AUDITORIA DE SISTEMAS II 2011 GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA FUNCIONES JEFE FINANCIERO: Es el ejecutivo a cargo del manejo de las finanzas de la organización. Es responsable de la planeación, el registro y los informes financieros. Entre sus funciones podemos destacar: - FIRETIRE Mantenimiento y mejora de la calidad de los procedimientos y protocolos financieros en la empresa. "Guardián" de la bonanza financiera de la empresa Responsable y catalizador de las nuevas actuaciones financieras que se van a llevar a cabo. Estratega. El director financiero deberá implementar buenas y pioneras estrategias, por ejemplo para asegurar un eficiente aprovechamiento de los recursos financieros de la empresa, para sacar el máximo partido de los mismos. Página 1 AUDITORIA DE SISTEMAS II 2011 JEFE ADMINISTRATIVO: Encargado de Planear, supervisar, coordinar, controlar y optimizar el desarrollo de todos los proyectos, programas y actividades relacionados con la administración de recursos financieros, contables, legales, los servicios administrativos, la tesorería, la seguridad integral (física e industrial), con el fin de garantizar el cumplimiento de las metas propuestas para la empresa. ADMINISTRACION DE RECURSOS INTERNOS: Entre sus funciones se encuentra: - - Realización y autorizaciones de ordenes de compra para el mantenimiento de oficinas, muebles y enseres de todos los departamentos, llevando control de las mismas por medio de bitácoras Recepción y revisión detallada de facturas de todos los proveedores Envío de facturas ya revisadas a tesorería para la programación de pago. Autorizaciones de compras de almacén (materiales de limpieza, oficina, etc) para abastecer a las diferentes Secretarías, controlándolas por medio de salidas de almacén. - CONTABILIDAD: Lleva los libros o registros de contabilidad de la empresa, registrando los movimientos monetarios de bienes y derechos. Dentro de dichos informes se encuentran los estados contables o estados financieros, los presupuestos y las rendiciones de cuentas o balances de ejecuciones presupuestales, utilizados internamente en la empresa y también por parte de terceros, como reguladores, oficinas recaudadoras de impuestos o bancos. También controla la entrada de los artículos de proveedores con sus respectivas facturas. TESORERIA: Gestiona y dirige los asuntos relacionados con los movimientos económicos o flujos monetarios. Controla y verifica, si las diferentes operaciones comprometidas se han efectivizado. Si determinados socios y usuarios cumplieron con efectuar los depósitos por el pago de sus deudas. Autoriza el giro de cheques en base a los saldos disponibles y maneja las cuentas bancarias. FIRETIRE Página 2 AUDITORIA DE SISTEMAS II 2011 FACTORES CLAVES DE ÉXITO: - - - - - Gestionar los recursos económicos y financieros disponibles con criterios de economía tales como la eficacia alcanzando los mayores resultados posibles y la eficiencia alcanzando los mayores resultados posibles con el menor coste posible. Garantizar la administración necesaria y control interno económico dentro de la organización, como son la organización y centralización de los documentos de carácter económico y financiero, registrándolos de forma sistemática y ordenada, asegurando su posterior orden y almacenamiento. Establecer y si es necesario diseñar, un sistema de indicadores de evaluación que se adapte a las necesidades y objetivos a medir en la organización, tales como: o la solvencia, liquidez, endeudamiento y rentabilidad de la organización se analizará a través de indicadores de carácter económico. o el estado de liquidación del presupuesto permitirá comparar lo presupuestado con lo realmente ejecutado y analizar las causas y posibles consecuencias de las desviaciones presupuestarias. o el nivel de eficiencia en la gestión de su actividad y el nivel de eficacia en la consecución de sus logros se evaluará a través de indicadores de evaluación de la actividad. Elaborar el presupuesto anual tomando en consideración el plan de gestión diseñado, los gastos e inversiones necesarias para la buena marcha del plan, la estrategia de búsqueda de fondos y la repercusión en la tesorería. Asegurar la transparencia en todos los procesos relacionados con la gestión económica y financiera, así como la información obtenida en estos, mostrando de forma abierta, clara y detallada los resultados obtenidos. FIRETIRE Página 3