ANDA MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: ADMINISTRATIVA Sistema: Integral de Manuales Referencia: Vigencia: Día 00 Procedimiento: Descripción de Puestos Hoja: Mes 04 Año 2013 1. ID ENT IFIC AC ION NOMBRE DEL PUESTO: Director(a) Administrativo(a). SE REPORTA A: Director Ejecutivo OTROS NOMBRES DEL PUESTO: SUPERVISA A: Jefe Departamento Administrativo Regional, Gerente Comercial, Gerente de Recursos Humanos, Subgerente de Servicios Generales y Patrimonio, Jefe Unidad de Administración de Despensas Regionales, Asistente Administrativo, Ordenanza y Motorista. 2. REQUIS IT OS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Graduado de Licenciatura en Administración de Empresas, Economía, Contaduría o Ingeniería Industrial, de preferencia con estudios de postgrado o cursos de especialización en Administración de Empresas o carrera afín al cargo o experiencia de cinco años en cargos similares y tener evidencias de éxito. CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Sistemas de información, aplicables al área financiera, planificación financiera y sistemas de costos; en sistemas de información aplicable a la administración, compras, mantenimiento, servicios generales y caracterización en los servicios públicos, en el marco del nuevo rol del estado. HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, liderazgo y toma de decisiones. ACTITUD: Con iniciativa, capacidad de trabajo bajo presión, responsable, discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional. 3. DESCR IPCIÓN GENER AL Cargo de dirección responsable de apoyar técnica y administrativamente a todas las Dependencias, en la ejecución de los planes, programas y proyectos que persigan el objetivo de ANDA, con el fin de optimizar los recursos asignados. 4. DESCR IPCIÓN ESPEC ÍFIC A 1. Coordina la formulación del presupuesto de la Dirección y da seguimiento a lo aprobado en la Ley de Presupuesto a su Unidad. 2. Controla la ejecución del plan de trabajo de las unidades organizativas que dependen jerárquicamente. 3. Gestiona las propuestas estratégicas sobre gestión administrativa. 4. Coordina acciones con otras dependencias de ANDA y entidades externas, a fin de que la gestión administrativa se desarrolle de acuerdo a la misión y objetivos estratégicos institucionales. 5. Administra los contratos que le sean asignados. 6. Apoya la gestión financiera y técnica necesaria para el logro de los objetivos de la UPYD12/2013 1010 Actualizado Junio 2013 ANDA institución. 7. Somete a aprobación de Presidencia programas y proyectos en el ámbito administrativo y funcional. 8. Da seguimiento al programa de inversión anual para contribuir a su cumplimiento. 9. Apoya al área técnica en la ejecución del programa de inversión anual para contribuir a su cumplimiento cuando le sea requerido. 10. Coordina el diseño y formulación de las políticas, planes, programas y proyectos de carácter institucional sobre la administración así como el seguimiento, evaluación y control de las mismas. 11. Propone a todas las dependencias de la institución la adopción de políticas, normas, estrategias, planes y programas en materia de recursos humanos, físicos, servicios comerciales, administrativos y de seguridad. 12. Da seguimiento y monitorea la divulgación de la normativa, políticas, estrategias y procedimientos aprobados por la Dirección Superior en el área de su competencia. 13. Propone estrategias para lograr alianzas con actores locales, regionales, nacionales e internacionales con el fin de realizar proyectos en beneficio de la institución. 14. Implementa y mantiene un sistema de información y control que permitan evaluar el resultado de las actividades desarrolladas en las dependencias que integran la Dirección. 15. Apoya a las autoridades en las negociaciones del contrato colectivo y comisiones obrero patronales que se constituyan. 16. Propone las estrategias necesarias para mejorar la atención a los usuarios y población en general. 17. Dirigir y controlar los planes y programas administrativos aprobados por la Dirección Superior. 18. Da seguimiento a las actividades de las unidades a su cargo. 19. Administrar el personal y actividades de la Dirección a través de las diferentes jefaturas y gerencias. 20. Planifica, dirige y controla las actividades del personal bajo su mando, estableciendo los mecanismos adecuados de comunicación y coordinación con las diferentes dependencias, relacionadas con el desempeño de la Dirección. 21. Coordina la actividad administrativa de apoyo a la Presidencia y Unidades ubicadas en oficina central. 22. Coordina y supervisa que sus dependencias ejecuten las funciones encomendadas por la Dirección Superior. 23. Da cumplimiento a los reglamentos existentes, resoluciones de la Junta de Gobierno, procedimientos aprobados y otras normas dictadas para el buen funcionamiento de la institución. 24. Coordina y supervisa que sus dependencias ejecuten las funciones encomendadas por la Dirección Superior. 25. Coordina la formulación del Plan Anual Operativo, Proyecto de Presupuesto y Programación Anual de Compras de la Dirección. 26. Identifica riesgos en las operaciones de su Unidad o Dependencia; definiendo las debilidades y fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto, mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas. 27. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 28. Realiza otras actividades asignados por el jefe inmediato. UPYD12/2013 1011 Actualizado Junio 2013 ANDA 5. ESPECIFIC AC IONES RESPONSABILIDADES: Las que las leyes establecen para los funcionarios de gobierno. Custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación. 6. REL AC ION ES DE TR AB AJO Relaciones internas: CON - Director Ejecutivo - Junta de Gobierno. - Gerente de Unidad Financiera Institucional. - Todas las dependencias. - PARA Recibir lineamientos. Presentar proyectos, planes y programas. Coordinar la formulación y ejecución del Presupuesto institucional. Apoyo administrativo, soporte Informático, etc. Relaciones externas: CON - Representante del Ministerio de Hacienda. - Representante del Ministerio de Trabajo. - - Comisión Institucional de Emergencias - - Empresas. - UPYD12/2013 1012 PARA Apoyo a las gestiones de la Unidad Financiera. Apoyo a la gestión de Recursos Humanos. Solventar necesidades de servicios en casos de emergencias. Coordinar y supervisar la ejecución de proyectos y prestación de servicios contratados. Actualizado Junio 2013 ANDA MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Referencia: Área: ADMINISTRATIVA Sistema: Integral de Manuales Procedimiento: Descripción de Puestos Vigencia: Día 00 Hoja: Mes 04 Año 2013 1. ID ENT IFIC AC ION NOMBRE DEL PUESTO: Asistente Administrativo. SE REPORTA A: Director(a) Administrativo. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: SUPERVISA A: Ordenanza. 2. REQUIS IT OS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Bachiller, de preferencia con estudios universitarios de 3er. año en Administración de Empresas o carreras afines al cargo o experiencia mmínima de dos años en cargos similares. CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Para el desempeño de los puestos se necesita dominio completo de paquetes computacionales en procesadores de texto, hoja de cálculo. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, poseer relaciones interpersonales, propositivo, capacidad de análisis. ACTITUD: Iniciativa, dinámico, con capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto, disposición de laborar fuera de la jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional 3. DESCR IPCIÓN GENER AL Coordinar y ejecutar labores de asistencia ejecutiva para la Dirección Administrativa; apoya y programa agenda de la Dirección y le asiste en la preparación de la correspondencia y documentación, así como en la organización de reuniones de trabajo, el archivo y custodia de la documentación. Así como también realiza gestiones para la adquisición de recursos necesarios para el funcionamiento de la Dirección Administrativa; además de apoyar en la elaboración del presupuesto de la Dirección. 4. DESCR IPCIÓN ESPEC ÍFIC A 1. Apoya la coordinación de actividades conforme a la agenda de trabajo de la Dirección Administrativa. 2. Atiende por teléfono a clientes internos y externos de ANDA proporcionando información de acuerdo al caso. 3. Atiende a Gerentes, Jefes de Departamento, representantes de otras instituciones y clientes en las reuniones de trabajo. 4. Asiste al Director(a) Administrativo para elaborar correspondencia. 5. Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia. 6. Lleva controles internos de la Dirección, tales como: Control de correspondencia, UPYD12/2013 1013 Actualizado Junio 2013 ANDA control de archivos, control de permisos y licencias del personal de la Dirección y otros que así se le indiquen. 7. Realiza gestiones para la adquisición de recursos necesarios para el funcionamiento de la Dirección Administrativa. 8. Apoya en la elaboración del presupuesto y Plan Anual de Compras de la Dirección. 9. Organiza y actualiza los archivos de la Dirección. 10. Elabora solicitudes de permisos para uso de vehículos fuera del horario establecido. 11. Elabora y tramita documentación necesaria de apoyo a las misiones oficiales de la Dirección. 12. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 13. Atiende visitas especiales cuando así se le solicite. 14. Colabora en otras actividades relacionadas con la Dirección que su jefe inmediato le encomiende. 5. ESPECIFIC AC IONES RESPONSABILIDADES: Presentación oportuna de informes, presentación de planes de trabajo, por manejo de información de carácter confidencial y relación con funcionario y empleados internos. Custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación. 6. REL AC ION ES DE TR AB AJO Relaciones internas CON - Jefe Inmediato PARA - Recibir lineamientos de trabajo. - Directores, Gerentes, Jefes de Depto. de otras áreas. - Personal de la Institución. - Canalizar gestiones. - Requerir información o comunicar asuntos que encomiende la Dirección. Relaciones externas: CON UPYD12/2013 PARA 1014 Actualizado Junio 2013 ANDA MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Referencia: Área: ADMINISTRATIVA Sistema: Integral de Manuales Procedimiento: Descripción de Puestos Hoja: Vigencia: Día 00 Mes 04 Año 2013 1. ID ENT IFIC AC ION NOMBRE DEL PUESTO: Ordenanza SE REPORTA A: Director Administrativo OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Auxiliar SUPERVISA A: Ninguno 2. REQUIS IT OS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Noveno grado EXPERIENCIA: No necesaria CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimiento de la nomenclatura de la ciudad y manejo de equipo de oficina preferentemente. HABILIDADES ESPECIALES: Relaciones interpersonales y destrezas psicomotrices propias para el desarrollo del puesto. ACTITUD: Responsable con disposición para desplazarse y discreto. 3. DESCR IPCIÓN GENER AL Proporciona apoyo a actividades de logística tales como aseo de las áreas, traslado de correspondencia, trámites y apoyos varios. 4. DESCR IPCIÓN ESPEC ÍFIC A 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Realiza diariamente la limpieza general de las áreas asignadas. Proporciona atención a las visitas. Traslada correspondencia interna. Atiende la solicitud de reproducción de fotocopias. Solicita material de aseo y limpieza en el Almacén. Realiza la limpieza en el exterior de la Dirección. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 8. Realiza otras actividades que le sean encomendadas de acuerdo al puesto. 5. ESPECIFIC AC IONES RESPONSABILIDADES: Cuidado de documentos en las diligencias encomendadas y de mantener el aseo y limpieza. AMBIENTE: De oficina y de campo con condiciones ambientales variables. UPYD12/2013 1015 Actualizado Junio 2013 ANDA 6. REL AC ION ES DE TR AB AJO Relaciones internas CON - Jefe Inmediato - PARA Instrucciones, proporcionar permisos y aprobaciones. - Personal de la Institución - Traslado de correspondencia información, Relaciones externas PARA CON - Eventualmente con visitas y clientes UPYD12/2013 - 1016 Atender y entregar información general. Actualizado Junio 2013 ANDA MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Administrativa Sistema: Integral de Manuales Procedimiento: Descripción de Puestos Referencia: Hoja: Vigencia: Día 00 Mes 04 Año 2013 1. ID ENT IFIC AC IÓN NOMBRE DEL PUESTO: Motorista SE REPORTA A: Director Administrativo. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: SUPERVISA A: 2. REQUIS IT OS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Noveno Grado, Bachiller cualquier opción o experiencia mínima de tres años en puestos similares. CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimientos básicos de mecánica, nomenclatura urbana y manejo defensivo. HABILIDADES ESPECIALES: Relaciones interpersonales, trabajo en equipo y destrezas psicomotrices propias del cargo. ACTITUD: Responsable, discreto, disposición de trabajo fuera de jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional. 3. DESCR IPCIÓN GENER AL Conducir con precaución los vehículos de ANDA asignados en apoyo a misiones oficiales, tratando con cortesía a los pasajeros y aplicando el manejo defensivo y medidas de seguridad vial; así como limpiar y cuidar el vehículo asignado y reportar oportunamente cualquier desperfecto. 4. DESCR IPCIÓN ESPEC ÍFIC A 1. 2. 3. 4. Conduce vehículo a lugares que le sean encomendados. Efectúa aseo y limpieza del vehículo asignado. Controla los indicadores del consumo de combustible y lubricantes del vehículo y otros. Lleva bitácora de servicios de transporte proporcionado, kilometraje y consumo de combustible. 5. Presenta reportes de salida. 6. Reporta fallas mecánicas y de carrocería o cualquier daño al vehículo. 7. Efectúa cambio de llantas y hace reparaciones menores para los cuales están capacitados. 8. Elabora informe en caso de accidente, robo o daño del vehículo. 9. Colabora en la distribución de correspondencia. 10. Transporta personal a diferentes proyectos, atendiendo las medidas de precaución para UPYD12/2013 1017 Actualizado Junio 2013 ANDA garantizar la seguridad de los pasajeros. 11. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 12. Realiza otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato. 5. ESPECIFIC AC IONES RESPONSABILIDADES: Manejo y cuidado del equipo de transporte y herramientas asignados; protección al equipo y herramientas del vehículo y por la seguridad de los pasajeros. AMBIENTE: Ambiente de trabajo de campo, las condiciones ambientales son variables dependiendo del lugar y las circunstancias. 6. REL AC ION ES DE TR AB AJO Relaciones internas: CON PARA - Director Administrativo - - Asistente Administrativo - Recibir instrucciones de presentar reportes. Coordinar rutas de trabajo. - Usuarios de transporte. - Conducirlos a lugar de destino. trabajo Relaciones externas: - CON Eventualmente con usuarios. UPYD12/2013 - 1018 PARA Proporcionar información actualizada. Actualizado Junio 2013 y