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Rama Judicial del Poder Público
SIGCMA
A
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
LA
D
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE VIDEOCONFERENCIAS O AUDIENCIAS
VIRTUALES EN LA RAMA JUDICIAL
1. OBJETIVO
RO
Definir las actividades para la adecuada prestación de los servicios de videoconferencia o audiencias
virtuales en cumplimiento de las políticas, estrategias y acciones de la Sala Administrativa del Consejo
Superior de la Judicatura, de acuerdo con el Sistema Integrado de Gestión de Calidad y Medio
Ambiente.
2. ALCANCE
3. RESPONSABLES
NT
Este procedimiento aplica a los servicios técnicos de videoconferencia y audiencias virtuales solicitados
por los funcionarios de la Rama Judicial, a través del Centro de Documentación Judicial - CENDOJ en
los ámbitos nacional e internacional.
4. DEFINICIONES
CO
El Jefe de Sistemas de Información y Comunicación debe garantizar la adecuada implementación del
presente procedimiento en todos los niveles al interior de la Rama Judicial.
Ancho de banda: La cantidad de información o de datos que se puede enviar a través de una conexión
de red en un período de tiempo dado
PI
A
Audiencia virtual: Utilización de los medios tecnológicos e interactivos, para la presencia virtual de las
personas requeridas (Sindicados, Víctimas y Testigos), para adelantar diligencias en los procesos
judiciales.
Canal de comunicaciones: Medio por el cual se transmite la señal con la información de intercambio
entre el emisor y el receptor.
CO
Codec de Video: Dispositivo que codifica y decodifica la señal de video a señal digital y de señal digital
a señal de video en el otro extremo
Dirección IP: Etiqueta numérica que identifica, de manera lógica y jerárquica, a una interfaz (elemento
de comunicación/conexión) de un dispositivo
Videoconferencia: Utilización de los medios tecnológicos e interactivos, que permiten la presencia de
varias personas ubicadas en sitios distantes o diferentes y, así establecer una participación, en un lugar
virtual común.
Código: P-ECI-09
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5. NORMATIVIDAD
A
Ver listado Maestro de Documentos Externos y Normatividad
6. ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Recepción
de
requerimiento del
servicio
LA
D
1
ACTIVIDAD
Mediante la remisión del formato de “Solicitud de
Programación
de
Audiencias
Virtuales
y/o
Videoconferencias”, oficio o correo electrónico se
solicita servicio de audiencia o videoconferencia con
las especificaciones necesarias para su realización,
indicando fecha en la cual se llevará cabo y entidades
intervinientes. Es de mencionar que el formato
presenta
algunas
recomendaciones
para
su
diligenciamiento que deberán ser consideradas.
RESPONSABLE
Servidor Judicial
RO
PASO
Al recibir la solicitud se consulta el formato de
audiencias programadas disponible en el link de la
Rama Judicial (www.ramajudicial.gov.co, Tramites y
Servicios / Consulta Audiencias virtuales
y
videoconferencia) con el fin de establecer la
disponibilidad en fecha y hora solicitada.
CO
2
Verificar
disponibilidad
y
registrar
en
Formato
de
Agenda
de
Audiencias
virtuales
y
Videoconferencias
NT
Ver Formato “Solicitud de Programación de Audiencias
virtuales y/o Videoconferencias”
En caso de coincidir peticiones programadas se
procede a ofrecer alternativas que se ajusten a la
agenda programada, por el medio más expedito.
Asistente
Administrativo
PI
A
Si por el contrario no se logra su programación se
informa al despacho judicial que debe nuevamente
reprogramar la solicitud con fecha y hora diferente.
CO
Coordinar
aspectos técnicos
relacionados con
los tipos de
evento
3
A través de correo electrónico se comunica a los
intervinientes de la realización de la videoconferencia o
audiencia virtual para coordinar los aspectos técnicos.
Asistente
Administrativo
Se exige la realización de pruebas previas hasta el día
anterior para garantizar el correcto desarrollo del
evento.
Contacto
realizador de
pruebas
Nota: los eventos se pueden realizar entre despachos
judiciales y entidades públicas o privadas
Profesional
Universitario
De acuerdo a los diferentes tipos de eventos, se deben
Código: P-ECI-09
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.- Audiencia virtual con EE UU
A
tener en cuenta las siguientes consideraciones
LA
D
Tres (3) días antes a la realización de la audiencia
virtual, se envía al operador de comunicaciones o
prestador del servicio de comunicaciones mediante
correo electrónico, la solicitud para aprovisionamiento
de la IP.
RO
Dentro de los tres (3) días antes de la realización de la
audiencia se diligencia el formato de Internet disponible
en
el
link
http://www.precisionvc.com/Reservations.htmlcon junto
con el responsable autorizado por el departamento de
justicia de EEUU.
NT
En coordinación con los proveedores nacionales e
internacionales del servicio y el Cendoj, se establecen
las fechas de pruebas que garanticen la efectiva
realización técnica de la audiencia.
CO
Durante las pruebas se revisan las conexiones en sitio
y se corrigen las interferencias de audio y video que se
presenten durante el desarrollo y se comprueba lo
correspondiente a la grabación, esto para dejar los
equipos y el lugar a punto a la hora y fecha de
realización de la audiencia virtual.
2.- Evento Internacional
CO
PI
A
Dentro de los tres (3) días antes a la realización del
evento se envía al operador o prestador del servicio de
comunicaciones mediante correo electrónico la
información necesaria para el aprovisionamiento de las
direcciones IP, el lugar de origen y los contactos
técnicos o centros de emisión.
Código: P-ECI-09
3.- Entre despachos judiciales (seccionales)
Las Seccionales de la Rama Judicial que poseen la
tecnología necesaria para la realización de las
audiencias virtuales y videoconferencias, se coordinan
a través de correos electrónicos institucionales para
que establezcan las pruebas necesarias, conexión y
desarrollo de las mismas.
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
4.- INPEC
5.- Conexión satelital
LA
D
A
Cinco (5) días hábiles antes a la realización del evento
se envía mediante correo electrónico al operador o
prestador del servicio de comunicaciones, para que
aprovisione las direcciones IP que intervendrán en las
conexiones.
RO
Tres (3) días antes a la realización del evento se envía
petición vía correo electrónico al prestador del servicio
para que aprovisione los canales.
Vía correo electrónico o telefónicamente se informa a
los intervinientes de acuerdo a la información
consignada los datos necesarios para la conexión.
NT
6.- Internet
CO
Al conocer que los intervinientes (sitio remoto) no
poseen la tecnología para establecer conexión vía IP
se sugiere a los despachos se realice vía Internet con
software que permite mediante licencias tener la
posibilidad de grabar el audio y el video.
PI
A
Se solicita la identificación del equipo donde se va a
ubicar o conectar la cámara, para que el operador o
prestador del servicio de comunicaciones con tres (3)
días de antelación a la realización provea las
conexiones necesarias.
CO
En caso de no establecer la conexión el Cendoj, podrá
solicitar al operador o prestador del servicio de
comunicaciones apoyo con equipos externos.
Código: P-ECI-09
7.- Evento con requerimiento de apoyo parcial.
Las seccionales o sedes de la Rama Judicial que
tienen conexiones a Internet y no poseen las cámaras
o adecuación necesaria para videoconferencia y/o
audiencias virtuales, solicitan lo necesario para el
apoyo con equipos al Cendoj.
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
LA
D
A
El Cendoj con cinco (5) días de antelación podrá
solicitar al operador o prestador del servicio de
comunicaciones apoyo con equipos externos, las
cuales se coordinan a través de correos electrónicos
institucionales para traslados de lo necesario para el
desarrollo de las pruebas necesarias, conexión y
ejecución del evento.
RO
8.- Evento con requerimiento total de apoyo.
NT
Con veinte (20) días de anticipación se debe presentar
el
requerimiento
mediante
el
“Solicitud
de
Programación
de
Audiencias
virtuales
yo
Videoconferencias” con todos los requerimientos
(aprovisionamiento, lugar, equipos para la conexión y
asistencia técnica).
CO
En caso de ser un tercero quien preste el servicio, se
coordina con el contacto técnico del despacho o
dependencia para aspectos de ingreso y adecuación
del sitio.
Monitoreo de la
audiencia virtual o
videoconferencia
CO
4
PI
A
Una vez prestado el servicio se exige la certificación de
la realización de la actividad relacionando los
elementos instalados e indicando fecha, duración y
entrega del material en medio magnético al despacho
solicitante.
5
Verificación de la
realización del
evento
Código: P-ECI-09
Se acompaña, monitorea y verifican todos los aspectos
técnicos y logísticos de realización de los eventos
programados
Profesional
Universitario o
quien haga sus
veces en las
Seccionales
Una vez prestado el servicio se registra en el formato
de audiencias programadas disponible en el link de la
Rama Judicial (www.ramajudicial.gov.co, Tramites y
Servicios / Consulta Audiencias virtuales
y
videoconferencia) con el fin de evidenciar la realización
del evento.
Profesional
Universitario /
Asistente
Administrativo
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7. REGISTROS
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
CRITERIO
DE
ARCHIVO
LUGAR DE
ARCHIVO
Profesional
Universitario
Formatos de
solicitud de
audiencias con los
EEUU
Profesional
Universitario
Sigobius
Correo
Electrónico
Cronológico
Ver TRD
Ver TRD
Cronológico
Ver TRD
Ver TRD
RO
Archivo de
la División
DISPOSICIÓN
A
Archivo de
la División
Solicitud de
Programación de
Audiencias virtuales
y/o
Videoconferencias
TIEMPO DE
RETENCIÓN
LA
D
NOMBRE
8. ANEXOS
No aplica
CO
PI
A
CO
NT
9. CONTROL DE CAMBIOS
Se ajusta e integra el procedimiento para la realización de videoconferencias o audiencias virtuales en la
Rama Judicial de conformidad con los requisitos del Acuerdo No. PSAA14-10161 del año 2014
Código: P-ECI-09
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