ABCosting, la llave para reducir costos y lograr ventajas competitivas
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GUÍA INTRODUCTORIA PARA EMPRESARIOS Y GERENTES ABCosting, la llave para reducir costos y lograr ventajas competitivas ¿Por qué el sistema de Costeo por Actividades se ha convertido en la metodología adoptada por empresas de todo el mundo para dotar a sus directores y gerentes de información estratégica clave para la toma de decisiones? ABCosting, la llave para reducir costos y lograr ventajas competitivas PR E S E NTAC I ÓN Lograr ventajas en un entorno económico y empresarial altamente competitivo como el actual es un desafío que sigue dejando a muchas empresas en el camino, y a muchos directores y gerentes engrosando la lista de profesionales que se encuentran, paradójicamente, “buscando nuevos desafíos”. Durante las últimas décadas hemos sido testigos del desarrollo de numerosas herramientas y metodologías de gestión. Algunas no han sido más que tendencias pasajeras. Otras han marcado la época y modificado profundamente la forma de entender y realizar el management en las organizaciones empresariales. Es curioso que una de las metodologías que ha hecho significativos aportes en el mundo sajón, como el ABCosting, solo lentamente va calando en América Latina y España, aunque sin duda se trata de uno de esos sistemas que acabará formando parte de las tecnologías de gestión de las empresas, y de los “skills” que las empresas demandarán de sus managers. Es que la demanda de eficiencia es un “tsunami” en el que confluyen las crecientes exigencias del mercado (ni más ni menos que nuestros clientes) y las expectativas de los accionistas o los dueños de las empresas. En ese escenario, la gestión de costos –por no decir lisa y llanamente el control y la reducción de costos– es una clave ineludible. ¿Es que la mentalidad sajona es más proclive a transitar estos caminos, frente a una disciplina más “laxa” por parte de los latinos? ¿Tal vez nuestros gerentes todavía no han asumido que el “árido mundo de las cuentas” es una parte esencial de su “business”? Sea como sea, el Costeo por Actividades resulta ser una disciplina que abre horizontes completamente nuevos al de la “contabilidad convencional”, y coloca la responsabilidad por los costos directamente en manos de los gerentes. Es un desafío que puede incomodar a muchos, pero es, sobre todo, una enorme oportunidad para aquellos gerentes y aquellas empresas que pueden ver la llave para marcar una diferencia competitiva sustancial y sustentable. Esteban Owen Coordinador de Capacitación Sixtina Consulting Group 1 ABCosting, la llave para reducir costos y lograr ventajas competitivas GUÍA INTRODUCTORIA PARA EMPRESARIOS Y GERENTES ABCosting, la llave para reducir costos y lograr ventajas competitivas ¿Cómo puede una brújula apuntar en una dirección incorrecta? Según una ingeniosa explicación del sistema de costos basado en actividades (ABCosting), éste busca obtener resultados aproximadamente correctos antes que cálculos exactos pero completamente erróneos, como sucede –según esta perspectiva– con los sistemas contables tradicionales. La aparición y desarrollo de nuevos sistemas de costos –entre los cuales el ABCosting es el más difundido en los países centrales– tiene su razón de ser en las complejidades y desafíos que trajeron aparejados la globalización de la economía y el cambiante entorno de negocios. Junto con aquellas razones, la profunda transformación de las relaciones entre las empresas y sus competidores coloca a las gerencias ante la exigencia de contar con información certera en materia de costos para dar un fundamento sólido a sus decisiones estratégicas. Hasta más o menos mediados del siglo pasado, la contabilidad de costos reflejaba actividades y transacciones muy simples, en las que predominaban los costos directos y variables. Las empresas mismas eran unidades productivas de poca complejidad. Pero junto con productos cada vez más sofisticados, los procesos productivos se fueron haciendo también más complicados. Las empresas fueron ampliando su capacidad física, incrementando sus relaciones con terceros, debieron recurrir a mano de obra especializada para nuevos tipos de tareas, e implementar nuevas modalidades de producción. En un escenario de estas características cambiantes no es de extrañar que los métodos tradicionales de la contabilidad de costos fueran dejando ver sus debilidades y falencias. La aparición y creciente incidencia de costos fijos e indirectos hicieron emerger complejidades en los registros contables, y generaron la necesidad de definir criterios más acertados para su imputación a los productos. El crecimiento a gran escala de las empresas después de la Segunda Guerra Mundial tuvo lugar de la mano de grandes avances tecnológicos. Pero a la luz de la contabilidad de entonces, las empresas seguían aplicando los criterios tradicionales a los costos indirectos, como la energía, el mantenimiento y la amortización de las maquinarias utilizadas en los procesos productivos. El cambio tecnológico tuvo un fuerte impacto 2 ABCosting, la llave para reducir costos y lograr ventajas competitivas en los sistemas de producción de las grandes empresas, que rápidamente se transformaron en capital intensivos, y la mano de obra dejó de ser el ítem más importante a la hora de imputar costos. Los avances de la cibernética y la robótica le dieron el golpe de gracia al trabajo humano directo como factor más importante del sistema productivo. ¿Por qué “basado en actividades”? Fue primero en los Estados Unidos donde los empresarios plantearon la inquietud por unos sistemas de contabilidad de costos que ya no respondían a las necesidades cambiantes, y advertían que en ello iba la vida de sus negocios. Tres de los autores que hicieron punta en esta senda fueron Robert Kaplan, H. T. Johnson y Eliyahu Goldratt. Ellos fueron terminantes en sentenciar que las normas de la contabilidad financiera y fiscal no debían ser las que guiaran los sistemas de contabilidad de costos. Según una definición que resulta relativamente fácil de comprender, el ABCosting (o Costeo Basado en Actividades) consiste en “imputar metódicamente todos los costos indirectos de una empresa a las actividades que los hacen necesarios, y luego distribuir los costos de las actividades entre los productos que hacen necesarias a las actividades”. Visto de otra manera, las actividades “consumen” recursos para ser llevadas a cabo (espacio físico, mano de obra, energía, maquinaria, etc.), mientras que los productos “consumen” actividades para poder ser creados y llevados al mercado (producir, distribuir, comercializar, etc.). En resumidas cuentas, lo que vale es que una correcta identificación de todas las actividades necesarias para fabricar un producto –lo que incluye las actividades necesarias para que la empresa en sí misma funcione–, la determinación del costo de dichas actividades y la correcta asignación de esos costos a los productos, contribuyen a una efectiva toma de decisiones en materia de productos, segmentos de mercado y relaciones con los clientes, entre otros factores determinantes para la productividad y la rentabilidad del negocio. De un modo muy práctico, el sistema de Costeo Basado en Actividades permite obtener y entender la información sobre los costos de los productos y servicios, facilitando una acertada determinación de sus precios en función de su rentabilidad y competitividad. Se trata de información estratégica clave para el negocio, ya que permite a los gerentes concentrarse en la optimización de cada actividad, mejorando sensiblemente su eficiencia y logrando importantes reducciones de costos, con impacto sobre el precio final y la competitividad, sin sacrificar calidad de cara a los clientes. Del mismo modo, permite identificar actividades que no agregan valor. 3 ABCosting, la llave para reducir costos y lograr ventajas competitivas Un nuevo escenario que desafía la toma de decisiones En síntesis, a lo largo de la primera mitad del siglo veinte –más o menos– la matriz de las decisiones empresariales se mantuvo relativamente estable. Pero las cosas fueron cambiando a un ritmo cada vez más acelerado, y una serie de fenómenos terminaron de sacudir el tablero de un modo definitivo. Para dar unas breves pinceladas del nuevo cuadro de situación: • Las ventas de muchos productos crecieron de manera dramática, y las empresas no tenían un conocimiento acabado de la estructura de costos de los mismos. • Muchos productos tradicionales, que tenían una posición sólida en el mercado, fueron desapareciendo rápidamente. • Los costos de las funciones de apoyo sufrieron un crecimiento relativo mucho mayor que los costos directos de fabricación del producto en sí. • En la alta dirección de las empresas comenzaron a plantearse discusiones acerca de la eficacia de los sistemas tradicionales de costos y los problemas que trae aparejado establecer los precios sobre esas bases obsoletas. • La coexistencia de diversos métodos de imputación de costos fue generando una confusión creciente en las áreas de costos de las empresas. • Muchos empresarios comenzaron a sentirse incómodos con la práctica de establecer precios en función de costos pasados, y creían que más bien debían tomar en cuenta los costos futuros. • Aparecieron nuevos conceptos, como el de “costo competitivo”, que pone la mira en la relación entre los costos de la propia empresa y los márgenes del competidor. • Se percibió la necesidad de incluir en los análisis de rentabilidad de los productos las estimaciones de la demanda y la valoración del producto por parte de los consumidores. 4 ABCosting, la llave para reducir costos y lograr ventajas competitivas El ABCosting fue el resultado más fructífero de toda esa convulsión en las esferas del management, y las empresas que basan en ella su gestión cuentan ahora con una poderosa herramienta de análisis de las actividades de la empresa y su impacto sobre todas las variables del negocio. Las razones del ABCosting como sistema de costeo Pero, ¿qué características debe reunir actualmente un sistema de costeo? • Debe proveer información sobre los costos y márgenes que generan los agentes que intervienen en los procesos productivos, como los centros de costos, las gerencias, divisiones, áreas, unidades de negocios, sucursales, etcétera. • Debe permitir establecer los márgenes industriales y comerciales de los productos y servicios, de manera de facilitar la implementación de las políticas de producción y comercial. • Debe proporcionar la información necesaria para poder planificar y controlar la actividad interna de la empresa. • Debe calcular el valor de los stocks, tanto de la producción en proceso como de productos acabados, así como los productos y servicios que la organización desarrolla para su propio consumo. • Debe informar el valor real del capital inmovilizado en base a la política de amortizaciones. • Debe comparar los costos obtenidos con los precios “de mercado” a fin de conocer el nivel de competitividad de la empresa. • Debe determinar el “punto de equilibrio”, o sea, el mínimo de ventas que debe alcanzar un producto o servicio para cubrir sus costos. Una pregunta clave que está en la base del sistema de costos ABC es por qué una empresa gasta dinero. El primer paso para poder responder adecuadamente a esta pregunta es confeccionar un inventario (llamado “Diccionario” en la jerga del ABCosting) de todas las actividades que realiza la empresa para fabricar un producto o brindar un servicio. Una óptima gestión de los costos pondrá el foco en las actividades que los generan, tendiendo a la reducción de los mismos mediante la eliminación de aquellas actividades que no agregan valor al producto o servicio. 5 ABCosting, la llave para reducir costos y lograr ventajas competitivas La delimitación de una actividad requiere, en muchos casos, fraccionar un proceso en las distintas etapas que lo conforman, lo que conlleva una decisión respecto del alcance de esa subdivisión a fin de no caer en un excesivo nivel de detalle o, por el contrario, en una subdivisión insuficiente. El siguiente paso es calcular cuánto cuesta cada una de las actividades que integran un proceso productivo. El sistema ABC se basa en la premisa de que las actividades consumen “recursos”, y que son estos últimos los que tienen un costo. Estos costos son transferidos a las actividades mediante los llamados “inductores de costos”, o “cost drivers”. El concepto de cost drivers o inductores de costos es central en la metodología ABCosting. Siendo que la metodología pone su foco en los costos de las actividades, resulta crucial acertar en la medición de las actividades realizadas para fabricar un producto o brindar un servicio. Los cost drivers son las unidades de medida y control que facilitan vincular las actividades con los productos o servicios, identificando las causas que han originado los costos de dichas actividades. Estos inductores de costos hacen posible establecer relaciones causales entre los productos o servicios y el consumo de actividades que requieren con un grado de exactitud considerable. Suele decirse que la determinación de los inductores de costos debe ser “aproximadamente correcta” antes que “estrictamente equivocada”, como una manera de marcar la distancia entre esta metodología y el sistema tradicional de costeo de productos. Existen tres tipos de inductores de costos o cost drivers: • Los inductores de transacción, que asignan un costo sobre la base de un número de tareas que la actividad requiere, como, por ejemplo, el número de ajustes realizados en una máquina para llevar a cabo una actividad. • Los inductores de duración, que asignan el costo de acuerdo con el tiempo durante el cual se consume un recurso, como, por ejemplo, horas/hombre. • Los inductores de intensidad, que tienen en cuenta tanto la duración como la intensidad, como, por ejemplo, el tiempo y la cantidad de personas necesarias para realizar una tarea. Una vez que el sistema ha calculado el costo de cada actividad, estamos en condiciones de imputar al producto o servicio los costos de todas las actividades que consume. Podemos representar el sistema ABCosting como un conjunto de bloques que se relacionan en dos dimensiones, una vertical y otra horizontal. 6 ABCosting, la llave para reducir costos y lograr ventajas competitivas En la primera, los “Objetos de Costo” (productos, servicios, clientes, canales, regiones, etc.) consumen Actividades, y éstas consumen Recursos. Los “drivers” determinan cómo se hace ese consumo. En la dimensión horizontal se obtiene el costo de todos los procesos y se los compara con “objetivos de desempeño”, obteniendo así una poderosa información sobre el desvío de los costos. REPRESENTACIÓN GRÁFICA Un factor que vuelve muy potente al ABCosting es su dinamismo y agilidad para recalcular los costos de cada actividad apenas alguna de las variables sufre modificaciones. De esta manera, ofrece información valiosísima, período tras período, para los niveles gerenciales, que cuentan con una herramienta adecuada para calcular correctamente el costo de cada producto o servicio. Pero cuentan, además, con información detallada de los costos de cada actividad que conforma el proceso productivo, haciéndoles posible tomar decisiones estratégicas muy acertadas con un nivel de precisión “quirúrgico”, lo que constituye una ventaja competitiva de enorme trascendencia para el negocio. 7 ABCosting, la llave para reducir costos y lograr ventajas competitivas ¿Cuáles son las ventajas de un sistema de Costeo por Actividades para la gestión de una empresa? El sistema ABCosting ofrece un mapa detallado de la estructura de costos internos de la empresa. En especial muestra cómo los costos “fluyen” de un sector a otro y van acumulando valor hasta quedar plasmados en un producto o servicio, que finalmente “paga” el cliente. Contar con información detallada y precisa sobre los costos de los productos y servicios, de las áreas funcionales y de las actividades que integran el sistema productivo y operativo, facilita la toma de decisiones en cuestiones estratégicas como: • Eliminar o potenciar la producción o comercialización de los productos o servicios en función de sus rentabilidades. • Segmentar clientes, productos, servicios, canales, etcétera, por cualquier atributo que permita diferenciar los estratégicamente rentables de los deficitarios. • Sumar productos alternativos o complementarios y determinar su correcto precio de venta. • Continuar produciendo un item, o bien tercerizar o subcontratar su elaboración y limitarse a comercializarlo. • Subcontratar determinados trabajos a terceros cuyos costos resultan inferiores a los propios. • Aceptar o rechazar pedidos especiales. • Analizar la viabilidad del negocio a fin de decidir su continuidad, reestructuración o finalización. • Conocer el nivel de competitividad mediante un análisis comparativo con la industria y el entorno macro. • Conocer el costo de la capacidad ociosa e iniciar un debate de qué hacer con ella. Un ejemplo de la importancia de eliminar actividades que no agregan valor Toda la literatura sobre el sistema ABCosting destaca el valor que aporta en la detección de actividades superfluas o que generan un costo que no se traduce en un valor 8 ABCosting, la llave para reducir costos y lograr ventajas competitivas equivalente para el cliente y que, por lo tanto, deberían eliminarse a fin de reducir costos que impactan en el precio final, lo que redunda en mayor competitividad. Un sencillo ejemplo ilustrará este punto. Supongamos dos empresas similares, que elaboran un mismo producto, y que tienen los mismos volúmenes de producción y logran el mismo grado de calidad. Sin embargo, en la primera de estas empresas el control de calidad está a cargo del operario que se encuentra al final de la línea de producción, en tanto que en la segunda existe un supervisor que utiliza métodos de muestreo, fiabilidad, etcétera. La segunda de estas empresas está incurriendo en un costo extra, que impactará en el precio final del producto sin aportar un valor diferencial que pueda ser apreciado por los clientes. La primera de estas empresas tiene allí una ventaja competitiva que difícilmente pueda detectar la segunda si no cuenta con una herramienta de análisis de costos como la que aporta el ABCosting. Allí radica, precisamente, la gran potencia del ABCosting como sistema de costeo. Efectivamente, el ABCosting pone el foco en administrar el valor de los procesos, y no en los costos. En otras palabras, el ABC es una herramienta de gestión que hace posible conocer el flujo de las actividades –y, por lo tanto, de su costo– a lo largo de la empresa, facilitando controlar todos los costos que se incorporan al producto o servicio, identificando aquellos que aportan un valor que el cliente puede percibir, a fin de eliminar aquellos que, por el contrario, no generan un valor diferencial y competitivo. Hacia un Management Basado en Actividades (ABM – Activity Based Management) De la mano del ABCosting, el ABM (o Management Basado en Actividades) es un sistema de gestión que hace posible conocer con precisión el flujo de las actividades que tienen lugar en la organización empresarial, así como el consumo de recursos en que incurren, de tal manera de imputar correctamente los costos a los procesos. ¿Cuáles son sus principales características y qué objetivos facilita? • Es un sistema de gestión “integral” que permite disponer de información de medidas financieras tanto como no financieras, de manera de optimizar la estructura de costos. • Brinda información acerca del flujo de las actividades, facilitando la evaluación de cada una en forma individual, a fin de decidir la necesidad de su incorporación o no al proceso, manteniendo siempre la visión de conjunto. 9 ABCosting, la llave para reducir costos y lograr ventajas competitivas • Pone a disposición de los tomadores de decisión herramientas de valoración objetivas para la imputación de costos. • Permite valorar los recursos consumidos por cada actividad, discriminando en función del tiempo consumido y el costo unitario por recurso consumido. • Permite realizar “simulaciones” en distintos escenarios para ayudar a seleccionar la mejor decisión. ¿Cuáles son las ventajas que proporciona un sistema de gestión basada en ABCosting/ABM? • Contrariamente al temor que genera la perspectiva de implementar un sistema de gestión basado en ABC/ABM, éste no afecta a las estructuras organizativas de tipo funcional, por cuanto el sistema ABC gestiona las actividades, y éstas se ordenan horizontalmente a través de la organización. • Al mismo tiempo que ayuda a entender el comportamiento de los costos a lo largo de la organización, permite hacer proyecciones de tipo financiero, ya que todo lo que tiene que hacer es informar el incremento o disminución de los niveles de actividad. Al multiplicar el volumen de actividad por tasas horarias anuales, brinda información vital al presupuesto de la compañía, desglosada por actividades en lugar de por conceptos de costos y áreas de responsabilidad. • El ABC/ABM brinda información clave sobre las causas que dan origen a una actividad y una perspectiva detallada de cómo se realizan las tareas. Conocer el origen de los costos hace posible abordarlo desde sus mismas raíces. Una de las dificultades de los sistemas de gestión convencionales para reducir costos, precisamente, es que no aportan información sobre los inductores de costos, ya que sencillamente no los toman en consideración. • Brinda mucha claridad acerca de la pertinencia de medidas implementadas en el pasado y que se siguen aplicando de manera automática, sin considerar si siguen siendo necesarias o cuáles son sus efectos en un escenario y contexto que ya no son los mismos. 10 ABCosting, la llave para reducir costos y lograr ventajas competitivas • Brinda una visión horizontal completa e integradora de lo que sucede en la empresa, tal como la participación de múltiples departamentos en el proceso de fabricación de un producto o de entrega de un servicio. Esta visión integradora pone en perspectiva las tareas de cara al precio que se le cobra al cliente. ¿Estamos realizando tareas que no le aportan valor al cliente, pero que repercuten en el precio que le estamos cobrando? O, por otro lado, ¿estamos cargándole al cliente el costo de todas las tareas que debemos realizar para entregarle el producto o servicio que nos está comprando? • Proporciona una cantidad de información que habitualmente las distintas áreas de las empresas solicitan con carácter de “especial” al sistema de costos tradicional. Aquí el beneficio es doble, ya que al mismo tiempo que amplía el rango de información disponible, reduce los costos de funcionamiento y operación de la propia área de costos. PARA TERMINAR El presente paper introductorio tiene un propósito de “divulgación”. Es que, como dijimos en las palabras de Presentación, tal vez por esas cosas de la idiosincrasia latina todavía persiste una capa de resistencia a aceptar que la gestión de costos esté dentro de la órbita de incumbencia de los gerentes intermedios, o de las responsabilidades compartidas entre éstos y la alta gerencia. Lo cierto es que las tecnologías para implementar un sistema de ABCosting están disponibles en nuestra región, y existe una creciente camada de profesionales capacitados para asesorar a las empresas en su implementación. De hecho, Sixtina Consulting Group ha desarrollado un software líder en el mercado hispano –que integra el Sixtina Performance Management Suite– y, además de ofrecer uno de los cursos online más completos, cuenta con consultores especializados para acompañar y asesorar en su implementación. Pero, más allá de los servicios propios de Sixtina, estamos en un momento en el que convergen, de un lado, la urgencia por terminar de emerger de una crisis global que demanda soluciones sustentables y, del otro –y por el mismo motivo– la oportunidad para las empresas de la región de marcar las diferencias competitivas que las coloque en una posición de liderazgo de largo plazo. En cualquier caso, nuestra propia Misión como empresa de consultoría especializada en Performance Management y pionera en ABCosting en el mundo hispano, es la de liderar en el camino de las empresas latinoamericanas y españolas hacia las formas de gestionar que están demostrando los mejores resultados durante un período lo suficientemente prolongado como para asegurar que han pasado la prueba de la “nueva tendencia” y se han consolidado como “mejores prácticas”. 11 ACCEDA A TODA LA INFORMACIÓN HACIENDO CLIC AQUÍ O copie la siguiente URL y péguela en su navegador: http://goo.gl/zTxTa
