Preguntas frecuentes 07/27/2016

Preguntas y respuestas para la convocatoria
OPLU16
1. ¿Cuál es el presupuesto general para el presente proceso? ya que en el número 8.4 PROPUESTA
ECONÓMICA, no se especifica el valor límite para ofertar.
RESPUESTA: La convocatoria no tiene valor límite para la presentación de la propuesta, para
ello el proponente debe tener en cuenta los numerales 8.3 METODOLOGÍA 8.4 PROPUESTA
ECONÓMICA en los que se definen los aspectos económicos y técnicos a tener en cuenta para
la presentación de la propuesta.
2. En el numeral 10.1 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA , solicita la presentación de la propuesta en
original (medio físico) en formato PDF ó TIFF Grupo IV en blanco y negro. Por favor la aclaración a este
punto, ya que las especificaciones anunciadas hacen parte a otro tipo de presentación.
RESPUESTA: La propuesta se debe entregar en medio físico impreso, y las copias en medio magnético
en formato PDF y cualquier otros formato que el proponente vea necesario para que se puedan ver sus
muestras de trabajo.
3. Se darán especificaciones a cada uno de los puntos descritos en el numeral 11.2 ALCANCE DE LA
CONTRATACIÓN??? ; ya que para la realización del presupuesto, es necesario la descripción de cada uno
de los items solicitados.
RESPUESTA: En el numeral 11.2 ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN, se detallan los servicios mínimos
requeridos por la Unidad con su respectiva descripción, y que el proponente debe estar en capacidad de
ofrecer a la Unidad en caso de ser seleccionado.
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4. Revisado los pliegos de condiciones, no es factible determinar la cifra de los recursos destinados
para el presente proceso. Razón por la cual y para efectos de elaborar una oferta objetiva,
solicitamos amablemente a la Entidad aclarar si el presente proceso de selección cuenta con una
cuantía determinada o si por el contrario, el contrato que se llegue a suscribir será por el valor
de la oferta seleccionada, sin importar su cuantía.
RESPUESTA: El contrato a suscribir tiene una cuantía indeterminda conforme al numeral 12.7
GARANTÍA DEL CONTRATO se indica: …”Teniendo en cuenta que el precio del contrato que se
celebre será indeterminado, para efectos de los seguros requeridos, las partes estiman el
precio inicial del mismo a afectos de las pólizas en la suma de DOS MIL MILLONES DE PESOS.
En todo caso EL CONTRATISTA se obliga a reponer el monto del seguro estipulado o a
prorrogarlo, según 26 sea el caso, cuando a ello hubiere lugar por aumento en el valor del
contrato o por prórroga del mismo”, Sin embargo, y conforme al numeral 8.4 PROPUESTA
ECONÓMICA, El proponente deberá indicar las tarifas para la prestación de los servicios
mínimos enunciados en el numeral 11.2 ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN y las tarifas para el
portafolio de servicios adicionales que el proponente podrá presentar dentro de su propuesta
y que esté en capacidad de proveer. Las tarifas ofrecidas deberán incluir todos los impuestos,
tasas o contribuciones a que haya lugar. Así mismo el proponete debe tener en cuenta, el
numeral 12.5 NO EXCLUSIVIDAD, en la que se indica: El contrato que se celebre como
consecuencia de la adjudicación de la presente convocatoria no genera ninguna clase de
exclusividad de contratación en favor del contratista, por lo que la UNIDAD podrá contratar
los servicios objeto de la presente convocatoria con otras empresas, sin que en ningún caso,
dicha práctica pueda ser considerada como un incumplimiento del contrato celebrado.
5. En los casos de Uniones Temporales y/o Consorcios, cuál será el mecanismo a seguir para la
verificación tanto del cumplimiento de los indicadores financieros exigidos a numeral 8.5, así
como la experiencia específica a acreditar a numeral 8.1
RESPUESTA: Conforme al numeral 4. QUIENES PUEDEN SER PROPONENTES se indica: cada
uno de los requisitos de tiempo de existencia, experiencia y capacidad financiera deberá
acreditarse en su totalidad por al menos uno de los miembros del consorcio o unión temporal,
no pudiendo ser acumulable entre los distintos participantes
6. Requiere la Entidad a numeral 8.1 Experiencia especifica del proponente, acreditar experiencia
de conformidad con los alcances definidos en los literal a y b del numeral 11.2 (literales que no
están definidos en el numeral en mención)
Al respecto, nos permitimos solicitar a la Entidad aclarar si cada una de las certificaciones
aportadas deberá acreditar los alcances definidos en el numeral 11.2, es decir
Conceptualización, diseño y producción de eventos, alimentos y bebidas y personal de servicios,
contratación de conferencistas, material publicitario, operación logística, almacenamiento,
escenografía. O si por el contrario estos alcances se podrán acreditar en conjunto mediante las
certificaciones aportadas por los futuros proponentes. Misma situación reflejada para los
servicios publicitarios y centrales de medios requeridos en el parágrafo No. 2 del numeral 11.2.
Así mismo, en relación a las cuatro (4) muestras de trabajo requeridas en el numeral 11.2
parágrafo 2, nos permitimos solicitar a la Entidad aclarar si las muestras requeridas podrán
acreditarse en conjunto mediante las certificaciones aportadas o si por el contrario cada
contrato acreditado deberá estar acompañado por una muestra del trabajo en este realizado.
RESPUESTA: Revisar Adenda N°1 Ajustes Numeral 8.1 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL
PROPONENTE
7. Con relación al equipo de trabajo establecido a numeral 8.2, solicitamos a la Entidad para
efectos de una comparación objetiva de las ofertas:
· Establecer los perfiles académicos de cada uno de los integrantes requeridos en el numeral
anterior
RESPUESTA: Los perfiles académicos de preferencia deben ser carreras afines al desarrollo
de los servicios que exigen los términos de referencia sin embargo el perfil académico no es
un concepto exclusivo ni excluyente, se evaluará la experiencia y trayectoria profesional en
todos los casos.
· Establecer y/o aclarar cuáles serán los mecanismos y/o medios mediante los cuales deberán los
futuros proponentes acreditar los niveles de dominio de inglés exigidos para el Gerente de
Cuenta y Ejecutivo Senior de cuenta.
RESPUESTA: Acreditarlos mediante resultados de exámenes internacionales como TOEFL,
IELTS, Michigan.
8. Respecto a los factores de selección y en especial a la experiencia específica del numeral 8.1,
solicitamos a la Entidad considere modificar el mecanismo aplicado para la asignación de
puntaje por este criterio; en el sentido de establecer otros mecanismos que permitan hacer una
comparación objetiva de las ofertas, tales como la asignación de puntaje por rangos del valor
total de las certificaciones aportadas por los futuros discentes. Elevamos la presente petición en
consideración a que el mecanismo actual no es claro, en cuanto a si esta evaluación se aplicará a
la sumatoria total del valor de los contratos aportados o sobre el contrato de mayor valor
presentado por el futuro proponente.
RESPUESTA: La evaluación se realizará conforme a lo establecido en los presentes términos
de referencia.
9. Así mismo, en relación a los plazos de ejecución de dichos contratos, vale la pena resaltar que el
pliego no es claro en cuanto a si se evaluará en mejores condiciones a los contratos que hayan
presentado un mayor o un menor plazo de ejecución, No obstante y con base en nuestra
experiencia, consideramos que este factor al igual no representa una comparación objetiva de
las ofertas, dado que un contrato con un periodo prolongado de ejecución no refleja en sí, la
capacidad técnica y operativa del futuro contratista, situaciones que si pueden representarse en
contratos con mayores exigencias aun cuando se hayan ejecutado en un menor plazo. Por lo
anterior, solicitamos a la Entidad considere replantear los mecanismos a aplicar para la
asignación del puntaje por este concepto, haciendo uso de otros mecanismos objetivos como por
ejemplo la acreditación de un evento con una asistencia mayor o igual a 1.500 personas.
RESPUESTA: Los términos de referencia indican en el numeral 1.3 que el proponente
seleccionado debe tener la capacidad de atender eventos de hasta seis mil (6000) asistentes y
de prestar todo tipo de servicios relacionados con la organización de eventos en cualquier
lugar del país a petición de La Unidad de Gestión de Crecimiento Empresarial.
En cuanto a los mecanismos de evaluación se aplicaran los definidos en los términos de
referencia, a partir de la información presentada por el proponente en la propuesta.
10.Por último y para efectos de evitar errores en la formulación de la oferta, así como garantizar
una comparación objetiva de los ofrecimientos de los futuros proponentes. Solicitamos a la
Entidad, establecer un formato de ofrecimiento económico, el cual contemple todos los ítems a
cotizar por los futuros proponentes y sobre los cuales se desarrolle el objeto del presente
proyecto.
RESPUESTA: Los términos de referencia correspondientes a la presente convocatoria en el
numeral 8.EVALUACIÓN establecen los criterios mínimos que debe contener la propuesta del
proponente y que serán evaluados.