Procedimiento Inicia..

Manual del módulo TRAZABILIDAD
Eurowin 8.0 SQL
Procedimiento inicial
1
Documento:
Edición:
Nombre:
Fecha:
Ewprocini
02
Procedimiento inicial
07-05-2009
Procedimiento inicial
Tabla de contenidos
1. Procedimiento inicial a seguir en una instalación de Eurowin ................................... 2
1.1. Creación de las empresas ................................................................................................................ 2
1.2. Codificación de los mantenimientos / anchura de los campos ......................................................... 3
1.3. Establecer períodos de IVA .............................................................................................................. 4
1.4. Revisar algunas cuentas contables .................................................................................................. 4
1.5. Campos adicionales ......................................................................................................................... 4
1.6. Inventario inicial................................................................................................................................ 5
1.7. Encuadrar documentos .................................................................................................................... 5
1.8. Definir tarifas de venta ..................................................................................................................... 5
1
Procedimiento inicial
1. Procedimiento inicial a seguir en una
instalación de Eurowin
Una vez realizada una instalación de Eurowin es recomendable seguir las pautas siguientes antes de
empezar a trabajar y poder parametrizar bien todas las opciones necesarias para el buen funcionamiento
del programa.
1.1. Creación de las empresas
Dar de alta las diferentes empresas fiscales o líneas de negocio diferentes que se pretenda trabajar. En
cada una de ellas deberemos tener en cuenta distintos parámetros:
Si se trata de una empresa normal o una empresa consolidada. En el caso de una empresa
consolidada indicar las empresas que se consolidan.
Datos de la empresa: indicar los datos de la empresa que queremos que aparezcan en los
documentos de la empresa.
Contadores: revisar los contadores de los documentos. Por ejemplo, si alguna empresa desea
empezar la facturación con los primeros dígitos con el año, se deberá cambiar el contador inicial.
Todos los contadores inicialmente están a cero, excepto el de cuotas de clientes que está a
300.000. Es muy recomendable que el contador de facturación de venta y el contador de cuotas
NO lleguen a coincidir.
Parametrización: revisar todas las opciones del fichero de empresa y marcar aquellas que se
adaptarán mejor a la manera de trabajar de nuestro cliente. Aconsejamos tener bien claras
algunas de las opciones del fichero de empresa antes de empezar a trabajar:
o Empresa stock: Empresa en la que se efectuarán los movimientos de stock de la
empresa actual. En el caso de redirigir el stock de la empresa 2 hacia la empresa 1 se
debe tener en cuenta que el fichero de stocks de ambas empresas es común, pero si
miramos la cuenta corriente de cada empresa, sólo observaremos las entradas y salidas
de la empresa en cuestión. Por tanto, en estos casos, la comparación entre las cuentas
corrientes de la empresa 1 más la 2 nos cuadrará con el fichero de stocks.
o Máscaras de unidades y grandes unidades y de porcentajes, según el volumen que vaya
a utilizar la empresa. Las unidades se definen para los documentos y las grandes
unidades para los listados. La máscara de precios e importes está en la moneda, que
también deberemos dejar correctamente al volumen de la empresa en cuestión.
o Columnas descuento, en ventas y compras: dejar bien claro con cuántos descuentos por
línea van a trabajar (cero, uno o dos).
o Artículos sin codificar: preguntar al cliente si le va a interesar que le aparezca una cuenta
de compras / ventas y un IVA en aquellos artículos texto que vaya a utilizar o bien, por el
contrario, si preferirá dejar en blanco y rellenarlo cada vez que los utilice.
o IVA portes (en compras y en ventas): preguntar al cliente si utilizará los portes de
compras y/o ventas. En caso afirmativo, deberemos configurar el IVA a utilizar en los
portes.
2
Procedimiento inicial
o
o
o
o
o
o
o
Series de presupuestos, pedidos y albaranes de venta (NO facturas): en caso de que el
cliente quiera trabajar con series en dichos documentos de venta, se deben dar de alta
antes de empezar a trabajar.
¡Cuidado! Un cambio a mitad de periodo podría provocar una problemática de
identificación de números de documentos.
Utilizar operarios: tener desactivada esta opción y activarla a mitad de período supondría
que, cualquier visualización de los documentos anteriores sin operario, no nos dejaría
salir sin ponerle un operario.
Precio medio de stock o precio medio de compra o último coste: es recomendable tener
claro el criterio de cálculo del beneficio bruto a partir de uno de estos costes. Un cambio
de criterio a mitad de período podría dar información errónea.
Directorio de pagarés: si el cliente va a imprimir pagarés de pago automáticamente, se
deberá dejar bien claro en qué directorio el programa encontrará los reports de los
pagarés.
Activar las cuentas secundarias: preguntar al cliente si deseará trabajar con cuentas
secundarias o centros de coste. Es recomendable dejarlo bien predefinido antes de
empezar a trabajar para evitar descuadres entre los balances de sumas y saldos y los
balances de cuentas secundarias.
Documentos mínimos del fichero de empresa, con los encuadres correspondientes, así
como, si lo desea el cliente, introducirle el logotipo de su empresa para imprimirlo en los
documentos.
Es recomendable después de configurar las opciones de trabajo de la empresa, imprimir dicha
parametrización y disponer de ella en nuestra empresa.
1.2. Codificación de los mantenimientos / anchura de los
campos
Anchura de los campos. Antes de empezar a trabajar es importante tener claro con qué anchura o
longitud de campos vamos a trabajar, en todos aquellos campos que Eurowin nos permite cambiar.
No es recomendable variar dichas anchuras una vez iniciada la gestión.
Codificación: Se deben codificar los mantenimientos mínimos a utilizar en la gestión de la empresa:
o Artículos: Es imprescindible indicar la familia de los artículos de forma que el programa
sepa dónde debe contabilizar cada una de las líneas de compra y venta de las facturas.
Si no deseamos trabajar con familias, necesitamos como mínimo una familia (llamada
por ejemplo “sin familia”) para la contabilización de las compras y ventas.
o En los procesos de recuperación de datos se debe pensar en estos casos.
o También es imprescindible indicar el tipo de IVA con el que trabaja el artículo.
o Tarifas de venta: Aunque el cliente trabaje con precios manuales en los artículos, se
debe crear una tarifa de venta para que el programa proponga un precio en los
documentos de venta (siempre que el cliente tenga asignada dicha tarifa). En el caso de
3
Procedimiento inicial
o
o
o
o
o
no tener ninguna tarifa de venta creada, en los documentos de venta deberemos
introducir los precios manualmente.
Almacenes: se deberá tener creado un almacén como mínimo, aunque si no se desea
trabajar con almacén podremos utilizar uno llamado “sin almacén” y tenerlo en el fichero
de empresa como almacén por defecto.
Clientes.
Vendedores: si no vamos a utilizar vendedores, también será necesario tener uno de
creado como “sin vendedor”, por ejemplo, ya que el vendedor es un campo obligatorio
de los albaranes de venta.
Proveedores.
Plan de cuentas: Eurowin lleva el plan contable hasta nivel 4. El nivel de cuentas se lo
debe definir cada usuario.
1.3. Establecer períodos de IVA
Debemos definir los períodos de IVA de la empresa:
12 períodos, si se trata de liquidación mensual
4 períodos, si se trata de liquidación trimestral,
Indicando las fechas fin de IVA soportado y de IVA repercutido. Las fechas mal definidas pueden
ocasionar problemas en el momento de acumular facturas de IVA soportado o repercutido en períodos
erróneos.
1.4. Revisar algunas cuentas contables
Revisar las CUENTAS DE IVA que vienen por defecto, tanto si deseamos los códigos de IVA
que vienen por defecto como las cuentas contables asociadas a cada código de IVA.
Revisar las CUENTAS DE RETENCIONES y crear aquellas necesarias para la empresa en
cuestión, así como si desean trabajar con grupos de contribuyentes.
Revisar las CUENTAS CONTABLES ESTÁNDAR: identificar aquellas posibles que nuestro
cliente podrá utilizar y crearlas en el plan de cuentas, para evitar asientos automáticos con
cuentas contables inexistentes en el plan de cuentas.
1.5. Campos adicionales
Es recomendable dejar bien creados los campos adicionales que la empresa vaya a necesitar antes de
empezar a trabajar.
4
Procedimiento inicial
1.6. Inventario inicial
La introducción del Inventario Inicial, antes de empezar a trabajar, se realiza por la opción INVENTARIO
INICIAL que se encuentra en el apartado de Stocks, en el módulo de ventas. Además de introducir el
stock existente, a la fecha de inventario, deberíamos introducir el precio medio de compra (si la empresa
va a trabajar con precios medios), ya que si no los introducimos y pasamos un recálculo de stock,
incluyendo el recálculo de precios medios, el precio medio calculado será erróneo, pues las unidades
iniciales no tendrán el precio medio correcto.
Programa de series:
Si deseamos introducir un inventario por artículo serializado NO lo podremos hacer desde la opción de
Stock inicial (no permite introducir series). Deberemos crearnos un albarán de compra ficticio que nos
deje introducir las series recontadas. Dicho albarán siempre nos quedará pendiente de recibir factura,
por lo que podría ser interesante crear una segunda empresa para introducir dicho stock, redirigiendo el
stock hacia la empresa original.
1.7. Encuadrar documentos
Se debe tener en cuenta el encuadre de los documentos utilizados por la empresa.
1.8. Definir tarifas de venta
Es necesario definir la forma de trabajar con las tarifas de venta:
Si pone los precios manualmente
Si los desea actualizar de forma automática cada vez que compra a precios nuevos
Si desea aplicar un margen lineal para todos los artículos
O bien se aplica un margen diferenciado por artículo o grupo de artículos, si el margen lo trabaja
sobre venta o sobre compra, etc.
Es importante definir bien las tarifas a utilizar, ya que es complejo que los clientes puedan interpretar las
posibilidades que Eurowin ofrece en el tema de tarifas de venta.
5
Este documento ha sido creado por el Departamento
de Documentación de Sage Eurowin. La información
que contiene es cierta salvo error u omisión. A pesar de
ello, el funcionamiento del programa puede ser
modificado sin previo aviso.
De producirse, las modificaciones se comunican a
través de los procedimientos habituales establecidos.
Con el fin de mejorar la calidad de este manual, si
detecta alguna errata puede comunicárnosla enviando
un mensaje a la siguiente dirección de correo
electrónico: manuales@eurowin.com
Queda totalmente prohibida la reproducción parcial o total,
así como la venta de este documento, sin el expreso
consentimiento de la empresa.
Todas las ofertas, promociones, condiciones y/o tarifas
reflejadas en él tienen la vigencia concretada en el mismo.
Polígono Industrial, nave 48 – 25243
El Palau d'Anglesola (Lleida)
Tlf. 902 211 203
Fax 902 211 218
www.sageeurowin.com