PRONUNCIAMIENTO N° 384-2013/DSU Entidad: Seguro Social de Salud- ESSALUD (Red Asistencial Ucayali) Asunto: Adjudicación Directa Selectiva Nº 0022013/ESSALUD – RAUC, convocada para la “Contratación del Servicio de Essalud en Línea para el Hospital II - Pucallpa de la Red Asistencial Ucayali” 1. ANTECEDENTES Mediante Carta Nº 01-COMITÉ ESPECIAL-ADS Nº 1333S00021-ESSALUD-2013, recibido el 03.ABR.2013, subsanada con fecha 11.ABR.2013, se remitió al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE), las observaciones formuladas por el participante SERVICIOS SBK, así como el informe técnico respectivo, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 28 del Decreto Legislativo Nº 10171, que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley, y el artículo 58 de su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 1842008-EF2, en adelante el Reglamento. Al respecto, cabe precisar que, atendiendo a lo dispuesto por el artículo 58 del Reglamento, este Organismo Supervisor se pronunciará únicamente respecto de: a) las observaciones presentadas por el solicitante que no hayan sido acogidas o son acogidas parcialmente; b) las respuestas a las observaciones del solicitante que, pese a ser acogidas, son consideradas por éste contrarias a la normativa; o, c) el acogimiento de las observaciones formuladas por un participante distinto al solicitante, cuando éste último manifieste que considera tal acogimiento contrario a la normativa, siempre que el solicitante se haya registrado como participante hasta el vencimiento del plazo previsto para formular observaciones. En relación con lo anterior, si bien el participante SERVICIOS SBK presentó seis (6) observaciones, sus Observaciones Nº 1 y Nº 4 son en estricto consultas, su Observación Nº 2 fue acogida y su Observación Nº 5 es en estricto una solicitud de modificación sin sustento legal; por lo tanto, este Organismo Supervisor no se pronunciará respecto de ellas. Sin perjuicio de las observaciones de oficio que se formulen respecto al contenido de las Bases, de conformidad con el inciso a) del artículo 58 de la Ley. 1 2 Modificado mediante Ley Nº 29873 Modificado mediante Decreto Supremo Nº 138-2012-EF 2 2. OBSERVACIONES Observante: SERVICIOS SBK Observación Nº 3 Contra la documentación presentación obligatoria de El participante cuestiona que se requiera como documentos obligatorios la presentación de las tres (3) últimas planillas electrónicas PDT (SUNAT) con el respectivo voucher de pago legalizado, señalando que dicho requerimiento resulta contrario al Principio de Economía. En ese sentido, solicita que dicho requerimiento sea suprimido de las Bases. Pronunciamiento De las Bases y del pliego de absolución de consultas y observaciones se advierte que en el literal f) de la relación de documentos obligatorios se solicitará lo siguiente: f) El postor deberá presentar las tres (3) últimas Planillas Electrónicas PDT (SUNAT); y, con el respectivo voucher de pago o el estado de cuenta corriente legalizado por notario. Sobre el particular, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 42 del Reglamento, las Bases deben establecer el contenido de los sobres de propuesta para los procesos de selección. Asimismo, en dicho artículo se señala que dentro del contenido del sobre de la propuesta técnica se debe exigir la documentación que acredite el cumplimiento de los requerimientos técnicos mínimos y factores de evaluación, siempre que estén acordes con el Principio de Economía contemplado en el artículo 4 del citado cuerpo normativo, según el cual se deben evitar en las Bases formalidades costosas e innecesarias. Ahora, si bien es facultad del Comité Especial establecer la documentación de presentación obligatoria en la propuesta técnica, debe precisarse la finalidad de requerirla o señalar qué requisito técnico mínimo será acreditado con dicho documento, siendo que en el presente caso ello no ha sido precisado ni en las Bases, ni en el pliego de absolución de consultas y observaciones, ni en el informe técnico remitido por el Comité Especial con ocasión de la elevación de observaciones. Adicionalmente, cabe preciar que de acuerdo al Principio de Presunción de Veracidad3 recogido en el artículo IV de la Ley del Procedimiento Administrativo General - Ley Nº 27444, toda la documentación que presenten los postores debe considerarse veraz, en tanto no se pruebe lo contrario; asimismo, de acuerdo con el Principio de Economía4 que debe regir toda contratación pública, debe evitarse 3 Principio de presunción de veracidad.- En la tramitación del procedimiento administrativo, se presume que los documentos y declaraciones formulados por los administrados en la forma prescrita por esta Ley, responden a la verdad de los hechos que ellos afirman. Esta presunción admite prueba en contrario. 4 Artículo 4.- Principios que rigen las contrataciones.- 3 incorporar en las Bases exigencias costosas e innecesarias. Por lo tanto, no resulta razonable solicitar que los documentos requeridos en las Bases se encuentren legalizados notarialmente. En ese sentido, considerando que la Entidad no ha fundamentado la necesidad y finalidad de requerir el documento cuestionado, no advirtiéndose que sea necesario para acreditar algún requisito mínimo, y ya que resulta contrario al Principio de Economía requerir documentación legalizada en la propuesta técnica, este Organismo Supervisor ha decidido ACOGER la presente observación. En ese sentido, con ocasión de la integración de las Bases, deberá suprimirse la obligación de presentar como parte de la propuesta técnica las tres (3) últimas Planillas Electrónicas PDT (SUNAT), acompañadas del respectivo voucher de pago o el estado de cuenta corriente legalizado por notario. Observación Nº 6 Contra el tipo de servicio El participante cuestiona que el proceso haya sido convocado como un servicio de tercerización, pues señala que se trata de un servicio de intermediación laboral. En ese sentido, solicita que se modifiquen las Bases en lo que corresponda. Pronunciamiento Sobre el particular, de la revisión de los términos de referencia del servicio objeto de convocatoria se advierte que, el objetivo general del presente proceso es la contratación de una empresa tercerizadora, que brinde el servicio de otorgamiento de citas, confirmación y seguimiento de citas otorgadas a través del sistema de referencias, información administrativa, económica y de seguros, para las redes asistenciales de Provincias, a través del servicio telefónico, página web y otros canales de atención que se implementen. Sobre el particular, el artículo 13 de la Ley, concordado con el artículo 11 del Reglamento, establece que la definición de los requerimientos técnicos mínimos es de exclusiva responsabilidad de la Entidad, salvaguardando la mayor concurrencia de proveedores en el mercado y considerando criterios de razonabilidad, congruencia y proporcionalidad. Sin perjuicio de ello, si bien constituye facultad de las Entidades determinar, en atención a sus propias necesidades, los requerimientos técnicos mínimos de los servicios que se pretende contratar, éstos deben ser acordes con la legislación especial que regula el objeto de la convocatoria. En relación con ello, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 1 del Decreto Supremo Nº 003-2002-TR, que establece disposiciones para la aplicación de la Ley Nº 27626, la intermediación de servicios complementarios consiste en prestar servicios por una […] i) Principio de Economía: En toda contratación se aplicarán los criterios de simplicidad, austeridad, concentración y ahorro en el uso de los recursos (…) debiéndose evitar exigencias y formalidades costosas e innecesarias en las Bases y en los contratos. 4 persona jurídica que destaca a su personal a una empresa usuaria, para desarrollar labores complementarias, en las que esta última no determina ni supervisa sustancialmente las tareas del trabajador destacado. Adicionalmente, de acuerdo con la Ley N° 29245, Ley que regula los servicios de tercerización, se entiende por tercerización la contratación de empresas para que desarrollen actividades especializadas u obras, siempre que aquellas asuman los servicios prestados por su cuenta y riesgo; cuenten con sus propios recursos financieros, técnicos o materiales; sean responsables por los resultados de sus actividades y sus trabajadores estén bajo su exclusiva subordinación, precisándose además que, en ningún caso se admite la sola provisión de personal. En el presente caso, se advierte que la actividad contratada se trata de una de las actividades principales de Essalud, pues a través de ella, los asegurados podrán tener acceso a los servicios de salud que dicha Entidad brinda. Asimismo, de los términos de referencia del servicio se advierte que la empresa adjudicada deberá proveer el material de escritorio necesario y se encargará de proporcionar el Head Set (auriculares) y una impresora HP láser jet 2055. En ese sentido, considerando que el servicio objeto de la convocatoria es un servicio principal, y no complementario, de la Entidad contratante, que será realizado bajo cuenta y riesgo del contratista y en tanto constituye competencia de la Entidad la determinación del objeto de la convocatoria, así como los términos de referencia, este Organismo Supervisor ha decidido NO ACOGER la presente observación. 3. CONTENIDO DE LAS BASES CONTRARIO A LA NORMATIVA SOBRE CONTRATACIONES DEL ESTADO En ejercicio de su función de velar por el cumplimiento de la normativa vigente en materia de contrataciones del Estado, conforme a lo señalado en el inciso a) del artículo 58 de la Ley, este Organismo Supervisor ha procedido a realizar la revisión de las Bases, habiendo detectado el siguiente contenido contrario a dicha Ley y su Reglamento: 3.1. Experiencia del postor Dentro de la relación de documentos facultativos, así como en el factor de evaluación “Experiencia del Postor” se requiere que la experiencia del postor sea acreditada con copia legalizada por notario de contratos o comprobantes de pago, y su respectiva conformidad por la prestación efectuada, o comprobantes de pago. Sobre el particular, conforme señalamos en el numeral 2) del presente Pronunciamiento, de acuerdo al Principio de Presunción de Veracidad recogido en el artículo IV de la Ley del Procedimiento Administrativo General - Ley Nº 27444, toda la documentación que presenten los postores debe considerarse veraz, en tanto no se pruebe lo contrario; asimismo, de acuerdo con el Principio de Economía que debe regir toda contratación pública, debe evitarse incorporar en las Bases exigencias 5 costosas e innecesarias. Por lo tanto, no resulta razonable solicitar que los documentos requeridos en las Bases se encuentren legalizados notarialmente. Adicionalmente, a raíz de la Observación Nº 2 del participante Grupo Empresarial Pucallpa S.A.C se incluyó la obligación de presentar, como documentos obligatorios, las “declaraciones PDT 0621 IGV – Renta Mensual que sustente los ingresos declarados en el Anexo Nº 6, con los respectivos vouchers de pagos de tributos o con el estado de cuenta corriente en los casos cuando el pago se realice con débito en cuenta corriente, los cuales deberán estar legalizados por notario como requisito obligatorio”. Sobre el particular, debemos precisar que dentro de la Bases no se ha establecido un requisito mínimo referido a la experiencia del postor, siendo que la experiencia solicitada es de acreditación facultativa, pues será materia de calificación en el factor “Experiencia del Postor”. Por lo tanto, la presentación de documentos que acrediten la experiencia del postor no es obligatoria. Sin perjuicio de ello, conforme lo dispuesto en el artículo 45 del Reglamento, la experiencia del postor debe acreditarse mediante: i) contratos y la respectiva conformidad por la prestación efectuada o ii) mediante comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente. En ese sentido, en atención a las consideraciones expuestas en los párrafos precedentes, la Entidad deberá adoptar las siguientes medidas: - Deberá dejarse sin efecto la absolución de la Observación Nº 2 del participante Grupo Empresarial Pucallpa S.A.C. - Deberá suprimirse la obligación de presentar documentación legalizada en la propuesta técnica. - Deberá precisarse tanto dentro de la relación de documentos facultativos, como dentro en el factor “Experiencia del Postor” que la experiencia del postor podrá acreditarse con: i) contratos y la respectiva conformidad por la prestación efectuada o ii) mediante comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente. 3.2. Personal propuesto Del numeral 5) de los Términos de Referencia de las Bases se advierte que se solicita que el personal supervisor del servicio sea de sexo femenino. Asimismo, se solicita que tenga experiencia en atención al cliente, con aptitudes para tratar con personal y dirigirlas, ser carismática y tener buena fluidez verbal. Adicionalmente, se hace referencia a otras cualidades subjetivas de su personalidad, como ser proactiva, objetiva, ser ética, sinergia y tener creatividad En adición a ello, en el mismo numeral se solicita a teleoperadoras con experiencia en digitación, servicio al cliente y trato al público. Asimismo, se solicita que tengan habilidades en expresión verbal y escrita. 6 De otro lado, en el numeral 7) de los Términos de Referencia, se precisa que la experiencia mínima de las supervisoras es seis (6) meses como supervisora en servicios de atención al cliente y que la experiencia de las teleoperadoras no es indispensable. Ahora bien, considerando que la descripción de las cualidades y habilidades del personal requerido resulta subjetiva, lo cual podría ocasionar problemas en la forma de acreditación; con ocasión de la integración de las Bases, deberá precisarse que dichos aspectos serán acreditados con la declaración jurada de cumplimiento de los requerimientos técnicos requerida en el literal c) de la relación de documentos obligatorios. Asimismo, considerando que existe una contradicción respecto a la experiencia de las teleoperadoras, con ocasión de la integración de las Bases, deberá precisarse en los numerales 5) y 7) si será necesario que dicho personal acredite determinada experiencia mínima o si ello no será obligatorio. Finalmente, con ocasión de la integración de las Bases, deberá precisarse que la experiencia del personal, solicitada como requisito mínimo y/o aquella calificada dentro de los factores de evaluación, podrá acreditarse con: i) constancias, o ii) certificados, o iii) contratos con su respectiva conformidad, o iv) cualquier otro documento que, de manera fehaciente, demuestre el tiempo de experiencia del personal propuesto. 3.3. Síntesis del Proceso En la síntesis de la convocatoria que figura en la ficha del proceso registrado en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE) se señala que el objetivo de la convocatoria es la “Contratación del Servicio de Essalud en Linea por el Periodo de 12 Meses para el Hospital II - Pucallpa de la Red Asistencial Ucayali”. Ahora bien, considerando que el periodo del servicio establecido en las Bases y Resumen Ejecutivo es diez (10) meses, deberá modificarse la síntesis que figura en el SEACE, de la siguiente forma: Contratación de Servicio de Essalud en Línea por el Periodo de 10 Meses para el Hospital II - Pucallpa de la Red Asistencial Ucayali. 3.1 Propuesta económica. En el numeral 2.5.2 de las Bases, referido al contenido de la propuesta económica, se indica que el monto total de la propuesta económica y los subtotales que lo componen deberán ser expresados con dos decimales. Los precios unitarios podrán ser expresados con más de dos decimales (El subrayado y resaltado es agregado); sin embargo, según puede apreciarse en el numeral 1.6 de las Bases, el sistema de contratación del presente proceso de selección corresponde al de suma alzada, por lo que deberá retirarse toda indicación referida a los precios unitarios y subtotales, a efectos de no inducir a error a los postores en la formulación de su propuesta económica. Sin perjuicio, podrá requerirse para la firma del contrato, el detalle de precios unitarios. Asimismo, deberá adecuarse el Anexo Nº 7 de las Bases en lo que 7 corresponda. 3.4. Suscripción del Contrato - En el numeral 2.7 de la Sección Específica de las Bases se señala: “Adicionalmente, puede considerarse otro tipo de documentación a ser presentada, tales como (…)”. Al respecto, a efectos de no generar confusiones, con ocasión de la integración de las Bases, deberá registrarse una única lista de documentos a presentar para la suscripción del contrato; por lo tanto, deberá eliminarse el siguiente texto: “Adicionalmente, puede considerarse otro tipo de documentación a ser presentada, tales como (…)”. - Deberá suprimirse el literal h) de dicho numeral, pues no corresponde a la presente convocatoria. 3.5. Otras precisiones - En atención a lo previsto por el artículo 8 de la Ley N° 29245, Ley que regula los servicios de tercerización, con ocasión de la integración de las Bases deberá solicitarse dentro de la relación de documentos obligatorios a presentar en la propuesta técnica una copia de la inscripción en el Registro Nacional de Empresas Tercerizadoras. - Dentro del factor de evaluación Experiencia del Postor se señala que “la evaluación de la experiencia empresarial de los postores que presenten documentos de anteriores procesos en los que participaron en consorcio se realizará tal como lo dispone la Directiva Nº 003-2003/CONSUCODE/PRE”; no obstante ello, la referida directiva ha sido derogada expresamente por la Directiva Nº 016-2012-OSCE/CD. Por lo tanto, con ocasión de la integración de las Bases, deberá remplazarse la Directiva Nº 0032003/CONSUCODE/PRE por la Directiva Nº 016-2012-OSCE/CD. - En la Cláusula Undécima: “Responsabilidad por vicios ocultos” debe precisarse el plazo máximo de responsabilidad del contratista. 4. CONCLUSIONES En virtud de lo expuesto, este Organismo Supervisor ha dispuesto: 4.1 En virtud de lo expuesto, el Comité Especial deberá cumplir con lo dispuesto por este Organismo Supervisor al absolver las observaciones indicadas en el numeral 2 del presente Pronunciamiento. 4.2 El Comité Especial deberá tener en cuenta las observaciones formuladas en el numeral 3 del presente Pronunciamiento a fin de efectuar las modificaciones a las Bases que hubiere a lugar. 8 4.3 Publicado el Pronunciamiento del OSCE en el SEACE, el Comité Especial deberá implementarlo estrictamente, aun cuando ello implique que dicho órgano acuerde bajo responsabilidad, la suspensión temporal del proceso y/o la prórroga de sus etapas, en atención a la complejidad de las correcciones, adecuaciones o acreditaciones que sea necesario realizar, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 58 del Reglamento. 4.4 A efectos de integrar las Bases, el Comité Especial también deberá incorporar al texto original de las Bases todas las correcciones, precisiones y/o modificaciones dispuestas en el pliego de absolución de consultas, en el pliego de absolución de observaciones y en el Pronunciamiento, así como las modificaciones dispuestas por este Organismo Supervisor en el marco de sus acciones de supervisión, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 59 del Reglamento. 4.5 Conforme al artículo 58 del Reglamento, compete exclusivamente al Comité Especial implementar estrictamente lo dispuesto por este Organismo Supervisor en el presente Pronunciamiento, bajo responsabilidad, no pudiendo continuarse con el trámite del proceso en tanto las Bases no hayan sido integradas correctamente, bajo sanción de nulidad de todos los actos posteriores. 4.6 Al momento de integrar las Bases el Comité Especial deberá modificar las fechas de registro de participantes, integración de Bases, presentación de propuestas y otorgamiento de la buena pro, para lo cual deberá considerar que, de conformidad con lo dispuesto por la Novena Disposición Complementaria Transitoria del Reglamento, en tanto se implemente en el SEACE la funcionalidad para que el registro de participantes sea electrónico, las personas naturales y jurídicas que deseen participar en el presente proceso de selección podrán registrarse hasta un (1) día después de haber quedado integradas las Bases, y que, a tenor del artículo 24 del Reglamento, entre la integración de Bases y la presentación de propuestas no podrá mediar menos de tres (3) días hábiles, computados a partir del día siguiente de la publicación de las Bases integradas en el SEACE. Jesús María, 25 de abril de 2013 PATRICIA ALARCÓN ALVIZURI Directora de Supervisión ELV/.