CARACTERIZACIÓN PROCESO: PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE DEL PROCESO Orientar el cumplimiento de la misión, objetivos estratégicos del Instituto mediante la coordinación de la formulación de proyectos de inversión y el seguimiento a los mismos. Incluye actividades relacionadas con: * Revisión estudios de conveniencia para la contratación . * Asesoría en la formulación del plan estratégico, proyectos y planes requeridos por el Instituto para el desarrollo de las actividades de su competencia. * Seguimiento a Proyectos de Inversión y Planes. * Coordinación de la implementación, seguimiento y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestón-SIG, así como de los Subsistemas de Calidad (SGC), MECI (SCI) y responsabilidad Social (SRS). Inicia con la planeación de las actividades anteriormente mencionadas, su ejecución, así como la implementación de las acciones de mejora a que haya lugar. RESPONSABLE DEL PROCESO Director(a) General / Jefe Oficina Asesora de Planeación DELEGADOS No aplica NTCGP1000/ ISO 9001:4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.6, 6.1, 8.2.3, 8.4, 8.5 NTD SIG 001:2011: 4.1; 4.2.1; 4.2.2; 4.2.3; 4.2.4; 4.2.5.1; 4.2.6; 4.3; 4.4; 5.1; 5.2; 5.4; 5.6; 6.1; 6.2 ; 6.4; 6.8; 6.13; 6.14; 7.2; 7.3; 7.4 REQUISITO PARTES INTERESADAS: Gestión y entrega de resultados relacionados con los compromisos de responsabilidad social Entregar los documentos con la información completa y confiable en las fechas establecidas por la entidad competente NORMATIVIDAD PROVEEDOR INTERNO EXTERNO NORMOGRAMA DE PLANEACIÓN ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA PARTES INTERESADAS INTERNO EXTERNO Plan Estratégico Todos los procesos Comunidad,Medio ambiente, Usuarios, Junta Directiva, Entidades de Control, Estado Presupuesto plurianual de Inversión Proceso de Planeación de la Gestión Lineamientos para el Plan Anual de Adquisiciones Procesos Misionales PLANEAR Alcaldía Mayor de Bogotá Plan de Desarrollo Concejo de Bogotá Planes Maestros Concejo de Bogotá Plan de Ordenamiento Territorial Formular o revisar el Plan Estratégico de la entidad y el presupuesto plurianual de inversión y realizar ajustes anuales Entidades de la Administración Lineamientos para la Formulación Distrital (Secretaría de del Presupuesto Plurianual de Hacienda y Inversión Planeación) Secretaría de Cultura Recreación y Deportes Procesos de Apoyo Proceso de Planeación de la Gestión Proceso Planeación Gestión Plan Estratégico - Objetivos Estratégicos y de Gestión integral Necesidades de Bienes y Servicios Formular el Plan Operativo de la Dependencia Definir las necesidades de bienes y servicios requeridos para la Gestión del Proceso, para la formulación y consolidación del Proyecto de Inversión. Solicitar al Ordenador del Gasto la contratación de bienes y servicios. Subdirección Administrativa y Financiera Plan Anual de Adquisiciones Solicitar la Contratación de Bienes y Servicios establecidos en el PAA Plan Operativo Proceso de Planeación de la Gestión Comunicación Solicitud de Bienes y Servicios Subdirección Administrativa y Financiera Proceso de Adquisición de Bienes Proceso Planeación y Servicios de la Gestión PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN-V.5 PROVEEDOR INTERNO EXTERNO ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA PARTES INTERESADAS INTERNO EXTERNO HACER Secretaría de Planeación Distrital Manual de Procedimientos Banco Distrital de Programas y Proyectos de la Admon Central y Establecimientos Públicos (BDPPACEP) Ficha EBI Proceso de Planeación de la Gestión Proceso de Planeación de la Gestión Secretaría de Planeación Distrital / Secretaría Distrital de Procesos Misionales Hacienda Registro del proyecto de inversión en el SEGPLAN y en PREDIS Plan de Acción Procesos Misionales Documento Técnico de Formulación de Proyectos Procesos de Apoyo Proceso Control, Evaluación y Seguimiento Procesos de Apoyo Secretaría Distrital de Hacienda / Contraloría Distrital Presupuesto Orientado a Resultados - POR (PMR) Plan Operativo Proceso de Planeación de la Gestión Ejecución de las Actividades correspondientes a l Plan Operativo de la Dependencia Reporte Actividades Realizadas Proceso de Planeación de la Gestión Proceso de Planeación de la Gestión Plan de Acción Procesos Misionales Informe Ejecutivo Procesos Misionales Procesos de Apoyo Proceso Control, Evaluación y Seguimiento Documento Técnico de Formulación de Proyectos Procesos Misionales Procesos de Apoyo Seguimiento Plan de Acción Procesos de Apoyo Efectuar seguimiento a los proyectos de inversión y al Presupuesto Orientado a Resultados - POR (PMR) Proceso Gestión Financiera Ejecución Presupuestal de Gastos de Inversión Seguimiento Presupuesto Orientado a Resultados - POR (PMR) Proceso de Planeación de la Gestión Secretaría Distrital de Planeación Secretaría Distrital de Hacienda / Contraloría Distrital PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN-V.5 PROVEEDOR INTERNO EXTERNO ENTRADA Plan Operativo ACTIVIDADES SALIDA Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA Efectuar seguimiento a los planes operativos Informe de Seguimiento Trimestral del Plan Operativo Realizar la Revisión por la Dirección Informe de la Revisión por la Dirección del SIG Todos los Procesos Información relacionada con el desempeño del Sistema Integrado de Gestión Conceptos Jurídicos Proceso Gestión Jurídica Aplicar Conceptos Estudios de legalidad de actos administrativos Tramitar y Solicitar información y/o requerimientos Revisar y Solicitar los ajustes en caso de ser necesarios. Servicios Solicitados Proceso Gestión de Comunicaciones Envío de Peticiones,Quejas, Reclamos y/o Soluciones (PQRS) PARTES INTERESADAS INTERNO EXTERNO Proceso de Planeación de la Gestión Proceso Control, Evaluación y Seguimiento Todos los procesos Ente Certificador Requerimiento de conceptos jurídicos Requerimiento revisión de legalidad de actos administrativos Servicios Solicitados Revisados Proceso Gestión Jurídica Proceso Gestión de Comunicaciones Solicitar los Servicios que requiera para el cumplimiento de sus actividades. Solicitud de Servicios Tramitar las peticiones, quejas reclamos y/o sugerencias Respuestas a PQRS Proceso de Gestión de Comunicaciones Implementación de acciones para controlar los aspectos, impactos y riesgos ambientales. Controles Ambientales Implementados Servidores Públicos Proceso Gestión de Planeación Comunidad Matriz de Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales Matriz de Riesgos Ambientales Proceso Gestión de Recursos Físicos y Tecnológicos Medio Ambiente Comunidad Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA) Suministro de Bienes, Insumos,Desarrollo de Software,Soporte Técnico;Mantenimiento Locativo y Transporte Socialización de Matriz de Peligros y Riesgos Uso de bienes,insumos y servicios. Tramitar las Solicitudes Bienes, Insumos, Soporte Técnico; Mantenimiento Locativo y Transporte que requiera. Solicitud de Bienes, Insumos, Soporte Técnico; Mantenimiento Locativo y Transporte Proceso de Gestión de Recurso Físicos y Tecnológicos Proceso Gestión de Planeación Controles en Seguridad y Salud en el Trabajo Implementados Servidores Públicos. Requerimientos de los Servidores públicos en temas de SYSO Proceso Gestión de Talento Humano Visitantes Implementación de acciones para controlar los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo Proceso Gestión de Talento Humano Información sobre Actividades Programadas en los Planes de: Capacitación, Bienestar Social, Estímulos e Incentivos; Acuerdos de compromisos Laborales y Comportamentales y de Gestión Asistir y participar en las diferentes Actividades Programadas en los diferentes Planes y actuar conforme a compromisos adquiridos. Necesidades de Capacitación; Necesidades de Bienestar; Evaluación del Desempeño Solicitudes Situaciones Administrativas; Novedades de Nómina Proceso Gestión de Talento Humano Servidores Públicos. PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN-V.5 PROVEEDOR INTERNO Proceso Gestión Documental ACTIVIDADES Controles Operacionales para la Gestión Documental Implementación de acciones relacionadas con la gestión documental Controles Operacionales para la Seguridad de la Información Implementación de acciones relacionadas con la seguridad de la información Controles en seguridad de la información implementados Proceso de Gestión Recursos Físicos y Tecnológicos Participar en simulacros relacionados con seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente. Adquisición de hábitos de actuación ante emergencias Servidores Públicos. INTERNO EXTERNO Controles en Gestión documental Proceso de Gestión implementados Documental Proceso Gestión Documental Proceso de Gestión Recursos Físicos y Tecnológicos PARTES INTERESADAS SALIDA Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA ENTRADA EXTERNO Proceso Gestión del Talento Humano Programa de Simulacros Proceso Gestión de Recursos Físicos y Tecnológicos Proceso de Control, Evaluación y Seguimiento Requerimientos de Información Providencias (Fallos o Actos) Respuesta a Requerimientos Tramitar el requerimiento Cumplimiento Fallos Procesos Disciplinarios. Actuar Conforme Proceso de Control, Evaluación y Seguimiento Medio ambiente Visitantes Entes de Control y Vigilancia Servidores Públicos VERIFICAR ACTUAR Seguimiento Trimestral a las Actividades y Metas establecidas en Plan Operativo Seguimiento al Mapa y Plan de Manejo de Riesgos Resultados de las mediciones de los indicadores Seguimiento a las Acciones Correctivas, Preventivas y Oportunidades de Mejora. Informe de Revisión por la Dirección Auditorías Internas integradas Auditorias de Control interno Auditorías externas Plan de Mejoramiento (Acciones Correctivas, Preventivas y Oportunidades de Mejora) Plan de Mejoramiento Institucional ACTIVOS DE INFORMACIÓN LISTADO DE TRÁMITES Ver Listado de los Activos de la Información No aplica INFRAESTRUCTURA RESPONSABILIDAD SOCIAL Ver Matriz de Infraestructura Ver matriz de Responsabilizad Social DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS Ver Listado Maestro de Documentos Ver Listado Maestro de Registros MEDICIÓN ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS PLAN DE MEJORAMIENTO Ver Modulo de Indicadores Ver Modulo de Riesgos Ver Modulo de Mejoramiento PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN-V.5