2. Control Interno Contable
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UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración La Importancia del Control Interno MONOGRAFÍA Para obtener el título de: Licenciado en Contaduría Presenta: Lucía Mateo Martínez Asesor: CP. Fredy Castro Naranjo Xalapa-Enríquez, Veracruz Enero 2010 UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración La Importancia del Control Interno MONOGRAFÍA Para obtener el título de: Licenciado en Contaduría Presenta: Lucía Mateo Martínez Asesor: CP. Fredy Castro Naranjo Xalapa-Enríquez, Veracruz Enero 2010 Dedicatorias y/o Agradecimientos A mi papi: Emilio Mateo P. Gracias por haberme educado así. Estoy orgullosa de ser como soy y eso te lo debo a ti. Te extrañamos mucho Papi te amo y gracias por todo que Dios te tenga en la gloria. A mi mami: Teodora Martínez A. Gracias te doy por haberme apoyado y guiarme por el buen camino, por tus consejos, tu confianza que depositaste en mí. A mis hermanos: Franklyn, Elideth y Aide. Agradezco a mis hermanos el apoyo que siempre me han brindado con su impulso, fuerza y tenacidad que son parte de mi formación. A mi esposo: Luis Romero. Gracias por tu apoyo, comprensión. Gracias por ser parte de mi vida; eres lo mejor que me ha pasado. A mi director de monografía: Fredy Castro N. Por el tiempo prestado para la revisión del presente trabajo. A mis sinodales: Luis Alberto de la Paz Zúñiga y Julio Alonso Iglesias. Gracias por sus consejos, paciencia y opiniones sirvieron que me sienta satisfecho en mi participación dentro del presente trabajo. INDICE RESUMEN INTRODUCCION CAPITULO I 1. Antecedentes y origen………………………………………………………. 7 2. Definición del control interno……………………………………………….. 9 3. Análisis del control interno…………………………………………............. 9 4. Elementos del control interno………………………………………............ 11 4.1. Organización………………………………………………………….... 11 4.1.1. Elementos……………………………………………………...... 11 4.2. Contabilidad…………………………………………………………...... 12 4.2.1. Clasificación……………………………………………….......... 12 4.3. Sistemas de Contabilidad................................................................ 13 4.4. Catálogo de Cuentas………………………………………………….. 14 4.4.1. Objetivos…………………………………………………............. 14 4.4.2. Elementos…………………………………………………........... 14 4.5. Estados Financieros…………………………………………………… 14 4.5.1. Estados Financieros Básicos en México……………………… 15 4.6. Presupuestos y Pronósticos………………………………………....... 19 4.6.1. Concepto de presupuesto………………………………............ 19 4.6.1.1. Clasificación (enunciativa no limitativa)............................... 19 4.6.2. Concepto de pronóstico.......................................................... 19 4.6.2.1. Clasificación (enunciativa no limitativa)................................ 20 4.7. Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal......................... 20 5. Importancia del control interno................................................................ 21 6. Principios del control interno................................................................... 22 7. Objetivos del control interno.................................................................... 22 8. Vigilancia y supervisión del control interno.............................................. 23 II CAPITULO II. Estructura del control interno 1. Definición.................................................................................................. 25 2. Elementos de la estructura del control interno......................................... 25 3. Consideraciones generales...................................................................... 28 4. Efectividad de la estructura del control interno......................................... 29 5. Deficiencia en el diseño de la estructura del control interno.................... 30 6. Deficiencia en la operación de la estructura del control interno............... 31 CAPITULO III. Clasificación del control interno 1. Control Interno Administrativo................................................................. 34 2. Control Interno Contable......................................................................... 35 3. Objetivos de un sistema de control interno............................................. 36 4. Entorno de control interno contable......................................................... 37 4.1. Liderazgo de organización. ............................................................. 37 4.2. Estructura organizacional. .............................................................. 38 4.3. Presupuestos y Reportes internos. ................................................ 38 4.4. Auditoria interna............................................................................... 39 4.5. Personal. ......................................................................................... 39 4.6. Prácticas apropiadas........................................................................ 40 4.7. Circunstancias de la compañía........................................................ 40 Principios de control interno contable...................................................... 41 5.1. Separación de funciones.................................................................. 41 5.2. Procedimientos de autorización....................................................... 41 5.3. Procedimientos de documentación.................................................. 42 5.4. Registros y procedimientos contables............................................. 43 5.5. Controles físicos............................................................................... 43 5.6. Verificación interna independiente................................................... 44 5. III CAPITULO IV. Control Interno- Operaciones básicas 1. Control Interno de caja y bancos................................................................. 46 1.1. Concepto................................................................................................. 46 1.2. Caja......................................................................................................... 46 1.3. Bancos.................................................................................................... 46 1.4. Principios de control interno de caja y bancos....................................... 46 1.5. Objetivos del control interno de caja y bancos....................................... 47 1.6. Bases de control interno......................................................................... 47 1.7. Revisión de la conciliación en bancos.................................................... 48 1.8. Control para cada origen de entradas a caja o bancos.......................... 48 2. Control Interno de Inventarios...................................................................... 50 2.1. Concepto............................................................................................. 50 2.2. Inventarios.......................................................................................... 50 2.3. Principios............................................................................................. 50 2.4. Objetivos............................................................................................. 51 2.5. Valuación de Inventarios..................................................................... 51 3. Control Interno de Compras......................................................................... 53 3.1. Concepto............................................................................................. 53 3.2. Principios............................................................................................. 54 3.3. Objetivos.............................................................................................. 54 4. Control Interno de Ventas............................................................................ 54 4.1. Concepto............................................................................................. 54 4.2. Principios............................................................................................. 54 4.3. Objetivos.............................................................................................. 55 4.4. Bases de control.................................................................................. 55 IV CAPITULO V 1. Evaluación preliminar del control interno..................................................... 57 2. El procesamiento electrónico de datos (PED) al evaluar la estructura del control Interno.............................................................................................. 58 3. Pruebas de cumplimiento y evaluación final................................................ 58 4. Comunicación de situaciones a Informar..................................................... 59 5. Métodos para evaluar el control interno...................................................... 61 5.1. Método Descriptivo.......................................................................... 61 5.2. Método Gráfico................................................................................ 62 5.2.1. Existen dos tipos de gráficas de organización........................ 63 Método de Cuestionarios................................................................. 63 5.3. 6. Estudio y Evaluación del control interno por ciclos de transacciones....... 6.1. 64 Ciclo de Ingresos............................................................................. 65 6.1.1. Asientos Comunes.................................................................. 65 6.1.2. Formas y Documentos Vitales................................................. 66 Ciclo de Compras............................................................................ 66 6.2.1. Asientos Comunes.................................................................. 67 6.2.2. Formas y Documentos Vitales................................................. 67 6.3. Ciclo de Producción......................................................................... 68 6.4. Ciclo de Nóminas............................................................................. 69 6.4.1. Asientos comunes................................................................... 70 6.4.2. Formas y documentos vitales.................................................. 70 Ciclo de Tesorería............................................................................ 70 6.5.1. Asientos Comunes.................................................................. 71 6.5.2. Formas y Documentos vitales................................................ 71 6.2. 6.5. V CAPITULO VI. CONTROL INTERNO MODELO AMERICANO COSO 1. Síntesis......................................................................................................... 73 2. Concepto...................................................................................................... 73 3. Análisis......................................................................................................... 75 4. La estructura del control interno.................................................................. 76 4.1. Ambiente de Control........................................................................ 77 4.2. Evaluación de riesgos...................................................................... 78 4.3. Actividades de control...................................................................... 79 4.4. Información y Comunicación............................................................ 81 4.5. Monitoreo......................................................................................... 82 5. Reestructuración de los controles internos.................................................. 83 CONCLUSIÓNES.............................................................................................. FUENTES DE INFORMACIÓN......................................................................... 84 88 VI RESUMEN El Control Interno tiene como objetivos la efectividad y eficiencia de las operaciones, la suficiencia y confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de la normatividad. La evaluación adecuada del Control Interno es para el Auditor un ahorro de tiempo y de labor durante el examen de los estados financieros. El sistema de Control Interno permite al Auditor, efectuar una ponderación de la importancia relativa y riesgo probable de las partidas a evaluar, sin que tenga la necesidad de efectuar una revisión total. En otras palabras gracias a él, el Auditor se dirige a los aspectos y actividades que más lo requieran e influyan sobre las cifras que presentan los estados financieros. Para que el sistema de Control Interno cuente con un alto grado de confiabilidad, debe estar en vigilancia permanente, para que pueda revisarse y actualizarse permanentemente. El Control Interno es una responsabilidad de la Administración de la Empresa auditada y el papel del Auditor frente al mismo, es el de su evaluación y la formulación de sugerencias. 1 INTRODUCCIÓN Este trabajo tiene como objetivo el estudio, conocimiento, revisión y evaluación del control interno para llevar acabo el correcto manejo de los controles generalmente aplicados. El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. El control interno ha sido diseñado, aplicado y considerado como la herramienta más importante para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de los recursos y para obtener la productividad, además de prevenir fraudes, errores violación a principios y normas contable, fiscal y tributaria. En primer lugar debemos subrayar la falta de cumplimiento a las normas básicas y fundamentales en materia de control interno, pero por otro lado está la ausencia de amplitud de conceptos en cuanto al patrimonio a proteger, y de los métodos e instrumentos de análisis a ser utilizados por los auditores internos. Al igual que en el control de calidad, la falta de planificación y prevención es la norma en muchas empresas en lo relativo tanto al control interno, como al accionar de la auditoría interna. Por ello no es de sorprenderse ver a los auditores tratando de analizar que es lo que salió mal, porqué, y que hacer para evitar su repetición, cuando lo correcto es actuar preventivamente, y de acontecer algún hecho perjudicial no quedarse en los aspectos más superficiales sino profundizar hasta llegar hasta la causa-raíz, tratando de desentrañar de tal forma las razones que llevaron al sistema a engendrar dichas falencias. Otro aspecto importante a cuestionar en las auditorías es que la misma sea percibida como una entidad dedicada sólo a la inspección (y a veces hasta con 3 una perspectiva policíaca), y no al asesoramiento con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la organización. Muchas empresas han dejado de existir como producto de sus falencias en el control interno, y en la falta de una auditoría interna que evalúe eficazmente la misma. La falta de buenos controles internos (no meramente normativos, sino aplicados) no sólo han dado lugar a estafas o defraudaciones (sea esta por parte de ejecutivos, empleados o clientes), sino también a graves errores en materia de decisiones producto de graves errores en materia de información. El objetivo de este presente trabajo es definir los elementos de la estructura del control interno y establecer los pronunciamientos normativos aplicables a su estudio y evaluación, como un aspecto fundamental al diseñar la estrategia de auditoria, así como señalar los lineamientos que deben seguirse al informar sobre debilidades o desviaciones al control interno. El control interno es efectuado por diversos niveles, cada uno de ellos con responsabilidades importantes. Los directivos, la gerencia y los auditores internos y otros funcionarios de menor nivel contribuyen para que el sistema de control interno funcione con efectividad, eficiencia y economía. Una estructura de control interno sólida es fundamental para promover el logro de sus objetivos y la eficiencia y economía en las operaciones de cada entidad. Ninguna estructura de control interno, por muy óptima que sea, puede garantizar por si misma, una gestión eficiente y registros e información financiera integra, exacta y confiable, ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes, especialmente, cuando aquellas tareas competen a cargos de confianza. Por ello mantener una estructura de control interno que elimine cualquier riesgo, puede resultar un objetivo imposible y, es probable que, más costoso que los beneficios que se considere obtener de su implementación. 4 La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión. Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organización. Siendo las cosas así, resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr implementando y adecuando controles internos, los cuales sean capaces de salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la empresa. Dentro de este orden de ideas, expresa que el control interno: "Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable". 5 CAPITULO I 1. Antecedentes y origen Si bien en un principio el Control Interno comienza en las funciones de la administración pública, hay indicios de que desde una época lejana se empleaba en las rendiciones de cuenta de los factores de los estados feudales y haciendas privadas. Dichos controles los efectuaba el auditor, persona competente que escuchaba las rendiciones de cuenta de los funcionarios y agentes, quienes por falta de instrucción no podían presentarlo por escrito. El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses. A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la producción, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, viéndose forzados a delegar funciones dentro de la organización conjuntamente con la creación de sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores, debido a esto comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de producción y comercialización que a la fase administrativa u organizativa, reconociéndose la necesidad de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las entidades. 7 El Control Interno es un proceso que lleva a cabo la alta dirección de una organización y que debe estar diseñado para dar una seguridad razonable, en relación con el logro de los objetivos previamente establecidos en los siguientes aspectos básicos: 1).- Efectividad y eficiencia de las operaciones; 2).- Confiabilidad de los reportes financieros y 3).- Cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa. Es de capital importancia destacar, que el Control Interno, si importa que tan bien haya sido diseñado y operado correctamente, para que la alta dirección obtenga una seguridad razonable sobre el logro de sus objetivos. La probabilidad de logro y eficacia del sistema, se ve afectada en muchas ocasiones, por limitaciones inherentes al sistema de control interno. Estas limitaciones pueden incluir fallas en decisiones tomadas con respecto a la política de la entidad, fallas en el diseño de costos vs. Beneficios, extralimitaciones de la Dirección, fracasos en el control por causa de las personas que se unen para burlar los controles o simplemente errores de los diferentes miembros de la organización. Esta metodología que se presenta sobre el Sistema de Control Interno, no pretende dogmatizar sino enriquecer las bases conceptuales que de una u otra forma se han cultivado. Mediante el examen y objetivos del control interno, registros y evaluación de los estados financieros se crea la confianza que la entidad debe presentar frente a la sociedad. La evaluación del sistema de control interno basado en principios, reglas, normas, procedimientos y sistemas de reconocido valor técnico es el fundamento de la realización de una buena auditoría financiera. 8 2. Definición del control interno Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta, para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa. 3. Análisis del control interno Plan de organización. Es decir, el control interno es un programa que precisa el desarrollo de actividades y el establecimiento de relaciones de conducta entre personas y lugares de trabajo en forma eficiente. La contabilidad. Qué tendrá por objeto registrar técnicamente todas las operaciones y además, presentar periódicamente información verídica y confiable, al efecto se implantará un sistema de registro y de contabilidad apropiado y práctico que permita registrar, clasificar, resumir y presentar todas las operaciones que lleve a cabo la empresa. Funciones de empleados. Distribución en forma debida de las labores que realizan los funcionarios y empleados; funciones de complemento, no de revisión. Procedimientos coordinados. físicos, administrativos, etc., Procedimientos contables, estadísticos, armonizadas entre si para la mejor consecución de los objetivos establecidos por la empresa. 9 Empresa pública, privada o mixta. Empresa pública u organismo social integrado por elementos humanos, técnicos, materiales, inmateriales, et5c., cuyo objetivo natural es la prestación de servicios a la colectividad. Empresa privada u organismo social integrado por elementos humanos, técnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la de obtener utilidades. Empresa privada u organismo social integrado por elementos humanos, técnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la de prestar servicios a la colectividad y obtener utilidades. Obtener información confiable. Unos de los objetivos del control interno, es la de obtener información oportuna, confiable y segura que coadyuve a la toma acertada de decisiones. Salvaguardar sus bienes. Otro objetivo del control interno, es la de proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades, activos, etc., de la empresa, dificultando y, tratar de evitar los malos manejos, fraudes, robos, etc. Promover la eficiencia de operaciones. Otro objetivo del control interno es la de promover y fomentar la eficiencia de todas las operaciones de la empresa. Adhesión a su política administrativa. Otro objetivo del control interno es facilitar que las reglas establecidas por la administración, se cumplan eficientemente. 10 4. Elementos del control interno. Los elementos del control interno son siete, a saber: Organización Catálogo de cuentas Sistema de contabilidad Estados financieros Presupuestos y pronósticos Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal Supervisión 4.1. Organización Establecimiento de relaciones de conducta entre trabajo, funciones, niveles y actividades de empleados de una empresa para lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos establecidos. 4.1.1. Elementos 1.- Establecimiento de la estructura óptima de la empresa funcional. 2.- Coordinación adecuada de trabajo y funciones de empleados por áreas afines. 3.- División de cada proceso en partes o labores. 4.- Asignación de las labores correspondientes a cada puesto. 5.- Establecimiento de instructivos. 6.- Determinación de autoridad y responsabilidad de cada nivel. Instructivo. Es un Documento que describe de forma detallada el “cómo” desarrollar una actividad dentro de un procedimiento. 11 4.2. Contabilidad Conjunto de principios y mecanismos técnicos aplicables para registrar, clasificar, resumir y presentar sistemática y estructuralmente, información cuantitativa expresada en unidades monetarias, de las operaciones que realiza una entidad económica. 4.2.1. Clasificación Contabilidad financiera. Es el conjunto de principios y mecanismos técnicos aplicables para registrar, clasificar, resumir y presentar sistemáticamente y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias, de las operaciones que realiza una empresa, orientado a terceros relacionados con la misma. La contabilidad financiera, de hecho, es un sistema de información orientado a terceros relacionados con la empresa, tal es el caso de accionistas, instituciones de crédito, inversiones, clientes, proveedores, etc. Ahora bien, la contabilidad financiera proporciona información sobre el pasado, es decir, hechos históricos de la empresa, para diagnosticar la situación actual, que servirá de base para fijar las rutas y estrategias a seguir. Contabilidad de costos. Es una rama de la contabilidad financiera que, implantada e impulsada por las empresas industriales, permite conocer el costo de producción de sus productos, así como el costo de la venta de tales artículos y fundamentalmente la determinación de los costos unitarios; es decir, el costo de cada unidad de producción, mediante el adecuado control de sus elementos: la materia prima, la mano de obra y los gastos de fabricación o producción. Asimismo, tiene otras aplicaciones, como la determinación del punto de equilibrio (el punto en que la empresa no obtiene utilidades ni pérdidas) con base en los 12 costos fijos y variables, así como la determinación de los costos totales y de distribución. Contabilidad Fiscal. Es un área de la contabilidad que tiene por objeto registrar, clasificar, resumir y presentar información orientada a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de la empresa. Contabilidad Administrativa. Sistema de información para usuarios internos, destinada a la toma acertada de decisiones. Es un sistema de información gerencial que tiene por objeto elegir de diversas alternativas factibles, la mejor, para solucionar problemas en una empresa, y alcanzar las metas y objetivos preestablecidos por la entidad económica. 4.3. Sistemas de Contabilidad De aplicación práctica, se conocen dos sistemas de contabilidad, a saber: - Sistema por partida simple. Sistema de contabilidad basado en operaciones matemáticas de suma y resta, es decir, todas las operaciones de cualquier empresa se registran en simples listas de acumulación, tal es el caso, por ejemplo de anotaciones de ingresos y egresos, etc. - Sistema por partida doble. Sistema de contabilidad basado en el principio de dualidad económica (antes denominado principio de la partida doble) que tiene el antecedente científico del principio de la causalidad (causa y efecto; acción y reacción). Ahora bien, desde el punto de vista matemático, el sistema de contabilidad por partida doble se basa en la ecuación de primer grado: a = p + c (activo es igual a pasivo más capital). 13 4.4. Catálogo de Cuentas Relación del rubro de las cuentas de activo, pasivo, capital, costos, resultados y de orden, agrupados de conformidad con un esquema de clasificación estructuralmente adaptado a las necesidades de una empresa determinada, para el registro de sus operaciones. 4.4.1. Objetivos 1.- Registro de clasificación de operaciones similares en cuentas específicas. 2.- Facilitar la preparación de estados financieros. 3.- Facilitar la actividad del contador general, de costos, auditor, etc. 4.- Servir de instrumento en la salvaguarda de los bienes de una empresa. 5.- Promover la eficiencia de las operaciones y la adhesión de la política administrativa prescrita. 4.4.2. Elementos Dos son los elementos que integran el contenido de un catálogo de cuentas: El numérico. Empleado como símbolo o clave, mismo que puede estar formado por números, letras, etc. El descriptivo. Está formado por el rubro, título, membrete o denominación de las diferentes cuentas de la empresa. 4.5. Estados Financieros Aquellos documentos que muestran la situación económica de la empresa, la capacidad de pago de la misma, a una fecha determinada, pasada o futura; o bien, 14 el resultado de las operaciones obtenidas en un periodo o ejercicio pasado o futuro, en situaciones normales o especiales. 4.5.1. Estados Financieros Básicos en México *Balance General Uno de los estados financieros básicos es el balance general, también llamado estado de situación financiera o estado de posición financiera, que muestra información relativa a una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones financieros de la entidad. Objetivos que persigue: Su intención principal no sólo es igualar las partidas que lo integran sino mostrar la situación financiera de la empresa a una determinada fecha. Adicionalmente, de su análisis e interpretación, los encargados de tomar decisiones, podrán conocer: -Su liquidez o capacidad de pago inmediata o a corto plazo; es decir, la capacidad de la empresa de hacer frente a sus compromisos u obligaciones financieras a corto plazo. -El capital de trabajo, mismo que se determinará de la diferencia de los activos circulantes y los pasivos circulantes. -El porcentaje de los recursos del negocio que ha sido aportado por los acreedores y por los propietarios, para conocer quién posee realmente la entidad y prevenir los riesgos de que la empresa quede en manos de los acreedores. -El rendimiento o rentabilidad sobre la inversión, la cual se conocerá comparando las utilidades que reporte el estado de resultados, mismas que aparecen en el 15 balance general dentro del capital ganado, contra la inversión o recursos que muestra el Estado, para saber si la empresa es rentable o no; es decir, si se trata de un buen o mal negocio. Elementos que integran al Balance General: Activo. Conjunto o segmento, cuantificable, de los beneficios económicos futuros fundadamente representados por esperados efectivo, y controlados derechos, bienes por o una entidad, servicios, como consecuencia de transacciones pasadas o de otros eventos ocurridos. Pasivo. Conjunto o segmento, cuantificable, de las obligaciones presentes de una entidad particular, virtualmente ineludibles, de transferir efectivo, bienes o servicios en el futuro a otras entidades, como consecuencia de transacciones o eventos pasados. Capital Contable. El derecho de los propietarios sobre los activos netos que surge por aportaciones de los dueños, por transacciones y otros eventos o circunstancias que afectan una entidad y el cual se ejerce mediante reembolso o distribución. * Estado de Resultados Es el estado financiero básico que muestra la utilidad o pérdida resultante en un periodo contable, a través del enfrentamiento entre los ingresos y los costos y gastos que les son relativos. Objetivos que persigue: El Estado de Resultados es un estado financiero básico, que presenta información relevante acerca de las operaciones desarrolladas por una entidad durante un periodo determinado. Mediante la determinación de la utilidad neta y de la identificación de sus componentes, se mide el resultado de los logros alcanzados 16 y de los esfuerzos desarrollados por una entidad durante el periodo consignado en el mismo estado. Esta información es útil principalmente para que, en combinación con la de los otros estados financieros básicos, se pueda: -Evaluar la rentabilidad de una empresa. -Estimar su potencial de crédito. -Estimar la cantidad, el tiempo y la certidumbre de un flujo de efectivo. -Evaluar el desempeño de una empresa. -Medir riesgos. -Repartir dividendos. Los elementos que componen al Estado de Resultados son: -Ingresos. Es el incremento de los activos o el decremento de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con un impacto favorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y, consecuentemente, en el capital ganado o patrimonio contable, respectivamente. -Costos y Gastos. El costo y el gasto son decrementos de los activos o incrementos de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con la intención de generar ingresos y con un impacto desfavorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y, consecuentemente, en su capital ganado o patrimonio contable, respectivamente. 17 -Utilidad o pérdida neta. Es el valor residual de los ingresos de una entidad lucrativa, después de haber disminuido sus costos y gastos relativos reconocidos en el estado de resultados, siempre que estos últimos sean menores a dichos ingresos, durante un periodo contable. En caso contrario, es decir, cuando los costos y gastos sean superiores a los ingresos, la resultante es una pérdida neta. *Estado de cambios en la situación financiera Muestra los recursos generados por la operación, así como los principales cambios ocurridos en las fuentes de financiamiento y de inversión de la entidad, durante un periodo determinado. El estado de flujo de efectivo muestra el aumento neto o la disminución neta del efectivo durante un período determinado y el saldo de efectivo al final del mismo, lo cuál permite evaluar la liquidez de la empresa al mostrar la capacidad de las mismas de generar flujo de efectivo a partir de sus operaciones normales. *Estado de Origen y Aplicación de Recursos El Estado de origen y aplicación de fondos es una información adicional que facilitan las empresas en sus cuentas anuales, en la que se detallan: Los recursos que han entrado en la empresa durante el ejercicio y la utilización que se les ha dado. El efecto que este movimiento de entrada y aplicación de recursos ha tenido en el activo circulante. Esta información nos permite conocer si los recursos generados en la actividad han sido suficientes para atender la financiación requerida o si, por el contrario, la empresa ha tenido que recurrir a fuentes adicionales de financiación. 18 4.6. Presupuestos y Pronósticos 4.6.1. Concepto de presupuesto Conjunto de estimaciones programadas de las condiciones de operación y resultados que prevalecerán en el futuro dentro de un organismo social público, privado o mixto. 4.6.1.1. Clasificación (enunciativa no limitativa) Por el tipo de empresa Por su contenido Por su duración Por su valuación Por el sistema de costos Por su forma Por su reflejo en los estados financieros Por su finalidad Por empresa matriz y sucursales Por su base cero Por su formulación Por su aspecto formal Por su aspecto material Por su moneda 4.6.2. Concepto de pronóstico Conjunto de proyecciones financieras formulado con la intención de predecir lo que va a acontecer o pasar en el futuro dentro de una empresa pública, privada o 19 mixta. Ahora bien, es conveniente distinguir entre cifras reales, del pronóstico y del presupuesto: Lo que pasó Cifras reales Lo que va a pasar en el futuro Cifras del pronóstico Lo que debe pasar en el futuro Cifras del presupuesto 4.6.2.1. Clasificación (enunciativa no limitativa) Los pronósticos se pueden clasificar exactamente igual que los presupuestos, es decir, en públicos, privados, mixtos, básicos, secundarios, cortos, medianos, largos, estimados, estándar, absorbentes, marginales, fijos, flexibles, de posición financiera, de resultados, de origen y aplicación de recursos, de costos, por programas, de promoción, de aplicación, de fusión, de casa matriz, de sucursales, consolidados, base cero absoluto, base cero por paquetes de decisión, previos, definitivos, máster, en moneda nacional, en moneda extranjera, etc. 4.7. Entrenamiento, eficiencia y moralidad del Personal Elemento del control interno que tiene por objeto que todos los empleados lleguen a poseer preparación, conocimientos y experiencia para alcanzar las metas y objetivos de la empresa pública, privada o mixta. Que sepa cumplir sus responsabilidades eficazmente. Exige las siguientes características: Reclutamiento de personal Selección de personal Contratación de personal Capacitación de personal Manejo de personal 20 Eficiencia Este subelemento del control interno permite medir y evaluar el rendimiento adecuado de los recursos humanos de una empresa, a través de la exploración de las habilidades, conocimientos y aptitudes del personal para ejercer las funciones y actividades necesarias para alcanzar el objetivo de la institución. Moralidad En el control interno es la actuación de los trabajadores de acuerdo con los principios y normas que regulan su conducta dentro de la empresa, así como en la sociedad. El establecimiento de este subelemento garantiza la actuación adecuada de los recursos humanos en la realización de sus funciones y actividades a fin de cumplir con los objetivos de la empresa. La importancia de este subelemento es que, a nivel de directivos, empleados, trabajadores, proveedores, asesores, clientes y de cualquier otra persona que tenga contacto con la empresa, uniforma la actuación correcta de estos recursos humanos en beneficio de la propia institución. 5. Importancia del control interno Todas la empresas públicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales o financieras, deben de contar con instrumentos de control administrativo, tales como un buen sistema de contabilidad, apoyado por un catálogo de cuentas eficiente y práctico, deben contar, además, con un sistema de control interno, para confiar en los conceptos, cifras, informes y reportes de los estados financieros. Luego entonces, un buen sistema de control interno es importante, desde el punto de vista de la integridad física y numérica de bienes, valores y activos de la 21 empresa, tales como el efectivo en caja y bancos, mercancías, cuentas y documentos por cobrar, equipos de oficina, reparto, maquinaria, etc., es decir, un sistema eficiente y práctico de control interno, dificulta la colusión de empleados, fraudes, robos, etc. 6. Principios del control interno Los principios del control interno son cinco: Separación de funciones de operación, custodia y registro. Dualidad o plurilateral de personas en cada operación; es decir, en cada operación de la empresa, cuando menos deben intervenir dos personas. Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su actividad. El trabajo de empleados será de complemento y no de revisión. La función de registro de operaciones será exclusivo del departamento de contabilidad. 7. Objetivos del control interno Los objetivos del control interno son: a) Prevenir fraudes b) Descubrir robos o malversaciones, c) Obtener información administrativa, contable y financiera confiable y oportuna, d) Localizar errores administrativos, contables y financieros, e) Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la empresa, f) Promover la eficiencia del personal, 22 g) Detectar desperdicios innecesarios tanto de material, tiempo, etc. h) Mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis, comprobación (pruebas) y estimación de las cuentas sujetas a auditoría, etc. 8. Vigilancia y supervisión del control interno Para la obtención de la máxima eficiencia del sistema de control interno, es necesario su vigilancia periódica y metódica, por parte de: a) Gerente general b) Contralor c) Comisarios o consejo de vigilancia d) Auditores internos e) Auditores externos, etc. Es común en todas las empresas la tendencia humana de apartarse de las reglas establecidas, generalmente, en aquéllas donde se siguen procedimientos monótonos y de rutina, de ahí que resulte útil, práctico y conveniente supervisarlo, vigilarlo y revisarlo periódica y metódicamente para que el sistema de control interno no decaiga ni pierda eficiencia. Por lo anterior es de vital importancia que el supervisor tenga conocimiento de la forma en que se aplican las técnicas, procedimientos y la observancia a la normatividad en los trabajos de auditoría, lo que le dará una visión más amplia y le permitirá ejecutar un trabajo más profesional. 23 CAPITULO II: ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO 1. Definición La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr sus objetivos específicos de la entidad. 2. Elementos de la estructura del control interno 1.- Ambiente de control. El ambiente de control representa la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles. Estos factores son los siguientes: Actitud de la administración hacia los controles internos establecidos. Estructura de la organización de la entidad. Funcionamiento del Consejo de Administración y sus Comités. Métodos para asignar autoridad y responsabilidad. Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de las políticas y procedimientos, incluyendo la función de auditoría interna. Políticas y prácticas de personal. Influencias externas que afectan las operaciones y prácticas de la entidad. De modo general, el ambiente de control comprende las actitudes, capacidades, percepciones y acciones del personal de una empresa, especialmente de su dirección. 25 2.- Evaluación de riesgos. Riegos relevantes a la información financiera incluyen eventos o circunstancias externas e internas que pueden ocurrir y afectar la habilidad de la entidad en el registro, procesamiento, agrupación o reporte de información, consistente con las aseveraciones de la Administración en los estados financieros. Estos riesgos podrán surgir o cambiar derivado de circunstancias como las que se mencionan a continuación: Cambios en el ambiente operativo. Nuevo personal. Sistemas de información nuevos o rediseñados. Crecimientos acelerados. Nuevas tecnologías. Nuevas líneas, productos o actividades. Restructuraciones corporativas. Cambios en procedimientos contables. Personal con mucha antigüedad en el puesto. Operaciones en el extranjero. Los procesos de la evaluación del riesgo deben estar orientados al futuro, permitiendo a la dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de los resultados esperados. La evaluación del riesgo tiene un carácter preventivo y se debe convertir en parte natural del proceso de planificación de la empresa. 3.- Los sistemas de información y comunicación. Los sistemas de información relevantes a los objetivos de los reportes financieros, los cuales incluyen el sistema contable, consisten en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir información cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad económica. 26 La calidad de los sistemas generadores para controlar las actividades de la entidad y preparar reportes financieros confiables y oportunos. Para que un sistema contable se útil y confiable, debe contar con métodos y registros que: Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnan los criterios establecidos por la administración. Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle necesarios que permita su adecuada clasificación. Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias. Registren las transacciones en el período correspondiente. Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros. 4.- Procedimientos de control. Los procedimientos y políticas adicionales al ambiente de control y al sistema contables, que establece la administración para proporcionar una seguridad razonable de lograr los objetivos específicos de la entidad, constituyen los procedimientos de control. Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en distintos niveles de organización y del procesamiento de las transacciones. También pueden estar integrados por componentes específicos del ambiente de control y del sistema contable. Atendiendo a su naturaleza, estos procedimientos pueden ser de carácter preventivo o detectivo. Los procedimientos de carácter preventivo son establecidos para evitar errores durante el desarrollo de las transacciones. Los procedimientos de control de carácter detectivo tienen como finalidad detectar los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no hubieran sido identificados por los procedimientos de control preventivos. 27 Los procedimientos de control están dirigidos a cumplir con los objetivos: Debida autorización de transacciones así como de actividades. Adecuada segregación de funciones y, a la par, de responsabilidades. Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de las operaciones. Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos. Verificaciones independientes de la actualización de otros y adecuada valuación de las operaciones registradas. 5.- La vigilancia. Una importante responsabilidad de la administración es la de establecer y mantener los controles internos, así como el vigilarlos, con objeto de identificar si éstos están operando efectivamente y si deben ser modificados cuando existen cambios importantes. La vigilancia es un proceso que asegura la eficiencia del control interno a través del tiempo, e incluye la evaluación del diseño y operación de procedimientos de control en forma oportuna, así como el aplicar medidas correctivas cuando sea necesario. 3. Consideraciones generales Los factores específicos del ambiente de control, la evaluación de riesgos, los sistemas de información y comunicación, los procedimientos de control y la vigilancia deben considerar los siguientes aspectos: Tamaño de la entidad Características de la actividad económica en la que opera. Organización de la entidad. Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control establecidas. 28 Problemas específicos del negocio. Requisitos legales aplicables. Por ejemplo, una estructura de organización con una delegación formal de autoridad, podrá influir favorablemente de modo importante en el ambiente de control de una entidad grande. Sin embargo, una entidad pequeña, con participación electiva del dueño-gerente, normalmente no requiere de procedimientos contables extensos ni de registros contables sofisticados o procedimientos de control forma/es, tales como políticas escritas, seguridad de Ia información o procedimientos pare obtener cotizaciones competitivas. El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno representa una importante responsabilidad de la administración para proporcionar una seguridad razonable de que se logren los objetivos de una entidad. La gerencia deberá vigilar de modo constante la estructura de control interno, para determinar se está opera debidamente y se modifica oportunamente, de acuerdo con los cambios en las condiciones existentes. Seguridad razonable El concepto de seguridad razonable reconoce que el costo de la estructura de control interno de una entidad, no deberá exceder los beneficios esperados al establecerla. 4. Efectividad de la estructura del control interno Están sujetas a limitaciones inherentes tales como: Malos entendidos de instrucciones Errores de juicio, descuido, distracción o fatigas personales Colusión entre personas dentro y fuera de la entidad Caso omiso por parte de la gerencia, de ciertas políticas y procedimientos. 29 Para tener una mejor comprensión de las políticas y procedimientos, el auditor deberá obtener conocimiento suficiente sobre cada uno de los elementos de la estructura de control interno, a través de experiencias anteriores con la entidad y de averiguaciones con el personal apropiado, inspección de documentos y registros y observación de las actividades y operaciones. La naturaleza y alcance de los procedimientos, suele variar de una entidad a otra y se ven afectados por el tamaño y complejidad de la misma, experiencia anterior, naturaleza de la política o procedimiento en particular y la documentación existente. El auditor deberá documentar su conocimiento y comprensión de la estructura de control interno, como parte del proceso de planeación de la auditoria. La forma y alcance de esta documentación se verán influidos por el tamaño y complejidad de la entidad y la naturaleza de la estructura del control interno de la misma. Por ejemplo, la documentación de una entidad grande y compleja, podrá incluir diagramas de flujo, cuestionarios o árboles de decisiones. En cambio en una entidad pequeña, la documentación en forma de Memorándum, podrá ser suficiente. 5. Deficiencia en el diseño de la estructura del control interno Como ya se indicó las "situaciones a informar", son asuntos que llaman la atención del auditor, pues representan deficiencias importantes en el diseño y operación de la estructura del control interno, que a su juicio podrían afectar negativamente la capacidad de la organización para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera consistente con las afirmaciones de la administración sobre los estados financieros. 30 Los siguientes son ejemplos de posibles "situaciones a informar". Se presentan agrupadas por tipo de deficiencia y situaciones específicas dentro de cada una de ellas. -Diseño inadecuado de la estructura del control interno en general. - Ausencia de una adecuada segregación de funciones, acorde con los objetivos de control establecidos. - Falta de revisión y aprobación adecuada de las transacciones, pólizas contables o reportes emitidos. - Procedimientos inadecuados para la evaluación y aplicación adecuada de principios de contabilidad. - Medidas deficientes para la protección de los activos. - Ausencia de técnicas de control adecuadas para el tipo de transacciones efectuadas. - Fallas en el diseño del sistema para suministrar información completa y correcta, congruente con los objetivos y necesidades de la entidad. 6. Deficiencia en la operación de la estructura del control interno -Deficiencias en los controles establecidos para la prevención y detección de omisiones en la información contable. -Fallas en el suministro de información completa y correcta de acuerdo con los objetivos de la entidad, como consecuencia de omisiones en la aplicación de los procedimientos de control. 31 -Violación intencional de los controles establecidos, por parte de personal de alto nivel jerárquico. - Fallas en la protección de los activos, contra pérdidas, daños o uso indebido de los mismos. - Fallas en la ejecución de funciones que son parte de la estructura del control interno, tales como preparación o revisión oportuna de conciliaciones. - Aplicación indebida de principios de contabilidad con la intención de distorsionar la información financiera. - Falta de adhesión a las políticas y procedimientos establecidos por la Administración. 32 CAPITULO III: CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO 1. Control Interno Administrativo Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los registros financieros. Incluyen más que todos controles tales como análisis estadísticos, estudios de moción y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad. En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización. Cuando los objetivos fundamentales son: a) Promoción de eficiencia en la operación de la empresa. b) Que la ejecución de las operaciones se adhiera a las políticas establecidas por la administración de la empresa. 34 2. Control Interno Contable Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna. Cuando los objetivos fundamentales son: a) Protección de los activos de la empresa. b) Obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna. El control interno comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos de la empresa y consecuentemente a la confiabilidad de los registros financieros que están diseñados para resumir seguridad razonable de que: a) Las operaciones que realizan de acuerdo con autorizaciones generales o específicas de la administración. b) Las operaciones se registran: Para permitir preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptadas, o cualquier otro criterio aplicable. Para mantener datos relativos a la custodia de los activos. c) El acceso a los activos sólo se permitirá de acuerdo con las autorizaciones de la administración de la empresa. 35 d) Los datos registrados relativos a la custodia de los activos, son comparados con los activos existentes durante intervalos razonables, tomándose las medidas pertinentes y apropiadas con respecto a cualquier diferencia. 3. Objetivos de un sistema de control interno El objetivo de un sistema de control interno es prever una razonable seguridad (ya que esta no puede ser absoluta o total), de que el patrimonio esté resguardado contra posibles pérdidas o disminuciones asignadas por los usos y disposiciones no autorizadas, y que las operaciones o transacciones estén debidamente autorizadas y adecuadas o apropiadamente registradas, a fin de permitir o asegurar: La preparación de los estados contables de acuerdo a normas contables. Reportes o informes de gestión de realidad aceptable. Es fundamental, que el auditor comprenda los objetivos del control interno y, dentro de ese entendimiento, pueda separar los objetivos principales que persiguen los controles fundamentales de aquellos controles de menos importancia o trascendencia. El auditor debe saber cuáles son los objetivos que persigue cada control, o qué pretende cada control, para poder evaluarlo o entenderlo, y así poder determinar cuándo ese control es efectivo o simplemente no se cumple, lo que significa que debe ir a la fuente del control. Conocer los objetivos del sistema del control interno resulta importante para poder controlar el funcionamiento de esta. De forma rutinaria citaremos cuatro: 1- Protección de los activos del patrimonio. 2- Obtención de información adecuada. 36 3- Promoción de la eficiencia operativa. 4- Estimular la adhesión a las políticas de la dirección. 4. Entorno de control interno contable Cada sistema de control contable opera dentro de un conjunto de condiciones o circunstancias que en su conjunto es lo que se conoce como entorno de control interno. Un buen entorno de control interno complementa procedimientos prescritos de control, incluye tanto factores externos como internos. Los primeros incluyen condiciones económicas, de la industria y negocios actuales, en tanto que los últimos factores incluyen: a) Liderazgo de administración b) Estructura organizacional c) Presupuesto y reportes internos d) Auditoria interna e) Personal f) Prácticas apropiadas g) Circunstancias de la compañía Estos factores se aplican independientemente si el método de procesamiento de datos es manual, mecánico o electrónico. 4.1. Liderazgo de organización. La administración es responsable de establecer un entorno favorable de control dentro de la organización. El consejo de directores y particularmente su comité de auditoria y la alta gerencia, deberán proporcionar liderazgo al establecer un nivel 37 elevado de concientización respecto al control. La comunicación de las políticas de control, frecuencia y grado de vigilancia del sistema por parte de la administración, así como la disposición de la administración para excepciones a controles prescritos, afectan la actividad potencial de un sistema. 4.2. Estructura organizacional. Está constituye a un buen entorno de control interno estableciendo un marco general para planear, coordinar y controlar las operaciones. La estructura organizacional de una compañía involucra: Establecer la independencia organizacional de áreas funcionales, divisiones y/o departamentos y Permitir la asignación de responsabilidades y delegación de autoridad dentro de cada unidad organizacional. La estructura de una compañía por lo general se presenta dentro de una gráfica de la organización u organigrama, la estructura organizacional deberá establecer descripciones de puestos clave dentro de cada unidad. 4.3. Presupuestos y Reportes internos. Esto proporciona los medios para formular y comunicar los objetivos de la compañía a través de la organización, proporcionan una base para medir los resultados contra las metas planeadas. Los presupuestos deberán ser actualizados periódicamente con el fin de que reflejen las expectativas modificadas de la administración derivada de condiciones diferentes y demás factores. Un sistema efectivo de información interno a todos 38 los niveles de administración se considera esencial para un buen entorno de control. Cuando son debidamente elaborados y analizados los reportes internos proporcionan una base para evaluar la actuación y la forma de cómo se está cumpliendo con la responsabilidad delegada, los informes internos deberán ser oportunos y presentados en forma regular. 4.4. Auditoria interna. Presenta la función de evaluación y contribuye a un buen entorno de control mediante la vigilancia del funcionamiento de procedimientos prescritos de control. Una función efectiva de auditoria interna podrá ayudar a la administración a ejercer una supervisión continua sobre el sistema, además, podrá ofrecer sugerencias constructivas para mejorarlo. 4.5. Personal. Básico para un entorno apropiado de control lo será la calidad y la integridad del personal que deberá llevar acabo los métodos y procedimientos prescritos. El personal deshonesto y/o incompetente provocara que la mayor parte de los procedimientos de control resulten inoperativos. Las personas que ocupan puestos de responsabilidad, como los funcionarios, los jefes de departamentos, administradores y cajeros, deberán ser individuos que tengan el entrenamiento y experiencia para ejecutar las responsabilidades asignadas a ellos de una forma eficiente y económica, además de capacidad el personal deberá tener altas normas personales y éticas. La capacidad e integridad del personal dependerá básicamente de las políticas y procedimientos, remuneración, evaluación de actuación y ascensos. 39 4.6. Prácticas apropiadas. Se refieren a medidas misceláneas tomadas por una compañía para crear un buen entorno de control. Las siguientes prácticas son representativas de aquellas ampliamente utilizadas: Establecer fianzas sobre el personal que ocupe puestos de confianza (comúnmente se llaman afianzamiento de empleados.) Tener un código por escrito de conducta de funcionarios y empleados y tal código señalara las normas morales de comportamiento y prohibiciones contra actos ilegales. Poseer una política de señalar con toda claridad cuestiones de conflicto de intereses relacionadas con acciones que se consideran incompatibles con los objetivos de la compañía. Establecer una política de vacaciones forzosas para el personal que ocupa puestos de confianza. 4.7. Circunstancias de la compañía. Se relaciona factores tales como: La dispersión geográfica de sus negocios. La existencia de subsidiarias total o parcialmente controladas. La reciente adquisición de compañías cuyos controles podrán no ser comparables con los de la empresa. 40 Estas condiciones sugieren que puede existir falta de conformidad de controles a través de una compañía. Este factor podrá ser particularmente importante dentro de las compañías multinacionales subsidiarias dentro de países del extranjero. 5. Principios de control interno contable Para alcanzar los objetivos del control interno contable, un sistema deberá tener ciertas características esenciales. Los siguientes seis principios se consideran básicos para un sistema efectivo de control contable: 5.1. Separación de funciones El objetivo principal de la separación de funciones se refiere a prevenir y detectar con rapidez los errores o irregularidades en el desarrollo de las responsabilidades asignadas. Las funciones se consideran incompatibles, desde un pinto de vista de control, cuando es posible para una persona cometer errores o irregularidades en el curso normal de sus funciones sin que el sistema lo detecte. La principal aplicación de este principio se refiere a que la responsabilidad para ejecutar una transacción y registrarla, y la custodia de activos resultante de la transacción deberá ser asignado a diferentes departamentos y personas. 5.2. Procedimientos de autorización El propósito de este principio básico es asegurarse que las transacciones sean autorizadas por personal de la administración actuando dentro del alcance de su autoridad. Estas pueden ser generales o especificas, las primeras se refieren a condiciones generales bajo lo cual se autorizan las transacciones, y serán listas de precios estándar para los productos y políticas de crédito respecto a las ventas de 41 crédito. Las ultimas de refieren a la autorización que se otorga sobre la base de cada caso individual tales como las inversiones a largo plazo y la emisión de acciones representativas de capital social. Los procedimientos de autorización se consideran también importantes para restringir acceso a los activos, ya solamente personal autorizado podrá acceder a las áreas de almacenamiento de recursos tangibles, tales como inventarios, efectivo e inversiones negociables; de manera similar, deberá existir cierta restricción de acceso a áreas de guarda de formas no utilizadas, como serían los cheques en blanco y los comprobantes o cuentas por pagar, que pudieran ser utilizadas para un mal uso en los activos. 5.3. Procedimientos de documentación Los documentos proporcionan evidencias de que han sucedido ciertas transacciones, además de indicar el precio, naturaleza y términos de la transacción. Las facturas, cheques, contratos y boletos de tiempo son ejemplos de tipos de comunes de documentos. Cuando estos vienen debidamente formados o estampados. También proporcionan una base adecuada para fijar responsabilidades para realizar y contabilizar las transacciones. Para poder mantener un buen control se recomienda que tales documentos sean numerados con anticipación, porque garantiza que: 1.- Todas las transacciones se registren. 2.- Que ninguna transacción se registre más de una vez. 3.- que todos los documentos que se utilicen deberán ser conservados. Los procedimientos de documentación se preparan para la oportuna elaboración de los documentos por personal operativo y cuando se realizan las transacciones. 42 Se facilita el registro de transacciones cuando los documentos son tramitados con prontitud al departamento de contabilidad, para posteriormente archivarlos de una manera ordenada. 5.4. Registros y procedimientos contables Este principio básico se centra en el registro de transacciones dentro del departamento de contabilidad. Los objetivos de este control serán: 1.- que se hagan registros oportunos en los libros de contabilidad. 2.- que se preparen informes oportunos basados en datos contables, los cuales se proporcionaran a los usuarios. Se consideran importantes tanto los procedimientos y manuales de contabilidad, como un catalogo de cuentas, ya que este ultimo proporciona la base para la clasificación de transacciones y facilita enormemente la elaboración de estados financieros. 5.5. Controles físicos Los controles físicos se refieren a: Medidas y medios de seguridad para salvaguardar los activos, registros contables y formas pre impresas no utilizadas. El uso de equipo mecánico y electrónico en la ejecución y registro de las transacciones. Los medios de seguridad salvaguardadas en el propio lugar, como seria tener cajas de seguridad y bóvedas protegidas contra incendio, así como almacenes y 43 bodegas cerradas y protegidas con candados, además de otras salvaguardadas fuera de la empresa tales como bóvedas de deposito bancario y almacenes nacionales de deposito. 5.6. Verificación interna independiente Se relaciona con la revisión y de la exactitud y precisión del trabajo de un empleado por otro empleado. Para que este principio sea efectivo, tres condiciones deberán existir: El estudio debe ser realizado por un empleado que no tenga relación y que sea independiente del personal que originalmente preparo los datos o que tienen custodia de activos relacionados. El estudio deberá efectuarse con frecuencia ya sea en el total o sobre una base de muestreo. Los errores y diferencias se deberán comunicar rápidamente a los empleados involucrados para realizar la acción correctiva. Errores recurrentes y significativos, así como las incongruencias se deberán reportar a la administración. Una verificación interna independiente puede implicar comparar los registros contables con los activos existentes (como en el caso de un arqueo de caja o un recuento físico de inventarios), contar que las cuentas de control concuerden con las sumas de las subcuentas que aparecen en los registros auxiliares. 44 CAPITULO IV: CONTROL INTERNO-OPERACIONES BÁSICAS 1. Control Interno de caja y bancos 1.1. Concepto Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura, salvaguardar el efectivo en caja y bancos así como fomentar la eficiencia de operaciones y adición de la política administrativa de cualquier empresa. 1.2. Caja Conjunto de medios legales de pago, representados por dinero, giros postales y telegráficos, entre otros, de disposición libre e inmediata. 1.3. Bancos Conjunto de medios legales de pago, sustitutos del dinero, representados por saldos disponibles en cuentas de cheques o depósitos a la vista que se convierten en dinero a su prestación. 1.4. Principios de control interno de caja y bancos Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja y bancos. En cada operación de caja y bancos deben intervenir cuando menos dos personas. Ninguna persona que interviene en caja y bancos, debe tener acceso a los registros contables que controlan su actividad. 46 El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento y no de revisión. La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusiva del departamento de contabilidad. 1.5. Objetivos del control interno de caja y bancos Prevenir fraudes de caja y bancos Descubrir robos y malversaciones de caja y bancos Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de caja y bancos Localizar errores de caja y bancos Proteger y salvaguardar el efectivo de caja y bancos Promover la eficiencia del personal de caja y bancos Detectar desperdicios y filtraciones de caja y bancos 1.6. Bases de control interno Entradas 1.- Control para cada origen de entradas a caja y bancos. 2.- Depósito íntegro en instituciones de crédito de todas las entradas a caja. Salidas 1.- Creación de un fondo de caja chica. 2.- Pagos por medio de cheques nominativos con firmas mancomunadas. Existencias 1.- Conciliación periódica de cuentas de cheques. 2.- Cortes y arqueos de caja periódicos y de sorpresa. 3.- Afianzamiento del personal de caja. 47 1.7. Revisión de la conciliación en bancos Revisar que lo que este en la póliza, en el estado de cuenta y en el documento sea lo mismo. Revisará los cheques no presentados al cobro durante un período excesivamente largo se investigue el motivo. Después de 30 días se cancelan los cheques. Revisar si las transferencias de los traspasos entre bancos sean realizados sin demora excesiva. Revisar donde se realizan las conciliaciones bancarias. Revisar si realmente esa conciliación es evaluada por un funcionario. Si se reporta el resultado de la conciliación de cada mes y a quienes. 1.8. Control para cada origen de entradas a caja o bancos Cobros por ventas de contado directo. Cobros por ventas de contado C.O.D en plaza. Cobros por ventas de contado C.O.D fuera de plaza. Cobros por ventas a crédito en plaza. Cobros por ventas a crédito fuera de plaza. Una vez realizados los cobros se entregan al cajero quien firma de conformidad una relación deberá coordinarse y verificarse el deposito bancario correspondiente. La revisión y verificación encausara a comprobar que todos los documentos, cheques y giros, hayan sido depositados íntegramente en el banco con el que trabaja la empresa, de acuerdo con los registros y listas correspondientes. Cobros empleados y deudores: Cuando existan entradas por este concepto la empresa expedirá recibos de caja numerados progresivamente. 48 Entradas diversas a caja: Ventas, regalías, primas de seguros cancelados, ventas de activo fijo, dividendos, etc., y se expide un recibo de caja. La suma diaria de los recibos será igual al ingreso a caja y deposito bancario diario. Deposito integro en instituciones de crédito de todas las entradas a caja. Se hace al día siguiente hábil de su percepción, el depósito lo deberá efectuar un empleado ajeno al cajero. Creación de un fondo fijo de caja: Con la finalidad de realizar pagos menores que no excedan al importe máximo establecido por la empresa. Cuando se agote se suman los comprobantes y se expide un cheque nominativo a cargo del encargado de manejar el fondo y se realiza el reembolso de caja. Pago de cheque nominativos con firmas mancomunadas: Como regla general nunca se expedirán cheques al portador, es decir los pagos se harán por medio de cheques nominativos con firmas mancomunadas, con lo que la responsabilidad recaerá por lo menos en dos personas, de preferencia funcionarios de alta gerencia ajenos a contabilidad y a cajeros. Es de hacer mención quien confirma el pago en el cheque, deberá tener una jerarquía superior a quien revisa y aprueba comprobantes y pago; los comprobantes de desembolso deberán sellarse con la palabra PAGO, para que no sean aprovechados y se paguen nuevamente. Conciliación periódica de cuenta de cheques: Los saldos y estados de cuenta bancarios deberán conciliarse mensualmente, y todas las diferencias y partidas de conciliación se investigan y comprueban amplia y satisfactoriamente. Cortes y arqueos de caja periódicos y de sorpresa: Cada día deberán cortarse los registros de caja, con el objeto de conocer la existencia a esa fecha, la cual se comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de empleados ajenos a contabilidad o cajeros. Cuando se efectúan los arqueos sorpresa, se evita que los cajeros manejen indebidamente los documentos, efectivo y valores de caja, 49 observado una conducta honesta. Cualquier discrepancia se investigará amplia y satisfactoriamente. Afianzamiento del personal de caja: El afianzamiento del personal de caja evita que la empresa sufra pérdidas en caso de robo, fraudes, desfalcos y abuso de confianza por parte de los cajeros, ya que la afianzadora reintegrará el importe del daño a la empresa. El personal afianzado sabe que en caso de manejo delictivo la afianzadora denunciará a los tribunales competentes con la pena correspondiente. 2. Control Interno de Inventarios 2.1. Concepto Plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, salvaguardar las mercancías, materia prima, productos en proceso y productos terminados propios, en existencia y de disponibilidad inmediata, que en el curso normal de operaciones están destinados a la venta ya sea en su estado original de compra o después de transformados. 2.2. Inventarios Conjunto de bienes corpóreos, tangibles y en existencia, propios y de disponibilidad inmediata para su consumo (materia prima), transformación (productos en proceso) y venta (mercancías y productos terminados). 2.3. Principios 1.- separación de funciones de adquisición, custodia y registro contable. 2.- Ninguna persona que interviene en inventarios deberá tener acceso a los registros contables que controlen su actividad. 50 3.- El trabajo de empleados de almacén de inventarios será de complemento y no de revisión. 4.- La base de valuación de inventarios será constante y consistente. 2.4. Objetivos 1.- Prevenir fraudes de inventarios 2.- Descubrir robos y sustracciones de inventarios. 3.- Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de inventarios. 4.- Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador. 5.- Proteger y salvaguardar los inventarios. 6.- Promover la eficiencia del personal de almacén de inventarios. 7.- Detectar desperdicios y filtraciones de inventarios. 2.5. Valuación de Inventarios Los inventarios de mercancías, materia prima, productos en proceso y productos terminados se valúan generalmente a precio de costo o mercado, el que sea más bajo. Ahora bien el precio de costo puede ser de adquisición y de producción. El costo de adquisición, conocido también como costo de compra, puede ser costo promedio, costo PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), costo UEPS (últimas en entrar, primeras en salir), costo específico, etc. El costo de producción, conocido también como costo de fabricación o transformación, puede ser absorbente y marginal a su vez, puede ser de costo histórico, costo estimado y costo estándar. Precio de mercado, aquel que permite reponer el inventario en una fecha determinada; es aplicable únicamente cuando es inferior al precio de costo. 51 Costo de adquisición. El costo de compra de mercancías, materias primas, materiales, etc. Se forma por el precio neto de factura más los gastos de compra. Costo promedio, cuando se divide la suma del importe del inventario inicial más el costo de compra de cada artículo, entre la suma de unidades compradas más las unidades de inventario inicial. Costo PEPS, se basa en que los primeros artículos que entren en el almacén son los primeros que salen, por lo que a las existencias están representadas por las últimas entradas y están valuadas a los últimos precios de adquisición. Costo UEPS, se basa en que los últimos artículos que entran en el almacén son los primeros en salir por lo que las existencias están representadas por las primeras entradas en el almacén y están valuadas a los precios unitarios de adquisición más antiguos. El movimiento y manejo físico tiene que coincidir con las capas del inventario en las que están valuadas las existencias. Costo Específico. Es aquel valor del costo, que puede ser claramente identificable con un producto, departamento, centro de costo, o en general con un objetivo del costo. Costo de producción Absorbente, formada por el costo de los materiales directos o materia prima, salarios directos y cargos indirectos fijos y variables de producción que requiere la fabricación de un artículo. Costo de Producción Marginal, formado por el costo de los materiales directos o variables, salarios directos o variables y cargos directos o variables de producción que requiere la fabricación de un artículo; esta base de valuación de inventarios también recibe el nombre de costos de producción variable y costo o costeo directo de producción. 52 Costo histórico, se determina y conoce cuando termina el periodo, ejercicio o proceso de fabricación; las hojas de costos de la empresa indicarán el precio para valuación del inventario de producción en proceso y producción terminada; esta base de valuación también recibe el nombre de costo real, pudiendo ser absorbente o marginal. Costo Estimado, son la técnica más rudimentaria de los Costo Predeterminados, pero muy necesaria, ya que su cálculo u obtención se basa en la experiencia habida, en el conocimiento más o menos amplio del costo que se desea predeterminar, y quizá en algunas partes se empleen métodos científicos, pero de ninguna manera en su totalidad. En las condiciones anteriores, El Costo Estimado indica lo que puede costar algo, motivo por el cual dicho dato se ajusta al Costo Histórico o Real, ya que el pronóstico se realizó sobre bases empíricas, referidas a un periodo precisado. Costo Estándar, consiste en establecer los costos unitarios y totales de los artículos a elaborar por cada centro de producción, previamente a su fabricación, basándose en los métodos más eficientes de elaboración y relacionándolos con el volumen dado de producción. Son costos objetivos que deben lograrse mediante operaciones eficientes. 3. Control Interno de Compras 3.1. Concepto Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener información segura, oportuna y confiable, así como promover la eficiencia de operaciones de adquisición o compra. 53 3.2. Principios La función de registro de operaciones de compras será exclusiva del departamento de contabilidad. El trabajo de los empleados del departamento de compras será de complemento y no de revisión. Ningún empleado del departamento de compras debe de tener acceso a los registros de contabilidad. Separación de funciones de adquisición, pago y registro de compra. 3.3. Objetivos Obtener información confiable, veraz y oportuna que ayude a una buena toma de decisiones. Prevenir fraudes en compras por favoritismo en contabilidad. Promover la eficiencia del personal de compras. Localizar errores administrativos, contable y financieros. 4. Control Interno de Ventas 4.1. Concepto Plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, oportuna, confiable y promover la eficiencia de operaciones de ventas. 4.2. Principios Separación de funciones de ventas, cobro y registro en contabilidad Ninguna persona que interviene en ventas debe tener acceso a los registros contables que controlen su actividad. 54 El trabajo de empleados que intervienen en ventas, será de complemento y no de revisión. La función de registro de operaciones de ventas será exclusiva del departamento de contabilidad. 4.3. Objetivos Prevenir fraudes en ventas Localizar errores administrativos, contables y financieros. Obtener información segura, oportuna y confiable en ventas. Promover la eficiencia del personal en ventas. 4.4. Bases de control Ventas de contado Directo C.O.D. en plaza C.O.D. fura de plaza Ventas a crédito En plaza Fuera de plaza Registro de contabilidad Ajustes a ventas y clientes 55 CAPITULO V 1. Evaluación preliminar del control interno Aun cuando en esta etapa no se han probado los controles internos y, por lo tanto, cualquier decisión preliminar, el auditor deberá primeramente: a) Comprender el ambiente de control establecido por la Administración para detectar errores potenciales. b) Describir y verificar su comprensión de los procedimientos de control de la Administración, incluyendo aquellos relativos a la evaluación de riesgos. c) Conocer los procesos de mayor riesgo de la entidad y evaluar su importancia. d) Evaluar el diseño de los sistemas de control en los procesos de mayor riesgo, para determinar si es probable que sean eficaces para prevenir o detectar y corregir los errores potenciales Identificados. e) Formarse un juicio sobre la confianza que podrá depositarse en el control que será evaluado. Una vez que el auditor ha adquirido un conocimiento general de la estructura de control interno, estará capacitado para decidir el grado de confianza que depositará en los controles existentes, para la prevención y detección de errores potenciales Importantes, o bien, definir si directamente los objetivos de auditoria se pueden alcanzar de manera más eficiente y efectiva a través de la aplicación de pruebas sustantivas. La evaluación final de los procedimientos de control seleccionados, se hará después de llevar a cabo las pruebas de cumplimiento de dichos controles. 57 2. El procesamiento electrónico de datos (PED) al evaluar la estructura del control Interno Por la importancia que han adquirido los sistemas de PED en la Información contable. Por el volumen de operaciones procesadas en ellos, así como por la pérdida de huellas visibles y concentración de funciones contables que frecuentemente se dan en un ambiente de este tipo, el auditor debe conocer, evaluar y, en su caso, probar el sistema de PED como parte fundamental del estudio y evaluación del control interno y documentar adecuadamente sus conclusiones sobre su efecto en la información financiera y el grado de confianza que depositará en los controles. 3. Pruebas de cumplimiento y evaluación final La finalidad de las pruebas de cumplimiento es reunir evidencia suficiente para concluir si los sistemas de control establecidos por la Administración prevendrán, detectarán y corregirán errores potenciales que pudieran tener un efecto importante en los estados financieros. Esta conclusión permite confiar en el control como fuente de seguridad general de auditoría y disminuir el alcance de las pruebas sustantivas. Las pruebas de cumplimiento están diseñadas para respaldar la evaluación de la aparente confiabilidad de procedimientos específicos de control. La evaluación se hará determinando si los procedimientos de control están funcionando de manera efectiva, según se diseñaron, durante todo el periodo. Estas pruebas pueden implicar el examen de documentación de transacciones para buscar la presencia o ausencia de atributos específicos (controles detectivos). 58 Al efectuar una prueba de cumplimiento en una muestra de transacciones seleccionadas, se puede determinar una tasa máxima estimada de desviaciones y así llegar a una conclusión sobre la eficacia de los procedimientos de control durante el periodo examinando. Además de las pruebas que se describen, es necesario establecer por indagación y observación e inspección de documentación, la forma en que la Administración se ha asegurado que el sistema de control continúa operando efectivamente, a pesar de posibles cambios en el medio ambiente. Los procedimientos de auditoria podría variar si como resultado de las pruebas de cumplimiento presentan debilidades o desviaciones a los procedimientos de control. 4. Comunicación de situaciones a Informar En virtud de que las expectativas de los usuarios con respecto a la responsabilidad del auditor para informar por escrito sobre debilidades o desviaciones relacionadas con la estructura del control interno se han incrementado, ha sido necesario definir las situaciones a informar, así como la forma y contenido de dicho informe. Durante el curso de su trabajo, el auditor debe estar al tanto de los asuntos relacionados con el control interno que puedan ser de interés para el cliente, los cuales se identifican como 'situaciones a informar". Estas situaciones son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión deben comunicarse al cliente, ya que representan deficiencias importantes en el diseño u operación de la estructura del control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de la organización para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las afirmaciones de la Administración en los estados financieros. Tales deficiencias pueden incluir diferentes aspectos del control interno. 59 Esta comunicación se debe hacer con personas de alto nivel de autoridad y responsabilidad, tales como el consejo de administración, el dueño de la entidad o con quienes haya contratado al auditor, preferentemente por escrito, y deberá ser documentada en los papeles de trabajo. El objetivo del auditor en una auditoria es emitir una opinión sobre los estados financieros de la entidad, por lo que no tiene la obligación de investigar y encontrar “situaciones a informar". Sin embargo, debe estar al tanto de ellas a través de la evaluación de los elementos de la estructura del control interno, de la aplicación de procedimientos de auditoria sobre saldos o transacciones o de alguna otra manera dentro del curso de la revisión. El juicio del auditor con respecto a las 'situaciones a informar" varia en cada trabajo, y está influenciado por la naturaleza y extensión de los procedimientos de auditoria y otros factores, tales como el tamaño de la entidad, su complejidad y la naturaleza y diversificación de sus actividades. Como parte de su trabajo, el auditor debe, además, proporcionar sugerencias que permitan mejorar la estructura de control interno existente, y en el caso, de que el auditor identifique asuntos que a su juicio no sean estrictamente situaciones a informar o bien, sean poco importantes, tendrá que decidir si comunica o no estos asuntos en beneficio de la administración. La existencia de “situaciones a informar", con relación al diseño y operación de la estructura del control interno, representa una decisión consciente de la gerencia, en donde ésta deberá comparar el grado de riesgo que implica dicha debilidad contra los costos a incurrir necesarios para implementar las medidas correctivas y, por lo tanto, es responsabilidad de la gerencia tomar las decisiones con respecto a los costos a ser incurridos y los beneficios relacionados. 60 Para que la Administración tenga conocimiento de tales deficiencias y de sus posibles riesgos, el auditor debe decidir cuándo es necesario reportar un asunto periódicamente o, en su caso, deberá evaluar si a causa de cambios en la gerencia o simplemente por el paso del tiempo, es apropiado y oportuno reportar tales asuntos nuevamente. 5. Métodos para evaluar el control interno Existen los siguientes métodos para la documentar el conocimiento del Control Interno por parte del auditor, los cuales no son exclusivos y pueden ser utilizados en forma combinada para una mejor efectividad. 5.1. Método Descriptivo Consiste en la narración de los procedimientos relacionados con el control interno, los cuales pueden dividirse por actividades que pueden ser por departamentos, empleados y cargos o por registros contables. La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad. Detallar ampliamente por escrito los métodos contables y administrativos en vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc. La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el Contador Público, por funciones, por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a las circunstancias. 61 Una descripción adecuada de un sistema de contabilidad y de los procesos de control relacionados incluye por lo menos cuatro características: Origen de cada documento y registro en el sistema. Cómo se efectúa el procesamiento. Disposición de cada documento y registro en el sistema. Indicación de los procedimientos de control pertinentes a la evaluación de los riesgos de control Ventajas El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa. Se obliga al contador público a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al análisis y escrutinio de las situaciones establecidas. Desventajas Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales. No se tiene un índice de eficiencia. 5.2. Método Gráfico Consiste en la preparación de diagramas de flujo de los procedimientos ejecutados en cada uno de los departamentos involucrados en una operación. Un diagrama de flujo de control interno consiste en una representación simbólica y por medio de flujo secuencial de los documentos de la entidad auditada. El diagrama de flujo debe representar todas las operaciones, movimientos, demoras y procedimientos de archivo concernientes al proceso descrito. Este método debe incluir las mismas cuatro características del método gráfico enunciadas anteriormente. 62 5.2.1. Existen dos tipos de gráficas de organización - Cartas Maestras. - Cartas suplementarias Las cartas maestras presentan las relaciones existentes entre los principales departamentos. Las cartas suplementarias muestran cada una, la estructura de departamento en forma más detallada. Ventajas Proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio. Desventajas Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Público. Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo. Se recomienda como auxiliar a los otros métodos. 5.3. Método de Cuestionarios Básicamente consiste en un listado de preguntas a través de las cuales se pretende evaluar las debilidades y fortalezas del sistema de control interno. Estos cuestionarios se aplican a cada una de las áreas en las cuales el auditor dividió los rubros a examinar. Para elaborar las preguntas, el auditor debe tener el conocimiento pleno de los puntos donde pueden existir deficiencias para así 63 formular la pregunta clave que permita la evaluación del sistema en vigencia en la empresa. Generalmente el cuestionario se diseña para que las respuestas negativas indiquen una deficiencia de control interno. Algunas de las preguntas pueden ser de tipo general y aplicable a cualquier empresa, pero la mayoría deben ser específicas para cada organización en particular y se deben relacionar con su objeto social. Ventajas Representa un ahorro de tiempo. Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algún procedimiento se alteró o descontinuó. Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control interno. Desventajas El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión. Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe una idea completa del porque de estas respuestas. 6. Estudio y Evaluación del control interno por ciclos de transacciones Consiste en identificar, por parte del auditor, ciclos de transacciones cuyo control interno estará sujeto a revisión y evaluación. Esta identificación incluye el determinar las funciones aplicables a cada ciclo con base en las características específicas del mismo. 64 6.1. Ciclo de Ingresos El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes del os servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se vendes, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos. Las funciones típicas de un ciclo de ingresos son: Otorgamiento de crédito Toma de pedidos Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio Facturación Contabilización de comisiones Contabilización de garantías Cuentas por cobrar Cobranza Ingreso del efectivo Ajuste a facturas y/o notas de crédito Determinación del costo de ventas 6.1.1. Asientos Comunes Las ventas Costo de ventas Ingresos de Caja Devoluciones y rebajas en ventas 65 Provisiones para cuentas dudosas. 6.1.2. Formas y Documentos Vitales Pedidos Órdenes y Conocimientos de Embarque Facturas de Venta Recibos Avisos de remesas de fondos Cheques Cintas de máquinas registradoras Depósitos bancarios 6.2. Ciclo de Compras El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para: La adquisición de bienes, mercancías y servicios El pago de las adquisiciones anterior Clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pago El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de: Inventarios Activo fijo Servicios externos Suministros o abastecimientos En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción del os recursos y el pago de los mismos, deben 66 considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos. Las funciones típicas de compras son: Selección de proveedores Preparación de solicitudes de compra Función especifica de compras Recepción de mercancías y suministros Control de calidad de mercancías y servicios adquiridos Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados Desembolso de efectivo. 6.2.1. Asientos Comunes Compras Desembolsos de efectivo Ajustes, distribución de cuentas Pagos anticipados. 6.2.2. Formas y Documentos Vitales Solicitud de compra, órdenes de compra Documentos de recepción Facturas de proveedores Notas de débito y crédito Solicitudes de cheques Cheques Autorizaciones para desembolsos. 67 6.3. Ciclo de Producción Las funciones del ciclo de producción manejan recursos tales como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio. En un negocio de manufactura, montaje proceso, la actividad mas importante del ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito: materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos. El ciclo de producción de una empresa de esa clase incluiría el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén respectivo. Los embarque a clientes son parte del ciclo de ingresos. Las industrias usan distintos métodos de contabilidad para determinar el costo de los productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en producción, los artículos producidos y las mercancías vendidas. Las funciones típicas de un ciclo de producción son: Contabilidad de costos Control de fabricación Administración de inventarios Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo. 68 6.4. Ciclo de Nóminas El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para: La contratación y utilización de mano de obra El pago de mano de obra Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra El ciclo de nominas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nomina de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios del personal y el pago de los mismos, estén relacionados como parte de este ciclo de las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de dichos recursos. Las funciones típicas de nominas son: Reclutamiento y selección de personal Contratación de personal Llevar las relaciones laborales Prepara informes de asistencia Registro, información y control de la nómina Desembolso de efectivo Promoción y evaluación de personal 69 6.4.1. Asientos comunes Nóminas pagadas Beneficios de empleados Distribuciones de mano de obra Ajustes de nómina Pagos anticipados 6.4.2. Formas y documentos vitales Solicitud de empleo Entrevista y pruebas Selección preliminar Exámenes físicos Contratos de trabajo Aviso de promoción Aviso de aumento salarial Despido de personal Liquidación al personal. 6.5. Ciclo de Tesorería El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan cobre la estructura y rendimiento del capital. Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento que las necesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. 70 Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería podrían ser: Relaciones con sociedades financieras y de crédito Relaciones con accionistas Administración del efectivo y las inversiones Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos Custodia fiscal del efectivo y los valores Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios. 6.5.1. Asientos Comunes Incurrir en deudas y pagarlas Emitir y retirar acciones Adquirir y vender acciones de tesorería. 6.5.2. Formas y Documentos vitales Certificados o títulos de acciones Documentos por pagar Emisión de obligaciones Acciones, bonos y otros de inversión Convenios para plan de beneficios Cheques de dividendos e intereses. 71 CAPITULO VI: CONTROL INTERNO MODELO AMERICANO COSO 1. Síntesis En septiembre de 1992 el comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway en los Estados Unidos, publicó el documento denominado Control Interno- Marco Integrado, mejor conocido como el Modelo de Control COSO, por Las siglas en inglés de Comité (Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway Commission). A partir de tal publicación, diversos países, reconociendo la importancia y utilidad del documento, se dieron a la tarea de buscar su aplicación tanto en empresas privadas como en organizaciones gubernamentales. 2. Concepto El control interno es un proceso…efectuado por la junta directiva de la entidad, por la administración y por otro personal…diseñado para proporcionar a la administración un aseguramiento razonable con respecto al logro de los objetivos en la Efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y ordenamientos. El control interno es: El corazón de una organización. La cultura, las normas sociales y ambientales que gobiernan a la misma. Los procesos de negocio, los mecanismos por medio de los cuales una organización proporciona bienes y/o servicios de valor agregado. La infraestructura, entendiendo dentro a los sistemas, la tecnología de información, las facilidades, las políticas y los procedimientos. 73 Modelo. Los modelos enfocan ciertas partes importantes de un sistema (por lo menos, aquella que le interesan a un tipo de modelo específico), restándole importancia a otras. Modelo de control. Un método para controlar un proceso que tiene condiciones de operación, una o más entradas, y una o más producciones, el proceso define parámetros de una o más producciones Elementos que integra un modelo de control. a) Conciencia de control y estilo operativo. La conciencia de control es la importancia que la administración le da al control interno y la actitud que toma para que funcionen los controles establecidos así como la difusión de la importancia y el respeto a los mismos. El estilo operativo lo determinan la integridad, motivación, competencia, habilidades, capacidad y aptitud que posea la administración, además de que en cada puesto clave se encuentre la persona indicada para desarrollar el puesto adecuadamente. b) Integridad y valores éticos. El consejo de administración y el comité de auditoría deben mantener un principio ético en la organización, proporcionando guías para la conducta apropiada, invalidando oportunidades para conductas no éticas e impartiendo la disciplina correspondiente. Los objetivos y la manera como se logren están basados en preferencias, juicios de valor y estilos administrativos. Tales preferencias y juicios de valor trasladados a modelos de conducta reflejan la integridad de los administradores y su compromiso con los valores éticos. 74 c) Participación de la dirección y del comité de auditoría en la vigilancia de la entidad. El ambiente de control es afectado por el consejo de administración y el comité de auditoría, quienes mediante sus evaluaciones y sugerencias, pueden contribuir a un entorno más seguro y confiable. 3. Análisis El primer aspecto clave es que el control interno se define como un proceso. Por lo cual, los controles internos no deben ser sucesos, mecanismos o funciones que conjuntamente logren algún fin o resultado como un sistema integrado de materiales, equipo, métodos y personas. La siguiente fase del concepto, efectuado por la junta directiva, la administración y otro personal de la entidad, indica que el control interno se encuentra sobre las personas. Ninguna organización puede conocer todos sus riesgos y exposiciones en algún tiempo determinado y desarrollar controles para cubrir todos y cada uno de éstos. Las personas de la organización, por lo tanto, deben de estar consientes de la evaluación de los riesgos y de los controles para encontrarse en una posición que los ayude a responder apropiadamente. El tercer aspecto, diseñado para proporcionar a la administración un aseguramiento razonable, indica la importancia del entendimiento de las limitaciones de control. No se pueden esperar controles internos para prevenir cada problema, cubrir cada problema o permitir la satisfacción organizacional. Indiscutiblemente el aspecto más importante de esta definición es con respecto al logro de los objetivos. Los controles internos no son restricciones, pero si facilitan el proceso que permite o promueve el logro de objetivos al cubrir los riesgos asociados con éstos. No sólo existes objetivos respecto a los reportes 75 financieros o respecto al cumplimiento de regulaciones, sino también con respecto a las regulaciones para manejar el negocio. Esta visión de control eleva la importancia de la evaluación de los controles, y mejora de los controles internos, así como también los hace responsabilidad de todos. 4. La estructura del control interno La estructura integrada identifica cinco componentes de control interno, y lo más importante, ilustra la unión entre dichos componentes. También muestra la forma en que la estructura de control atraviesa las tres categorías de objetivos de una entidad: Operaciones eficientes Reporte financiero exacto Cumplimiento de regulaciones Los cinco componentes del control interno son: Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Información y comunicación Monitoreo Operan a lo largo de todos los aspectos de una organización. Debido a que estos componentes forman un sistema integrado, las fortalezas en un área pueden compensar las debilidades en otra, proporcionando un nivel apropiado de control para los riesgos a que se enfrente la organización. A continuación analizamos con mayor detalle los cinco componentes de control interno. 76 4.1. Ambiente de Control El ambiente de control se encuentra en función de la integridad y competencia del personal de una organización, por lo que tener una ética sólida también es esencial en los negocios. Los valores éticos son los elementos esenciales del ambiente de control, que afectan a otros componentes del mismo. La efectividad de los controles internos no puede surgir sobre la ética y los valores de los individuos que los crean, administran o monitorean. La necesidad de empleados competentes es obvia, particularmente en ambiente de tecnología de información. No se puede esperar que las personas que no cuentan con una buena capacitación o que no saben qué hacer en una crisis apoyen y promuevan los controles, ya que se encuentran demasiado ocupados con sólo tratar de realizar su trabajo. La administración necesita especificar los niveles de competencia para los trabajos particulares y traducir dichos niveles en requisitos de conocimientos y habilidades, por medio de buenas prácticas de contratación y capacitación. El ambiente de control se encuentra influenciado grandemente por el grado, hasta el cual los empleados entiendan que serán responsables de sus acciones. Y es recomendable que el área de recursos humanos envíe mensajes a los empleados con respecto a los niveles esperados de actuación y conducta. El ambiente de control es sin discusión el componente más importante del proceso de control. 77 4.2. Evaluación de riesgos Las organizaciones de todos los tamaños se enfrentan a un sinnúmero de riesgos desde fuentes internas y externas. La evaluación de riesgos es la identificación y análisis de aquellos que se relacionan con el logro de los objetivos, formando una base para determinar la forma en que deben manejarlos. Aunque tomar riesgos prudentes es necesario para crecer, la administración debe identificarlos y analizarlos, cuantificar su magnitud, y proyectar su probabilidad y sus posibles consecuencias. Consideramos que hoy en día se debe prestar especial atención a: Los avances tecnológicos Los ambientes operativos en cambio Las nuevas líneas de negocio La restructuración corporativa La expansión o adquisición de operaciones extranjeras El personal de nuevo ingreso El crecimiento rápido. Por la naturaleza dinámica de dichos factores, la evaluación de riesgo no puede ejercerse una sola vez sino que debe ser un proceso continuo. Los procesos de evaluación de riesgos deben ser percibidos, permitiendo a la administración anticipar los nuevos riesgos y tomar las medidas apropiadas. El enfoque no se encuentra en el uso de una metodología de evaluación de riesgos en particular, sino en la realización de la evaluación de riesgos como una parte natural del proceso organizacional de planeación. 78 4.3. Actividades de control Las actividades de control deben encontrarse integradas dentro del proceso de la evaluación de riesgos. Una vez que los riesgos hayan sido analizados, la administración desarrolla actividades de control que deben ser realizadas apropiada y oportunamente. Se aseguran que se tomen las acciones necesarias para cubrir los riesgos que afecten el logro de los objetivos. Las actividades de control ocurren a lo largo de la organización, en todos los niveles y todas las funciones, incluyendo los procesos de aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisión de actuación operativa, etcétera. Las actividades de control se clasifican como sigue: Controles preventivos Controles de detección Controles correctivos Controles manuales o de usuario Controles cómputo o de tecnología de información Controles administrativos. Cualquiera que sea el esquema de clasificación utilizado, las actividades de control deben ser las apropiadas para minimizar los riesgos. Existe una gama y una variedad de actividades de control específicas que los empleados realizan cada día para asegurarse de que la compañía se adhiera a los planes de acción y al seguimiento con respecto de los objetivos. Los tipos de actividades de control. Existen varias posibilidades diferentes con respecto a las actividades de control particulares. Lo importante es que se combinen para formar una estructura coherente de control. 79 Los controles de procesamiento de tecnología de información incluyen una variedad de actividades de controles de aplicación y de tecnología de información, tanto programada como basada en el usuario, las cuales se realizan para revisar la exactitud, totalidad y autorización de las transacciones. Ejemplos: Procesamiento de créditos y autorización en línea. Reportes de excepción y su seguimiento. Consideraciones de seguridad y controles de acceso. Los controles físicos aseguran que el equipo de cómputo, los inventarios, valores, obligaciones y títulos, el efectivo y otros activos se encuentran seguros físicamente, y sean contados periódicamente y conciliados con los montos que se mantengan en los registros de control. Ejemplos: Las cuentas de inventario para todas las computadoras personales en una organización. La salvaguarda de los activos como computadoras notebooks, que pueden robadas fácilmente. Las actividades de control de la administración de alto nivel generalmente son revisiones de los reportes y de otra información, la cual puede incluir: a) Seguimiento de las iniciativas principales, como el desarrollo de sistemas. b) Análisis de cifras reales contra las presupuestadas. La administración de actividades normalmente se refiere a la revisión de la administración de los reportes de actuación, como: Productividad Flujos diarios de efectivo Conformidad, etc. 80 Los indicadores de actuación se refieren a los datos utilizados en el reporte de cierta información financiera y operacional clave, que sea analizada para identificar las áreas en que los objetivos se encuentren en peligro de no ser alcanzados. Ejemplos de esto, incluyen: Las variaciones en el precio de compra. El porcentaje de recuperación. La calidad del producto. Es posible que las compañías se encuentren demasiado controladas hasta el punto en que las actividades de control impidan las operaciones eficientes, disminuyendo la calidad del sistema de control. Por ejemplo, un proceso de aprobación que requiera varias firmas diferentes puede ser no tan efectivo como un proceso que requiera de una o dos firmas autorizadas de los funcionarios con esa responsabilidad, que realmente revisen lo que están aprobando antes que lo firmen. Al dividir la responsabilidad entre varias personas, la responsabilidad y confianza, así como también el nivel de control puede disminuir. El número absoluto de las actividades de control o los participantes no necesariamente aseguran un sistema de control de calidad. 4.4. Información y Comunicación La base de la estructura de control es la calidad de la información y de las comunicaciones. Se debe desarrollar la información relevante, y se debe comunicar oportunamente sobre una forma que permita a las personas entender y realizar sus responsabilidades. 81 Los aspectos principales de información y comunicación incluyen: Los sistemas de información La delegación de las responsabilidades de control La comunicación organizacional La comunicación externa. 4.5. Monitoreo Los controles internos deben ser monitoreados constantemente para asegurarse de que el proceso se encuentra funcionando como se pretende. Esto es extremadamente importante porque los factores internos y externos cambian continuamente, por los que los controles que una vez fueron apropiados y efectivos, pudieran ya no ser los adecuados. Alcance y frecuencia del monitoreo. El alcance y frecuencia de las actividades de monitoreo depende de que los riesgos sean controlados, y del nivel de confiabilidad de la administración con respecto al proceso de control. El monitoreo de los controles internos puede ser logrado por medio de las actividades continuas, que se construyan en los procesos de negocio y de las evaluaciones por separado de la administración, de auditoría interna o de partes externas. Las actividades de monitoreo continuas que examinen la efectividad del control interno incluyen actividades regulares de administración y supervisión, conciliaciones y otras acciones de rutina. 82 5. Reestructuración de los controles internos Existe la necesidad de que los altos ejecutivos de varias organizaciones tomen una posición proactiva, y evalúen y reestructuren los controles internos comparando a la compañía con sus familiares o con otras entidades. Controles implementados en los procesos del negocio Se deben implementar controles efectivos en los procesos del negocio, sin inhibir la realización del proceso operativo. Los controles internos que se hacen la ejecución lenta son evitados en muchas instancias, lo cual puede ser más dañino que no tener controles, debido al falso sentido de seguridad proporcionado. Muchos controles son ya sea demasiado molestos, como varios procesos de aprobación, o se presentan demasiado tarde en el proceso, como la inspección de la salida del proceso. Se deben implementar controles efectivos en los procesos del negocio de tal forma que a quienes sigan los procedimientos no se les recuerde constantemente que existen. Los controles deben reflejar el nivel de riesgo y las exposiciones deben de ser cubiertas. Por supuesto, el beneficio del logro del objetivo debe de ser sopesado con el costo del control. Al mismo tiempo, los controles deben de ser flexibles y lo suficientemente adaptables para lidiar con el ambiente siempre cambiante, y así permanecer efectivos. 83 CONCLUSIONES La preocupación del hombre por satisfacer las necesidades de la población que día a día crece más, ha originado en los últimos años la creación de pequeñas y medianas empresas cada vez más competitivas y con mayor volumen de operaciones, lo cual ha traído como consecuencia una gran complejidad en el manejo de las mismas obligando a sus propietarios y administradores a observar la imperiosa necesidad de controlar la totalidad de las operaciones para poder alcanzar los objetivos que se persiguen al crearlas. De todo esto se deduce que el control interno es el sistema nervioso de una empresa, ya que abarca toda la organización, sirve como un sistema de comunicación de dos vías, y está diseñado únicamente para hacer frente a las necesidades de una empresa específica. Incluye mucho más que sistema contable y cubre cosas tales como: las prácticas de empleo y entrenamiento, control de calidad, planeación de la producción, política de venta de auditoría interna. Toda operación lleva implícito el control interno. El trabajador lo ejecuta sin percatarse de que es miembro activo de su ejecución. Cuando se ejecuta un proceso el concepto de control debe funcionar dentro de ella. El Contador Público debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente en la empresa que examina, con el fin básico de determinar la confianza que puede asignar a cada fase y actividad del negocio, para precisar la naturaleza, alcance y oportunidad que ha de dar a sus pruebas de auditoría. El Control Interno es una herramienta de suma importancia para salvaguardar y proteger aspectos tales como de índole financiero, económico, etc. Pues su debida utilización trae consigo que en las entidades permanezca un debido orden acorde a lo establecido por las resoluciones pertinentes en cada territorio nacional para las entidades. 85 Debemos analizar y reflexionar detenidamente sobre el cambio que vivimos, para poder evaluar sus tendencias y prever sus efectos, a fin de determinar lo que a partir de hoy debemos realizar para ayudar a nuestras organizaciones a definir nuevos horizontes que maximicen oportunidades. La utilización del Control Interno en las entidades permite que se reduzcan en gran magnitud las ilegalidades y corrupción dentro del marco laboral, ya que obliga a cada elemento de la organización a ser mayor controlado por la persona pertinente. El control interno comprende el plan de organización y la coordinación de todos los métodos y medidas adoptadas por una empresa para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, para promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas administrativas prescritas por la dirección de la empresa. El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, con procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su estructura interna y comportamiento, además debe contar con un grupo humano idóneo para las funciones a cumplir. Este existe por el interés de la propia administración. Ningún administrador desea ver pérdidas ocasionadas por error o fraude o a través de decisiones erróneas basadas en informaciones financieras no contables. Así, el control interno es una herramienta útil mediante la cual la administración logra asegurar, tanto como sea razonable, la conducción ordenada y eficiente de las actividades de la empresa. El nivel de control debe partir de un análisis costo – beneficio. 86 Consiste en unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del individuo, fijando puntos estratégicos donde practicar el control, para vigilar su cumplimiento o rendimiento en forma esporádica y concentrarse en los desvíos o excepciones a lo predeterminado, para evaluarlo en cuanto a su magnitud e importancia, en ultima instancia, realizar una acción que tienda a corregir sus desvíos o irregularidades. La finalidad del control interno es comprobar si la organización encuentra, cumple o alcanza los objetivos que persigue. Atendiendo a necesidades gerenciales fundamentales, los controles se entrelazan a las actividades operativas como un sistema cuya efectividad se acrecienta al incorporarse a la infraestructura y formar parte de la esencia de la institución. En conclusión podemos decir, que la importancia que está adquiriendo el control interno en los últimos tiempos, a causa de numerosos problemas producidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que los miembros de los consejos de administración asumieran de forma efectiva, unas responsabilidades que hasta ahora se habían dejado en manos de las propias organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que la administración tenga claro en qué consiste el control interno para que pueda actuar al momento de su implantación. El control interno no tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual causa confusión entre empresarios y profesionales, legisladores, etc. En consecuencia, se originan problemas de comunicación y diversidad de expectativas, lo cual da origen a problemas dentro de las empresas. 87 FUENTES DE INFORMACIÓN Asofis. Coso. Recuperado el 28 de octubre de 2010, de http://asofis.org.mx De acuerdo a las Normas de procedimientos de Auditoria y Normas para atestiguar (2010), La estructura de control interno de una entidad consiste… De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), Los elementos del control interno son siete, a saber… De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), La contabilidad es el conjunto de principios y mecanismos técnicos aplicables para registrar…. De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), El catálogo de cuentas es la relación de las cuentas de activo, pasivo, capital… De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), Los objetivos del catálogo de cuentas son… De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), Los estados financieros son aquellos que muestran la situación… De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), Presupuesto es el conjunto de estimaciones programadas… De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), Los objetivos del control interno son… Estos factores se aplican independientemente si el método de procesamiento de datos es manual, Triana Tello (1998). 88 La auditoria interna presenta la función de evaluación y contribuye a un buen entorno, (Suárez Suárez, 1991) Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos (Perdomo Moreno, 2004). Comisión Normas y Procedimientos de Auditoria, Control Interno por Objetivos y Acto de Transacciones y El Muestreo Estadístico en Auditoria, 4ª edición, México, IMPC. Holmes W., Arthur, Auditoria, Principios y Procedimientos, Edit. Hispano Americana, México. Instituto Mexicano de Contadores (2010), Normas y Procedimientos de auditoria y normas para atestiguar, 30ª edición, México. Mailxmail. Curso de auditoria-control interno. Recuperado el 14 de septiembre de 2010, de http://mailxmail.com Mailxmail. Control interno/ caja-bancos. Recuperado el 26 de septiembre de 2010, de http://mailxmail.com Mc Graw Hill Interamericana Editores S.A de C.V., Auditoria en Informática, 2ª edición, México D.F. Monografías. Control interno. Recuperado el 10 de octubre de 2010, http://monografias.com Monografías. Control interno herramienta efectiva. Recuperado el 13 de noviembre de 2010, de http://monografias .com/trabajos73 89 Normas y Procedimientos de Auditoria y Normas para Atestiguar 30ª edición, 2009, Instituto Mexicano de Contadores Públicos. México. OSORIO, I. (2004). Fundamentos de Auditoria de Estados Financieros, 3ª edición, México, Thomson, PERDOMO A. (2007). Fundamentos de control Interno, 9ª edición, THOMSON,. México. SANTILLANA, J. (200). Auditoria 1, 3ª edición, México, Ecafsa. SANTILLANA, J. (200). Auditoria 2, 1ª edición, México, Ecafsa/ Thomson. Suárez, A. (1991). La Auditoria Moderna, MC Graw Hill, México. Triana J. (1998). Estudio y evaluación del control interno, Tesis de licenciatura, universidad veracruzana, México. Whittington R, Kurt, P Ramos, J. Peana, Principios de Auditoria, 2a edición, Mc Graw Hill, México. 90
