Introducción a la redacción y tipos de cartas comerciales

CARTAS COMERCIALES
Se entiende por carta, aquel medio que es utilizado para transmitir algo vía escrita. Está redactada por un EMISOR
hacia un RECEPTOR y por lo tanto la carta es el MEDIO. Es una forma oficial de correspondencia, cuyo contenido
suele ser formal, oficial y/o confidencial.
Existen diferentes tipos de cartas las cuales pueden ser formales o no, uno de los ejemplos son las cartas
comerciales. Este tipo de cartas se utiliza en relaciones entre empresas o entre empresa-empleado e inclusive entre
las empresas con sus clientes.
La actividad comercial tiene muchas variantes y es por este motivo que existen muchos tipos de cartas comerciales
(las más importantes son las de compra-venta, reclamos de oferta, solicitud de información y publicidad).
A diferencia de las cartas personales, las cartas comerciales son rígidas, objetivas y siempre escritas a máquina
(mecanografiadas).
Dentro de las cartas comerciales se pueden realizar varias clasificaciones, por ejemplo si nos basamos en cómo se
redactará el documento, podremos decir que ese documento tiene un estilo profesional, moderno, evolucionado o
moderno cambiado. También podemos clasificar las cartas por informes, pedido, reclamo, circular, saludo,
comunicaciones internas, etc., o utilizando otro tipo de clasificación diremos que pueden existir cartas de venta, de
RR.PP. y otras varias.
ANTES DE COMENZAR A ESCRIBIR
Antes de comenzar a redactar el documento debemos tener determinadas consideraciones para que nuestra carta
tenga el efecto deseado. Para ello debemos tener en cuenta:
 Datos del asunto a tratarse. Se deben tener los datos necesarios para saber sobre que se está escribiendo.
 Establecer un objetivo, o sea, que es lo que queremos conseguir mediante esa carta.
 Información acerca del destinatario. En todos los casos debemos tener información de la empresa o
destinatario, ya que la carta debe poder adaptarse a las circunstancias del destinatario.
TIPS DE ESCRITURA: para que sea más fácil comenzar a redactar nuestra carta podemos realizarnos las siguientes
preguntas que, al responderlas, nos permitirán avanzar a lo largo de la misma.
a.
b.
c.
d.
¿Qué conozco sobre tema?
¿Con qué motivo escribo?
¿A quién escribo y cuáles son sus circunstancias?
¿Qué tengo que decir al destinatario?
En esta parte obtendremos la famosa “lluvia de ideas” sobre el contenido que deberá tener la carta. Lo mejor que
podemos hacer es ir anotando todas las ideas que se nos ocurran, inclusive las más tontas, ya que el paso siguiente
será descartar las ideas inútiles o inconvenientes.
Luego de haber realizado los dos primeros pasos, debemos establecer un orden jerárquico de esas ideas,
comenzando por plantear primero las principales y luego las secundarias. De esta forma se obtiene un contenido
organizado.
TIPS DE LECTURA: si la carta está escrita con una fuente muy pequeña o con caracteres muy recargados, sin
separación de párrafos, etc., será difícil de leer. Esto lo evitamos con:
a. Letra: utilizar un tipo de fuente sencilla, tamaño medio e impreso en tinta negra. Ejemplo: fuente Arial,
tamaño 12, color negro.
b. Párrafos: separados con doble interlineado.
c. Abreviaturas: se deben evitar tanto como se pueda.
d. Subrayados o Negritas: se utilizan exclusivamente para resaltar alguna palabra o idea que sea de un interés
específico. Es preferible no utilizar subrayados o negritas ya que produce sobrecargas al texto.
FORMATO
Toda carta comercial se compone de tres partes
 Encabezado
 Cuerpo de la carta
 Cierre
ENCABEZADO: Se encuentra en la parte superior de la carta y siempre debe contener
a)
b)
c)
d)
Membrete
Lugar y fecha
Dirección del destinatario
Saludo
CUERPO: Es la parte más importante y se compone de tres partes que se encuentran en el siguiente orden
a) Introducción: normalmente se refiere a la correspondencia anterior, se agradece al destinatario o se indica el
motivo con el cual se genera dicha carta.
b) Núcleo: es donde se desarrolla la idea principal de la carta. Es muy importante que la redacción sea objetiva
y clara, con especial énfasis si se trata de un reclamo.
c) Conclusión: es la parte de la carta que sirve como resumen y/o estímulo.
CIERRE: Es el final de la carta. Este siempre debe contener
a)
b)
c)
d)
e)
Despedida
Firma
Nombre
Cargo
En el caso que existan Anexos, se debe indicar el número de los mismos. También allí se puede añadir
posdata (P.D. :) o indicación de que se envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos comienzan a la izquierda de la página (estilo bloque), que es la manera estándar de
componer una carta. Dado un objetivo, se suele tratar al destinatario con cortesía, siendo normal a fin de demostrar
respeto en el saludo la palabra “distinguido/s señor/es” o “distinguida/s señora/s”, aunque también se puede
recurrir a una forma un tanto más personal utilizando por ejemplo “Estimado señor” o sus correspondientes
variables.
Dentro del cuerpo de la carta, quien suscribe, siempre se dirigirá al destinatario como “usted” o “ustedes”.
Al momento de tener que indicar que se envían copias a otras personas se debe utilizar la expresión “C.C.” (con
copia) y a continuación el nombre del siguiente destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente (Ej.: el Subgerente Andrés firma en nombre del Gerente Damián), la
firma debe ir precedida por la abreviatura P.O. (por orden) o P.A. (por autorización), ya que de esta manera se indica
que el firmante tiene la autorización de la persona responsable.
TIPOS DE CARTAS
Carta de reconocimiento
Carta de anuncio
Solicitud
Empleo
Etc.