Agencias y empresas – Cargos A/E

Manual Gran Hotel
Agencias y empresas – Cargos A/E
Esta pantalla permite controlar todos los apuntes de todas las agencias que
están pendientes de ser facturados (y que ya se han convertido en
“facturables”), permite consultar y modificar cargos a las diferentes cuentas de
las agencias.
También es posible añadir apuntes a los extractos de las agencias de forma
manual, es decir, sin pasar por una ficha de reserva previa.
1. Añadir/Eliminar Cargos
Desde la parte izquierda de la pantalla se pueden añadir o eliminar nuevos
cargos a diferentes empresas y por diferentes conceptos.
Para ello basta con completar los datos solicitados:
•
Agencia: seleccionar en el desplegable la agencia o empresa a cuya
cuenta se va a añadir un cargo manual. Las agencias están ordenadas de
forma alfabética. Pero también se puede acceder a través de la localización
de agencias descrita en el apartado más adelante.
•
Número de voucher: correspondiente a la reserva o cliente del que se va a
hacer referencia
•
•
Desde: marcar la fecha de inicio del cargo
Hasta: marcar la fecha final del cargo
•
Cliente/Concepto: teclear el nombre del cliente o el concepto de cargo que
se desee que aparezca en la factura
•
Seleccionar en el desplegable el cargo variable donde se va a sumar o
restar (cargos negativos) la producción correspondiente al cargo a añadir.
•
•
Unidades: o veces que se va a contabilizar dicho cargo
Importe: unitario del cargo
1.1. Localizar una agencia
Para localizar una de las agencias ya archivadas basta con abrir el desplegable
y seleccionarla. Sin embargo, hay ocasiones en que, cuando hay muchas
agencias que empiezan igual (por ejemplo, Viajes…) esta búsqueda puede
resultar algo tediosa.
Para evitarlo, debajo del desplegable existe una casilla y dos botones. Si se
escribe parte del nombre de la agencia en la casilla (basta con dos letras) y
Pza. Honduras,29 y 46022 valencia y 963554654 y 96355.46.54 y corfu@ghcorfu.com y - 1 -
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después se pulsa sobre el botón de búsqueda (gafas), el programa pone en el
desplegable solo las agencias en cuyo nombre están incluidas las letras
tecleadas y por orden alfabético. No es necesario que sean las primeras,
pueden estar incluidas en cualquier parte del nombre.
Pulsando sobre el botón de cambio se recupera el desplegable inicial, con el
listado de todas las agencias definidas.
A la derecha de estas casillas están los botones de las diferentes acciones a
realizar:
1.2. Archivar apunte
Para archivar los datos que se acaban de introducir, basta pulsar sobre el
botón de Archivar. Si falta algún dato, el programa lo anuncia con un mensaje
de error y no lo archiva.
1.3. Eliminar apunte
Botón para. Para ello eliminar cualquiera de los cargos ya introducidos, y que
aparecen en el listado de la parte inferior de la pantalla, basta con seleccionarlo
y pulsar sobre el botón de Eliminar.
1.4. Nuevo Cargo
Para introducir un nuevo cargo, basta pulsar sobre este botón de Nuevo
Cargo, y lo que haya escrito en los diferentes campos de la zona de
introducción de cargos quedará limpio y con todas las casillas activas.
Pza. Honduras,29 y 46022 valencia y 963554654 y 96355.46.54 y corfu@ghcorfu.com y - 2 -
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En la pantalla de Facturación A/E, estos cargos añadidos aparecerán con el
texto “Man.” en lugar del número de reserva.
2. Listado de cargos
En la parte inferior de la pantalla se da el listado de todos los cargos que en
este momento están pendientes de facturar, de cualquiera de las agencias, y
que se han introducido desde esta pantalla o desde los cargos automáticos (lo
más habitual), diciendo de cada uno de ellos:
•
•
•
Agencia: agencia o empresa a cuya cuenta se va a añadir un cargo
manual.
Desde: fecha de inicio del cargo
Hasta: fecha final del cargo
•
Número de voucher: correspondiente a la reserva o cliente del que se va a
hacer referencia
•
Cliente/Concepto: el nombre del cliente o el concepto de cargo que
aparece en la factura
•
Cargo: nombre del cargo variable que va a asumir la producción
correspondiente
Unidades: o veces que se contabiliza dicho cargo
Importe: unitario del cargo
•
•
2.1. Localizar un apunte
En el listado los apuntes están ordenados:
•
•
primero por agencia y
después por fecha de llegada.
Para facilitar el trabajo podemos también buscar un apunte, por:
•
•
Buscar por voucher
Buscar por nombre
El programa localizará el primer apunte que contenga las letras que se han
tecleado en la casilla de búsqueda. No hace falta que sea el nombre completo,
basta con que sea cualquier parte del mismo.
Una vez tecleadas las letras de búsqueda, hay que pulsar sobre el botón de
buscar correspondiente al dato introducido y el programa iniciará el trabajo de
localización.
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Cada vez que el cursor se sitúa sobre un apunte, sus datos se reflejan también
en las celdas corrección, preparado para una posible modificación.
3. Modificación de Apuntes de agencia
Los apuntes referentes a la producción del alojamiento de un cliente de agencia
se pueden siempre modificar.
Si se trata de un cliente cuyo apunte todavía no se ha convertido en facturable,
se podrá realizar la modificación desde la misma ficha de reserva (siempre y
cuando la estancia de dicho cliente todavía no esté terminada, o el cliente
todavía no haya llegado al hotel)
Una vez el apunte se ha convertido en facturable, se puede modificar su
importe desde la opción de Cargos A/E. Bastará con seleccionar el apunte a
modificar en el listado de cargos, y al hacer <clic> sobre él se completan sus
datos sobre las casillas superiores de la parte izquierda de la pantalla. Allí se
puede introducir los cambios deseados. Tras pulsar el botón de Archivar, los
cambios quedarán registrados.
4. Resumen de Agencias
En la parte derecha de la pantalla hay un botón de Resumen. Pulsando sobre
el se accede a la pantalla de Resumen de Situación de Agencias
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