Elementos a considerar para medir y valorar la eficiencia y eficacia

Universidad Nacional Abierta
Dirección de Investigaciones y Postgrado
Maestría en Educación Abierta y a Distancia
Área de Incumbencia: Administración y Gerencia
Unidad Curricular: Evaluación de Instituciones de
Educación a Distancia
Lectura 3:
Elementos a considerar
para medir y valorar la
eficiencia y eficacia de
la institución educativa
Ana Hernández de Dolara, Msc
Julio, 2003
Evaluar la eficiencia y eficacia de una institución educativa es valorar los procesos
y las actividades que se realizan y el producto que se está elaborando, para tal fin
es conveniente considerar, en primer lugar los diversos ambientes que conforman
la organización a saber, ambiente lógico, ambiente material y ambiente social, en
segundo lugar los procesos internos que se desarrollan dentro de la institución y
en tercer lugar las actividades que se realizan. Cada uno de ellos ha sido definido
en las unidades curriculares precedentes, pero es conveniente recordar lo que
abarcan y lo que los define.
Los ambientes: toda institución está conformada por tres ambientes que se
retroalimentan y al mismo tiempo se complementan. Estos tres ambientes no
pueden existir el uno sin el otro y se relacionan en los procesos, actividades y
tareas que se ejecutan en su interior.
Lógico
: Esta agrupación contiene los elementos que
conceptúan, definen, guían, y orientan la intención, los procesos, la
imagen, expresión, los productos y servicios pues consta de la Misión,
los procedimientos, el conocimiento implícito en el manejo de las
maquinarias, equipos, fórmulas químicas, decisiones, etc. Conforman
un grupo de elementos de carácter intangible que son fundamentales
para el desempeño de la organización. Pueden estar escritos, pero en
la mayoría de los casos se encuentran implícitos en el quehacer
cotidiano. Su importancia radica en su capacidad rectora de la acción
institucional, por lo tanto, mientras mayor nivel de conciencia se
disponga de ella, así también la actividad gerencial tendrá éxito en el
logro de su objetivos.
Material
: Está constituido por los elementos tecnológicos,
inventario, espacio físico y de todo aquello que tenga una expresión
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material y concreta, sobre el cual se desenvuelve la cotidianidad
institucional . Es el escenario donde se ejecuta la Misión del sistema,
además las maquinarias, equipos, presupuesto, ingresos y egresos con
que se generan los productos y se presta el servicio. Las nuevas
tecnologías han hecho posible que el espacio más que físico pueda ser
también virtual.
Social
: Está conformado por todas las personas que participan
en el sistema social, desde la más alta posición jerárquica hasta el más
modesto cargo. El Ambiente Social es quien genera la empresa, la
dirige, la organiza y la gobierna. Quien formula los planes, pero
también quien genera el valor, con la producción y servicios que presta.
Los procesos: Son las actividades que se manifiestan en la estructura funcional y
organizativa de la organización, los procesos pueden ser de dos tipos:
Procesos Administrativos planifican,
priorizan,
dirigen
y
controlan
las
actividades internas de la organización así como las relaciones de intercambio con
su entorno, para lograr máxima eficiencia.
Proceso Académicos – Productivos generan los bienes y servicios con los
cuales el Sistema Social, satisface las necesidades y expectativas de su
entorno. En él se “fabrica” se elaboran los productos, en el caso de instituciones
educativas estos son “productos académicos”.
Actividades en cada uno de los procesos
Procesos Administrativos
Procesos Académicos
Planificación
Organización
Dirección
Control
Docencia
Investigación
Acción
Producción
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Las actividades que conforman cada uno de estos procesos pueden dividirse en
actividades primarias y actividades de apoyo
Actividade s Primarias del Proceso Administrativo:
1. Gerencia Institucional: Es la actividad del Proceso Administrativo líder
de toda el desempeño institucional. Estructuralmente está representado y
ejercida por la posición ejecutiva más alta del Sistema Educativo,
equivaliendo en una institución universitaria al Rectorado. Por lo general
las decisiones académicas y administrativas son tomadas por un cuerpo
colegiado. Si bien en las instituciones de educación superior existen
estructuras que hacen las veces de Poder Legislativo, forma bajo la figura
de Consejo Superior y/o Consejo Universitario, además de un Consejo
Directivo integrado por gerentes de primer nivel jerárquico en lo
académico, administrativo y en la tramitación burocrática de la institución,
es el jefe del poder ejecutivo, el Rector quien imprime la dinámica
ejecutiva y los parámetros que guiar án la expresión política de su gestión
de gobierno.
2. Gestión
Presupuestaria:
Esta
actividad
primaria
del
Proceso
Administrativo, está directamente relacionada con el manejo de los
recursos presupuestarios internos, y con las relaciones financieras con
entes externos, del sector oficial y privado. Su objetivo es el mantener la
disponibilidad de recursos financieros suficientes para el pleno ejercicio de
las actividades internas, pero en especial las académicas. La misma está
representada orgánicamente por el Vicerrectorado Administrativo, quien
forma parte del Consejo Directivo de la institución. Es tarea propia de esta
Actividad la elaboración, ejecución y control del presupuesto de ingresos y
egresos.
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Actividades de Apoyo del Proceso Administrativo
1. Evaluación Institucional: El objetivo de esta actividad propia del
Ambiente Lógico es mejorar continua y permanentemente las cuatros
actividades de generación de “Productos Académicos” pretendiendo
alcanzar su mayor nivel de pertinencia en cuanto a los parámetros que
caracterizan las necesidades detectadas en su entorno. La calidad de sus
egresados se evidencia en el logro del Perfil Institucional y de Carrera. La
calidad de los aporte al conocimiento se evidencia en la capacidad
explicativa de la realidad problema que origina la investigación. El impacto
social igualmente debe reflejar la pertinencia de sus aportes a la
problemática social . Los bienes y servicios son evaluados por los usuarios
en cuanto a las necesidades que originaron la contratación. La evaluación
curricular interna analiza la forma como los principios y valores
institucionales se reflejan en la conducta y desempeño de sus egresados y
productos académicos. La evaluación externa evidencia los resultados de
la gestión académica e impacto social de sus productos en la sociedad, los
individuos, empresas y el Estado. Esta actividad es ejecutada por el
Vicerrectorado Académico, como control de la gestión académica del
sistema educativo.
2. Planificación
Institucional:
Es
una
actividad
común
a
ambos
Procesos. Anteceder a cualquier otra actividad, sea administrativa o
productiva, pues su objetivo es el de orientar la utilización de los recursos
humanos, materiales, presupuestarios y cognoscitivos con el fin de obtener
productos académicos de manera efectiva y eficiente. La planificación crea
un marco ideal para orientar y encausar la acción de los diferentes
recursos evitando el gasto supérfluo de esfuerzo y de materiales. Esta
actividad evidencia su actuación con la elaboración de un plan el cual
consta de dos niveles de competencia: el Macro o Estratégico donde se
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establecen los parámetros, acciones y recursos con los que la institución
cuenta para impactar favorablemente su entorno. El siguiente nivel es el
Operativo que utiliza fundamentalmente la información de la Evaluación
Institucional para corregir o potenciar el rendimiento de los recursos
utilizados y lograr el perfil deseado de los productos.
3. Actividad de Recursos Humanos: Es común para los procesos de
Administración y de Producción, está relacionada con el efectivo
desempeño de las labores que realizan todos los que trabajan en la
institución, con miras a potenciar la productividad del recurso. Forma,
capacita e induce la cultura del sistema educativo ofreciendo la
oportunidad de hacer carrera profesional y la posibilidad de satisfacer sus
expectativas
de
crecimiento
personal. Preferiblemente
depende
jerárquicamente del Vicerrectorado Administrativo ejerciendo tareas de
manejo de personal, controla y evalúa su rendimiento, propone incentivos
y la política remunerativa para ser elevado a instancias superiores. Su
función es organizativa además de potenciar el rendimiento del recurso
humano, tanto académico como administrativo propiamente.
Actividades de Primarias del Proceso Académico
Las Actividades Primarias son aquellas que tienen que ver directamente con la
generación de los productos y servicios. Estas son realizadas con la participación
del recurso humano, quien, mientras mayor nivel de conciencia tenga de las
necesidades y expectativas de sus “clientes”, su participación y compromiso con la
creación del valor utilitarios.
El valor está asociado con la capacidad intrínseca del bien o servici o para dar
satisfacción a las necesidades socialmente sentidas, lo cual se traduce en el
aprecio que por ellos tengan el mercado y el interés de procurarse unos de sus
productos.
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El Ambiente Social es el que genera el valor utilitario de los bienes y servicios. Las
personas que lo conforman tienen la responsabilidad de definir y aplicar las
estrategias con las cuales se conducirá la institución en el logro de sus objetivos,
con la mayor eficiencia posible, alcanzar la calidad, innovar y ofrecer al “cliente” la
plena satisfacción de sus necesidades y expectativas.
Las actividades de este Proceso pueden abordarse de acuerdo con la relación que
desarrolle la institución con su mercado, con la cantidad de”clientes” que este
tenga, y con la forma cultural que aborde para enfrentar las necesidades del
cliente. Puede asumir las actividades en forma aislada, independientes una de
otras, siendo entonces la Docencia, la Investigación, la Extensión y la Producción
actividades inconexas.
Por el contrario, pueden considerarse tareas o funciones inherentes a la
“producción académica” en la cual participan los miembros del Ambiente Social del
Sistema educativo, siendo así, la Actividad se conceptúa como “Formación”, donde
la Docencia, la Investigación, la Extensión y la Producción están integradas en un
todo armónico y coherente. También, la docencia, la investigación, la extensión y
la producción se definen de manera particular, dependiendo de los valores y
principios que tengan su alta gerencia o sean producto de el diagnóstico de
requerimientos que formule el entorno. Es conveniente recordar un precepto de
mercadeo moderno que establece que “uno no vende lo que quiere sino lo que el
mercado desee”.
La educación como institución del Estado, tiene un carácter socializante, pero en la
actualidad, debe responder también a las necesidades de las personas,
organizaciones y la sociedad en su conjunto, requiriendo para ello, armonía entre
las necesidades y expectativas de sus “clientes” y los requerimientos mismos del
Estado.
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Actividades de Apoyo del Proceso Académico
Las Actividades de Apoyo son esenciales para la generación del valor utilitario. Si
bien las actividades primarias son fundamentales para la producción académica,
las de Apoyo coadyuvan a alcanzar la satisfacción de las necesidades y
expectativas de su entorno, al más bajo costo posible de producción.
1. Control de Recursos materiales: garantiza y controla el suministro y
transferencia de la materia prima, insumos, hasta concretar la generación
de los “productos académicos”. Está relacionada con la adquisición,
transporte, almacenamiento, distribución y presentación de los recursos
materiales. Mientras menor sea el tiempo en la que los recursos e
insumos, se concreten en “productos” el costo financiero será menor y la
pertinencia de los mismos, será mayor.
2. Actividad de Control y Desarrollo Académico se encarga de controlar,
investigar el desarrollo de los “Productos Académicos” del Sistema
Educativo, manteniendo control y supervisión sobre la calidad y
parámetros de la producción y productos ofrecidos por la institución así
como, de la evolución de las necesidades y expectativas de los “clientes”.
Controla el rendimiento y la calidad del proceso académico, lleva el control
personalizado de los estudiantes, vela por la pertinencia del impacto social
y de los bienes y servicios producidos. Hace seguimiento a los egresados
y la utilización de los productos. Realiza seguimiento de las necesidades
presentes de los “clientes” así como también, anticipa sus posibles
necesidades y problemas.
Así se tiene que los diferentes elementos que confluyen y conforman la
organización educativa quedan constituidos de la siguiente manera:
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Una vez definidos y conformada, por los diferentes elementos, la estructura interna
de la organización educativa se plantea la necesidad de buscar la forma de abordar
el proceso de investigación evaluativa, recordemos que esta es una actividad que
corresponde al ambiente lógico y se ubica dentro del proceso administrativo y que
su finalidad es mejorar continua y permanentemente las cuatros actividades de
generación de “Productos Académicos”.
Así se tiene que el norte de toda investigación evaluativa es mejorar el producto
académico, pero, ¿cuáles son estos productos académicos? En Docencia se
representa por los egresados, en Investigación por los estudios realizados y en
Extensión por la formación de los egresados de los cursos ofertados y las
actividades en pro de la comunidad realizadas. Para iniciar una investigación
evaluativa lo primero son los aspectos a definir por ambientes, esto permitirá
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una visión amplia e interconectada de las condiciones en las cuales se está
desarrollando el proceso de enseñanza aprendizaje y su adecuación tanto interna
como externa:
Ambiente Lógico :
Consistencia y coherencia entre:
La misión de la institución y el producto generado
La visión institucional y las condiciones del entorno
La misión, visión y los planes institucionales
El producto generado y las necesidades del entorno
La misión, visión y políticas institucionales
Ambiente Material
Condiciones Infraestructurales
Disponibilidad adecuada y suficiente de elementos tecnológicos
Presupuesto ajustado a los gastos
Fuente de ingresos que garanticen su funcionamiento
Inventario acorde con las necesidades institucionales
Ambiente Sociall
Personal
Titulación y dedicación acorde con las actividades laborales que deben
desempeñarse.
Calificación profesional del personal docente en el área de conocimiento
en el que se desempeña
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Relación entre Nº de asignaturas administradas por profesor y Nº de
alumnos dentro de limites que garanticen el buen cumplimiento de las
asignaciones
Capacitación o perfeccionamiento del personal permanente y continua.
Dominio del personal académico de la forma y métodos de la modalidad
educativa
Estabilidad laboral y garantía de ascensos en función del desempeño y la
capacidad
Usuarios
Definición de las características del usuario potencial
Prerrequisitos cognitivos y actitudinales de ingreso claramente definidos
Programas de ayuda, orientación, nivelación e información dirigidos al
estudiante
Planes y programas de integración a la institución y a la modalidad
Programas de seguimiento del rendimiento estudiantil
Una vez obtenida la información sobre los puntos anteriores se tendrá como
resultado por un lado la adecuación y coherencia tanto interna como externa de la
institución, los recursos materiales con que cuenta y las características y
condiciones generales de su personal.
Ahora, como segundo paso se procede a evaluar los procesos, es importante
resaltar que dentro de los dos procesos básicos que se realizan en las instituciones
educativas existen dos niveles, el Macro o Estratégico, que corresponde a las altas
esferas de poder y decisión, donde se establecen los parámetros, acciones y
recursos con los que la institución cuenta para impactar favorablemente su
entorno. Y el nivel Operativo que es el ejecutor, el que hace posible que se
produzca el producto.
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Proceso Administrativo:
Actividades Primarias a Nivel Macro
Gerencia Institucional
Canales de comunicación fluidos entre el centro de decisiones y la
periferia
Centralización o descentralización de los procesos tanto académicos
como administrativos
Funciones de desempeño claramente definidas
Proceso de toma de decisiones
Gestión Presupuestaria
Programas de planificación, ejecución y control presupuestaria
Programas de adquisición de recurso propios
Actividades de Apoyo del Proceso Administrativo
Evaluación Institucional:
Supervisión y evaluación del desempeño laboral
Supervisión y evaluación de los productos académicos
Reajuste oportunos al diseño curricular dependiendo de las necesidades
del entorno
Planificación Institucional:
Elaboración de planes institucionales que guíen la acción institucional
Metas y objetivos clar os de fácil seguimiento y medición
Actividad de Recursos Humanos:
Políticas y programas de capacitación y formación continua
Políticas y programas de incentivos y remuneración
Políticas y programas de evaluación del desempeño y rendimiento del
recurso humano
Programas y políticas de ascensos
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Proceso Académico
Actividades de Primarias a Nivel Macro
Definición clara y precisa de las funciones de docencia, de investigación
y de extensión a ser desarrolladas por la institución.
Planificación y diseño curricular de las diferentes carreras y asignaturas
que lo conforman, dependiendo de las necesidades del entorno.
Controles o incentivos que garanticen la producción académica
Actividades de Apoyo
Control de Recursos materiales
Programas que garanticen y controlen el suministro y transferencia de la
materia prima, insumos, para concretar la generación de los “productos
académicos”.
Actividad de Control y Desarrollo Académico
Programas de control de rendimiento y calidad del proceso académico
Programas de retroalimentación con el entorno que midan el impacto y
la pertinencia del producto académico en el entorno.
Programas de seguimiento al egresado y a la utilización de los
productos generados
Concluidos los aspectos a considerar tanto dentro de los diferen tes ambientes
como dentro del los procesos se puede emplear una Matriz DOFA, o FODA, para
evaluar la institución, recordando que la misma consiste en la identificación de las
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de una institución a fin guiar el
proceso de toma de decisiones y medir el logro de los objetivos, siempre tomando
en cuenta como punto de partida y acompañamiento a lo largo de la investigación,
la misión y el producto institucional, o elaborar indicadores y criterios de calidad,
que nos permitan construir un instrumento para medir la eficiencia y eficacia
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institucional, si se opta por esta opción es importante desglosar cada aspecto en
indicadores observables, de fácil medición. Si, se opta por la Matriz DOFA o FADO
es conveniente definir que se entenderá por debilidades, oportunidades, fortalezas
y amenazas:
Fortalezas: Conjunto de actividades internas de una organización que se
lleva a cabo de manera adecuada y que no requieren de ser
transformadas
Debilidades: Actividades de gerencia, mercadeo, finanzas y producción,
investigación y desarrollo que limita o inhiben el éxito gerencial
de una organización.
Oportunidades: Tendencias económicas, sociales, políticas, tecnológicas y
competitivas; así como los hechos que podrían de forma
significativa beneficiar a una organización en el futuro.
Amenazas: Tendencias económicas, sociales, políticas, tecnológicas y
competitivas y los hechos que son potencialmente dañinos para
la competitividad presente o futura de una organización.
Las primeras como puede observarse corresponde al funcionamiento interno de la
institución y la dos últimas corresponden a la observación de la competitividad de
la organización dentro de un entorno o contexto particular.
Extenderse en el modo de cómo elaborar una Matriz DOFA o FADO, carece de
sentido, pues existe una vasta literatura sobre el tema, y ya ha sido empleada en
otras unidades curriculares, por lo tanto, el siguiente punto se centrará en como ir
desglosando cada uno de los diferentes aspectos a fin de conseguir los indicadores
y en como fijar los criterios de calidad.
Los criterios de calidad responden al deber ser, por lo tanto estos se determinaran
a partir de cada institución, no pueden crearse criterios de calidad estándar,
aplicables a todas por igual, cada institución poseerá los suyos propios y
dependerán de sus planes, objetivos, metas, visión, entre otros. Solo debe quedar
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claro que estos criterios representan la situación ideal, y el contraste entre esta
realidad ideal y la realidad concreta es lo que permitirá determinar cuán cerca o
distante se encuentra la institución de sus deseos.
Los indicadores por su lado, también pueden presentar diversidad, pero un
instrumento que refleje buenos indicadores, garantiza la confiabilidad de la
información recogida y su aplicación puede hacerse extensible a otras
instituciones.
Un ejemplo de cómo seleccionar indicadores apropiados ayudará en la
construcción del instrumento.
Tomemos el caso de: Recursos Humanos
Los aspectos a considerar en este proceso son:
? Políticas y programas de capacitación y formación continua
Los indicadores serían:
Existencia de políticas o programas de capacitación (Documentos)
Cursos ofertados
Cursos realizados
Cantidad de personas capacitadas o formadas, entre otros.
? Políticas y programas de incentivos y remuneración
Los indicadores serían:
Existencia de políticas o programas de incentivos y remuneración
(Documentos)
Bonos especiales (desempeño, capacitación entre otros)
Incremento salarial anual, entre otros.
? Políticas y programas de evaluación del desempeño y rendimiento del
recurso humano
Los indicadores serían:
Existencia de Políticas y programas de evaluación del desempeño y
rendimiento del recurso humano.(Documentos)
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Instrumentos de Evaluación (personal Académico, Administrativo y
obrero)
Nº de veces aplicado, entre otros
? Programas y políticas de ascensos
Los indicadores serían:
Existencia de Programas y políticas de ascensos (Documentos)
Escalafón claramente regulado
Movilidad en los puestos de trabajo
Cantidad de personas ascendidas, entre otros
Este ejemplo muestra como el desglosar cada uno de los aspectos en indicadores
permite obtener de la realidad la información que se requiere, el ejemplo anterior
no es exhaustivo y dentro de cada aspecto podrá colocarse otra gran cantidad de
indicadores.
Para
concluir
esta
lectura
se
considera
pertinente
realizar
algunas
recomendaciones:
a. Toda evaluación debe ser guiada por el producto y la Misión de la
institución, se puede funcionar internamente de formar perfecta y sin
embargo no ser una institución eficiente, eficaz y pertinente.
b. Todo instrumento recoge solo parte de la información, la realidad es
inconmensurable, al menos en su totalidad, por lo tanto se debe estar
conciente de esta limitación
c. Los resultados son solo validos si llevan a la modificación o a la
transformación del desempeño institucional, si se esta claro de los
problemas pero no se toman decisiones será un ejercicio intelectual, mas
no un instrumento útil para la toma de decisiones.
d. Previendo la evaluación de todo plan o proyecto institucional, siempre se
deben fijar metas y criterios de éxito solo así se garantiza un control y
seguimiento oportuno y eficaz.
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BIBLIOGRAFÍA
Diversos materiales Preparados para las distintas Unidades Curriculares que
conforman el Área de Incumbencia Administración y Gerencia
Fermín, C . (1999) Evaluación Institucional. Caracas. UNA
Pernía M. (2000). “Programa de estrategias gerenciales dirigidas a mejorar la
eficiencia del personal administrativo de la Autoridad Única de Educación del
Estado Barinas”. Universidad Bicentenario de Aragua. Tesis de grado para
optar al título de Magíster, mención Gerencia Educativa. Maracay
Stufflebeam, D y Shinkfield, A (1989) Evaluación Sistémica Guía Teórica y
Practica. Barcelona. Piados
Weiss, C. (1999) Investigación Evaluativa. México. Trillas
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