Administración Financiera para Instituciones Sin Fines de
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CDE Administración Financiera para Instituciones Sin Fines de Lucro, Básico Patricia Valentín Castillo, MBA Especialista en Desarrollo Económico Centro de Desarrollo Económico 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 CDE Conceptos Básicos de Contabilidad 2 1 ¿Qué es la contabilidad? La contabilidad es un sistema que provee información cuantitativa sobre las finanzas de la entidad. A través del sistema de contabilidad, se mide, procesa y comunica información financiera sobre una organización. Permite a los usuarios escoger entre diferentes alterativas para el uso de recursos limitados y así sienta unas bases para la toma de decisiones dentro y fuera de la organización. Contabilidad VS Teneduría de Libros Muchas personas comenten el error de considerar la teneduría de libros (bookkeeping en inglés) y la contabilidad como una misma definición. La teneduría de libros es un proceso mecánico y repetitivo. Conlleva registrar transacciones económicas y llevar récord financieros. Gran parte de la teneduría de libros ha sido automatizada. Esta función la puede llevar a cabo una persona con conocimientos básicos en contabilidad. 2 Objetivos de la Contabilidad Se espera que la contabilidad brinde información útil para la toma de decisiones y el control. De esto surgen sus principales objetivos: Brindar información: la información está orientada a la toma de decisiones, tanto de orden interno, como a terceros relacionados con la misma. • Ser útil como medio de control: este objetivo se relaciona principalmente con la comparación de los resultados obtenidos con los planificados, y la prevención y evidencia de errores, fraudes u omisiones. • Objetivos de la Contabilidad • cont... Dar protección legal: la utilización de las reglas generalmente aceptadas de contabilidad (GAAP, en inglés) otorga valor a los registros que se realizan en los libros siempre que sean cónsona con la norma vigente. 3 Proceso de Contabilidad El proceso de contabilidad consiste de tres pasos principales: • Medición resulta en el registro de las transacciones económicas de la organización. • Procesamiento de datos consta de la preparación y el almacenamiento de datos. • La comunicación se logra a través de los informes financieros. Proceso de Contabilidad •Decisiones gerenciales •Planes de acción Actividades y/o Programas de la Organización Informes Financiero Contabilidad •Medición Transacciones Económicas Necesidades de Información •Procesamiento de Datos •Comunicación 4 Objetivos del Proceso de Contabilidad Asegurar que la información financiera y las transacciones económicas son entradas correctamente en los record de contabilidad y que los reportes financieros necesarios para la gerencia son preparados con precisión y a tiempo. Características Cualitativas de la Información Financiera La característica principal es que sea útil. Es útil si tiene dos características: • Pertinente a la decisión que voy a tomar. Es pertinente si es capaz de hacer diferencia entre las alternativas. − A tiempo − Valor Predictivo − Valor de retroalimentación • Confiable - cuando está libre de errores, cuando es una representación fidedigna de lo que ocurrió. − Se puede verificar − Representación fidedigna − Neutral 5 Características Cualitativa de la Información Financiera cont... Características secundarias: Comparativa – permite al usuario a identificar similitudes y diferencias entre un grupo de datos. • Consistente – utilizar el mismo método de contabilidad año tras año. • cont... La Contabilidad y la Toma de Decisiones La contabilidad como una herramienta estratégica: Planificar a través de presupuestos y proyecciones • Control a través de reportes de variaciones • Evaluación a través de los estados financieros • 6 Proceso de Registrar una Transacción en Contabilidad Transacción Económica Analizar y registrar la transacción en un jornal “Postear” la transacción en un mayor general Preparar el “trial balance”, ajustes de data Preparar los estados financieros Hacer las entradas de ajustes y entradas de cierre Proceso de Registrar una Transacción en Contabilidad Transacción Económica Documento Físico Estado de Situación Financiera Estado de Actividades Mayor General Estado de Flujo de Efectivo 7 Conceptos Básicos de Contabilidad Las normas de contabilidad están fundamentadas en unos conceptos básicos que guían el registro de las transacciones y la preparación de los estados financieros. Los once conceptos son: Medida Monetaria – el dinero es la unidad de medida más apropiada para registrar y resumir transacciones financieras Entidad de negocio reconoce a la entidad económica como separada y distinta de sus dueños u otras entidades. cont... Conceptos Básicos de Contabilidad Negocio en marcha - supone que la entidad es un negocio en marcha y que continuará operando por un período indefinido. Período de contabilidad – dice que las actividades de una empresa se medirán por un período específico. Puede ser año calendario (enerodiciembre) o año fiscal (período de doce meses que define la entidad). Costo histórico – para un activo es el precio de adquisición y los gastos relacionados. Para los pasivos el costo es el valor de la obligación en el momento. 8 cont... Conceptos Básicos de Contabilidad Conservadurismo – dada dos alternativas igualmente aceptadas por la profesión debe escogerse aquel método que produzca el ingreso neto o el valor del activo más bajo. Realización de ingresos – para las entidades sin fines de lucro las normas de contabilidad requieren que todos los donativos no restrictos se reconozcan como ingresos en el momento en que se reciben. Además, permiten reconocer las promesas de donativos como ingresos en los estados financieros siempre y cuando exista suficiente evidencia que una promesa fue hecha. cont... Conceptos Básicos de Contabilidad Pareo de ingresos y gastos – establece que cuando un evento de la entidad afecta tanto a los ingresos como a los gastos, su impacto se deberá reconocer en el mismo período de contabilidad. Consistencia – una vez una entidad escoge un método de contabilidad para registrar una transacción, debe usar el mismo método para registrar transacciones similares. 9 cont... Conceptos Básicos de Contabilidad Divulgación adecuada – require que los informes preparados para usuarios externos contengan toda la información siginificativa sobre las actividades y condición financiera de la entidad. Sustancialidad – añade una dimensión de costobeneficio al proceso contable. Componentes del Sistema de Contabilidad Código de cuentas Mayor general Entradas de Jornal Cuenta de Cheques Controles Internos Manual de Procedimientos Financieros y Contables 10 El Sistema de Cuentas Es una lista de todas la cuentas en el Mayor General de la entidad acompañada con un número de referencia. Para desarrollar el código de cuentas lo primero que se tiene que hacer es definir la cuentas que se van a utilizar en la entidad Es diseñado para capturar la información financiera que la entidad necesita para registrar dicha información y tomar buenas decisiones financieras. El número y tipos de cuentas utilizados en las organizaciones va a depender de la complejidad de la entidad. El Sistema de Cuentas Número de Cuenta Descripción 1XXX Activos (Assets) 2XXX Pasivos (Liabilities) 3XXX Activos Neto (Net Asset) 4XXX Ingresos (Income) 5XXX Gastos (Expense) cont... 11 Ejemplos de cuentas de activos Efectivo en caja (cash) Efectivo en los bancos (cash in bank) Suministros de oficina (Office Supplies) Inversiones (Investment) Cuantas por cobrar (Accounst Receivable) Gastos prepagados (Prepaid Expense) Vehículos (vehicle) Edificios (Building) Terreno (Land) Ejemplos de Cuentas de Pasivos Cuentas por pagar (Accounts Payable) Impuestos de nóminas por pagar (Payroll Tax Payable) Pagaré hipotecario por pagar (Mortge Payable) 12 Ejemplos de Cuentas de Capital, Fondos o Activos Neto Capital Ganancias Retenidas (Retained Earning) Fondos sin restricciones (Unrestricted Fund) Fondos con restricciones temporeras (Temporarily Restricted) Fondos con restricciones permanentes (Permanently Restricted) Ejemplos de cuentas de Ingresos Ventas (Sales) Intereses Devengados (Interest Income) Ingreso de Alquiler (Rent Income) Donativos (Contributions) Ingresos de Fondos Federales (Grant from Federal Agency XXX) Ingresos Estatales (Grant from local Government XXX) Ingresos Municipales (Gran from Municipality XXX) 13 Ejemplos de Cuentas de Gastos Salarios (Salaries) Beneficios marginales (Employee Benefits) Alquiler (Rent Expense) Consultores (Professional Fees) Teléfono (Telephone) (Utilities) Depreciación (Depreciation) Seguros (Insurance) Gastos por Intereses (Interest Expense) Las Cuentas Una cuenta es un record de contabilidad individual donde se refleja el aumento o disminución de la partida Sistema de partida doble – contabilidad que por medio de los débitos y créditos refleja la contra partida (el “toma y dame”) de cada transacción. Una cuenta consiste de tres partes Título de la Cuenta Lado izquierdo o de débito Balance Débito Lado derecho o de crédito Balance Crédito 14 Reglas de débitos y créditos Activo (Asset) Las cuentas de Activos normalmente Débito Crédito (Aumentan) (Disminuyen) mantienen un balance débito. Pasivo (Liabilities) Débito Crédito Disminuyen) (Aumentan) Fondo (capital) Débito Crédito (Disminuyen) (Aumentan) Las cuentas de Pasivos normalmente mantienen un balance crédito. Las cuentas de Capital normalmente mantienen un balance crédito. Reglas de Débitos y Créditos Ingresos (Income) Débito Crédito (Disminuyen) (Aumentan) Gastos (Expense) Débito Crédito (Aumentan) (Disminuyen) Las cuentas de Ingresos normalmente mantienen un balance crédito. Las cuentas de Gastos normalmente mantienen un balance débito. 15 Pasos a Seguir para Efectuar la Partida Doble: Débitos y Créditos 1. Ocurre una transacción 2. ¿Cuáles son las cuentas que se afectan? 3. Para cada una de las cuentas, ¿la cuenta aumentó o disminuyó? 4. De acuerdo a su clasificación, la cuenta se ¿debita o acredita? Referencias en Internet Nonprofit Genie: http://search.genie.org/genie/ans_result.lasso?cat=Fin ancial+Management Basic Guide to Non-Profit Financial Management Written by Carter McNamara, MBA, PhD | http://www.mapnp.org/library/finance/np_fnce/np_fnce. htm http://www.uprm.edu/~laobradeldia/ongs.htm 16 CDE EJERCICIO DE PRÁCTICA 33 Preguntas 17
