ANEXO Q GLOSARIO DE LA MGP Acta de Constitución del Proyecto: Documento de Iniciación del Proyecto. Formaliza el arranque del proyecto. Actividad: Mínima unidad de trabajo de la que está compuesto un entregable. El conjunto de actividades conforma un resultado. Activos de la organización: Con lo que se cuenta en la organización antes de comenzar el proyecto para usarlo en su beneficio. Alcance: El trabajo del que consta un proyecto, sus objetivos y entregables. Área de Aplicación: El tipo de proyecto a desarrollar y la disciplina donde se encuentra. Por ejemplo, proyectos viales, de salud, de educación y otros. Aseguramiento de la calidad: Se encarga de hacer cumplir los procesos del proyecto. Cambio: Modificación a los acuerdos pactados entre las partes (entidad y contratista). Ciclo de vida de un producto: Inicio y fin de un producto. Es común que vaya mucho más allá del ciclo de vida de un proyecto. Ciclo de vida de un proyecto: Inicio y fin de un proyecto. En este ciclo es donde se involucra el Gerente de Proyecto. 1 Cierre: Es el proceso que permite finalizar el proyecto. Comité de Control de Cambios: El grupo que representa a las partes de un proyecto para atender las solicitudes de cambio y tomar las decisiones respectivas. Este grupo tiene dos personas: una de cada parte involucrada. Control de la calidad: Se encarga de vigilar el cumplimiento del producto del proyecto. Criterios de entrega y aceptación: Las especificaciones detalladas de cada entregable. Cronograma: Las actividades y el orden en que se desarrollan dentro del proyecto. Diagrama de Gantt: Representación gráfica de las actividades y la duración de cada una expresada en barras horizontales sobre un eje de tiempo. Permite determinar el grado de avance durante la ejecución del proyecto. Diccionario de la EDT: Es un archivo que describe en detalle cada entregable que aparece en la EDT. Contiene el nombre, el trabajo a realizar, la duración y el costo. Documentos del proyecto: Son entregables que contienen toda la historia del proyecto. Documento de Requerimientos del Proyecto (DRP): Contiene las necesidades y expectativas (requisitos) de la entidad. EDT: La Estructura de Desglose del Trabajo, orientada a entregables. La EDT o WBS en inglés (Work Breakdown Structure) establece lo que una de las partes va a recibir de la otra. Es una representación jerárquica, gráfica de los entregables de un proyecto. 2 Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Ejecución: El conjunto de procesos que permite llevar a cabo el Plan de Gerencia del Proyecto. Enunciado del Trabajo (SOW – Statement of Work) El trabajo que se requiere hacer; comúnmente establece los requerimientos de un proyecto. Entregable o resultado: El resultado parcial o final de un proyecto. Debe ser específico, medible y comprobable. Evaluación Ex–Post: Es la evaluación que se realiza después de haber terminado el proyecto; sirve para determinar qué tan estable está el producto del proyecto durante su fase de operación. Factores del entorno: Los aspectos a tener en cuenta que pueden afectar el proyecto dentro de su entorno. Formulación: Una vez el proyecto ha finalizado, debe ser evaluado con base en los resultados y objetivos alcanzados en ese momento. Esta evaluación es la consolidación de los informes que se realizan durante el seguimiento del proyecto y que debe contener el avance físico y financiero de las actividades. Gerencia de la Integración: Es el conjunto de procesos que coordina el desarrollo del proyecto. Gerencia de Proyectos: El conocimiento, las habilidades, herramientas y técnicas aplicadas al trabajo de un proyecto para cumplir con los objetivos y entregables respectivos. 3 Gerente de Proyecto: Es la persona responsable del proyecto. Grupos de Interés o Interesados (stakeholders): Los afectados por el desarrollo de un proyecto, sea positiva o negativamente. Holgura: El margen en tiempo que tiene una actividad más allá de su duración. Si esta holgura se excede, puede afectar a la siguiente actividad o al proyecto. Iniciación: El proceso que arranca oficialmente un proyecto. Indicador: Unidad de medida que relaciona dos variables. La Metodología de Gerencia de Proyectos los usa para medir el grado de avance de un proyecto. Lecciones aprendidas: Es el conjunto de buenas y deficientes prácticas obtenidas durante el desarrollo de un proyecto. Se deben documentar con cada entregable. Limitaciones: Son las restricciones que tendrá el proyecto; son de particular importancia y deben tenerse en cuenta durante el desarrollo del proyecto. MGP (Metodología de Gerencia de Proyectos): Es una guía que contiene procesos, procedimientos, formatos y plantillas. Con la MGP se puede asegurar, con mayor probabilidad, el éxito del proyecto. Objetivo: Lo que se espera lograr en el proyecto. Existen tres tipos de objetivos: el estratégico, el general y los específicos del proyecto. Paquete de Trabajo o WP (Work Package): La mínima unidad de gestión de parte del Gerente de Proyecto; normalmente se encuentra en el nivel más bajo de la EDT. A cada Paquete de Trabajo se le asigna un responsable. 4 Patrocinador o Directivo Encargado: El responsable final de un proyecto a nivel directivo. Es el responsable de que el proyecto apoye el cumplimiento de un objetivo estratégico. Plan: Es una guía que brinda un marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto, es el instrumento que hace posible la materialización de diferentes programas y proyectos para un período específico. Plan de Gerencia del Proyecto: El Plan Rector para la ejecución del proyecto. Plan de Gerencia del Alcance: El plan que determina los requerimientos, la solución y su manejo. Plan de Gerencia del Tiempo: El plan que determina la duración de cada actividad y entregable, la duración del proyecto y su manejo. Plan de Gerencia del Costo: El plan que determina el costo de cada actividad y entregable, el costo total del proyecto y su manejo. Plan de Gerencia de la Calidad: El plan que determina los estándares, normas y regulaciones, así como el cumplimiento de los procesos y del producto del proyecto y su manejo. Plan de Gerencia de las Adquisiciones: El plan que determina el manejo de la contratación de bienes y servicios de terceros. Plan de Gerencia de Recursos Humanos: El plan que determina el organigrama del proyecto, los perfiles, los roles y las responsabilidades y su manejo. Plan de Gerencia de Comunicaciones: El plan que determina el manejo integral de la información del proyecto. 5 Plan de Gerencia de Riesgos: El plan que determina la identificación, el análisis, el plan de respuesta y el control de los riesgos del proyecto. Portafolio: El conjunto de programas o iniciativas estratégicas que permiten lograr el cumplimiento del Plan Estratégico. Programa: El conjunto de proyectos coordinados para lograr el cumplimiento parcial del portafolio. Proyecto: Es un trabajo especial, temporal, único, con un inicio y un fin, que persigue objetivos, desarrolla actividades, congrega recursos y obtiene resultados o entregables. Existen distintos tipos de proyectos; por ejemplo: productivo, público o social. Es único porque debe generar un resultado o entregable final; normalmente está representado en un bien o un servicio y estos deben cumplir con los requerimientos del cliente. Un proyecto representa una unidad de la planeación del desarrollo que vincula recursos para apoyar en la resolución de problemas o necesidades sentidas de la comunidad, así como un conjunto de acciones interrelacionadas y dirigidas a apoyar en el logro de unos resultados para transformar o mejorar una situación, en un plazo limitado y con recursos presupuestados. En otras palabras, un proyecto es un conjunto de actividades, realizadas en cierta secuencia o concurrentemente, que tienen un resultado con ciertas especificaciones (alcance), incluyen fechas de inicio y de fin (tiempo) y consumen tiempo, recursos, capital y/o equipo (costo). Recurso: Lo que se necesita para realizar una actividad; puede ser un recurso humano o físico. Requisitos: Los requerimientos que establece el cliente. 6 Restricciones: Las limitaciones de un proyecto. Seguimiento y Control: El grupo de procesos que vigila el cumplimiento de la ejecución acorde con el Plan de Gerencia del Proyecto. Supuestos o Suposiciones: Las premisas o hipótesis de las que se parte para desarrollar el proyecto. 7