PROCEDIMIENTO GENERAL Título: Fecha de emisión: 1.0 CONTROL DE REGISTROS No. de 01/03/ 2010 Revisión: Código: 00 Pág.: PG-CAP-GC-02 1 de: 3 OBJETIVO Establecer los lineamientos para controlar, identificar, almacenar, proteger, recuperar, tiempo de retención y disposición de los registros, con la finalidad de proporcionar evidencia objetiva de la conformidad con los requisitos y de la operación eficaz del Sistema de Gestión de Calidad de UNACAR. 2.0 ALCANCE Aplica a las áreas involucradas en el Sistema de Gestión de la Calidad de la UNACAR y que generen cualquier tipo de registro. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 · · RESPONSABLE DE DE GESTION DE LA CALIDAD Elaborar , difundir y actualizar el presente documento Verificar la correcta aplicación de este procedimiento. 3.2 · · COORDINADOR ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN Revisar y autorizar el presente documento. Asegurar el control de registros generados en las áreas. 3.3 · RESPONSABLE DE PROCESO Identificar y controlar los registros de calidad que se generen en su área, así como el tiempo que considere necesario se mantengan dichos registros antes de ser destruidos. 4.0 4.1 No. 1 IDENTIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO Responsable Actividad Responsable de Define que cada responsable de área deberá identificar de manera única los formatos gestión de la que utilizan para elaborar los registros de cada operación, esto es asignando un calidad nombre y código para cada uno de sus formatos, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento “Diseño y elaboración de documentos del SGC” código PE-CAPGC-01; así como el almacenamiento. Elaboró: Autorizó Lic. Cecilia del C. Oros Gutiérrez Mtro. Juan Pablo Cetina Monterrey Responsable de Gestión| de la Calidad Coordinador Administrativo de Planeación Firma: Firma: F-CAP-GC-01 Rev.00 PROCEDIMIENTO GENERAL CONTROL DE REGISTROS No. de 01/03/2010 Revisión: Título: Fecha de emisión: 2 2 de: 3 Responsable Actividad Responsable de Define que los registros que se generen de sus actividades en copia deberán ser gestión de la protegidos en carpetas o de cualquier otra forma que se considere apropiada, así calidad mismo deberán mantenerse en lugares destinados únicamente para guardar ya sea las carpetas, hojas, reportes, etc. Define que los registros generados en forma electrónica deberán ser respaldados y protegidos con la Tecnología que indique la Coordinación Administrativa de Informática de la UNACAR, debidamente identificados y mantenerse en lugares apropiados con el fin de evitar su daño o deterioro. RECUPERACIÓN Responsable Responsable de gestión de la calidad 4.4 No. 1 Pág.: 2 PROTECCIÓN 4.3 No. 1 00 PG-CAP-GE-GC-02 Declara como se deben Identificar, Almacenar, manejar y consultar los registros de calidad de cada uno de los departamentos, es decir, para los registros físicos, se establece que el almacenamiento deberá ser en carpetas claramente identificadas, y para los registros que se conservan de forma electrónica se debe asegurar que la dirección donde se encuentran los archivos de cada trabajo la conocen todos los posibles interesados. 4.2 No. 1 Código: Actividad Define que cuando un registro utilizado en un área específica sea perdido o dañado, el responsable de área deberá proporcionar las facilidades necesarias para que el personal de su propia área realice la reconstrucción histórica del mismo mediante el apoyo de toda información que se utiliza originalmente para su elaboración. TIEMPO DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL Responsable Responsable de gestión de la calidad Actividad Define con cada uno de los responsables de área que deberán elaborar una lista, donde se defina: 1. 2. 3. 4. 5. Nombre del registro Código del SGC (si Aplica) Tiempo de retención en archivo activo. Tiempo de retención en archivo muerto. Disposición final Nota: Todo esto para cada uno de sus registros según lo considere apropiado. 2 Responsable de área En el procedimiento específico elabora la lista como se indico en el punto anterior. F-CAP-GC-01 Rev. 00 PROCEDIMIENTO GENERAL Título: Fecha de emisión: 5.0 FORMATOS N/A 6.0 REFERENCIAS CONTROL DE REGISTROS No. de 01/03/2010 Revisión: Código: 00 PG-CAP-GE-GC-02 Pág.: 3 de: 3 PE-CGE-SGC-01 “Diseño y elaboración de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad” 7.0 8.0 9.0 GLOSARIO N/A MODIFICACIONES N/A ANEXOS N/A. F-CAP-GC-01 Rev. 00