Cómo crear plantillas para los documentos

Documento descargado de http://www.elsevier.es el 20/11/2016. Copia para uso personal, se prohíbe la transmisión de este documento por cualquier medio o formato.
Farmacia práctica
INFORMÁTICA
Cómo crear plantillas para los documentos
M
uchas veces, en el trabajo diario de la farmacia, generamos documentos un tanto reiterativos: faxes, cartas,
informes, etc. Acostumbran a tener unos elementos en común, como el logotipo, el encabezamiento y el final, como
mínimo.
Para una gestión más eficiente, podríamos disponer de unos
documentos semielaborados y cambiar sólo la parte variable,
aunque resulta mucho más cómodo trabajar con plantillas propias creadas a partir de las que vienen con Word.
Figura 1
Apertura de una plantilla de Word
Una vez activado el programa Word, desplegaremos «ARCHIVO» y elegiremos «NUEVO...», con lo que aparecerá la pantalla
de la figura 1, en la que se muestran las diferentes plantillas que
Word lleva configuradas de origen. Después escogeremos la pestaña «CARTAS Y FAXES», y en ella la plantilla «CARTA MODERNA», con lo que tendremos un documento como el que se
muestra en la figura 2.
Figura 2
Creación de una plantilla propia
Vamos a cambiar algunas partes de este documento para personalizarlo. En concreto, vamos a modificar el encabezamiento y el
final, y dejaremos igual la fecha y el texto de la carta, ya que la
fecha se escribirá automáticamente colocando la del día en que
utilicemos la plantilla.
Figura 3
Modificar el encabezado
Haremos un clic encima del encabezado y escribiremos los datos
de la farmacia, que en nuestro ejemplo ficticio quedarían como
se muestra en la figura 3.
Si queremos incluir el logotipo de la farmacia, éste deberá estar
en un archivo con formato de imagen, preferentemente .JPEG.
Podemos abrir el programa «PAINT» («INICIO», «PROGRAMAS», «ACCESORIOS») y abrir la imagen del anagrama. La
ajustaremos al tamaño adecuado y en la misma pantalla pegaremos los datos de la farmacia, que antes habremos copiado de la
plantilla que estamos creando. Tendremos una pantalla del tipo de
la figura 4.
Ajustaremos según nuestro gusto y seleccionaremos el conjunto, lo copiaremos, y luego lo pegaremos en la plantilla personal.
El conjunto tendrá el aspecto de la figura 5.
Finalmente, podemos poner el nombre de la farmacia en sustitución de «nombre de organización».
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Figura 4
VOL 24 NUM 10 NOVIEMBRE 2005
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Modificar el final
Figura 5
Encima de la leyenda «Haga clic aquí y escriba su
nombre» haremos un clic y lo sustituiremos por
el nombre del farmacéutico y la leyenda «Haga
clic aquí y escriba su cargo» la cambiaremos mediante el mismo procedimiento por «Farmacéutico titular».
El documento toma el aspecto del de la figura 6.
Creación de una carpeta
con las plantillas personales
Figura 6
Para facilitar el uso de nuestras propias plantillas es
conveniente crear una carpeta para guardarlas y que
ésta esté disponible junto con las predeterminadas en
la pantalla de la figura 1.
Para ello vamos a guardar nuestra plantilla personal
con el procedimiento de «GUARDAR COMO...».
En la pantalla resultante (fig. 7), en la ventana
«GUARDAR COMO TIPO:» seleccionaremos
«PLANTILLA DE DOCUMENTO», con lo que en
la ventana «GUARDAR EN:» se coloca automáticamente la carpeta «PLANTILLAS» (fig. 8). A continuación, si hacemos un clic en A, crearemos una
nueva carpeta a la que daremos el nombre de
«PLANTILLAS PROPIAS». Haremos un doble clic
sobre ella y ya podremos guardar nuestra plantilla en
la carpeta recién creada, a la que en nuestro ejemplo
le vamos a dar el nombre de «CARTA FARMACIA».
Una vez realizada la operación, comprobaremos
que el proceso ha funcionado correctamente. Abriremos un documento en blanco en el que elegiremos
«NUEVO...», con lo que aparecerá la pantalla de la figura 9, en la que se muestran las diferentes plantillas
que Word lleva configuradas de origen y la nueva carpeta «PLANTILLAS PROPIAS», que contiene nuestra plantilla personalizada.
Para guardar las siguientes plantillas personalizadas
que creemos ya no será preciso crear otra carpeta, a
no ser que creemos tantas plantillas que así lo aconseje. Para guardar las plantillas realizaremos el mismo
proceso, pero obviando el paso de creación de una
nueva carpeta.
Figura 7
Figura 8
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Figura 9
Figura 10
Figura 10
Resultado final
Creación de un documento
a partir de una plantilla personal
Para crear un documento a partir de una plantilla personal deberemos simplemente escoger
«NUEVO...» en el desplegable «ARCHIVO» y
aparecerá la pantalla de la figura 9, en la que se
tiene que vigilar que en «CREAR NUEVO»
esté activada la casilla «DOCUMENTO». Si hacemos doble clic en el nombre de la plantilla se
abrirá el documento y ya podremos trabajar con
él y guardar el trabajo igual que con otro documento cualquiera.
De todos modos, observaremos que trabajar
con una plantilla tiene sus ventajas, como por
ejemplo que la fecha que se muestra en la carta
siempre es la actual, que al hacer un clic sobre
el destinatario sólo nos hace falta escribir su
nombre y desaparece el texto de la plantilla. En
nuestro caso escribiremos como nombre de destinatario el de José Jiménez.
A continuación pondremos el cursor sobre
«Estimado señor o señora:». Si hacemos un clic
con el botón derecho del ratón nos aparecen
expresiones de saludo alternativas (fig. 10), e incluso podemos crear nuestras propias expresiones mediante la opción «CREAR AUTOTEXTO...». Luego, escribiremos el texto de la carta
sustituyendo el que, por defecto, muestra la
plantilla.
En la despedida tenemos la opción, al igual
que en el saludo, de hacer un clic encima de
«Atentamente», y obtendremos una lista de expresiones alternativas. También se podrán crear
nuevas, como hemos visto anteriormente. En
nuestro ejemplo vamos a crear la expresión
«Cordialmente le saluda,», que escribiremos en
el cuadro que aparece al escoger «CREAR AUTOTEXTO...» (fig. 11). ■
Figura 12
Tras estas operaciones obtendremos un documento
como el que se muestra en la figura 12. Aunque lo
guardemos con otro nombre y lo modifiquemos tantas veces como queramos, siempre tendremos la
plantilla para crear uno nuevo. ■
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VOL 24 NÚM 9 OCTUBRE 2005
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Informática en una página
Idiomas en Word
W
ord permite la edición de
documentos en más de 80
idiomas. En esta ficha vamos a prescindir de idiomas con alfabeto distinto al de Europa occidental.
Figura 1
Para habilitar la edición de idiomas
adicionales en las aplicaciones iremos a «INICIO», «PROGRAMAS», «HERRAMIENTAS DE
MICROSOFT OFFICE» y
«CONFIGURACIÓN DE IDIOMA DE MICROSOFT OFFICE»
(fig. 2). En ella elegiremos los idiomas en los que queramos trabajar.
Detección automática
Cuando se abre un documento o
se inserta texto, Word puede detectar automáticamente el idioma
del texto y utilizar los diccionarios ortográficos y gramaticales
adecuados. Para que ello ocurra,
desplegaremos el menú «HERRAMIENTAS» y elegiremos
«DEFINIR IDIOMA», con lo
que aparecerá la pantalla de la figura 1, en la que deberemos activar la casilla «DETECTAR EL
IDIOMA AUTOMÁTICAMENTE».
Configuración
de idioma
Figura 2
Características
de la revisión
Se pueden definir las características de la revisión ortográfica y
gramatical si desplegamos el menú «HERRAMIENTAS» y escogemos «OPCIONES» (fig. 3).
En cuanto a la ortografía, podemos seleccionar:
Figura 3
• Si se revisa la ortografía mientras
se escribe o se quiere hacer la
revisión expresamente.
• Si está disponible una lista de sugerencias en las palabras incorrectas.
• Si se omiten las palabras con
mayúsculas o que contengan
números.
• Si se omiten los archivos y direcciones de internet.
Detectar los idiomas
Word utiliza algoritmos especiales y datos estadísticos para analizar las combinaciones de letras
en cada oración. No detecta el
idioma de palabras individuales o
frases cortas.
La detección de idioma tiene
lugar durante el trabajo, sin que
éste se interrumpa. En un documento nuevo, Word revisa desde
el principio cada oración que se
escribe y el texto que se pega o se
inserta en el archivo. Cuando se
abre un documento que nunca ha
sido revisado, Word comprueba
cada una de las oraciones, y vuelve a revisar las oraciones que se
modifiquen.
En cuanto a la gramática, podemos:
Word recuerda el texto que ya
ha revisado para no tener que revisarlo de nuevo cada vez que se
abre el documento.
Si se aplican formatos de idioma a oraciones enteras, Word
también recuerda estos formatos y
no los cambia a menos que se
modifique la oración.
• Revisar la gramática mientras se
escribe.
• Revisar la gramática junto con
la ortografía.
• Mostrar estadísticas de legibilidad.
Un documento puede estar escrito con fragmentos en distintos
idiomas. En cada caso, Word aplicará el diccionario correcto. ■
JORDI VINTRÓ
CONTADOR DEL COF DE BARCELONA (jvintro001@cofb.net).
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VOL 24 NÚM 9 OCTUBRE 2005