leccion 4 Modificar o cambiar el tipo de datos de un campo

TECNOLOGÍA
Tablas: Modificar o cambiar el tipo de
datos de un campo
LECCIÓN 4
ACCESS
Contenido
1.
Obtener información sobre los tipos de datos ..................................................................... 2
2.
Cambiar tipos de datos ........................................................................................................ 4
2.1 Cambiar tipos de datos en la vista Hoja de datos ............................................................. 4
2.2 Cambiar tipos de datos en la vista Diseño........................................................................ 4
3.
Restricciones de cambio de tipos de datos .......................................................................... 4
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Tablas: Modificar o cambiar el tipo de
datos de un campo
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ACCESS
En esta lección se explica cómo configurar o cambiar el tipo de datos aplicado a un campo de tabla
de una base de datos de Microsoft Office Access 2007.
1. Obtener información sobre los tipos de datos
Cuando se diseña y se crea una base de datos, se planea si va a haber una o varias tablas, se piensa
en los campos (columnas) de cada tabla y se establece un tipo de datos para cada campo. Por
ejemplo, si se van a almacenar fechas y horas, se establece el tipo de datos de un campo en
Fecha/Hora. Si se van a almacenar nombres y direcciones, se establece el tipo de datos de uno o
varios campos en Texto y así sucesivamente.
Office Access 2007 proporciona 10 tipos de datos diferentes (las versiones anteriores de Access
incluían nueve tipos de datos) y cada tipo tiene un propósito específico. En la tabla siguiente se
recogen los tipos de datos, se muestra el tipo de datos que cada uno almacena y se describen las
limitaciones que cada tipo impone.
Tipo de datos
Usado
almacenar
para
Limitaciones o restricciones
Texto
Datos
alfanuméricos
(texto y números)
Almacena hasta 255 caracteres.cvb
Memo
Datos
alfanuméricos
(texto y números)
Almacena hasta 2 GB de datos si el campo se rellena mediante
programación.
Si se proporcionan los datos manualmente, se pueden proporcionar y
ver un máximo de 65.535 caracteres en el campo de tabla y en todos
los controles enlazados al campo.
Cuando se crean bases de datos con el formato de archivo de Office
Access 2007, los campos Memo también admiten la edición de texto
enriquecido.
Número
Datos numéricos
Los campos de tipo Número usan un valor de Tamaño del campo que
controla el tamaño del valor que el campo puede contener. El tamaño
del campo se puede establecer en 1, 2, 4, 8 ó 16 bytes.
Fecha/Hora
Fechas y horas
Access almacena todas las fechas como enteros de precisión doble de
8 bytes.
Moneda
Datos monetarios
Almacena los datos como números de 8 bytes con una precisión
máxima de cuatro posiciones decimales. Usa este tipo de datos para
almacenar datos financieros y cuando Access no debe redondear los
valores.
Autonumérico
Valores
únicos
creados
por
Access al crearse
un registro nuevo.
Almacena los datos como valores de 4 bytes; suele usarse en claves
principales.
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ACCESS
Tipo de datos
Usado
almacenar
para
Limitaciones o restricciones
Sí/No
Datos booleanos
(verdaderos
o
falsos).
Access usa -1 para todos los valores Sí y 0 para todos los valores No.
Objeto OLE
Imágenes,
documentos,
gráficos y otros
objetos
de
programas
de
Office
y
programas
basados
en
Windows.
Almacena hasta 2 GB de datos (el límite de tamaño para todas las
bases de datos de Access). Recuerda que si se agregan 2 GB de datos,
el funcionamiento de la base de datos será lento. Los campos de tipo
Objeto OLE crean imágenes de mapa de bits del documento original u
otro objeto y, a continuación, muestran ese mapa de bits en los
campos de tabla y los controles de formulario o informe de la base de
datos.
Para que Access represente esas imágenes, debe haber un servidor
OLE (es decir, un programa que admita ese tipo de archivo) registrado
en el equipo donde se ejecuta la base de datos. Si no hay ningún
servidor OLE registrado para un tipo de archivo determinado, Access
muestra un icono de imagen rota. Se trata de un problema conocido
para algunos tipos de imagen, sobre todo las imágenes JPEG.
En general, deben usarse campos de tipo Datos adjuntos para los
archivos .accdb en vez de campos de tipo Objeto OLE. Los campos de
tipo Datos adjuntos usan el espacio de almacenamiento de manera
más eficaz y no se ven limitados por la falta de servidores OLE
registrados.
Hipervínculo
Direcciones Web
Almacena hasta 1 gigabyte de datos. Se pueden almacenar vínculos a
sitios Web, sitios o archivos ubicados en una intranet o red local
(LAN), y sitios o archivos ubicados en un equipo.
Datos adjuntos
Cualquier tipo de
archivo admitido
Es algo nuevo para los archivos .accdb de Office Access 2007. Se
pueden adjuntar a los registros de una base de datos imágenes,
archivos de hojas de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de
archivo compatibles, de manera muy similar a como se adjuntan
archivos a los mensajes de correo electrónico. También se pueden ver
y editar los archivos adjuntos, dependiendo de cómo el diseñador de
la base de datos configure el campo Datos adjuntos. Los campos de
tipo Datos adjuntos proporcionan mayor flexibilidad que los campos
de tipo Objeto OLE y usan el espacio de almacenamiento de manera
más eficaz ya que no crean una imagen de mapa de bits del archivo
original.
Nota: En Office Access 2007, se puede establecer el tipo de datos de los campos de tabla en la vista
Hoja de datos o en la vista Diseño. En esta lección se explica cómo se define el tipo de datos en
ambas vistas. Cuando se configura el tipo de datos en la vista Diseño, aparece una undécima opción:
Asistente para búsquedas. En realidad, esta opción no es un tipo de datos sino un asistente que se
usa para crear campos de búsqueda, que vinculan campos de clave externa a otras tablas. De forma
predeterminada, Access establece el tipo de datos de los campos de búsqueda en Número.
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Por último, los tipos de datos proporcionan una forma básica de validación de datos porque ayudan a
asegurar que los usuarios proporcionan el tipo de datos correcto en los campos de tabla. Por
ejemplo, no se puede escribir texto en un campo configurado de modo que acepte únicamente
números.
2. Cambiar tipos de datos
Antes de seguir estos pasos, recuerda que al cambiar un tipo de datos, puede que se trunquen (se
recorten) algunos o todos los datos de un campo y, en algunos casos, puede que se quiten todos los
datos.
2.1 Cambiar tipos de datos en la vista Hoja de datos
1. En el panel de exploración, busca la tabla que desees cambiar y haz doble clic en ella.
Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.
2. Selecciona el campo (la columna) que desees cambiar.
3. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haz clic en la flecha situada
junto a Tipo de datos y, a continuación, selecciona un tipo de datos.
4. Guarda los cambios.
2.2 Cambiar tipos de datos en la vista Diseño
1. Si la tabla está abierta en la vista Hoja de datos, haz clic con el botón secundario del mouse
(ratón) en la ficha de documentos de la tabla y haz clic en Vista Diseño.
Si no está abierta la tabla, en el panel de exploración, haz clic con el botón secundario del
mouse en la tabla que desees cambiar y, a continuación, haz clic en Vista Diseño en el menú
contextual.
2. Busca el campo que desees cambiar y selecciona otro tipo de datos en la lista de la columna
Tipo de datos.
3. Guarda los cambios.
3. Restricciones de cambio de tipos de datos
En general, se puede cambiar el tipo de datos de todos los campos, salvo en el caso de:
Campos de tipo Número con la propiedad Id. de réplica habilitada.
Campos de tipo Objeto OLE.
Campos de tipo Datos adjuntos.
Además, se puede cambiar la mayoría de los tipos de datos cuando un campo contiene datos. Sin
embargo, dependiendo del tipo de datos original y del nuevo tipo de datos que se desee usar, puede
que Access trunque o elimine algunos de los datos o que no permita en absoluto la conversión.
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ACCESS
En la siguiente tabla se reflejan las conversiones de tipos de datos que se pueden llevar a cabo en
Office Access 2007 y se describen las restricciones que Access puede imponerle a la conversión.
Conversión a este
tipo
De este tipo
Cambios o restricciones
Texto
Memo
Access elimina todos los caracteres, salvo los primeros 255.
Número
Sin restricciones.
Fecha/Hora
Sin restricciones.
Moneda
Sin restricciones.
Autonumérico
Sin restricciones.
Sí/No
El valor -1 (Sí en un campo Sí/No) se convierte en Sí. El valor 0 (No en un
campo Sí/No) se convierte en No.
Hipervínculo
Access trunca los vínculos de más de 255 caracteres.
Texto
Sin restricciones.
Número
Sin restricciones.
Fecha/Hora
Sin restricciones.
Moneda
Sin restricciones.
Autonumérico
Sin restricciones.
Sí/No
El valor -1 (Sí en un campo Sí/No) se convierte en Sí. El valor 0 (No en un
campo Sí/No) se convierte en No.
Hipervínculo
Sin restricciones.
Memo
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ACCESS
Conversión a
este tipo
De este tipo
Cambios o restricciones
Número
Texto
El texto debe componerse de números así como de separadores
decimales y de moneda válidos. El número de caracteres en el campo
de tipo Texto debe ajustarse al tamaño configurado para el campo de
tipo Número.
Memo
El campo Memo debe contener únicamente texto así como
separadores decimales y de moneda válidos. El número de caracteres
en el campo Memo debe ajustarse al tamaño configurado para el
campo de tipo Número.
Número, pero con
otro
tamaño
de
campo
u
otra
precisión
El tamaño de los valores no puede ser menor o mayor que lo que el
nuevo tamaño de campo puede almacenar. Al cambiar la precisión,
puede que Access redondee algunos valores.
Fecha/Hora
Las fechas que se pueden convertir dependen del tamaño del campo
numérico. Recuerda que Access almacena todas las fechas como
fechas de serie y almacena los valores de fecha como enteros de
punto flotante y de precisión doble.
Access usa el 30 de diciembre de 1899 como fecha 0. Las fechas que
no pertenecen al intervalo del 18 de abril de 1899 al 11 de
septiembre de 1900 superan el tamaño de un campo de tipo Byte.
Las fechas que no pertenecen al intervalo del 13 de abril de 1810 al
16 de septiembre de 1989 superan el tamaño de un campo de tipo
Entero.
Para poder alojar todas las posibles fechas, establece la propiedad
Tamaño del campo del campo de tipo Número en Largo entero o
mayor.
Moneda
Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del límite de
tamaño configurado para el campo. Por ejemplo, se puede convertir
un campo de tipo Moneda en un campo de tipo Entero sólo cuando
esos valores son mayores que 255 y no superan 32.767.
Autonumérico
Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del límite de
tamaño configurado para el campo.
Sí/No
Los valores "Sí" se convierten en -1. Los valores "No" se convierten en 0.
Hipervínculo
No se aplica.
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ACCESS
Conversión
este tipo
Fecha/Hora
Moneda
Autonumérico
a
De este tipo
Cambios o restricciones
Texto
El texto original debe ser una fecha o una combinación de fecha y hora
reconocible. Por ejemplo, 18 de enero de 2006.
Memo
El texto original debe ser una fecha o una combinación de fecha y hora
reconocible. Por ejemplo, 18 de enero de 2006.
Número
El valor debe estar comprendido entre -657.434 y 2.958.465,99998843.
Moneda
El valor debe estar comprendido entre -657.434 $ y 2.958.465,9999 $.
Autonumérico
El valor debe ser mayor que -657.434 y menor que 2.958.466.
Sí/No
El valor -1 (Sí) se convierte en 29 de diciembre de 1899. El valor 0 (No) se
convierte en medianoche (12:00:00 a.m.).
Hipervínculo
No se aplica.
Texto
El texto debe constar de números y separadores válidos.
Memo
El texto debe constar de números y separadores válidos.
Número
Sin restricciones.
Fecha/Hora
Sin restricciones, pero puede que Access redondee el valor.
Autonumérico
Sin restricciones.
Sí/No
El valor -1 (Sí) se convierte en 1 $. El valor 0 (No) se convierte en 0 $.
Hipervínculo
No se aplica.
Texto
No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave principal.
Memo
No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave principal.
Número
No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave principal.
Fecha/Hora
No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave principal.
Moneda
No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave principal.
Sí/No
No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave principal.
Hipervínculo
No se aplica.
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ACCESS
Conversión a
este tipo
De este tipo
Cambios o restricciones
Sí/No
Texto
El texto original debe constar únicamente de Sí, No, Verdadero, Falso,
Activado o Desactivado.
Memo
El texto original debe constar únicamente de Sí, No, Verdadero, Falso,
Activado o Desactivado.
Número
Cero o Nulo se convierte en No, todos los demás valores se convierten en Sí.
Fecha/Hora
Nulo o 12:00:00 a.m. se convierte en No, todos los demás valores se convierten en Sí.
Moneda
Cero y Nulo se convierten en No; todos los demás valores se convierten en Sí.
Autonumérico
Access convierte todos los valores en Sí.
Hipervínculo
No se aplica.
Texto
Si el texto original contiene una dirección Web válida, como adatum.com,
www.adatum.com o http://www.adatum.com, Access convierte el texto en
un hipervínculo. Access intenta convertir otros valores, por lo que se ve
texto subrayado, y el cursor del mouse cambia cuando se elige el vínculo,
pero los vínculos no funcionan. El texto puede contener cualquier protocolo
Web válido: http://, gopher://, telnet://, ftp://, wais://, etc.
Memo
Vea la entrada anterior. Se aplican las mismas restricciones.
Número
No se permite cuando un campo de tipo Número forma parte de una
relación. Si el valor original tiene forma de dirección IP válida (cuatro
números de tres dígitos separados por un punto: nnn.nnn.nnn.nnn) y los
números coinciden con una dirección Web, la conversión genera un vínculo
válido. En caso contrario, Access agrega http:// al comienzo de cada valor y
los vínculos resultantes no son válidos.
Fecha/Hora
Access agrega http:// al comienzo de cada dirección, pero los vínculos
resultantes casi nunca funcionan.
Moneda
Access agrega http:// al comienzo de cada valor pero, al igual que en el caso
de las fechas, los vínculos resultantes casi nunca funcionan.
Autonumérico
No se permite cuando un campo de tipo Autonumérico forma parte de una
relación. Access agrega http:// al comienzo de cada valor, pero los vínculos
resultantes casi nunca funcionan.
Sí/No
Access convierte todos los valores Sí en -1 y todos los valores No en 0,
además de agregar http:// al comienzo de cada valor. Los vínculos
resultantes no funcionan.
Hipervínculo
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