Seguimiento y control operativo

Seguimiento y control operativo
Definimos el seguimiento operativo como el proceso de análisis de indicadores que
nos muestren un panorama de la situación en campo y la detección de condiciones
adversas al levantamiento de información que impidan su oportuna conclusión, con el
fin de proponer estrategias de acción que subsanen dichas eventualidades.
MIENTRAS MÁS OPORTUNA SEA LA DETECCIÓN DE
ESTAS
CONTINGENCIAS,
MÁS
FÁCIL
SERÁ
ASEGURAR LA CONCLUSIÓN DEL OPERATIVO CON
ÉXITO.
Sistema de Verificación, Avance y Cobertura.
La principal herramienta que
utilizarás para dar seguimiento es
el
Sistema
de
Verificación,
Avance y Cobertura (SIVAC). Es
un sistema de ambiente web al
que
podrás
ingresar
desde
cualquier
computadora
que
cuente con conexión a internet
para generar los reportes con los
indicadores que analizarás.
En
próximos
días
estarás
recibiendo un correo electrónico
a tu cuenta institucional donde te
informarán de la URL que
deberás ingresar al explorador de internet para acceder al administrador de sistemas
WEB que utilizarás durante el operativo del Inventario Nacional de Viviendas 2012.
Después de ingresar tu usuario y contraseña en la página de inicio se desplegará
la pantalla principal donde puedes elegir el sistema a utilizar.
PARA ACCEDER A SIVAC
PULSA SOBRE EL LOGOTIPO:
Esta es la página principal del sistema y se conforma de tres secciones:
Menú: Tenemos dos
opciones “Inicio”
para regresar a la
pantalla principal, y
“Reportes” donde
se desplegará una
lista para
seleccionar alguno
de ellos.
Cabecera: Contiene
información de
nuestro usuario así
como la opción de
“cerrar sesión”
Aquí se mostrará cada
uno de los reportes
seleccionados
Reportes disponibles en SIVAC
AVA-01 Avance general
Este reporte muestra el avance obtenido hasta el momento en las áreas de todos tus
listadores; la información se muestra dividida en cinco grupos: viviendas, manzanas,
conjuntos habitacionales, entorno urbano y verificación.
En los tres primeros
grupos puedes observar el
avance en el levantamiento
de la información del
listado
de
inmuebles
mientras que en el cuarto
grupo muestra el avance
en el levantamiento de los
cuestionarios de entorno
urbano.
Es
importante
recalcar que aún teniendo
un porcentaje alto en el
avance de manzanas y
conjuntos
habitacionales,
debes
observar
el
porcentaje de viviendas
visitadas, pues este último
puede
representar
una
gran cantidad de carga de
trabajo en tan solo una
manzana
o
conjunto
habitacional.
El último grupo corresponde al avance en la verificación de cobertura y calidad
que estás realizando en una muestra de manzanas. Los cinco grupos de este reporte
contienen información agregada del avance según su unidad de observación. Este
reporte te servirá para formarte una imagen del avance en tu carga de trabajo y la de
tus clasificadores.
AVA-02 Avance de viviendas según resultado de la visita
El AVA-02 presentará las variables de resultado final de entrevista desagregado por
cada uno de los códigos con los que fue registrado.
Presta atención a cada uno de los indicadores de este reporte, pues la
concentración de resultados de visita en un solo código pudiera ser motivo de una
mala aplicación de los procedimientos operativos o tal vez una incidencia operativa
no reportada.
AVA-03 Avance de viviendas por conjunto habitacional
Al igual que en el AVA-02, se presenta la desagregación de códigos finales de visita
pero esta vez a nivel de conjunto habitacional
EN
AVA-03, CUANDO UN CONJUNTO HABITACIONAL SE
HAYA CONCLUIDO PERO TENGA MÁS DEL 10% DE VIVIENDAS SIN VISITAR DE LAS QUE FUERON
PLANEADAS, EN LA COLUMNA DE “ESTATUS” APARECERÁ LA LEYENDA “REVISAR” Y AL
PRESIONAR SOBRE LA MISMA, EL SISTEMA ABRIRÁ UNA VENTANA INDICÁNDOTE LAS POSIBLES
CALLES DONDE PUEDEN ENCONTRARSE LAS VIVIENDAS FALTANTES.
EL CASO PARTICULAR DEL REPORTE
En caso de que
NO hayas encontrado
más viviendas en las
vialidades mostradas
y sigue el porcentaje
de viviendas faltantes
por arriba del 10%,
presiona el botón de
“Liberar”
que
se
encuentra en la parte
inferior de la ventana
AVA-04 Productividad diaria de clasificadores
En
la
parte
superior
de
este
reporte
podrás
apreciar los días que
faltan
para
que
concluya el operativo
y en la última columna
del
tabulado,
el
estimado
de
días
según la productividad
diaria
de
cada
clasificador,
ésta
ultima funciona como un semáforo marcando en verde los registros de los
clasificadores que necesitan menos días de los faltantes para concluir, en amarillo los
que se estiman terminen el mismo día que los restantes y en rojo, los que según su
productividad necesitan más días de los que cuenta el operativo para concluir el
levantamiento.
Partiendo del precepto de que si las cargas de trabajo de todos los listadores son
equitativas, éstos debieran presentar productividades similares, por lo que si en el
reporte encuentras alguna productividad que estime más días para concluir el
operativo de con los que se cuenta hasta el momento, indaga con el clasificador qué
es lo que está ocasionando dicha situación para corregir las fallas y asegurar el
correcto término del operativo.
Es importante hacer mención que las productividades presentadas en este
reporte se calculan con base en el número de viviendas que se tienen planeadas, por
lo que en caso de que se encuentren áreas de nueva creación al interior de los
conjuntos habitacionales, el número de viviendas que contenga cada uno impactará
en la productividad diaria de cada listador, provocando tal vez la necesidad de más
días para concluir el operativo que los que muestra el reporte. En el momento de
revisar este reporte toma en cuenta un posible incremento de hasta cinco días más,
para la estimación de los faltantes para concluir el operativo.
AVA-05 Avance en la verificación de manzanas.
También contarás con un reporte para que puedas observar tu avance en la
verificación de inmuebles, en él aparecerán listados los conjuntos habitacionales en
los que se encuentren las manzanas de la muestra de verificación.
Manzanas planeadas: Son las manzanas que fueron seleccionadas en la muestra
para ser verificadas. Irán apareciendo en el módulo cartográfico conforme los
clasificadores cierren manzanas.
Verificadas: Son aquellas manzanas que ya fueron validadas y en el reporte de
calidad salieron evaluadas con menos del 25% de errores, o fueron designadas para
re-levantar y ya se cuenta con la transferencia de esa información.
No se pudo verificar: Manzanas que fueron seleccionadas en la muestra pero por
motivos de actualización cartográfica no serán verificadas (No se reportan de forma
especial, se detectan desde la base de datos al realizar la actualización cartográfica).
En proceso de verificación: Son las manzanas que te encuentras verificando. El
proceso de verificación comprende:



Captura de totales de inmuebles por frente de manzana.
Levantamiento de información de inmuebles seleccionados
Confronta de información Supervisor-Clasificador
Sin iniciar: Manzanas donde todavía no se ha iniciado ninguno de los tres
procesos que comprende la verificación.
Por levantar nuevamente: Son aquellas manzanas que el sistema evaluó con
estatus de re-levantamiento por problemas en la calidad de la información y que aún
no se ha recibido de nuevo la información de la manzana. Estas manzanas no toman
el estatus de verificadas hasta que se integre la información y se suba al servidor de
SIVAC.
Enviadas a levantar nuevamente: Es el total de manzanas que se han enviado a
re-levantar. Sin tomar en cuenta el que haya o no integrado la información
nuevamente de la manzana.
Cerradas sin evaluar: Estas manzanas son aquellas que fueron cerradas faltando
alguno o todos los procesos de verificación, previo visto bueno por parte del
supervisor de Oficinas centrales.
En caso de que se presenten manzanas que se tengan
que cerrar sin evaluar, será necesario presentar una
justificación en SIVAC. Para ello presiona sobre el botón de
justificar que aparece en el reporte AVA-05 y escribe la
justificación en la caja de texto, recuerda guardar antes de
cerrar la ventana.
C
ada uno de estos reportes se podrá exportar a una hoja
de cálculo en Excel para realizar un análisis a detalle. Los
reportes se actualizarán un día después
de la última
integración de respaldos en el día de corte, en todo
momento se podrán generar los reportes de los cortes
pasados para revisar el progreso entre cada uno de ellos.
AL TERMINAR DE UTILIZAR EL SISTEMA, RECUERDA CERRAR TU SESIÓN DANDO PULSANDO EN
LA LIGA QUE SE ENCUENTRA EN LA CABECERA DEL SISTEMA.
Incidencias operativas
Como parte de tus funciones en este evento, está el reportar los incidentes operativos
que se presenten durante el transcurso del levantamiento de información, esto lo
realizarás en el módulo de incidencias para posteriormente generar un reporte que
ayude a identificar las causas de las bajas productividades, pues en él aparecerán las
incidencias reportadas desde el inicio del levantamiento así como la situación de
resolución en la que se encuentran.
En el administrador de sistemas web, pulsa sobre
el icono del Sistema de seguimiento a incidencias.
Para reportar una incidencia operativa, en el menú “incidencias” selecciona el
tipo.
Al seleccionar un tipo de incidencia, aparecerán los registros de ese tipo de incidencia
que se tienen capturados hasta el momento, además de un botón para registrar un
nuevo caso:
Al momento de presionar sobre el botón “Nueva incidencia operativa” aparecerá
el formulario con los campos requeridos para dar de alta un nuevo registro.
Dependiendo del tipo de incidencia variarán los campos del formulario.
Reporte de Incidencias
En la sección de reportes se encuentra el listado de todos los registros que has
realizado y su estatus de atendido.
El reporte cuenta con filtros para poder seleccionar el tipo de incidencia
operativa o clave de clasificador.
REVISA ESTE REPORTE CADA DÍA DE CORTE PARA ASEGURARTE QUE ESTÉN SIENDO ATENDIDAS
LAS INCIDENCIAS REPORTADAS Y NO INTERVENGAN CON EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN.
A continuación se muestran las categorías de incidencias que deberás reportar
en caso de que se presenten:
 Integridad física del personal operativo
 Errores en los sistemas (Módulo cartográfico / Módulo de captura de
inmuebles)
 Áreas con barreras físicas y culturales
 Áreas vulnerables
 Problemas de funcionamiento del dispositivo móvil
 Incidencias administrativas
 Otras
Consideraciones en el análisis de los reportes.
Al momento de que revises los indicadores de avance en cada uno de los
reportes recuerda evaluar de manera independiente a los conjuntos habitacionales,
manzanas y viviendas, pues cada uno de ellos refleja un avance distinto, siendo el de
las viviendas el que representa el porcentaje más significativo de los tres, en cuanto a
carga de trabajo.
Cuando analices un solo tipo de unidad de observación, en el caso de las
manzanas o conjuntos habitacionales, si comparas entre los distintos clasificadores y
notas diferencias grandes entre cada uno de ellos, recuerda verificar el número de
viviendas planeadas para cada uno, si se mantiene presente la diferencia también en
este rubro, será motivo de una supervisión más estrecha.
De acuerdo con el reporte que estés analizando, presta atención al
RECUERDA
QUE CUANDO NOTES DIFERENCIAS ENTRE LAS PRODUCTIVIDADES DE LOS
CLASIFICADORES, PRIMERO DEBES REVISAR EL REPORTE DE INCIDENCIAS PARA DESCARTAR QUE
LA CAUSA DEL RETRASO SEA UN INCIDENTE OPERATIVO YA REPORTADO.
comportamiento de cada uno de los indicadores, pues si alguno de ellos se
muestra en diferente proporción pudiera denotar alguna situación distinta a la
señalada en los procedimientos. Por ejemplo, si un clasificador presenta un
indicador de resultado final de entrevista “levantada con terceros”, muy alto en
comparación con los demás listadores, tal vez se deba a que no está regresando
a la vivienda en un horario diferente como lo estipula el manual.
El análisis de los indicadores depende en todo momento del criterio de la
persona que lo realiza y el control del operativo se basa en no dejar pasar por
alto ninguno de estos indicadores. Los reportes generados en SIVAC son una
herramienta que debes de utilizar para localizar puntos a revisar con los
clasificadores o agendar supervisiones para revisar la aplicación correcta de los
procedimientos. Las estrategias que se deben aplicar en cada caso, dependerán
de la situación presentada en campo, siendo la re-instrucción una solución que
se presente con frecuencia.
5.7.2 Reportes locales en el administrador de aplicaciones.
Además de los reportes que puedes generar en el SIVAC, cuentas con la posibilidad
de consultar otros reportes de avance que se generan en tu equipo informático, de
manera local. La particularidad que tienen estos es que reflejan el avance
prácticamente en tiempo real, es decir consideran todo lo que hayas recibido y
respaldado de tus clasificadores, hasta el momento en que los generes.
Para crearlos, selecciona la herramienta “Reportes” del administrador de
aplicaciones y podrás crear dos tipos de reportes:

Listado de inmuebles
y cuestionario de
entorno.

Listado de
seguimiento (LC-01)
Si deseas visualizar un
reporte de los incluidos dentro
del primer tipo, selecciona el
conjunto
habitacional,
el
clasificador y la manzana que
deseas, así como la clase de
listado
que
requieres,
por
inmuebles o por vialidades.
Dentro de los reportes de seguimiento, puedes consultar los siguientes:
1. LC-01 Listado de seguimiento
general
2. LC-01 Listado de seguimiento
de lo nuevo no transferido
3. LC-01 Listado de seguimiento
por día específico
4. LC-01 Listado de seguimiento
agrupado
El listado de seguimiento general presenta la cantidad de inmuebles que han
sido levantados en cada manzana, indicando el conjunto habitacional en el que se
ubica y la clave del clasificador que levantó la información. Los inmuebles se
agrupan en viviendas según el resultado de la visita, así como el total de
inmuebles que no son vivienda.
La segunda columna de este reporte muestra además de la clave geográfica
de la manzana, el código de status o estado que guarda la misma. Dichos códigos
tienen los siguientes significados:
1
2
3
4
5
6
7
8
Iniciada
Iniciada con Pendientes
Terminada o Concluida
Marcada para Verificación
Verificándose por parte del Supervisor
Anulada la Verificación por existencia de Actualización Cartográfica
Re levantamiento por Verificación
Verificada
El listado de lo nuevo no enviado a Web, contiene los totales de inmuebles
por manzana con el mismo arreglo que el reporte general, pero únicamente
aparecen las manzanas que los clasificadores trabajaron después de su última
transferencia.
Una variante del reporte LC01 es el que presenta la información de lo que se
captó en una fecha específica, mostrando la clave del clasificador responsable de
levantar cada manzana que aparece en éste.
Por último se encuentra el listado de seguimiento agrupado, el cual
concentra la información de los inmuebles captados a nivel de conjunto
habitacional. Este reporte te permite visualizar rápidamente el estado que lleva la
cobertura de algún conjunto habitacional.
CONSIDERA QUE CON ESTA HERRAMIENTA PODRÁS CONOCER EL ESTADO QUE GUARDA EL LEVANTAMIENTO EN
LOS CONJUNTOS HABITACIONALES, SIN ESPERAR A QUE APAREZCAN LOS REPORTES DE SIVAC.
REVISA CON ATENCIÓN LAS CANTIDADES DE VIVIENDAS PENDIENTES DE UNA MANZANA ENTRE UNA FECHA Y
OTRA (REPORTES A UN DÍA ESPECÍFICO), YA QUE SI NO REFLEJAN UNA DISMINUCIÓN CONSIDERABLE SERÁ
NECESARIO QUE EL CLASIFICADOR REGRESE A RECUPERAR LA INFORMACIÓN.
Manzanas trabajadas por más de un clasificador.
Existe la posibilidad de que un clasificador concluya antes con su carga de
trabajo y apoye al levantamiento de las manzanas asignadas a otro(s). Toma en
cuenta que si la manzana que levante no había sido iniciada, en los reportes la
verás reflejada con el clasificador que dio el apoyo. Sin embargo, en caso de que
la manzana ya hubiera sido iniciada por el clasificador que la tiene en su carga de
trabajo, todo lo que haya sido levantado por los dos clasificadores, se reportará
con la clave del que la inició.
Cuando sea necesario hacer uso de este tipo de apoyos, es decir en manzanas
iniciadas, asigna frentes completos al clasificador que se incorpore.