Clase 15: Filtro Avanzado

ACI-983
Informática I
ACI-191
Taller de Informática
Escuela de Ingeniería
Unidad IV : Software de Planilla de Cálculo
Clase 14: Bases de Datos
Unidad IV: Software de Planilla de Cálculo
Clase 14: Bases de datos
TEMA 1: Filtro Avanzado y Funciones de Base de Datos
En clases anteriores ya conociste el comando Autofiltro que permite aplicar filtros básicos a una pequeña lista o
base de datos. En Microsoft Excel el concepto de lista se asimila al de base de datos. De hecho, esta planilla de
cálculo no es un programa administrador de bases de datos, pero posee algunas utilidades y funciones básicas
para trabajar con ellas en operaciones elementales, tales como Filtro Avanzado y funciones de base de datos.
I. FILTRO AVANZADO: El comando Filtro avanzado, que verás en esta clase, permite filtrar una lista en su
lugar, como el comando Autofiltro, pero no muestra los botones de Autofiltro para las columnas como el
Autofiltro.
En lugar de ello, el usuario tiene que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos, en un rango
independiente de la lista que se llamará rango de criterios. Un rango de criterios permite ejecutar criterios más
complejos. La principal ventaja del Filtro avanzado es que permite copiar los datos en otro lugar de la planilla.
Abre el archivo Pagos.xls para que puedas revisar algunos conceptos previos.
1. Lista o base de datos
Lista o base de datos es un conjunto
contiguas estructuradas en forma
Cada una de las filas que componen
denomina Registro; cada una de las
se denomina Campo.
de celdas
de tabla.
la lista se
columnas
Por ejemplo, en el caso del archivo que tienes
abierto, la lista o base de datos sería el rango
A2:F14. Esta base de datos en particular está
compuesta por 6 campos y 12 registros.
Si la base de datos tiene títulos y subtítulos
como el que existe en la fila 1, no se consideran
como parte de la misma.
La base de datos no puede contener filas vacías, es decir no puede haber registros en blanco. No obstante, si
podría tener celdas vacías puesto que es posible que a un registro le falte la información relativa a uno más
campos.
2. Criterios
Un criterio es una zona de la planilla, independiente de la lista, que tú debes construir. En ella especificarás las
condiciones que filtrarán la lista, como el que aprecias en el rango C16:C17. Un criterio es, en el fondo, un
rango constituido por el rótulo de una o más columnas de la lista y debajo de los rótulos al menos una fila con
una o más condiciones relativas a dichas columnas. Para expresar criterios que comparen datos, debes utilizar
los operadores de comparación. Para construir el criterio es recomendable que copies el rótulo o título del
campo al que se referirá el criterio. Digitar el rótulo puede significar problemas si no lo escribes exactamente
como figura en la base de datos.
Ejemplos de Criterio simple (constituidos por un solo campo)
Mes
Enero
Este criterio mostraría los registros que contienen Enero en la columna Mes.
Pago
>230000
Este criterio mostraría los registros que tengan pagos superiores a 230000.
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Ejemplos de criterios compuestos (constituidos por dos o más campos o datos)
Sección
<>1
Mes
Mayo
Este criterio mostraría los registros que no sean de la Sección 1 y que correspondan al
mes de mayo.
Para construir un criterio basado en el conector Y escribe las condiciones en la misma fila.
Sección
Mes
Este criterio mostraría los registros de la Sección 1 o que correspondan al mes de
mayo.
1
Mayo
Para construir un criterio basado en el conector O escribe las condiciones en filas distintas.
Mes
Enero
Mayo
Este criterio mostraría los registros que contienen Enero o Mayo en la columna Mes.
Sección Mes
1
Mayo
2
Enero
Este criterio mostraría los registros de la Sección 1 que correspondan a Mayo o que
sean de la Sección 2 siempre que correspondan a Enero.
Para ocupar Filtro avanzado procura seguir estos pasos:
•
•
•
Construye el criterio que controlará el filtro.
Elige el comando Filtro Avanzado en el menú Datos –
Filtro.
En el recuadro Acción, selecciona Copiar a otro
lugar.
•
Especifica el rango de la lista en este recuadro.
•
Especifica el rango en que pusiste los criterios en este
recuadro.
•
Especifica la celda a partir de la cual copiarás los
datos en este recuadro.
Este último dato se denomina rango de extracción.
Algunos ejemplos:
1. Se desea obtener un listado de todos los registros de pagos que corresponden a Enero.
•
•
•
•
•
•
Ejecuta el comando Datos – Filtro – Filtro Avanzado.
En el recuadro Acción selecciona Copiar a otro lugar.
En el recuadro Rango de la lista digita o selecciona el rango A2:F14.
En el recuadro Rango de criterio digita o selecciona el rango C16:C17.
En el recuadro Copiar a digita o selecciona una celda vacía, por ejemplo E16.
Presiona Aceptar.
2. Ejecuta todos los filtros cuyos criterios se especifican más arriba. Copia el criterio en alguna zona vacía de
la planilla y luego procede como en el caso anterior.
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A veces se desea que el filtro avanzado genere una nueva lista que contenga registros con sólo algunos
campos específicos de la tabla original. En el caso que nos ocupa, podrías desear generar una nueva lista con
registros que sólo contengan los campos matrícula y nombre.
En dicho caso, el rango de extracción debe ser construido copiando los rótulos de los campos que te interesa
extraer.
Ejecuta el ejemplo siguiente:
3. Se desea obtener todos los registros de pagos cuyo mes sea Enero o Febrero. La lista resultante debe
contener sólo los campos Matrícula y Nombre.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Digita el criterio en alguna zona vacía de la planilla.
Construye el rango de extracción al lado del criterio con los campos solicitados.
Ejecuta el comando Datos – Filtro – Filtro avanzado.
En Acción elige Copiar a.
En Rango de la lista especifica el rango de la base de datos.
En Rango de criterios especifica el rango en el cual digitaste el criterio.
En Copiar a digita o selecciona el rango de extracción que construiste al lado del criterio.
Presiona Aceptar .
Guarda los cambios con el nombre Filtros y cierra el archivo.
II. FUNCIONES DE BASE DE DATOS
Microsoft Excel incluye funciones de hoja de cálculo que analizan los datos almacenados en listas o bases de
datos. Cada una de estas funciones, denominadas colectivamente funciones BD, usa tres argumentos:
base_de_datos, nombre_de_campo y criterios. Existen varias funciones de base de datos. La ventaja principal
de estas funciones es que basta que aprendas a ocupar una de ellas para aprenderlas todas, dado que, sin
considerar la función utilizada, el procedimiento para ocuparlas es exactamente igual para todas.
FUNCION
BDFUNCION se sustituye por
alguno de los nombres de
función: BDSUMA, BDMAX,
BDMIN,
BDPROMEDIO,
BDCONTAR.
SINTAXIS
BDFUNCION(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Dichas funciones hacen lo
mismo que las básicas pero en
el contexto de una base de
datos, es decir calculan
basándose en las condiciones
especificadas en los criterios.
ARGUMENTOS
Base_de_datos:
es el rango de celdas que compone la lista o base de datos.
Nombre_de_campo: indica el campo sobre el cual se desea operar o calcular. Nombre_de_campo puede
ser texto con el rótulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Mes",
como un número que represente la posición de la columna en la lista 1 para la
primera columna o como una referencia a la celda que contiene el rótulo del campo.
Criterios:
es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Tal como en el
filtro avanzado, puedes utilizar cualquier rango en el argumento Criterios, mientras
éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo menos una celda debajo del
rótulo de columna que especifique una condición de columna.
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Clase 14: Bases de datos
Ejemplos:
Recupera el archivo Pagos.xls para ejecutar estos ejemplos
1.
Se desea determinar la suma de los pagos correspondientes al mes de Enero.
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•
•
Incorpora el criterio correspondiente en el rango H2:H3.
Pon el cursor en la celda I2 y presiona el botón Pegar función.
En el recuadro Categorías elige Base de Datos.
En el recuadro Nombre de la función haz doble clic sobre la función BDSUMA. Aparecerá la paleta de
funciones:
•
•
En el argumento Base_ de_datos digita el rango de la base de datos: A2:F14.
En el argumento Nombre_de_campo digita:
o El rótulo del campo que deseas calcular: “Pago”, o
o Pon el número de columna que ocupa este campo en la base de datos: 6, o
o Digita la referencia a la celda que corresponde a ese rótulo: F2
En el argumento Criterios, especifica el rango en que pusiste el criterio: H2:H3.
Presiona Aceptar.
•
•
Soluciona estos casos:
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•
Monto máximo de los pagos correspondientes al mes de Febrero.
Cuántos pagos del mes de Enero hay en la lista.
Promedio de pagos de los registros que sean de la sección 1.
Monto mínimo de los pagos que no son de la sección 1.
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