El control interno. Astrid Uzcátegui, 2010. Mérida, Universidad de

El control interno. Astrid Uzcátegui, 2010. Mérida, Universidad de los Andes. Diplomado
en Dirección de Cooperativas.
Control Interno:
El Control Interno Comprende el plan de organización y la coordinación de todos los
métodos y medidas adoptadas en una empresa para proteger sus atractivos, verificar la
exactitud y confiabilidad de sus datos contables, desarrollar la eficiencia de las
operaciones y estimular la adhesión a las políticas administrativas prescritas por la
gerencia.
El control interno consiste en todas las medidas utilizadas por una empresa, con el fin de:
1.) Proteger sus activos y recursos contra el fraude, pérdidas o ineficiencias.
2.) Promover la eficiencia de las operaciones en todas las aéreas de la empresa.
3.) Promover la exactitud y veracidad de los informes contables y de operación
Es decir que ese control interno abarca todos los departamentos y actividades de la
empresa.
Elementos del Control Interno:
Los principales elementos que constituyen al control interno puede decirse que son los
siguientes:
-
Organización
Procedimientos
Personal, y
Supervisión.
Organización:
La organización es el elemento del control interno, que identifica y determina las
funciones y las responsabilidades de las unidades, que componen la estructura
organizativa de la empresa y sus actividades; asignan la autoridad de los niveles
jerárquicos, fijando las responsabilidades a los recursos humanos que integran la
organización, para el logro de los objetivos.
El plan de organización debe asignar responsabilidades y deberes a personas
específicas, de forma que los individuos de la organización se hagan responsables de la
ejecución de sus tareas y de la custodia de los activos que le han sido asignados.
Procedimientos:
Estos son los elementos de control interno que representan la formulación y aplicación de
principios y métodos uniformes, en la realización de una actividad; es decir; describen la
forma de hacer las cosas.
Por ejemplo, existen procedimientos para:
-
Cancelar las facturas,
Proteger los activos,
Comparar mercancías, y
Aprobar pedidos de la clientela, etc.
Personal:
Este es uno de los elementos de control interno más importantes, dentro de cualquier
organización; esta constituido por lo que se conoce con el nombre de recursos humanos y
es tal su importancia que se requiere hacer estudios y evaluaciones constantes, a fin de
colocar a cada persona en el puesto adecuado logrando así el mayor rendimiento
posible. La calidad del personal depende de las políticas de selección, contratación y, a
veces, de la ubicación de la persona en el cargo de acuerdo a sus habilidades personales.
Supervisión:
Este elemento no es más que la vigilancia contante, que debe ejercer sobre el
cumplimiento de las normas y procedimientos preestablecidos, para la realización de las
actividades desarrolladas por la empresa.
La acción supervisora es ejercida por el auditor interno de la organización, quien además
debe proponer las medidas correctivas, de acuerdo a las necesidades y exigencias de la
misma.
Principios del Control Internos:
Los principios básicos del control interno están fundamentados en dos procedimientos de
organización, muy importante para un control eficaz, como son:
1- La manipulación física de un activo debe separarse de la contabilización de dicho
activo.
2- Y el trabajo debe ser dividido entre personas, de tal forma que los resultados
obtenidos por una puedan ser comprobados mediante los resultados obtenidos
por otra. Por ejemplo, una persona cuenta el dinero de las cajas registradoras, otra
suma las facturas de ventas y una tercera contabiliza el efectivo.
Aun cuando los procedimientos de comprobación y el control interno cambian de una
empresa a otra, podríamos enumerar los principios de control interno, de la forma
siguiente:
1) Se debe separar el manejo de un activo de su contabilización.
2) Debe dividirse el trabajo, de modo tal que una persona no domine un
procedimiento desde su origen hasta el final. Ninguna persona individualmente
debe tener completamente a su cargo una transacción comercial. cualquier.
Cualquier persona, deliberada o inadvertidamente, cometerá errores, pero es
probable que en un error se descubra si el manejo de una transacción esta dividido
entre dos o mas personas.
3) La contabilidad y las operaciones deben estar separadas. Un empleado no debe
ocupar un puesto en que tenga control de la contabilidad y, al mismo tiempo,
control de las operaciones que ocasionan asientos de la contabilidad. Por ejemplo
el tenedor de libros que lleva el mayor general no debe tener acceso a la caja o al
registro de ventas al contado.
4) Darle vacaciones a los empleados y de ser posible, rotarlos de posición dentro del
trabajo. Debe haber rotación entre los empleados asignados a cada trabajo; debe
imponerse la obligación de disfrutar de vacaciones entre las personas que ocupan
un puesto de confianza. La rotación del personal reduce las oportunidades de
cometer un fraude, indica la adaptabilidad de un empleado y frecuentemente da
por resultado nuevas ideas para la organización.
5) Suscribir pólizas de fidelidad o exigir fianza a los empleados, a fin de evitar o
aminorar la tentación que se apropien de algún activo de la empresa. Los
empleados deben tener pólizas de fianza. La fianza protege a la empresa y actúa
como disuasivo psicológico en el caso de un empleado en tentación.
6) Deben fijarse responsabilidades, es decir, asignar cuidadosamente los deberes, de
forma tal de que hayan personas específicamente responsables de aéreas
particulares de trabajo.
7) Debe escogerse y entrenarse cuidadosamente el personal de empleados. Un
entrenamiento cuidadoso da por resultado mejor rendimiento, costos reducidos y
empleados más atentos y activos.
8) Deben estar por escrito las instrucciones sobre las operaciones; es decir, se
necesita un manual de procedimientos, un catalogo de cuentas e instrucciones
similares, al fin de lograr tratamientos coherentes a una misma clase de
transacciones, instruir a trabajadores nuevos, fomentar la eficiencia y evitar
errores.
9) Se debe disponer de un personal adiestrado, calificado y capacitado para llevar los
registros y el control de las transacciones, en forma adecuada.
10) Utilizar las cuentas de control, ya que a través de ellas se mide la exactitud de los
saldos de las cuentas y la eficiencia y la honestidad de los empleados que han
realizado las diferentes secciones del trabajo.
11) Utilizar el sistema de contabilidad por partida doble, tanto en las empresas
grandes como en las pequeñas. No deben exagerarse las ventajas de protección
que presta el sistema de contabilidad de partida doble. Este sistema no sustituye el
control interno. Errores también se cometen en la contabilidad por partida doble, y
el sistema por si solo no probara una omisión, un asiento equivocado, o la falta de
honradez.
12) Debe reglamentarse el uso delos equipos, especialmente los automóviles, en vista
de la tentación de hacer uso personal de las propiedades de la empresa.
13) Evitar los parentescos y “recomendados” entre el personal.
14) Ejercer una vigilancia discreta y periódica de la vida privada de los empleados.
15) Tratar de mecanizar lo más posible el trabajo administrativo, con el fin de obtener
rapidez, nitidez y mayor exactitud en la información.
16) Establecer las reglas invariables de realizar los pagos por cheques, excepto las
erogaciones pequeñas, controladas por la caja chica.
17) Depositar diariamente en los bancos los cobros, ventas y todos los ingresos de
efectivo.
Control Interno Administrativo:
Comprende el plan de organización, los procedimientos y registros relativos a los procesos
de decisión, que orientan la autorización de las transacciones por parte de la gerencia. Las
autorizaciones son funciones administrativas, que están directamente asociadas con la
responsabilidad del logro del objetivo de la organización, a la vez que el punto de partida
para establecer el control contable de las transacciones.
Control Interno Contable:
Comprende el plan de organización, los procedimientos y registros relativos a la seguridad
de los activos y la confiabilidad de los registros financieros. Por ello, este tipo de control
esta encaminado a proporcionar una certeza, acerca de que:
a- Las transacciones se realicen de acuerdo con las autorizaciones e instrucciones de
la gerencia.
b- Las transacciones se registren, de forma que permitan la preparación de los
estados financieros, de acuerdo con los principios de la contabilidad generalmente
aceptados y mantener datos relativos a la custodia de los activos.
c- El acceso a los activos solo será permitido con la autorización de la gerencia.
Es conveniente aclarar que el control interno contable solo permite la preparación de los
estados financieros, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados; no garantiza que los estados financieros sean confiable, debido a que pueden
haberse cometido violaciones de tipo administrativo y, además, el control interno
depende de que las personas acaten las políticas y procedimientos establecidos, las cuales
puedan cometer actos de negligencia, cansancio o evasión intencional de los controles,
etc. Es por ello, que el auditor nunca puede apoyarse enteramente en el control interno
contable.
Control Interno de los Procedimientos:
Debido a la especialización del trabajo, el crecimiento de las empresas y la
departamentalización, para el manejo de las operaciones, se ha hecho necesario
establecer reglas o procedimientos que sirvan de guía o base, para poder coordinar los
trabajos en forma útil y eficaz, a fin de lograr los objetivos de la organización.
Es probable que en las empresas muy pequeñas, o de mediana magnitud, no existen
procedimientos escritos, pero siempre habrá instrucciones verbales o emanada de la
costumbres, de manejar ciertas operaciones. Aunque parezca inútil o pueril consignar por
escrito aquellos procedimientos de carácter muy sencillo o que resulten obvios, siempre
será útil que existan instrucciones o manuales, para los fines ya explicados.
Control Interno en Organizaciones Pequeñas:
La extensión y efectividad del control interno depende, muchas veces, del tamaño de la
empresa, ya que un sistema adecuado, presupone una organización suficientemente
grande, para permitir la completa separación de las funciones de contabilidad por
departamentos. Generalmente la empresa pequeña tiene un sistema de control débil,
debido a la poca cantidad de empleados y a la oportunidad de lograr una subdivisión de
trabajos y responsabilidades es muy difícil o nula; por una razón, el control interno tiende
a desaparecer o ser muy débil. En esta situación, el auditor debe hacer un examen mas
profundo, aun cuando mientras más pequeña sea la empresa, el control interno se ejerce
en forma más directa por el propietario, en su beneficio propio.
Por muy pequeño que sea el negocio, puede tener los siguientes controles:
1.
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8.
Contabilidad por partida doble.
Uso de caja registradora.
Preparación de estados financieros mensuales.
Conciliación mensual de las cuentas bancarias.
Depositar diariamente todos los ingresos de efectivo
Realizar los pagos mediantes cheques, firmados por el dueño.
Preparar facturas de ventas prenumeradas.
Información estadística en relación a las unidades compradas, producidas,
vendidas y en existencia.
9. Revisión y cancelación de los pagos por caja chica.
10. Preparar y enviar mensualmente los estados de cuentas a los clientes.
11. Emitir los cheques a nombre del proveedor correspondiente; es decir no emitir
cheques al portador.
El principal obstáculo con el que suele encontrarse el auditor, es el desconocimiento del
control interno por parte de los dueños de empresas pequeñas y los beneficios que de
este se derivan.
Quienes argumentan que la forma eficaz de lograr un control interno es a través de la
segregación de funciones, pero aun cuando se hayan separado éstas, eso no implica que
la transacción esta completamente controlada. En los negocios pequeños la no división de
funciones se suple con la vigilancia directa del dueño o director.