UNIDAD 7: METODOLOGÍA DE LOS SISTEMAS SUAVES

UNIDAD 7:
METODOLOGÍA DE LOS SISTEMAS SUAVES
Introducción
En las unidades anteriores, Ud. ha estudiado la aplicación del enfoque de
sistemas en situaciones en las que se identifica claramente una necesidad
precisa, por lo que se pueden establecer objetivos claros, para dar respuesta a
esa necesidad. Esto es, el analista de sistemas puede expresar el problema en
función de alcanzar unas metas claramente definidas.
Las situaciones a que nos referimos en el párrafo anterior se han
denominado sistemas “duros”.
En la presente unidad estudiaremos una manera en la que un analista
puede enfrentar situaciones problemáticas, en las que no se puede establecer
metas claras para su resolución, por tratarse de situaciones rodeadas de
circunstancias borrosas y en donde seguramente existen percepciones diferentes,
a veces contradictorias, por parte de las personas involucradas. A este tipo de
situaciones, en las que se encuentra un alto componente social, político y
humano, se les conoce como sistemas “suaves” o de “actividad humana”.
A partir de las consideraciones de Peter Checkland, quien realizó una
investigación sobre la aplicación del pensamiento de sistemas duros a sistemas de
tipo administrativo y social, surgió la Metodología de Sistemas Suaves (conocida
también como SSM por ser sus siglas en inglés: Soft System Metodology). Esta
metodología está basada en el paradigma del aprendizaje y asume la realidad
como constantemente reconstruida en un proceso social de negociación, partiendo
del hecho de que una organización no existe como un ente independiente, sino
que es parte del sentido desarrollado por un grupo de personas comprometidas en
un diálogo.
La Metodología de Sistemas Suaves busca trabajar con las diferentes
percepciones de una situación, definiendo un proceso sistémico de aprendizaje,
en el cual diferentes puntos de vista son discutidos y examinados a objeto de
definir acciones orientadas a su mejoramiento.
En la presente unidad se pretende que el estudiante utilice la SSM en
situaciones en las que se hace difícil identificar el sistema. Es por ello que el
énfasis que se hará, será en que el estudiante obtenga una “definición raíz” es
decir, describir el sistema dada una situación.
Objetivo: Analizar una situación del mundo real, utilizando la metodología de
sistemas suaves.
Sinopsis: El contenido de la unidad contempla el estudio de los siguientes puntos:
Desarrollo del pensamiento de sistemas suaves. La metodología de sistemas
para enfrentar problemas no estructurados.
Instrucciones y Recomendaciones para el estudio del contenido de la
unidad 7.
7.1.- En el Material Instruccional de Apoyo estudie la siguiente lectura:
−
Lectura N°7.1 “El desarrollo del pensamiento de los sistemas suaves”
Para recordar
7.1.a. El análisis, cuando aplicamos la Metodología de Sistemas Suaves, debe
consistir en la construcción de una imagen lo más rica posible, de la situación
problema.
7.1.b. Podemos identificar siete etapas o pasos en la Metodología de Sistemas
Suaves:
1) Investigación del área del problema, tratando de identificar ¿quiénes son
los actores claves? ¿cómo funciona actualmente?, etc.
2) Representar la situación problema mediante diagramas “visiones
enriquecidas”, donde se muestren:
- Estructura
- Procesos
- Hechos de la organización que puedan ser relevantes para la
definición del problema
- Clima de la situación: relación entre estructura y proceso.
3) Producir una definición raíz o todas las que puedan ser útiles para el
análisis, cada una correspondiente a una visión de la situación. En la
definición raíz se expresa una función central de un sistema de actividad
humana. Una definición raíz viene a ser una hipótesis, según la cual, la
situación problema puede ser mejorada mediante una propuesta de
cambios que tanto el analista como el propietario del sistema, han
determinado como viables y deseables.
4) Por cada definición raíz obtenida en el paso anterior se construirá el
modelo conceptual correspondiente, que permitirá llevar a cabo el sistema
de actividad, especificado en la definición raíz. O sea, se describen las
2
actividades que el sistema debe hacer, para convertirse en el sistema
descrito en la definición raíz. Este es el paso más riguroso de toda la
metodología.
La técnica para realizar un modelo conceptual de un sistema de actividad
humana es:
4.1) Ensamblar una lista mínima de verbos que describan las
actividades principales implicadas en la definición raíz. (Los verbos
seleccionados son relativos a las acciones que se deben realizar en el
sistema de actividad humana que se analiza).
4.2) Ordenar lógicamente los verbos, de manera que se sucedan en
un orden secuencial lógico de acciones.
4.3) Para cada acción, determinar la entrada requerida (información).
Se debe verificar que el modelo conceptual no sea deficiente,
comparándolo con un modelo de “sistema formal” o con cualquier sistema
de pensamiento válido conocido por el analista.
Se comparan los modelos conceptuales con el mundo real, esto es,
el modelo construido en el paso 2) se compara con los construido en el
paso 4). Esta comparación debe realizarse con la participación de los
interesados en la situación problema, a objeto de generar debates acerca
de los posibles cambios que pueden aliviar la condición del problema.
Preguntas estratégicas que pueden hacerse en este paso son: ¿Por qué
hacer esto, en lugar de hacer esto otro?, comparando la realidad actual
con el modelo conceptual.
5)
Se identifican los cambios factibles y deseables. Por tratarse de
sistemas suaves, pocas veces los cambios a realizar consistirán en la
creación y habilitación de un sistema. En lugar de ello, los posibles
cambios serán de tres tipos:
6)
-
En estructura
En procedimiento
En “actitudes”.
Sin embargo, la aplicación básica de la SSM en cuanto a la obtención de
una definición raíz, puede resultar muy útil para identificar un sistema en
situaciones en las que no es obvio cuál es el sistema que se debe
analizar, esto es, no se puede identificar las entradas, salidas y objetivos
del sistema.
7) Se definen las acciones, para llevar a cabo los cambios identificados en
la etapa 6).
3
Elementos para evaluar la validez de una definición raíz
Obtener las definiciones raíz de un sistema, o lo que es equivalente,
identificar un sistema, es un punto crucial dentro de la elaboración del modelo del
sistema que se analiza. Una definición raíz expresa el propósito núcleo de un
sistema de actividad con propósito definido, dicho propósito núcleo siempre se
expresa como un proceso de transformación en el cual la entidad de “entrada” se
transforma en una forma nueva , la entidad “salida”.
Según Checkland , para que una definición raíz esté bien formulada, es
preciso considerar los elementos que se describen a continuación y como se
observa, forman la palabra CATWOE. Este mnemónico es el modelo emblemático
de actividad con propósito definido.
C
A
T
W
O
E
“consumidores” víctimas o beneficiarios de Transformación
“actores”
aquellos que harán la Transformación
“transformación” es el proceso mediante el cual la entrada se
convierte en salida
“weltanschauung” la visión que da sentido a la transformación T
“owners”
propietario(s) del sistema
“environment” medio ambiente: interacción y/o restricciones o
imposiciones ambientales
Los elementos especificados conforman una lista de verificación útil para
probar que se tiene una definición raíz válida correspondiente a una situación
planteada. A excepción de los elementos identificados con las siglas T y W, los
cuales no pueden ser omitidos en ningún caso, no es preciso que cada uno de los
elementos de la lista se encuentre presente en la definición raíz, pero sí es
necesario que si se ha omitido alguno, se haya hecho en forma consciente.
Ejemplo de Aplicación de la Metodología
de Sistemas Suaves
Como ejemplo tomaremos el caso presentado por Peter Checkland y Jim
Scholes1, en el que se hace un estudio de la Agencia Central de Computación y
1
Checland P; Scholes J. (1994).La Metodología de los Sistemas Suaves de Acción. Edit. Megabyte. Noriega
Editores
4
Telecomunicaciones (ACCT), la cual forma parte
Administración Pública Civil de Londres Inglaterra.
del Departamento de
La Agencia fue establecida en el año 1972, época en que había pocas
computadoras en el gobierno central y en general, los departamentos carecían de
experiencia sobre el uso de éstas. Su objetivo, según un manual distribuido a los
departamentos, era:
“La ACCT es responsable de la promoción de la computadora en la
administración gubernamental; tiene por objetivo el mejorar la eficiencia y ampliar
las selecciones de política. Proporciona consejo sobre el desarrollo e
implementación de computadoras y sistemas de telecomunicación, incluidas todas
las materias técnicas, es responsable de todos los aspectos de la obtención y
proporciona consejo sobre posibles aplicaciones computacionales y de
telecomunicaciones”
El estudio se centró en el desempeño de los Oficiales de Enlace
Departamental (OED), quienes se encargaban principalmente de evaluar los
proyectos computacionales y de aprobar (o no aprobar) el costo financiero que
implicaban. Los OED estaban adscritos a la División de Proyectos de la Agencia y
normalmente eran el primer punto de contacto entre la agencia y un departamento,
resultando ser una función difícil y compleja, sobre todo en la medida que fue
cambiando la tecnología y los departamentos habían adquirido experiencia y por
ende, grado de autoridad delegada.
En una revisión de los procedimientos de la ACCT en 1981, se concluyó
que el rol de los OED se había vuelto muy difícil de desempeñar y se recomendó
que fuera revisado.
Dado que el director de la agencia tenía conocimiento de que la
Metodología de Sistemas Suaves (MSS) era un enfoque para analizar problemas
mal estructurados, comenzó un estudio de sistemas sobre el problema detectado,
para lo cual conformó un equipo de trabajo en el que participarían Peter
Checkland y Ron Anderson del Departamento de Sistemas en Lancaster.
La información inicial de la que partió el equipo fue la siguiente:
“Los OED en la división de proyectos de la ACCT tienen responsabilidades entre
las que se incluyen el consejo sobre la evaluación de proyectos computacionales,
de telecomunicaciones y máquinas de oficina. Algunos departamentos ahora les
han delegado a ellos la autoridad de aprobar proyectos dentro de distintos límites
financieros. A la luz de esto y otros cambios, el equipo debía llevar a cabo una
revisión del papel del OED, sin omitir:
1. El rango de las responsabilidades de los OED.
2. Las relaciones con las partes de la ACCT.
3. Las relaciones con los departamentos.
5
4. Las relaciones con la industria computacional.
5. Las necesidades de inducción y entrenamiento.
6. La experiencia y características necesarias para desempeñar las tareas.
El equipo debía tener como objetivo el completar la revisión en cuatro meses y
también el presentar un reporte al comité directivo, donde estableciera las
recomendaciones del equipo al mismo.”
Basado en la (MSS), el equipo propuso el plan metodológico mostrado en la
figura 7.1.
Debatir los resultados
de 6a. Llevar a cabo
las entrevistas. 6b.
Definir el campo
de estudio y los
aspectos dados. 1
Construir la imagen de la
situación problema
Documentos
de estudio
2
Llevar a cabo
entrevistas.
Nombrar sistemas
pertinentes.
3.
Si es necesario
Preparar el
reporte. 6c
A partir de los CM y la
comparación, concentrarse en las
interacciones ACCT-departamento y
definir los papeles.
6a
5
Comparación de modelos
Si es necesario
conceptuales con las
percepciones del mundo real.
Construir modelos
conceptuales(CM) de “n”
sistemas pertinentes
4
Figura 7.1
De acuerdo al plan metodológico, se acordó que se entrevistarían personas
tanto pertenecientes a la ACCT como no pertenecientes a ella, de esta manera
las entrevistas podrían incluir los intereses de cada una de las divisiones de la
agencia, los departamentos de “consumidor” ,departamentos de suministro en el
centro del servicio gubernamental y los proveedores de computadoras. La lista de
6
entrevistados, entre personas y organizaciones contactadas dio un total de 106
personas.
Los parámetros que se consideraron para las entrevistas, se muestran en la
figura 7.2.
Otros departamentos
centrales por ejemplo
la tesorería
F
A
C
T
O
R
E
S
OED
ACCT
Departamento
“consumidor”
Cantidad de experiencia
Naturaleza de la experiencia
Antecedentes
Entrenamiento del empleo del OED
* Extensión del
involucramiento con el
trabajo de EOD
*Naturaleza
del
involucramiento con el
trabajo de EOD
* Experiencia como diputación de
alto nivel EOD
Grande
Competente
Sofisticado
Mucha delegación
Proyectos
departamentales
- Pequeño
- Incompetente
- Ingenuo
- Sin delegación
Tipo:
Computacional
Telecomunicaciones
Tecnología
de
oficina
Muchos proyectos -Pocos proyectos de Innovación
de rutina
rutina
Figura 7.2
Con el producto de las entrevistas, se llevaron a cabo las dos primeras
etapas del plan metodológico, identificándose algunos temas del problema, como
fueron:
-
El trabajo en la política de tecnología de información en un nivel
estratégico se percibía que era reactivo, en lugar de promover
tecnología nueva, técnicas nuevas y estándares nuevos, que era el
propósito pretendido de la agencia.
-
La necesidad de que la ACCT mejorara la habilidad para obtener
información
continuamente
actualizada
sobre
proyectos
computacionales.
-
Se aceptó que la ayuda y orientación que suministraba la ACCT era
generalmente ad hoc, dependiente de la experiencia y conocimiento de
individuos particulares y que no se proporcionaba corporativamente,
bajo la forma de política, pautas, estándares, etc.
El resultado de las dos primeras etapas fue discutido en dos reuniones del
equipo y a partir de esas discusiones, emergieron muchas ideas para sistemas
pertinentes de actividad humana y que sirvieron de base para obtener definiciones
7
raíz, con lo cual se llevarían a cabo las etapas 3 y 4 del plan metodológico. Las
ideas fueron las siguientes:
1) Un sistema para promover la computación en la administración
gubernamental. (En este caso se tomó la descripción de la declaración
oficial de objetivo como definición raíz).
2) Un sistema de proyecto de administración.
3) Un
sistema con capacidad para
departamentales (un subsistema de 2).
monitorear
proyectos
4) Un sistema para “trabajar el sistema ACCT” (por ejemplo, ayudar a
los departamentos a fin de que la ACCT “retire la responsabilidad o la
conexión” a los proyectos de éstos).
5) Un sistema de interacción agencia-departamento que ayuda a que
los departamentos se vuelvan menos dependientes de la agencia.
6) Un sistema de interacción agencia-departamento que monitorea la
formulación de políticas computacionales de alto nivel.
7) Un sistema de interacción agencia-departamento que controla las
actividades computacionales en el gobierno.
8) Un sistema que balancea las demandas que la agencia y los
departamentos hacen al OED. (Los OED estuvieron conscientes de su
necesidad continua de hacer esto.)
9) Un sistema para promocionar recursos que permitan que el trabajo
de la ACCT se lleve a cabo (reclutamiento y entrenamiento).
10) Un sistema para facilitar la comunicación.
11) Un sistema de generación de pautas de procedimientos para la
aplicación eficiente y efectiva de la tecnología computacional y de
telecomunicaciones en el gobierno.
12) Un sistema para decidir la naturaleza del involucramiento agencia-
departamento en proyectos específicos.
En las figura 7.3 puede observar el modelo de la definición raíz
correspondiente a la idea N° 1, esto es, tomar la declaración de objetivos de la
ACCT como raíz.
8
C
A
T
W
O
E
Administración gubernamental
Profesionales ACCT
Administración Æ Mejor Administración Gubernamental
Gubernamental
mediante la promoción de la computación.
La Tecnología Computacional, etc., puede mejorar la eficiencia
Alto nivel de Gobierno
Normas de Administración Pública Civil; tecnología
Evaluar la naturaleza
de la administración
gubernamental sus
formas y procesos. 1
Evaluar la tecnología en
curso y potencial de la
computadora y las
telecomunicaciones.
2.a
Buscar en la administración
del gobierno oportunidades
para mejorar la eficiencia y
ampliar las selecciones de
política mediante la
tecnología computacional y
de telecomunicaciones.
Evaluar las aplicaciones en
curso y potenciales de la
computadora y las
telecomunicaciones.
2.b
2
Seleccionar oportunidades.
Aceptar peticiones de
consejo.
3
4.a
Llevar a cabo acción
de control.
9
Difundir las posibilidades y
requerimientos.
Monitorear pasos
1-7.
8
4
Consejo sobre
implementación.
Lograr un acuerdo.
5
Definir las medidas de
desempeño para la
efectividad del sistema,
visto como un todo.
10
Obtener hardware.
7
6
Monitorear la
actividad del
sistema.
11
Llevar a cabo acción de
control relativa al sistema,
visto como un todo.
12
Figura 7.3
9
En el diagrama mostrado los pasos 1 al 9 corresponden al modelo descrito
en la definición raíz. Luego, los pasos 10 al 12, corresponden al monitoreo del
funcionamiento del modelo, evaluando el funcionamiento de la tecnología y las
aplicaciones que se han adoptado, a objeto de realizar cambios si fueren
necesarios.
En las figura 7.4 se presenta una definición raíz que engloba las ideas
N° 5, 6 y 7.
Definición raíz:
Un sistema del cual la ACCT es propietaria y operadora mediante el cual
se podrá decidir la naturaleza de la relación agencia-dpto. (Extensión del
involucramiento de la agencia en proyectos departamentales con
computadoras y telecomunicaciones) cuyo objetivo es mejorar la
eficiencia de la administración gubernamental.
C
A
T
W
O
E
Departamento y agencia, por ende administración gubernamental
Profesionales de ACCT
Necesidad
para
decidir
la
relación agencia-dpto. en el Æ
Necesidad satisfecha
proyecto propuesto.
Se pueden identificar y clasificar diferentes tipos de proyectos
computadora – telecomunicación; esto es útil y viable
ACCT
Normas de la Administración Pública Civil; tecnología
CONCLUSIÓN
Con el estudio de esta unidad, Ud. ha conocido una metodología basada en el
enfoque de sistemas, la cual es útil en situaciones problemáticas, en las que se
dificulta la identificación de un sistema para su análisis y el consecuente diseño de
una solución para el problema que se desea solucionar. Como hemos visto, la
Metodología de Sistemas Suaves fue desarrollada para ser aplicada en estas
situaciones, siendo la obtención de la(s) definición(es) raíz, o lo que es lo mismo,
la identificación de un sistema pertinente con un propósito definido, el punto crucial
de la metodología.
10
El mnemónico CATWOE es un recordatorio de los elementos que deben ser
considerados para validar una definición raíz: consumidores, actores,
transformación, Weltanschauung, propietario y medio ambiente.
De los elementos mencionados, solamente la “T” y la “W” son imprescindibles
para considerar válida una definición raíz. El resto de los elementos pueden ser
omitidos, pero no por descuido, sino con el debido conocimiento de causa.
Una vez que se ha obtenido una definición raíz válida, entonces puede
realizarse el modelado de lo que sería el sistema deseado (Modelo Conceptual).
FIN DE LA UNIDAD 7
11