SEIU Local 99 Executive Board Policy # EBP- 4470-MMF SEIU Local 99 Policy Meal Reimbursement For the purpose of definition, this policy defines a Local Event as an event occurring within one hundred (100) miles of the Local Union Office. An Away Event is an event in a location that is in excess of one hundred (100) miles from the Local Union Office. Executive Board Members and Members' reimbursement for meals at Union related events locally or away shall be as follows: Breakfast: up to the limit of $25.00 Lunch: up to the limit of $25.00 Dinner: up to the limit of $35.00 Reimbursement for Union related or sponsored events that are less than three (3) days shall be subject to the following conditions and/or stipulations: Reimbursement shall not be provided when the Union event is one (1) or two (2) days where meals are provided by the Union. If the Union does not provide meals, Executive Board Members and Members shall submit receipts on an approved reimbursement form and shall be reimbursed the actual cost of the meal(s) up to the meal limit detailed above. Reimbursement shall be provided to Executive Board Members and Members at Union related and sponsored events that are three (3) or more days (Away event) as follows: Breakfast: up to the limit of $25.00 Lunch: up to the limit of $25.00 Dinner: up to the limit of $35.00 4470-MMF If no meals are provided at the Union related or sponsored events, reimbursement shall begin on the first day. Reimbursement for Union related or sponsored events that are three (3) days or more shall be subject to the following conditions and/or stipulations: Events that are local where meals are provided, no reimbursement will be provided for the first two (2) days. Reimbursement for outside meals will commence on the third day. Executive Board Members and Members shall submit receipts on an approved reimbursement form and shall be reimbursed the actual cost of the meal(s) up to the meal limit detailed above. If the event is an Away Event, reimbursement will begin on the first day whether or not meals are provided. Executive Board Members and Members shall submit receipts on an approved reimbursement form and shall be reimbursed the actual cost of the meal(s) up to the meal limit detailed above. Executive Board Members and Members who have special dietary needs or food allergies will be allocated a twenty percent (20%) allowance over the meal price rates stated in this policy provided that proper documentation of the special dietary needs or food allergies (from a medical professional) have been submitted in writing to the Executive Director prior to the event. All medical documentation submitted to the Executive Director shall be confidential and shall not be subject to review by Executive Board Members or other Union Members. Adopted: September 20, 2008 SEIU Local 99 By-Laws: 4470-MMF SEIU Local 99 Norma de la Junta Ejecutiva # EBP-4470-MMF Norma de SEIU Local 99- Reembolso de Comidas Con el fin de defmir, esta norma define un Evento Local como un evento que ocurra dentro de cien (100) millas de la Oficina Sede del Sindicato Local. Un Evento Afuera es un evento en una ubicaciOn que este en exceso de cien (100) millas de la Oficina Sede del Sindicato Local. Los reembolsos para Miembros regulares o de la Junta para comidas en eventos relacionados al sindicato ya sean locales o afuera seran hechos de la siguiente manera: Desayuno: hasta $25.00 Comida: hasta $25.00 Cena: hasta $35.00 El reembolso para eventos relacionados al Sindicato o que sean patrocinados que duren menos de tres (3) dias seran sujetos a las siguientes condiciones y/o estipulaciones: El reembolso no se dard cuando el evento del Sindicato es de uno (1) o de dos (2) dias cuando se sirvan comidas por el Sindicato. Si el Sindicato no ofrece comidas, los Miembros regulares y de la Junta Ejecutiva deberan presentar recibos en una forma para reembolsos aprobados y deberan presentar los recibos de los gastos aprobados por el costo actual de la comida(s) hasta el limite mencionado arriba. Los reembolsos para Miembros regulares o de la Junta para comidas en eventos relacionados al sindicato que sean de tres (3) dias o mas (eventos afuera) seran hechos de la siguiente manera: Desayuno: hasta $25.00 Comida: hasta $25.00 4470-MMF Cena: hasta $35.00 Si no se ofrecen comidas en los eventos patrocinados o del Sindicato, el reembolso comenzara en el primer dia. El reembolso para eventos patrocinados o del Sindicato que sean de tres (3) dias o mas sera sujeto a las siguientes condiciones y/o estipulaciones: Eventos que son locales en los que se ofrecen comidas, no recibiran un reembolso por los primeros dos (2) dias. Los reembolsos para comidas de afuera comenzaran en el tercer dia. Los Miembros regulares y de la Junta Ejecutiva deberan presentar recibos en la forma de reembolsos aprobados y deberan ser reembolsados por el costo actual de las comidas hasta el limite detallado arriba. Si el evento es afuera, el reembolso comenzara en el primer dia sin importar si se ofrecen comidas o no. Los Miembros regulares y de la Junta Ejecutiva deberan presentar recibos en la forma de reembolsos aprobados y deberan ser reembolsados por el costo actual de las comidas hasta el limite detallado arriba. Los Miembros regulares y de la Junta Ejecutiva que tengan restricciones dieteticas especiales o alergias a ciertos alimentos tendran un subsidio de veinte por ciento (20%) por encima del costo de cada comida mencionado en esta norma, siempre y cuando que la documentacion apropiada de las necesidades especiales dieteticas o alergias alimenticias (de un medico profesional) haya sido presentada por escrito al Director Ejecutivo antes del evento. Toda la documentacion medica que se presente al Director Ejecutivo debera ser confidencial y no sera sujeta a una revision por los Miembros de la Junta Ejecutiva ni otros Miembros del Sindicato. Adoptado: Septiembre 20, 2008 Estatutos de SEIU Local 99: 4470-MMF