GUÃ A RÃ PIDA DE APE.. - Merlos

GUÍA RÁPIDA DE APERTURA 2012
EUROWIN VIAJES SQL
Dpto. Eurowin
Merlos-Infor, SL
eurowin@merlos-infor.com
Para facilitar el proceso de apertura y creación del nuevo ejercicio con su correspondiente traspaso de
documentos, existe un nuevo menú de APERTURA en el módulo de CONTABILIDAD, que permitirá de
una manera ágil y rápida la creación y traspaso de documentos al nuevo ejercicio directamente desde la
aplicación.
El menú APERTURA constará de tres opciones:
-
Nuevo ejercicio: Permitirá La creación del nuevo ejercicio. Se realizará una sola vez para crear la base de datos del
nuevo ejercicio y traspasar los datos de las tablas maestras: artículos, clientes, proveedores y configuración.
-
Traspaso de Documentos: Permitirá el traspaso de datos al nuevo ejercicio. Se podrá realizar durante la creación del
nuevo ejercicio (mediante la opción anterior) o en cualquier momento posterior, mediante esta nueva opción. Después
de terminar la gestión del ejercicio anterior, los documentos pendientes se pueden traspasar al nuevo.
El usuario marcará el tipo de documentos que desea traspasar y seleccionará manualmente cada documento.
-
Guía de Apertura: Guía rápida de la Apertura
o
Para facilitar el traspaso de saldos contables al nuevo ejercicio se ha añadido una nueva opción de ASIENTO APERTURA
PROVISIONAL dentro del menú ASIENTOS del módulo de CONTABILIDAD. (Asiento Apertura / Provisional) Esta opción,
permitirá la creación de un asiento de apertura provisional sin necesidad de tener generado el asiento de cierre en el
ejercicio anterior. Por tanto, de forma rápida y fácil se traspasaran los saldos contables de forma provisional para
posteriormente realizar ya el cierre contable del ejercicio anterior y la apertura definitiva del actual.
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GUÍA DE LOS PASOS A SEGUIR
Se aconseja seguir los siguientes pasos para que el proceso de cambio de ejercicio se efectúe correctamente:
1.
APERTURA NUEVO EJERCICIO
¿Para qué sirve?
Esta opción permitirá la generación del nuevo ejercicio creando la base de datos del nuevo ejercicio y
traspasará los datos de las tablas maestras: artículos, clientes, proveedores y configuración. El nuevo
ejercicio creado es el siguiente al último existente en la aplicación hasta ese momento.
¿Cuándo puedo realizarlo?
Cuando se quiera empezar a trabajar con el nuevo ejercicio. Se entiende que será en Diciembre del ejercicio
actual. Este proceso, se realizará una sola vez.
Menú ‘Nuevo ejercicio’
Seleccionar ‘Crear nuevo ejercicio’
En la pantalla mostrará el ejercicio
que se va a crear a continuación.
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Asegurarse que están marcadas las
opciones de ‘Copia de seguridad’ y
‘Traspaso de datos’ ( traspasará los
clientes, Proveedores, artículos….)
2.
TRASPASO DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN AL NUEVO EJERCICIO
¿Para qué sirve?
El proceso permite realizar un traspaso selectivo de documentos. Para cada tipo de documentos, aparece una
lista de documentos en la que el usuario marca los que desea traspasar al nuevo ejercicio para terminar allí
su gestión.
¿Cuándo puedo realizarlo?
Después de la creación del nuevo ejercicio. Esta opción se puede ejecutar tantas veces como sea necesario y
en el momento del tiempo que se precise (traspasando los documentos que interesen). Se puede traspasar
primero los pedidos de venta pendientes de servir y más adelante, por ejemplo, cuando se liquide el IVA del
último periodo del ejercicio anterior, traspasar los albaranes de compra pendientes de facturar.
Menú Apertura/Traspaso de Documentos
Aquí le marcará desde que
ejercicio se traspasan los
documentos y a cual es
traspasan
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Aquí podrá seleccionar qué tipo de
documentos quiere traspasar de ejercicio
(Albaranes, Pedidos, Asientos,
Pagarés…), y a continuación le saldrán
una relación de documentos de los tipos
que ha escogido para traspasarlos todos o
los que se elijan
3.
ASIENTO DE APERTURA PROVISIONAL
¿Para qué sirve?
Si se desea traspasar los saldos contables al nuevo ejercicio, se podrá realizar el asiento provisional de
apertura sin necesidad de tener el cierre contable del ejercicio anterior.
¿Cuándo puedo realizarlo?
Una vez creado el nuevo ejercicio y se desee tener unos saldos contables provisionales. Normalmente será a
principios del nuevo ejercicio (Enero). Se puede crear tantas veces como sea necesario pero borrando el ya
existente. (Únicamente existirá un asiento de apertura provisional).
4.
CIERRE CONTABLE DEFINITIVO
¿Para qué sirve?
Este apartado permitirá realizar los cierres contables correspondientes para dejar cerrado definitivamente el
ejercicio anterior.
Los principales asientos a realizar para realizar el cierre son: asientos de regularización de existencias,
asientos de amortizaciones, cierre de los grupos 8 y 9 y el asiento de cierre.
¿Cuándo puedo realizarlo?
Cuando la contabilidad del ejercicio anterior es correcta. (Hasta Marzo- Abril del nuevo ejercicio).
5.
APERTURA CONTABLE DEFINITIVA
¿Para qué sirve?
En el ejercicio actual se deberá realizar el asiento de apertura para traspasar los saldos definitivos de las
cuentas. Con la opción Asiento de apertura automático, se generará el asiento de apertura en el nuevo
ejercicio a partir de los datos del anterior. Siempre tiene el número 1 y la fecha del primer día del ejercicio.
Si existe un asiento de apertura provisional, se deberá borrar manualmente.
Dpto. Eurowin
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¿Cuándo puedo realizarlo?
Una vez realizado el cierre definitivo y por tanto, cuando la contabilidad del ejercicio anterior es correcta.
(Hasta Marzo- Abril del nuevo ejercicio).
PUNTOS A TENER EN CUENTA
Puntos a tener en cuenta una vez realizada la apertura de un nuevo ejercicio:
1.
2.
Con la apertura ser realiza el traspaso de ficheros maestros o mantenimientos (Clientes, Proveedores, Artículos,
Tarifas....). Los ficheros Maestros de Clientes, Proveedores y Artículos se pueden volver a traspasar junto con los
documentos una vez realizada la apertura.
La apertura del ejercicio no efectúa el asiento de apertura . Dentro del Eurowin se contemplan cada uno de estos
procesos y se establece a voluntad del cliente realizar el proceso.
2.1 Asiento de Apertura: Genera el asiento de Apertura a partir del asiento de cierre del ejercicio anterior, se realizará
después del cierre contable. El Eurowin permite ver los saldos de los ejercicios anteriores efectuando un extracto desde
fecha 2009 (ejemplo: Fecha Inicial: 31/12/11 Fecha fin: 31/12/12) de esta forma se podrá ver en un extracto el saldo
anterior aunque no tengamos realizado el asiento de apertura.
3.
Las Previsiones y saldos contables son visibles desde todos los ejercicios, no así los asientos contables. Hay que prestar
atención a que la fecha de los asientos generados correspondan al ejercicio seleccionado en el programa.
4.
Los contadores de los documentos de Eurowin (Albaranes, Facturas, Presupuestos...) se establecen por defecto al hacer
la apertura. En caso de que quieren empezar el ejercicio con una numeración diferente, tienen que ir al Mantenimiento
de Empresa, pestaña Contadores y cambiarlos ahí ANTES DE EMPEZAR A GENERAR DOCUMENTOS
5.
TRASPASO DE DOCUMENTOS. Eurowin contempla la posibilidad de traspasar los documentos pendientes de
un ejercicio a otro. Para ello ha de seguir los siguientes pasos:
En el modulo de Viajes, en el menú Reservas\Traspaso de Datos le aparecerá la siguiente pantalla desde
donde podrá traspasar Expedientes y albaranes:
Dpto. Eurowin
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Esta pantalla tiene 4 pestañas: Reservas (Expedientes), Albaranes de Venta, Albaranes de Comisión y
Albaranes de Compra. Desde ella podrá traspasarlos documentos seleccionándolos uno a uno, o todos
con los botones de abajo a la izquierda. También tiene la posibilidad de filtrarlos por delegación. Una vez
marcados, le da al botón de Traspaso y se marcaran como traspasados en el Ejercicio actual y se
crearan en el nuevo.
Solo aparecerán los expedientes en OK o RQ, así como los albaranes NO Facturados.
Recuerde que si tiene que facturar un albarán en el 2012, o si tiene que modificar un expediente en el
2012 ( hacer entregas a cuenta, prepagos…) tendrá que traspasar dichos documentos antes de hacerlo.
En el caso de albaranes de venta o comisión, una vez traspasados puede destraspasarlos simplemente
borrando el 2012 y en el 2011 coger el albarán, ir al botón ‘Opciones’, y darle a ‘Desmarcar como
traspasado. LOS ALBARANES DE COMPRA Y EXPEDIENTES NO SE PUEDEN DESTRASPASAR.
ASEGURESE DE QUE QUIERE TRASPASAR ALGO ANTES DE HACERLO!
Dpto. Eurowin
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** Le recomendamos, si se puede, hacer todos estos problemas directamente desde el servidor para que no
hayan problemas de red ( si lo hubieran y estuviera haciendo alguno de estos procesos, se quedaría a
medias).
** Asegúrese de hacer Copias de Seguridad cada vez que vaya a hacer uno de estos procesos de forma
masiva.
**Para más información le facilitamos un manual referente al proceso de apertura que puede descargar en la
siguiente dirección http://descargas.merlos-infor.com/Apertura/me_aperturanuevoejercicio2012.pdf
Para más información póngase en contacto con nuestro departamento de Eurowin en el teléfono 902360215 o
el email Eurowin@merlos-infor.com para realizar cualquier consulta
Atentamente se pone a su disposición,
Departamento Eurowin
Dpto. Eurowin
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