA y ContRol dEl GAsto PARA

finanzas y seguros
ERP de Gestión
Administrativa y
Control del Gasto
para Entidades
Financieras
Innovamos para transformar los sistemas bancarios
indra.es
MAMBANK
ERP de Gestión
Administrativa y
Control del Gasto
para Entidades
Financieras
Eficiencia administrativa y control del gasto
mediante la optimización y renovación
tecnológica de los procesos administrativos
centrales y departamentales.
Nuestra visión
El fuerte crecimiento de las entidades
financieras durante los últimos años ha
ocultado la pérdida de buenas oportunidades
para centrar más la atención en los costes,
algo que se puede -y se debe- plantear
sistemáticamente en el contexto de las
operaciones generales de los bancos y cajas
de ahorros, pero que ahora es una exigencia
del propio ciclo económico.
La mejora de la función de compras, el
control presupuestario y la optimización
MAMBANK
Nuestra solución
de los procesos administrativos
departamentales, son algunos de los
factores que posibilitan obtener reducción
de costes en las entidades financieras, lo
que les permite afrontar de mejor forma, el
actual escenario definido por:
•Incremento de la competencia entre estas
entidades.
•Reducción de márgenes.
MAMBANK aporta una solución integral
para los procesos administrativos
departamentales de entidades
bancarias, centralizando el acceso a
la información entre departamentos
y proporcionando una herramienta
eficaz de interacción de procesos
interdepartamentales, suprimiendo así, las
pequeñas aplicaciones departamentales
aisladas y unificando la información en
un solo punto de almacenamiento.
Principales ventajas
Plataforma tecnológica •Diseño modular con el objetivo de que
sea el cliente el que elija que funciones
implementar y cuando.
•Agiliza y unifica los procesos
administrativos.
•Reducción de costes internos.
•Centraliza la información en una base de
datos única.
•Mejora la productividad.
•Utiliza las más modernas tecnologías.
Indra se ha basado principalmente para el
desarrollo de MAMBANK en la utilización de
herramientas Microsoft.
El diseño de los distintos sistemas está
basado en un sistema de tres capas (capa
de interface de usuario, capa de negocio y
capa de datos), con la finalidad de que dichos
sistemas tengan las siguientes ventajas:
•Reutilización de código.
•Arquitectura fácilmente integrable,
escalable y distribuible.
•Desarrollo de distintos modelos de clientes.
Las herramientas utilizadas para alcanzar
estos objetivos:
•Utilización de herramientas de desarrollo
.NET de Microsoft.
•Implementación de WebServices de
Microsoft para comunicación con
aplicaciones de terceros.
La capa de datos está diseñada para que se
puedan utilizar distintos motores de base
de datos, adaptándose en este aspecto a
los requerimientos del cliente.
Almacén
• Albaranes de entrega
• Entregas de material
• Empaquetado
• Reparto
Control
presupuestario
Centros
Solicitudes de compra/
Confirmación/
Desglose facturas.
SSCC
Compras
Base de
datos común
Inmovilizado
Facturación
• Introducción de
facturas por pedido
• Contratos y alquileres
• Contabilización
automática
Finanzas y seguros
Compras
La organización de la aplicación MAMBANK
es modular, lo que implica que la aplicación
puede no ser adquirida e instalada en un
cliente en su totalidad, siendo este el que
elige las funcionalidades a implementar en
su organización.
Actualmente la aplicación MAMBANK
cuenta con los siguientes módulos:
Este módulo contempla las funcionalidades
de la gestión de adquisición de bienes
y servicios, adaptándose mediante
parametrización a organizaciones de
compras centralizadas o descentralizadas.
Dentro de está gestión se contemplan,
entre otras, las siguientes funcionalidades:
•Solicitud de compra por parte de un
departamento.
•Gestión de peticiones de ofertas de
proveedores.
•Adjudicaciones de ofertas.
•Niveles de autorización de compra.
•Pedidos a proveedores.
•Entradas de material o finalizaciones
de servicios. En caso de material
almacenable enlazaría directamente
con el módulo de Almacén.
•Gestión de Pedidos Marco prefijados.
Gestión integral del
Work Flow interno de
la compra, apoyado
en herramientas
para la negociación
y colaboración con
proveedores.
Almacén
Este módulo contempla las funcionalidades
de gestión de almacén y distribución de
material a oficinas o departamentos.
Dentro de está gestión se contemplan,
entre otras, las siguientes funcionalidades:
•Multi Almacén.
•Control de stock y precios medios.
•Cargos de consumos a oficinas con
interfase e intérprete contable.
•Reparto por diario o por rutas.
•Control de cantidades máximas a servir
por artículo y oficina o rango de oficinas.
•Envíos masivos de material.
Finanzas y seguros
•Gestión de existencias pendientes de
servir por falta de existencias.
•Gestión de Pedidos a proveedores
(Gestión reducida).
•Interfase con otras aplicaciones, para la
realización de pedidos por catalogo por
parte de las oficinas y automatización de
las salidas de material. (Existen un módulo
intranet de peticiones de oficinas propio
de MAMBANK).
•Devoluciones de material tanto de oficina
como a proveedor
•Estadísticas de consumo (ABC.).
•Reparto de artículos entregados
directamente por el proveedor.
•Dotaciones a oficinas.
•Gestión de almacenes externos.
Todo este conjunto de funcionalidades
logra que el departamento encargado de
la gestión de almacén, mejore y agilice su
eficiencia y control sobre los procesos de
reparto de material a los centros distribuidos.
Destacar especialmente los procesos
contables de distribución de costes a los
distintos centros y departamentos, ya
que los apuntes de abonos y cargos son
emitidos automáticamente a los centros
y cuentas de costes, sin necesidad de
un conocimiento previo, por parte de los
usuario de la aplicación, de los juegos de
cuentas y tipos de movimientos implicados
en cada una de las operaciones efectuadas.
Proveedores / facturación
Este módulo contempla las funcionalidades
de gestión de facturación, tales como
la recepción de facturas, distribución de
costes por centro de imputación, control de
pagos y el control de contratos, etc.
La aplicación permite además que existan
distintos centros gestores de facturas o
bien que aunque la facturas se introduzcan
desde un solo centro, los centros
responsables puedan consultar e incluso
dar su conformidad a los datos introducidos,
con lo que se evita el trasiego de facturas
entre departamentos.
Finanzas y seguros
Las facturas provenientes de compras
efectuadas a partir de alguno de los ciclos
anteriores de la aplicación, serán informadas
con todos sus datos automáticamente
(salvo número de factura proveedor y
fecha factura proveedor), con lo que solo
es necesario la comprobación de datos,
permitiendo además el seguimiento
completo del ciclo por parte del usuario de
todo el proceso.
Las principales funcionalidades del módulo
de facturación son los siguientes:
•Recepción / Modificación y Baja de
Facturas.
•Gestión e interfase de domiciliaciones.
•Gestión de Contratos de Mantenimiento.
•Gestión de Contratos de Alquileres.
•Contabilidad automatizada e interfase con
la aplicación del cliente.
•Interfase libro de IVA.
•Impresos oficiales (190, 347,340 etc.).
•Gestión de pago de facturas.
•Gestión de seguros.
•Periodificaciones.
•Previsiones.
•Adelantos y gastos de personal.
Inmovilizado Inmuebles e IPRAS
Este módulo contempla las funcionalidades
de gestión del inmovilizado material e
inmaterial, teniendo en cuenta la gestión
de inmuebles y sus diferentes estados,
amortizaciones, imputaciones contables
por cada uno de los elementos teniendo en
cuenta el estado del inmueble de ubicación
(alquiler, uso propio, venta, en obra, etc.),
ubicaciones, relaciones entre elementos,
procedencia del inmueble, etc.
Además dotará a cada departamento
de una gestión propia de sus elementos
gestionados, complementando los datos
puramente contables con información de
gestión interna departamental.
Con ello se consigue la desaparición de
las distintas aplicaciones y bases de datos
de gestión de elementos, desarrolladas
para cada uno de los departamentos, y
centralizar la información y gestión en una
sola aplicación y base de datos.
Finanzas y seguros
Estos centros estarán facultados para la
realización de labores de mantenimiento de
sus datos (cambios de ubicación, gestión
de averías, cambio de componentes de un
elemento, etc.).
Las acciones o modificaciones que afecten
a movimientos contables serán revisadas
por el departamento de contabilidad,
generándose automáticamente los apuntes
contables oportunos para cada tipo de
acción mediante un intérprete contable.
Las funcionalidades principales del módulo
de inmovilizado son:
•Alta, Baja y Modificación Manual de
elementos de inmovilizado.
•Gestión y contabilización de inmuebles
procedentes de regularizaciones de
créditos.
•Cambios de Ubicación.
•Altas masivas de elementos.
•Gestión de Seguros.
•Gestión de Averías.
•Gestión de Obras.
•Gestión de Inmuebles.
•Gestión de elementos informáticos.
•Herramientas para etiquetado y
fotografiado de elementos y revisión
de inventariado mediante dispositivos
móviles (PDA).
•Interfase con aplicaciones de terceros
mediante WebService de Microsoft.
•Generación automática de movimientos
contables e interfase con aplicaciones
contables de terceros.
•Amortizaciones.
•Test de deterioro.
Dispone además de un interfase con el
módulo de Facturación, por lo que el alta de
los elementos de inmovilizado se realiza de
manera automática desde este módulo.
Gestión Presupuestaria
Este módulo contempla las funcionalidades
de gestión de partidas de gasto a través un
sistema presupuestario.
Su principal funcionalidad estriba, en
establecer el control antes de que
estos gastos se produzcan, ya que en
muchas entidades, a pesar de existir
unos presupuestos a los que se deben
ceñir los departamentos, ocurre con
frecuencia, que son sobrepasados por
falta de conocimiento de los compromisos
adquiridos, y que salen a relucir en el
momento de la facturación del proveedor.
Con este sistema se consigue supervisar
todas las operaciones desde sus primeras
fases, esto es, desde que surge la
necesidad de adquisición de un bien
o servicio, informando y rebajando los
importes disponibles del presupuesto,
incluso antes de que exista un compromiso
con un proveedor.
Para el correcto funcionamiento y mejor
aprovechamiento de este módulo se
aconseja al cliente la adquisición de los
módulos de Compras y Facturación. Siendo
obligatorio alguno de ellos como mínimo.
Las funcionalidades de las que dispone este
módulo son las siguientes:
•Alta, Baja y Medicación de presupuestos.
•Migración Anual de Prepuestos
de años anteriores.
•Carga de presupuestos desde ficheros.
•Ciclo de autorización de
partidas presupuestarias.
•Ampliación de presupuestos
y ciclo de autorización.
•Informes de estado de prepuestos.
•Consultas de detalles de
consumos de presupuestos.
Facilita la confección
de los presupuestos
anuales por Centro
Gestor y realiza un
seguimiento antes
incluso de que se
produzca el gasto.
Módulos Intranet
En la aplicación MAMBANK existen dos
módulos Intranet de comunicación de la
aplicación central con las oficinas.
Módulo Intranet pedidos de material
Este módulo facilita a las
oficinas la solicitud de material
al almacén correspondiente.
Desarrollada en tecnología .NET, las oficinas
pueden consultar el catalogo de productos
disponibles, el precio de cargo y solicitar la
entrega de material a sus dependencias,
dentro eso sí, de las limitaciones de
cantidades máximas a servir para esa oficina
en los productos solicitados y las cantidades
por paquete de cada uno de ellos.
Finanzas y seguros
Estos datos de pedidos se enviarán
automáticamente al almacén para su
preparación y envío, pudiendo la oficina
consultar el estado actual de su pedido o
los albaranes sobre pedidos anteriores.
Seguimiento y confección de
presupuestos
Este módulo facilita a los departamentos
gestores de presupuestos el índice de
seguimiento de las diferentes partidas
presupuestarias asignadas.
Con este módulo se consiguen
suprimir llamadas para la solicitud de
material o información al almacén y el
trasiego de papeles entre el almacén
y las oficinas o departamentos.
Cada departamento gestor dispondrá en
tiempo real de los datos actualizados, con
las desviaciones e incluso de el detalle
de las facturas de gasto o inversión que
componen los saldos.
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Indra se reserva el
derecho de modificar
estas especificaciones
sin notificación previa.