PLAN DE GERENCIA DE COSTOS

MGP Alcaldía Mayor de Bogotá
Plan de Gerencia de Costos
ANEXO D
PLAN DE GERENCIA DE COSTOS
CONTENIDO
FUNDAMENTOS ............................................................................................................................... 2
ELEMENTOS DE LA GERENCIA DE COSTOS .............................................................................. 2
ROLES Y RESPONSABILIDADES................................................................................................... 3
SEGUIMIENTO Y CONTROL........................................................................................................... 3
REPORTE DE DESEMPEÑO............................................................................................................. 4
CONTROL DE COSTOS .................................................................................................................... 4
ESTIMACIÓN DE LOS COSTOS ..................................................................................................... 5
TABLA DE GESTIÓN ....................................................................................................................... 6
ACEPTACIÓN DEL DIRECTIVO ENCARGADO .......................................................................... 6
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FUNDAMENTOS
La gerencia de costos se encarga del manejo de los costos del proyecto en toda su extensión. Esta
gerencia incluye los procesos requeridos para asegurar el cumplimiento de los costos del proyecto y
el control de cambios al presupuesto acordado.
Como todos los planes, este también debe hacerse con el equipo del proyecto.
El costo del proyecto debe obtenerse del costo de cada entregable. Esto quiere decir que habrá que
estimar en detalle los costos en que incurrirá cada entregable, sean costos fijos o variables, sean
directos o indirectos. Además, el costo del proyecto incluye los debidos a los imprevistos y a su
gestión administrativa.
Debemos recordar que, entre los costos, habrá que considerar los costos de los elementos de apoyo
como las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) y lo concerniente a seguros y
similares.
ELEMENTOS DE LA GERENCIA DE COSTOS
El manejo de costos debe contemplar lo siguiente:







Los costos de cada entregable
El costo de la calidad
El costo asociado a los riesgos y a los imprevistos
Los costos directos e indirectos
Los costos fijos y variables
Los costos administrativos
Otros
Igualmente, debe determinar las técnicas a usar en la estimación de costos, como las siguientes:




Estimación de tres puntos
Estimación análoga
Estimación paramétrica
Estimación usando la EDT
Además, se deben considerar los aspectos de seguimiento y control, como se hace en todas las
demás áreas del proyecto.
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El insumo para determinar los costos del proyecto es doble:


La EDT
El cronograma del proyecto
Es importante aclarar que se requiere el uso de una herramienta computarizada para administrar el
presupuesto, como es el caso de MS/Project. Asimismo, hay que tener en cuenta que se deben
determinar los centros de costos de los entregables correspondientes.
Recuerde que los recursos, sus costos, sus disponibilidades, el trabajo que deben realizar servirán de
base para determinar el costo de las actividades, de los entregables y del proyecto.
ROLES Y RESPONSABILIDADES
En el desarrollo del proyecto, el líder es el Gerente de Proyecto, a quien el equipo apoyará para
estimar de la manera más precisa el costo de cada entregable y del proyecto.
Hay que tener sumo cuidado en determinar el flujo de fondos esperado y el real para mantener a
raya el desempeño financiero del proyecto y los correspondientes desembolsos y pagos.
El Gerente de Proyecto debe apoyarse en los esquemas de manejo presupuestal de la entidad
correspondiente y es él quien responde por todo el presupuesto. Igualmente, responde por todo el
seguimiento y control de las varianzas del proyecto durante la ejecución.
El equipo de proyecto, por su parte, realizará el trabajo del proyecto de acuerdo con el cronograma
y con los pagos y desembolsos acordados en el presupuesto.
SEGUIMIENTO Y CONTROL
El seguimiento y control de los costos de un proyecto es parte fundamental de la gerencia de los
costos. La misión es doble:


Asegurar el cumplimiento del presupuesto (Línea Base).
Gestionar los cambios a la Línea Base para que sea efectiva y de máximo provecho.
En este proceso se medirá el desempeño del proyecto en términos de costo, como se muestra más
adelante. Este desempeño es apoyado por el equipo del proyecto.
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Finalmente, es importante recordar que este seguimiento y control debe hacerse periódicamente, en
cada hito y en cada entregable como muestra el cronograma.
REPORTE DE DESEMPEÑO
El reporte de desempeño debe determinar cómo va el proyecto en términos de costos, cómo debe ir
de acuerdo con el plan y qué acciones tomar para corregir el rumbo.
En ese sentido la herramienta de gerencia de valor ganado puede ser útil, ya que apoya al Gerente
de Proyecto estableciendo, por ejemplo, indicadores de desempeño en tiempo, costo y por ende
alcance.
Los indicadores que se referencian son:


Cost Performance Index (CPI) o Indicador de Gestión de Costos = EV/AC
Schedule Performance Index (SPI) o Indicador de Gestión de Programación = EV/PV
Indicador
desempeño
CPI
SPI
de A ser usado en los Verde
controles:
Periódico, Hito y entregable Valor igual a 1 o
mayor que 1
Periódico, Hito y entregable Valor igual a 1 o
mayor que 1
Amarillo
Recomendado
0,9 y 1,1.
Recomendado
0,9 y 1,1.
entre
entre
El color verde indica el desempeño ideal a lograr en el proyecto. El color amarillo muestra los
valores que en la práctica se consiguen con una buena gestión.
Estos indicadores, entre otros, se encuentran en las herramientas computarizadas de hoy en día, por
ejemplo en MS/Project.
CONTROL DE COSTOS
El control de los costos de un proyecto puede seguirse de acuerdo con el siguiente informe de
avance:
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Costo total
planeado del
proyecto
(CTPP)
Costo total
planeado y
acumulado a la
fecha de informe
(CTPAP)
Costo total real
y acumulado a
la fecha de
informe
(CTRAP)
Indicador de
Variación
acumulada a la
fecha de informe
CPI=(CTRAPCTPAP)/CTRAP
Valor
Variación
acumulada a
la fecha de
informe (CTPP
* CPI)
Observaciones
El Gerente de Proyecto, con el apoyo de su equipo, analizará los resultados del control de los costos
y procederá a tomar las acciones correctivas y preventivas particulares.
ESTIMACIÓN DE LOS COSTOS
Es importante recordar que los costos son estimados y, como tal, no son precisos.
Las técnicas que señalamos a continuación tienen incorporadas sus propias incertidumbres. Si
hacemos uso de varias de ellas, el nivel de precisión será significativamente mayor.
Las técnicas más comunes mencionadas y explicadas a continuación son:




Estimación de tres puntos
Estimación análoga
Estimación paramétrica
Estimación usando la EDT
La estimación de tres puntos usa costos en términos optimistas, pesimistas y más probables para
calcular el valor promedio a usar.
La estimación análoga hace uso de experiencias documentadas y confiables de proyectos
anteriores.
La estimación paramétrica hace uso de fórmulas y/o buenas prácticas que sirven de guía para
estimar costos.
La estimación usando la EDT es la que se debe usar de manera obligatoria, pues se apoya en la
EDT y en sus entregables. Aquí se encuentra la fuente de los costos del proyecto.
A continuación se presenta la técnica de estimación usando la EDT.
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TABLA DE GESTIÓN
La siguiente tabla debe ser de utilidad para la sana gestión del proyecto usando la EDT.
En el formato siguiente podrá ver los elementos a tener en cuenta. La siguiente es una guía, de
manera que usted podrá ajustarla de acuerdo con sus necesidades.
Título del Proyecto:
Fecha:
Número de
la EDT
(entregable)
Actividades
por
entregable
Horas de
trabajo por
actividad
Recursos
por
actividad
Costos
indirectos por
entregable
Costo total
ACEPTACIÓN DEL DIRECTIVO ENCARGADO
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Fecha:__________________
Cargo del Directivo Encargado
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