SEIU Local 99 Executive Board Policy # EBP-1130-EBF

SEIU Local 99
Executive Board Policy # EBP-1130-EBF
SEIU Local 99 Policy - Executive Board Members - Cell
Phone Reimbursement Policy
Purpose
Executive Board Members who use a personal cell phone to conduct Union related business
and I or representation on behalf of Union Member(s) shall be entitled to reimbursement for
the cost incurred and associated with said Union business and I or representation.
Policy
In the interest of remaining fiscally responsible to the SEIU Members, Executive Board
Members who use a personal cell phone to conduct Union related business and I or
representation on behalf of Union Member(s) and wish to be reimbursed for costs associated
with said use must adhere to the following procedure:
First Increase:
1. Notice the Executive Director of increased usage of the personal cell along with
notice of the cause (representation, Member organizing, representation, Union Action,
etc.) for increased usage and cost.
2. Submit documentation (on official Reimbursement Form) of incurred cost (copy of
cell phone bill) along with identified Union activity for reimbursement within two (2)
weeks of submission.
3. Requests for reimbursement shall be in accordance with #EBP-3575-GOF
Reimbursement Requests.
Second Increase:
1. Follow steps # 1 and #2 above.
2. If an Executive Board Member wishes to continue to be reimbursed for cell phone
expenses related to Union Business after the Second Request, the Executive Board
Member shall also submit the costs associated with "Unlimited Minutes" and "Unlimited
Texts" from the cell phone provider to the Executive Director.
3. Upon receipt of those costs, the Executive Director will forward the information for
processing and the Union will schedule the issuance of a check within two (2) weeks
to the Executive Board Member for reimbursement associated with the cost to
increase the cell phone plan to "Unlimited Minutes" and "Unlimited Texts."
SEIU Local 99 shall not process or provide any cell phone reimbursement costs to any
Executive Board Member during an election year in which the Executive Board member is
seeking re-election.
Adopted:
September 19, 2009
Revised:
January 27, 2010
Revision Adopted: January 30, 2010
Amended:
October 19, 2013
SEIU Local 99 By-Laws:
1130-EBF
SEIU Local 99
Norma de la Junta Ejecutiva # 1130-EBF
Norma de SEIU Local 99 — Miembros de la Junta Ejecutiva Normas
de Reembolso para Celulares
Propósito
Los Miembros de la Junta Ejecutiva que usen un celular personal para llevar a cabo
asuntos relacionados al sindicato y/o representacion por parte de Miembros del
Sindicato tendran derecho a recibir un reembolso por los costos asociados con dichos
asuntos del Sindicato o de representacion.
Política:
Con el fin de mantenerse fisicamente responsables ante los Miembros de SEIU, los Miembros
de la Junta Ejecutiva que usen un celular personal para resolver asuntos relacionados al
Sindicato y/o representacion por parte de los Miembros del Sindicato y que deseen ser
reembolsados por los gastos asociados a tal uso deberan seguir el siguiente
procedimiento:
Primer Aumento:
1. Notificar al Director Ejecutivo del aumento en el uso del celular personal junto con la
causa (representacion, organizar a miembros, representacion, Acciones del
Sindicato, etc.) del aumento y el costo.
2. Presentar documentacion (en la forma oficial de reembolso) de los costos adicionales
adquiridos (copia de la factura del celular) junto con las actividades Sindicales
identificadas para recibir un reembolso en un plazo de dos (2) semanas despuas del
reembolso.
3. Las solicitudes para reembolsos se deben hacer de acuerdo con la Política de la Mesa
Directiva #EBP-3575-GOF Solicitudes para Reembolsos.
Segundo Aumento:
1. Seguir los pasos #1 y #2 de arriba.
2. Si un Miembro de la Junta Ejecutiva desea continuar siendo reembolsado por los gastos
de celular relacionados a los asuntos del Sindicato despues de la Segunda Peticiem, tal
miembro tambien debera presentar ante el Director Ejecutivo una prueba de los
costos asociados con los "Minutos Ilimitados" y "Mensajes de Texto Ilimitados" de parte
de su proveedor de servicio.
3. Tras haber recibido la prueba de dichos gastos, el Director Ejecutivo enviara la
informacion para que sea procesada y el Sindicato programara la entrega de un
cheque que reembolse los gastos asociados con el costo de aumentar el plan
celular a "Minutos Ilimitados" y "Mensajes de Texto Ilimitados" en un plazo de dos (2)
semanas.
SEIU Local 99 no procesara ni ofrecera ningan reembolso de celulares a un Miembro de la
Junta Ejecutiva durante un aiio electoral en el cual el miembro este postulandose para
una re-eleccien.
Adoptado:
Septiembre 19, 2009
Revisado:
Enero 27, 2010
Revision Adoptada: Enero 30, 2010
Modificada:
19 de octubre del 2013
Estatutos de SEIU Local 99
1130-EBF