MATRIZ DE RIESGOS PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO (1) CÓDIGO (2) RIESGO (3) DESCRIPCIÓN (6) CAUSAS (7) CONSECUENCIAS 1 Divulgación y/o manipulación indebida de información confidencial del Departamento de Desarrollo Humano, sección Salud, sección Docentes y Administrativos y Sección Desarrollo Estudiantil. Hace referencia a la difusión no autorizada de información confidencial tanto al interior como exterior de la Universidad. Concierne también a la destrucción de información relevante. Incluye historias clínicas, hojas de vida, información financiera, etc. 1. Falta de políticas sobre manejo de información confidencial 2. No implementación de políticas de manejo de información confidencial 3.Falta de personal competente para prestación del servicio en el área, 4. Aplicación inadecuada de políticas sobre el manejo de información. 5. Falta de ética de los funcionarios que manejan la información. Demanda por parte de la comunidad universitaria, Sanciones legales y Perdida de imagen de la Universidad, plagio Perdida de recursos, Bajo ranking en el sistema SUE, Perdida de imagen de la U y Toma de decisiones inadecuada Poca asistencia a los eventos Bienestar, Baja cobertura de los servicios de Bienestar, Bajo nivel de indicadores de Bienestar 2 Entrega, seguimiento y monitoreo inoportuna/inadecuada de los registros de Bienestar a los sistemas SNIES, SPADIES, y SUE Hace referencia a la falta de oportunidad de entrega de los registros y al seguimiento y monitoreo o la negligencia del personal para cumplir con los objetivos 1. Falta de superivion y seguimiento 2. Incumplimiento por parte del personal del procedimiento establecido para la entrega de la informacion requerida 3. Fallas técnicas o teconologicas con el sistema 4. Incumplimiento en la recoleccion de datos en los eventos y programas de Bienestar, 5. Error humano en la digitacion de informacion 6. Falta de personal para la recolección, registro y reporte de información 7. Faltas metodologicas o politicas para la recolección de información 3 Falta de oportuna divulgación y difusión en los programas, eventos o actividades ofrecidas por Bienestar Hace referencia a la poca divulgación o ausencia de información sobre los eventos, programas o actividades que ofrece Bienestar 1. Incumplimiento del procedimiento establecido para el desarrollo de eventos de Bienestar, 2. Fallas técnicas en el sistema Web y correo electrónico, 3. Recursos no disponibles para la entrega oportuna de publicidad y entrega tardía de publicidad, 4. Falta de lugares en la Universidad para publicar información en carteleras 1. Fallas en la identificación de necesidades de la comunidad universitaria respecto a los servicios y programas de Bienestar Universitario 2. Falta de personal competente para la prestación del servicio, 4 Incumplimiento de los objetivos propuestos para los programas o servicios de Bienestar Hace referencia a las deficiencias en la ejecución de de los programas o servicios ofrecidos por Bienestar que impidan el logro de los objetivos propuestos 3. Inadecuada divulgación y promoción de servicios de Bienestar, Perdida de imagen de Bienestar Universitario, Poca asignación de presupuesto para años posteriores, sanciones legales 4. Falta de personal y recursos para adecuada prestación de servicios de Bienestar. 5. Fallas en las planificación de los eventos y/o servicios de bienestar 5 Accidente o enfermedad inesperada de estudiante o representante de la Universidad en actividades deportivas y/o culturales sin protección en salud 1. Incumplimiento del procedimiento establecido para la participación de estudiantes y/o representantes de la Posibilidad de que en la participacion en eventos universidad en eventos deportivas o culturales externos. académicos, deportivos, recreativos, culturales internos o externos donde se afecte la salud física de los 2. Falta de pago de la matricula financiera por parte del estudiantes y/o representantes de la Universidad y no estudiante. tengan vigente la protección en salud Sanciones legales (demandas), Perdida Humana, Discapacidad, Perdida de imagen de la Universidad. 3. Falta de gestión por parte de la Universidad 1. Incumplimiento del procedimiento establecido para la prestación del servicio de salud. 6 Inadecuada y/o inoportuna atención medica y odontológica para un individuo de la comunidad universitaria Hace referencia a la falta de atención medica para un individuo de la comunidad universitaria 7 Inadecuada atención a solicitudes de apoyos o servicios dados por la Vicerrectoria de Bienestar Hace referencia a la no atención o atención inadecuada de las solicitudes de apoyos o servicios solicitados a la Vicerrectoría de Bienestar Universitario 2. Disturbios o protestas al interior de la universidad, en donde se ponga en riesgo la vida de los profesionales de la salud y por ende se vean obligados a abandonar el claustro universitario. Sanciones legales, perdida de imagen de la Universidad y perdidas humanas 1. Falta de criterio para atender las solicitudes y/o apoyos 2. Alto volumen de trabajo. 3. Falta de idoneidad del funcionario o contratista en el tema de la solicitud asignada. 1. Perdida de la imagen institucional e insatisfacción por parte del peticionario. 2. Falta del cumplimiento del plan de acción 4. Dificultad en la concertación de respuestas cuando son competencia de varias dependencias 1. Hurto. 8 Perdida o hurto de equipos y/o implementos utilizados en la realización de los eventos o programas de la Vicerrectoria de Bienestar Hace referencia a la perdida de equipos y/o implementos utilizados en la realización de los eventos o programas de la vicerrectoria de Bienestar (amplificación, microfonos, luces, instrumentos musicales, vestuarios, equipos médicos y odontológicos, equipos audiovisuales, implementos deportivos, etc) 2. No disponer de un área adecuada para el bodegaje o reguardo de equipos e implementos. 3. Inadeacuadas medidas de control en el préstamo y/o utilización de equipos e implementos. 4. Traslado de los equipos en viajes o presentaciones por 1. Dificultad en la logistica para el desarrollo de los eventos programados o la prestación de los servicios ofrecidos en las diferentes secciones funcionales de la Vicerrectoria de Bienestar 2. Disminución del inventario de activos de la Universidad MATRIZ DE RIESGOS MATRIZ DE RIESGOS PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO ANALISIS DE RIESGOS (1) CÓDIGO (2) RIESGO 1 Divulgación y/o manipulación indebida de información confidencial del Departamento de Desarrollo Humano, sección Salud, sección Docentes y Administrativos y Sección Desarrollo Estudiantil. 2 3 Entrega, seguimiento y monitoreo inoportuna/inadecuada de los registros de Bienestar a los sistemas SNIES, SPADIES, y SUE Falta de oportuna divulgación y difusión en los programas, eventos o actividades ofrecidas por Bienestar (8) VALOR 5 10 20 (9) PROBABILIDAD Baja Media ALTA (10) VALOR 3 3 2 EVALUACIÓN DE RIESGOS (11) IMPACTO CATASTROFICO CATASTROFICO MODERADO (12) SEVERIDAD (Riego Inherente) 15 (13) CONTROL (14) DESCRIPCIÓN DEL CONTROL 5 BAJA 3 CATASTROFICO 40 15 Accidente o enfermedad inesperada de estudiante o representante de la Universidad en actividades deportivas y/o culturales sin protección en salud 20 ALTA 3 CATASTROFICO 60 6 Inadecuada y/o inoportuna atención medica y odontológica para un individuo de la comunidad universitaria 5 BAJA 3 CATASTROFICO 15 Inadecuada atención a solicitudes de apoyos o servicios dados por la Vicerrectoria de Bienestar 8 Perdida o hurto de equipos y/o implementos utilizados en la realización de los eventos o programas de la Vicerrectoria de Bienestar 20 20 ALTA ALTA 2 2 MODERADO MODERADO (19) EFICACIA DEL CONTROL (20) FRECUENCIA DEL CONTROL SI Politica de Manejo de la Información Confidencial en Bienestar si Alta Diario si Media Diario Hace referencia al manejo restringido de información confidencial Hace referencia al marco legal, normativo y ético que regula el comportamiento de profesionales adscritos a la Vicerrectoría de Bienestar. Preventivo SI Codigo de Etica / Ley 1090 del 2006 / Ley 911 de 2004 Cumplimiento de las tablas de retencion documental de las historias clínicas no activas Hace referencia a la práctica implementada en las áreas de salud y Desarrollo Humano de destruir historias clínicas de acuerdo el procedimiento institucional establecido Preventivo SI Tablas de retención documental Si Alta Anual Seguimiento a la medición de indicadores Hace referencia a la supervisión que hace la Vicerectoria de Bienestar Universitario de la entrega oportuna de los registros que deben suministrar las áreas adscritas a Bienestar Universitario Detectivo SI Plantillas de reportes para el SNIES, SUE y SPADIES. (hojas en excel) Si Alta Según Ocurrencia Supervisión al reporte de medición al sistema SNIES, SUE y SPADIES Hace referencia a la supervisión que hace la Vicerrectoria de Bienestar Universitario a la entrega oportuna de la medición de indicadores exigidos por SNIES, SUE y SPADIES. Detectivo SI Plantillas de reportes para el SNIES, SUE y SPADIES. (hojas en excel) Si Alta Segùn Ocurrencia Elaboración y seguimiento al Instructivo para la organización y comunicación de eventos de Bienestar Universitario Hace referencia a la supervisión que hace la Vicerrectoria de Bienestar Universitario a la aplicación del instructivo para la organización y comunicación de eventos de Bienestar Universitario Preventivo SI Instructivo para la organización y comunicación de eventos de Bienestar Universitario Si Media Según Ocurrencia Detectivo SI Informes de Gestión Ejecución del Plan Operativo (Reunión de Planeación del equipo de Bienestar) Si Alta Según Ocurrencia Preventivo SI Todos los procedimientos de Bienestar Universitario si Alta Diario Hace referencia a la solicitud de parte de la Verificación de cumplimiento Vicerrectoria de Bienestar Universitario de un de actividades de contratistas informe de gestión semestral con el fin de a través del informe de gestión corroborar si las actividades desarrolladas están cumpliendo con los objetivos. Correctivo SI Informes de avance a contratos OPS Si alta Mensual Verificación de cumplimiento de objetivos de actividades y programas desarrollados Hace referencia a la solicitud de un informe de gestión semestral que hace la Vicerrectoria de Bienestar Universitario a los encargados de cada seccion funcional de Bienestar después de ejecutada cada actividad de su plan operativo. Correctivo SI Informes de Gestión Ejecución del Plan Operativo (Reunión de Planeación del equipo de Bienestar) Si alta Semestral Seguimiento a los casos del Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con los servicios de Bienestar Hace referencia al sistema implementado en la Universidad de peticiones, quejas y reclamos en donde cada dependencia debe responder por escrito a quejas y reclamos que se presenten respecto a su área. Correctivo SI Procedimiento para responder a las PQR Si alta Según Ocurrencia Todos los estudiantes de la Universidad del Atlántico deben estar asegurados Hace referencia a la contratación por parte de la Universidad del Atlántico de la póliza de seguros estudiantil semestralmente Preventivo SI procedimiento para participar en eventos deportivos y culturales externos Si Alta Según Ocurrencia Seguimiento a la asistencia de los profesionales responsables del área de salud Hace referencia a la verificación del registro asistencial de profesionales del área de la salud Correctivo NO si Alta Diario Seguimiento a las PQR relacionadas con la atención en salud Hace referencia a la verificación de la satisfacción o queja de la comunidad universitaria en lo relacionado a los servicios de salud Correctivo SI Procedimiento para responder a las PQR si Alta Según Ocurrencia Revisión y visto bueno a Solicitudes de apoyo (fisicas) y Formato de Seguimiento de Apoyos (archivo compartido en excel) Hace referencia al seguimiento que se le realiza a cada Solicitud de Apoyo desde su llegada a la Vicerrectoria de Bienestar hasta la aprobación o no aprobación de la misma. Preventivo SI Solicitudes de apoyo (fisicas) y Formato de Seguimiento de Apoyos (archivo compartido en excel) Si Alta Diario Supervisión para el prestamo de equipos e implementos Hace referencia a la gestión y seguimiento que se le realiza a los péstamos de equipos e implementos en las diferentes secciones funcionales de la Vicerrectoria de Bienestar Preventivo SI Formato Préstamo de Recursos y Equipos Si Media Diario Realización de Inventario de equipos e implementos Hace referencia a la verificación de la existencia de los equipos e implementos en cada sección funcional de la Vicerrectoria de Bienestar Preventivo SI Archivo digital (en excel) y en fisico Si Media Semanal Preventivo 30 5 7 (18) APLICACIÓN Acceso restringido a documentos confidenciales Aplicación del estatuto de Bienestar Universitario Incumplimiento de los objetivos propuestos para los programas o servicios de Bienestar (17) DONDE ESTA DOCUMENTADO Socialización y aplicación del Código de ética.institucional y Codigo de etica de cada disciplina Seguimiento al cumplimiento Hace referencia a la verificación del desarrollo de del plan operativo de Bienestar las actividades programadas por Bienestar Universitario Universitario semestralmente 4 (16) ESTA (15) DOCUMENTADO TIPO DE CONTROL ? 40 Hace referencia a la aplicación de las políticas identificadas en el estatuto de Bienestar y a la coherencia de los programas y servicios ofrecidos con estas 40 MATRIZ DE RIESGOS PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO (1) CÓDIGO (2) RIESGO 1 (21) VALOR (22) PROBABILIDAD (23) VALOR (24) IMPACTO (25) SEVERIDAD Divulgación y/o manipulación indebida de información confidencial del Departamento de Desarrollo Humano, sección Salud, sección Docentes y Administrativos y Sección Desarrollo Estudiantil. 5 BAJA 3 CATASTROFICO 15 2 Entrega, seguimiento y monitoreo inoportuna/inadecuada de los registros de Bienestar a los sistemas SNIES, SPADIES, y SUE 5 BAJA 3 CATASTROFICO 15 3 Falta de oportuna divulgación y difusión en los programas, eventos o actividades ofrecidas por Bienestar 10 ALTA 2 MODERADO 20 4 Incumplimiento de los objetivos propuestos para los programas o servicios de Bienestar 5 BAJA 3 CATASTROFICO 15 5 Accidente o enfermedad inesperada de estudiante o representante de la Universidad en actividades deportivas y/o culturales sin protección en salud 5 BAJA 3 CATASTROFICO 15 6 Inadecuada y/o inoportuna atención medica y odontológica para un individuo de la comunidad universitaria 5 BAJA 2 MODERADO 10 7 Inadecuada atención a solicitudes de apoyos o servicios dados por la Vicerrectoria de Bienestar 5 BAJA 2 MODERADO 10 8 Perdida o hurto de equipos y/o implementos utilizados en la realización de los eventos o programas de la Vicerrectoria de Bienestar 5 BAJA 2 MODERADO 10 MATRIZ DE RIESGOS CODIGO: DOC-BU-004 VERSIÓN: 1 FECHA: 30-Jul-2013 PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO TRATAMIENTO (1) CÓDIGO (2) RIESGO 1 Divulgación y/o manipulación indebida de información confidencial del Departamento de Desarrollo Humano, sección Salud, sección Docentes y Administrativos y Sección Desarrollo Estudiantil. 2 3 4 Entrega, seguimiento y monitoreo inoportuna/inadecuada de los registros de Bienestar a los sistemas SNIES, SPADIES, y SUE Falta de oportuna divulgación y difusión en los programas, eventos o actividades ofrecidas por Bienestar (26) ACCIÓN DE TRATAMIENTO (27) TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN (28) COSTO (29) RESPONSABLE Adecuación de espacio de archivo para información confidencial con seguridad para las áreas de salud y desarrollo humano 1 semestre Medio Vicerrector (a) Bienestar Universitario, Vicerrector (a) Administrativa, Financiera y de Talento Humano y Planeación Creación de aplicativo informático o herramienta en excel que permita la comunicación de las áreas de Bienestar para la digitación de registros y medición de indicadores 1 semestre Medio Vicerrector (a) de Bienestar, Asistente de Vicerrectoria de Bienestar / Oficina de Informática Integrar una base de datos maestra con todos los posibles usuarios que se podrían beneficiar de los servicios de Bienestar (estudiantes, docentes y administrativos) al aplicativo informático donde se registre la medición de indicadores de Bienestar. 1 semestre Medio Vicerrector (a) de Bienestar, Asistente de Vicerrectoria de Bienestar / Oficina de Informática / Administrador del spadies Capacitación a todo el personal adscrito a Bienestar Universitario del Instructivo para la organización y comunicación de eventos de Bienestar Universitario 1 semana Bajo Vicerrector (a) de Bienestar Universitario Implementación de herramientas de divulgación estratégicos en la Universidad para colocar información de eventos y programas de Bienestar (carteleras, carteleras electrónicas, rombos, entre otros) 1 año Alto Vicerrector (a) de Bienestar Universitario, Asesor de Comunicaciones, Planeación, Oficina de Informática Implementación de un sistema de retroalimentación (por ejemplo: encuesta, buzones, grupos focales) sobre expectativas y nivel de satisfacción con los servicios ofrecidos por Bienestar Universitario. 1 año alto Vicerrector (a) de Bienestar Universitario, Oficina de Control Interno, Oficina de Planeación y Vicerrector (a) Administrativo, Financiero y de Talento Humano y Oficina de Informática Documentar procedimiento para la elaboración y entrega de informe de actividades y de gestión semestral 3 mes bajo Vicerrector (a) de Bienestar Universitario Hacer seguimiento y verificación a la vigencia de la poliza de seguros contratada por la universidad 1 semestre Alto Vicerrector (a) de Bienestar Universitario / Jefe Departamento de Bienes y Suministros / Jefe Oficina Jurídica / Encargado (a) sección deportes Revisión mensual de registros diarios de atención médica y odontológica Mensual Bajo Vicerrector (a) de Bienestar Universitario / Encargado (a) de la seccion salud Prestación de servicio médico y odontológico bajo medidas de seguridad para el médico, odontólogo y paramédico. Según Ocurrencia Alto Vicerrector (a) de Bienestar Universitario, Vicerrector (a) Administrativa, Financiera y de Talento Incumplimiento de los objetivos propuestos para los programas o servicios de Bienestar 5 Accidente o enfermedad inesperada de estudiante o representante de la Universidad en actividades deportivas y/o culturales sin protección en salud 6 Inadecuada y/o inoportuna atención medica y odontológica para un individuo de la comunidad universitaria 7 Inadecuada atención a solicitudes de apoyos o servicios dados por la Vicerrectoria de Bienestar Seguimiento a la aprobación de solicitudes de apoyo (fisicas) y Formato de Seguimiento de Apoyos (archivo compartido en excel) Según Ocurrencia Bajo Vicerrector (a) de Bienestar Universitario 8 Perdida o hurto de equipos y/o implementos utilizados en la realización de los eventos o programas de la Vicerrectoria de Bienestar Adecuación de un área propicia para el almacenaje de equipos e implementos de la vicerrectoria de Bienestar 1 año Alto Vicerrector (a) de Bienestar Universitario / Servicios Generales / Planeación /