Plan de Eficiencia Administrativa 2012

PLAN DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
Directiva Presidencial 04 de 2012
1. DATOS DE LA ENTIDAD
Nombre entidad
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTION PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCION SOCIAL
Sector
HACIENDA
JUAN CARLOS MENDOZA PEDRAZA - NEIFIS ISABEL ARAUJO LUQUEZ
Cargo
DIRECTOR DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION - DIRECTOR DE SOPORTE Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Correo electrónico
jmendoza@ugpp.gov.co - naraujo@ugpp.gov.co
Teléfono
4237300
JUAN CARLOS MENDOZA PEDRAZA
Cargo
DIRECTOR DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
Correo electrónico
jmendoza@ugpp.gov.co
Teléfono
4237300
Líder de eficiencia
Líder de GEL
Mes informe
OCTUBRE
WWW.UGPP.GOV.CO
Sitio Web
2. DATOS DE PROYECTOS O ACCIONES A DESARROLLAR
No.
Nombre iniciativa
Descripción iniciativa
Tipo de intervención
Proceso en el que
se enmarca
Tipo Proceso en el que
se enmarca
Actividades que se llevan a cabo para desarrollar la
iniciativa
Responsable
1. Diseño de la polìtica en mesas de trabajo del Comitè
DIRECCION DE
de Gestiòn Documental
SOPORTE Y
2.Diagnóstico
DESARROLLO
3. Ajuste del procedimiento
ORGANIZACIONAL
4. Implementación
5. Campaña de comunicaciones
1. Diseño de la polìtica en mesas de trabajo del Comitè
de Gestiòn Documental
2.Diagnóstico y levantamiento de informaciòn (celularDIRECCION
email)
TECNOLOGIA DE LA
3. Diseño y construcciòn
INFORMACION
5.Ajuste del procedimiento
6. Implementación
6. Campaña de comunicaciones
1. Diseño de la polìtica en mesas de trabajo del Comitè
DIRECCION
de Gestiòn Documental
TECNOLOGIA DE LA
2.Diagnóstico
INFORMACION 3. Ajuste del procedimiento
SUBDIRECCION
4. Construcciòn e Implementación
ATENCION
5. Campaña de comunicaciones
1. Diseño de la polìtica en mesas de trabajo del Comitè
DIRECCION
de Gestiòn Documental
TECNOLOGIA DE LA
2.Diagnóstico
INFORMACION 3. Ajuste del procedimiento
DIRECCION DE
4. Construcciòn e Implementación
SOPORTE
5. Campaña de comunicaciones
1. Diseño de la política en mesas de trabajo del Comité
DIRECCION DE
de Gestiòn Documental
SOPORTE Y
2. Aprobación
DESARROLLO
3. Campaña de sensibilización
ORGANIZACIONAL
4.Seguimiento y mediciòn
Meta 2014
10
0
0
DTI, DPRO,
DIRPEN, DJUR,
SATENCION,
COMUNICA
1. Personal de las distintas
dependencias
2. Recursos tecnologicos.
3. Contrataciones
01/08/2012
30/12/2012
Nùmero de mensajes de texto
enviados
porcentual
Mensual
0
100
0
100
100
0
0
DTI, DPRO, DSDO,
DIRPEN, DPAR,
SATENCIONCOMU
NIC,
1. Personal de las distintas
dependencias
2. Recursos tecnologicos.
3. Contrataciones
01/04/2012
30/12/2012
Nùmero PQR atendidas
oportunamente vìa WEB/
Numero de PQR recibidas vìa
WEB
porcentual
Mensual
0
100
0
100
100
0
0
DTI, DPRO, DJUR,
DPAR, DSOPORTE,
DIRPEN,
SATENCION
1. Personal de las distintas
dependencias
2. Recursos tecnologicos.
3. Contrataciones
01/08/2012
30/12/2012
Nùmero de citacions o
comunicaciones enviadas por
medios electrònicos/ Nùmero de
actos administrativos emitidos
porcentual
Mensual
0
2
0
5
10
0
0
15/05/2012
30/12/2012
Reducciòn de consumo de papel
porcentual
Mensual
0
3
0
5
5
0
0
1. Personal de las distintas
DIRECCION
DTI,
dependencias
TECNOLOGIA DE LA
COMUNICACIONES 2. Recursos tecnologicos.
INFORMACION
3. Contrataciones
01/06/2012
30/12/2012
Divulgaciones por medios
electrónicos
porcentual
Mensual
0
100
0
100
100
0
0
DTI , DPRO ,
SADTIVA SGHUM
1. Personal de las distintas
dependencias
2. Recursos tecnologicos.
3. Contrataciones
01/08/2012
30/12/2012
Solicitudes generadas en lìnea
Cantidad
Mensual
0
50
0
200
400
0
0
DIRECCION
TECNOLOGIA DE LA
INFORMACION
DTI - DPRO SADTIVA - SGF
1. Personal de las distintas
dependencias
2. Recursos tecnologicos.
3. Contrataciones
01/07/2012
30/12/2012
Solicitudes generadas mediante
formatos electronicos
Cantidad
Mensual
0
25
0
150
200
0
0
Consumo Mayo
Consumo Junio
Consumo Agosto
Consumo Septiembre
Consumo Noviembre
Consumo Diciembre
De apoyo
3
PQR
Establecer polìtica y procedimiento para envio y consulta de los PQR por parte del ciudadano
vìa WEB.
Optimización
Informaciòn y
atenciòn al
ciudadano
De apoyo
4
CITACIONES Y
COMUNICACIONES
ELECTRONICAS
Implementar citaciones a notificar y comunicaciones de actos administrativos por medios
electronicos.
Optimización
Informaciòn y
atenciòn al
ciudadano
De apoyo
Racionalización
Gestión
Documental
De apoyo
Automatización
Provisiòn del
servicio de
tecnología
De apoyo
1. Diseño
2. desarrollo
3. Implementación
4. Campaña de sensibilización
Automatización
Administraciòn
de servicios al
personal y de
servicios
administrativos
De apoyo
1. Diseño
2. desarrollo y ajuste al procedimiento
3. Implementación
4. Campaña de sensibilización
DIRECCION
TECNOLOGIA DE LA
INFORMACION
Adquisiciòn de
De apoyo
bienes y servicios
1. Diseño y construccion
2. desarrollo y ajuste al procedimiento
3. Implementación
4. Campaña de sensibilización
SADTIVA COMUNIC
Personal de las distintas
dependencias
3. REDUCCIÓN CONSUMO DE PAPEL
Consumo abril
No. servidores y
contratistas
Cantidad
Consumo de papel (en resmas)
Meta reducción octubre
2012 (%)
Meta reducción Diciembre 2012 (%)
70
772
3%
6%
21321
456
2%
3%
100
12
2%
3%
Consumo fotocopiado (cant.. fotocopias)
11979
232
2%
3%
Costo papel + impresión + fotocopiado (en miles de $)
16000
772
2%
3%
Consumo impresión (cant.. impresiones)
Consumo impresión dúplex (cant.. impresiones)
Meta acumulada
Avance acumulado (2012,
(2012, 2013,
2013, 2014)
2014)
5
Atenciòn de
solicitudes de
obligaciones
pensionales
Automatización
Meta 2013
0
Optimización
Formatos electronicos para solicitudes contractuales, presupuestales y financieros
Avance
2012
2
Implementar la entrega de informaciòn de inclusion en nòmina del pensionado por medios
electronicos
8
Meta 2012
0
MENSAJE ELECTRONICO
INCLUSION A NOMINA
FORMATOS
ELECTRONICOS
Línea base
Mensual
2
Solicitud de servicios de gestiòn humana en lìnea (certificaciòn laboral, vacaciones, permisos,
SOLICITUD DE SERVICIOS
capacitacion,desprendibles de nòmina, entre otros) y servicios administrativos en lìnea
EN LINEA
(inventarios, insumos, puesto de trabajo, equipos, solicitudes en general)
Periodicidad
medición del
indicador
porcentual
De apoyo
7
Unidad de medida
Nùmero de peticiones atendidas
electronicamente sobre Numero
de peticiones allegadas
Informaciòn y
atenciòn al
ciudadano
Establecer canales de informaciòn y divulgaciòn que permita publicar y consultar internamente
polìticas, lineamientos, indicadores, metas, anuncios institucionales, y demàs informaciòn
Indicador
30/12/2012
Optimización
CANALES DE
DIVULGACION
Fecha fin
01/08/2012
Establecer polìtica y procedimiento para la entrega de copias solicitadas por el ciudadano en
medio electronico.
6
Fecha inicio
1 Personal de las distintas
dependencias
2. Contrataciòn de Insumos
ENTREGA COPIAS EN
MEDIO ELECTRONICO
DECALOGO CERO PAPEL Implementaciòn y socializaciòn del DECALOGO CERO PAPEL
Recursos
DTI, DIRPEN,
DPRO, SADTIVA,
SATENCION,
COMUNIC
1
5
Áreas involucradas
Consumo Julio
Consumo Octubre
LINEAMIENTOS - PLAN DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
Directiva Presidencial 04 de 2012
Seleccione el o los procesos, procedimientos, servicios, tramites internos, externos a mejorar y establezca las acciones de mejora a realizar
También podrá incluir proyectos e iniciativas innovadoras para mejorar la gestión de la entidad.
Diligencie el plan de eficiencia, basándose en estos lineamientos.
Lineamientos
Para la elaboración y diseño del Plan se deberán identificar y priorizar los procesos, procedimientos, servicios, trámites internos y externos, así como sus acciones
de mejora.
El Plan de Eficiencia deberá incluir actividades e iniciativas adicionales a las contenidas en otros instrumentos como el Plan de Desarrollo Administrativo, el Plan
Ambiental, el Plan de Acción Gel u otros.
El Plan también deberá contemplar las acciones que están adelantando las entidades para ajustarse a lo establecido a la ley 1437 de 2011 (Código del
Procedimiento Administrativo), relacionadas con los temas de los que trata la directiva.
Las acciones encaminadas a la implementación de mejores prácticas de cero papel, deberán documentarse en el Plan de Eficiencia, para lo cual podrán apoyarse en
la "Guía de buenas prácticas para reducir el consumo de papel" y la guía "Como comenzar una estrategia cero papel en su entidad" que pueden consultarse en
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/documentos.shtml?apc=e1a1--&s=e&m=b&cmd[17]=c-1Ver la guía
'600'&als[MIGA____]=Cero%20papel%20en%20la%20administraci%F3n%20p%FAblica
El Plan de Eficiencia deberá ser remitido antes 4 de mayo a la Alta Consejería Presidencial para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa, al correo electrónico
buengobierno@presidencia.gov.co.
Abrir correo
CONCEPTOS BASICOS
Para diligenciar el formato anexo, se incluyen a continuación, los conceptos que le permitirán identificar a que se refieren los campos a diligenciar
No.
Número consecutivo de acciones o proyectos
Nombre iniciativa
Enuncie en pocas palabras el nombre que identifica la iniciativa
Descripción de la iniciativa
Realice una descripción de la mejora o proyecto a desarrollar. Podrá incluir los objetivos, el alcance de lo que se pretende, y otros
aspectos que expliquen en que consiste la iniciativa.
Tipo de intervención
Seleccione entre las opciones:
- Optimización
- Automatización
- Supresión
- Racionalización
Proceso en el que se enmarca
Indique el nombre del proceso, procedimiento dentro del que se enmarca la iniciativa, por ejemplo si hace parte del proceso de
contratación, de gestión documental, etc.
Tipo proceso
Seleccione el tipo de proceso en el que se enmarca la iniciativa:
- Estratégico/Gerenciales
- Misionales
- De apoyo
- De evaluación
Actividades que se llevan a cabo para
desarrollar la iniciativa
Describa el conjunto de tareas o acciones específicas que se desarrollaran para alcanzar los resultados planteados
Responsable
Indique el nombre del cargo y área responsables de desarrollar las actividades a cumplir en el plan de eficiencia administrativa
Áreas involucradas
Recursos
Fecha inicio
Fecha fin
Indique las áreas involucras en el desarrollo de las acciones y actividades para alcanzar la iniciativa
Describa los recursos financieros, técnicos o de talento humano requeridos para alcanzar los resultados
Señale la fecha de inicio del proyecto o acción (Día/Mes/Año).
Señale la fecha de finalización del proyecto o acción (Día/Mes/Año).
Registre las unidades de medida gerenciales, mediante las cuales se evaluará el desempeño y rendimiento de los proyectos o
acciones a desarrollar.
Indicador
Unidad de medida
Unidad de medida para el indicador de impacto
Periodicidad de medición del indicador
Incluya si la medición es mensual, trimestral, semestral o la que determine
Línea base
Indique el estado actual del indicador, a partir del cual se puede establecer el avance o mejora
Meta 2012
Meta a alcanzar al finalizar el año 2012 para la iniciativa, de acuerdo con los indicadores señalados en el campo anterior
Avance meta 2012
Señale el avance alcanzado para el período, de acuerdo al resultado de los indicadores
Meta 2013
Meta a alcanzar al finalizar el año 2013 para la iniciativa, de acuerdo con los indicadores señalados en el campo anterior
Meta 2014
Meta a alcanzar al finalizar el año 2013 para la iniciativa, de acuerdo con los indicadores señalados en el campo anterior
Meta acumulada (2012, 2013, 2014)
Meta a alcanzar al final de proyecto o acción, de acuerdo con los indicadores señalados en el campo anterior
Avance meta acumulada (2012, 2013, 2014)
Señale el avance en función de la meta fijada respecto de la fecha de finalización de la iniciativa y el avance de acuerdo con los
indicadores
METAS REDUCCIÓN CONSUMO DE PAPEL
- Señale los indicadores de consumo de papel para los ítems indicados.
- Indique cual es la cantidad de servidores y contratistas vinculados a la entidad
- Indique cual es la meta de reducción acumulada, en porcentaje, para los periodos señalados
Documentos de ayuda
Para la formulación del Plan de Eficiencia podrá consultar los siguientes documentos:
Hipervínculo
Documentos
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apcCartilla Directiva Presidencial 04 de 2012
aa-files/directivaeficiencia/Cartilla.pdf
Http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.r
etrive_publicaciones?no=569
La guía nacional de simplificación presenta un conjunto de criterios que le ayudarán a realizar la selección.
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/doc
umentos.shtml?apc=e1a1-"Guía de buenas prácticas para reducir el consumo de papel" y la guía "Como comenzar una estrategia cero papel en su entidad"
&s=e&m=b&cmd[17]=c-1que pueden consultarse en http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/documentos.shtml?apc=e1a1--&s=e&m=b&cmd[17]=c-1'600'&als[MIGA____]=Cero%20papel%20en% '600'&als[MIGA____]=Cero%20papel%20en%20la%20administraci%F3n%20p%FAblica
20la%20administraci%F3n%20p%Fablica