Código: 1.3.07.43.1 MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS Página: 1 de 7 PROFESIONAL DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN UNIDA DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN Nombre del Cargo Ubicación del cargo EJECUTIVO SUSTANTIVO 07 Nivel Ocupacional Tipo de Proceso en el que participa Categoría Naturaleza del cargo Ejecutar labores profesionales relacionadas con los procesos de capacitación y formación, que requieren independencia de criterio y experiencia previa para la realización efectiva y eficiente de las mismas y el cumplimiento de los objetivos de su área de trabajo. Clase a la que pertenece el cargo Profesional Línea de reporte y supervisión del cargo Reporta a: Encargado(a) de Capacitación y Formación Supervisa a: Le podría corresponder coordinar personal que le pueda ser asignado. Principales funciones y responsabilidades ACTIVIDADES GENERALES 1. Solucionar situaciones diversas en el área de su competencia, emitir informes y recomendaciones, recopilar y actualizar información, analizar datos y desarrollar propuestas de mejora a los procesos en los que participa, asegurando la calidad y el cumplimiento de las tareas en forma oportuna y eficiente. 2. Participar en la elaboración de términos de referencia y especificaciones técnicas, para la adquisición y contratación de Bienes y Servicios requeridos. 3. Cumplir con los deberes y las funciones que en materia de control interno, le asigne el Jerarca Superior Administrativo o su superior inmediato, en concordancia con la Ley General de Control Interno. 4. Participar en foros, seminarios, reuniones, grupos especiales de trabajo y actividades diversas relacionadas con su ámbito de competencia o cuando así sea requerido. 5. Coordinar y trabajar en forma conjunta con funcionarios de otras dependencias internas o externas cuando así se requiera, fomentando el trabajo en equipo necesario para el logro de los objetivos institucionales. 6. Comunicar de forma oportuna a sus compañeros de trabajo o de otras dependencias, toda aquella información necesaria o relevante para el desarrollo de las actividades asignadas en cumplimiento de los objetivos institucionales. Código: 1.3.07.43.1 MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS Página: 2 de 7 PROFESIONAL DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN UNIDA DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN Nombre del Cargo Ubicación del cargo EJECUTIVO SUSTANTIVO 07 Nivel Ocupacional Tipo de Proceso en el que participa Categoría 7. Permanecer actualizado en su área de especialidad, sobre los cambios y nuevas tendencias que se presentan en el entorno nacional e internacional impactando directa o indirectamente su campo de acción. 8. Atender todos los requerimientos de información tales como reuniones, consultas e informes y brindar asesoría y capacitaciones que en materia de su especialidad le presenten, tanto dependencias externas, como internas. 9. Ejecutar la correcta aplicación de normas, disposiciones, leyes y reglamentos que rigen las diferentes actividades a su cargo. 10. Realizar cualquier otra función sustantiva o administrativa que le sea asignada, que esté asociada a la clase a la que pertenece el cargo tanto en las actividades generales como en las específicas. ACTIVIDADES ESPECÍFICAS 1. Analizar los insumos de datos e información requeridos como parte de la elaboración del estudio de necesidades de capacitación y formación para identificar los requerimientos institucionales en la materia y sistematizar los mismos en las temáticas claves en las cuales estarán centrados los resultados del estudio correspondiente. 2. Participar en la elaboración/actualización del plan de capacitación y formación del Régimen, acorde con los resultados del estudio de necesidades en la materia; asegurando su alineamiento con la visión de largo plazo y agenda estratégica del IFAM para el Régimen Municipal. 3. Gestionar los requerimientos operativos necesarios para ejecutar los programas o actividades de capacitación y formación que conforman el plan correspondiente. 4. Programar y ejecutar los programas o actividades de capacitación y formación de la Institución, o en su defecto gestionar la contratación externa de recursos operativos enfocados a prestar los servicios en cuestión. 5. Gestionar el proceso de evaluación de los programas y actividades de formación y capacitación que presta la Institución por medio de la aplicación de herramientas específicas previamente definidas y validadas con la jefatura del área, entre ellas encuestas, entrevistas, otros. 6. Gestionar la identificación, acorde a las oportunidades definidas como parte de la etapa de evaluación, de todas aquellas iniciativas de mejora que deberán ser implementadas para Código: 1.3.07.43.1 MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS Página: 3 de 7 PROFESIONAL DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN UNIDA DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN Nombre del Cargo Ubicación del cargo EJECUTIVO SUSTANTIVO 07 Nivel Ocupacional Tipo de Proceso en el que participa Categoría cerrar las brechas de calidad, eficiencia y eficacia existentes desde la perspectiva de los resultados del servicio. 7. Gestionar la implementación de las iniciativas que hayan sido aprobadas, para atender las oportunidades de mejora y cerrar las brechas de calidad, eficiencia y eficacia con respecto a los servicios que brinda la Institución en materia de capacitación y formación. 8. Participar en la elaboración informe de resultados correspondiente, cuya finalidad es integrar los resultados de la iniciativa y determinar el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas. Condiciones ambientales y organizacionales 1. Supervisión recibida Trabaja con independencia, siguiendo instrucciones de carácter general que le suministran sus superiores jerárquicos o funcionarios de mayor nivel de la dependencia donde labora, y aplicando métodos y procedimientos establecidos en manuales, circulares y en la legislación vigente, aplicable a su área de competencia. Su labor es evaluada por su superior jerárquico, mediante el análisis de los informes que presenta, la calidad de los métodos empleados, los aportes originales a las actividades asignadas, el grado de cumplimiento de las metas y objetivos, la comprobación de su aptitud para organizar y dirigir, cuando le corresponda, así como por la verificación de la calidad, oportunidad y exactitud de los resultados obtenidos, la contribución al trabajo en equipo, la eficacia y eficiencia de los métodos empleados y el acierto de las recomendaciones. 2. Supervisión ejercida Le puede corresponder supervisar las actividades asignadas a personal profesional de menor nivel, técnico, administrativo u operativo adscritos a la dependencia donde labora. 3. Responsabilidad por funciones La naturaleza del trabajo exige a las personas que ocupen esta clase de puesto, la aplicación de principios y técnicas de una profesión universitaria determinada, para atender y resolver adecuadamente problemas y situaciones variadas, propias de la dependencia bajo su responsabilidad o del área de su competencia, por lo que es necesario la actualización permanente de las teorías y prácticas de su profesión. Código: 1.3.07.43.1 MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS Página: 4 de 7 PROFESIONAL DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN UNIDA DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN Nombre del Cargo Ubicación del cargo EJECUTIVO SUSTANTIVO 07 Nivel Ocupacional Tipo de Proceso en el que participa Categoría Es responsable por el manejo discrecional de la información confidencial que conoce en el ejercicio de sus funciones, cuya revelación, sin la autorización debida puede causar perjuicios a la organización y hasta daños morales a terceras personas. Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público. 4. Responsabilidad por relaciones de trabajo Su función genera relaciones con superiores, compañeros, funcionarios de gobiernos locales, funcionarios de otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general, las cuales deben ser atendidas con tacto, discreción, cortesía y amabilidad, fomentando así relaciones armoniosas y una alta calidad en el servicio. 5. Responsabilidad por equipo, materiales y valores Es responsable por la adecuada utilización, mantenimiento y uso racional del equipo, materiales y recursos que le sean asignados, así como de los sistemas de información, vehículos y otros que le son suministrados para el desarrollo de las actividades propias. Le corresponde, cuando sea necesario, brindar informes sobre el estado del equipo, útiles y materiales necesarios para realizar el trabajo. 6. Condiciones de trabajo El trabajo se realiza en las instalaciones de la Institución e igualmente le corresponde visitar los gobiernos locales, otras instituciones públicas o incluso realizar giras a diferentes lugares del país, así como laborar fuera de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten, situación que deberá coordinar oportunamente la jefatura respectiva con la Administración y asegurando las previsiones del caso para el reconocimiento de la jornada extraordinaria. La actividad demanda la capacidad para analizar información variada y aplicar criterio profesional para la ejecución de sus funciones. Por la índole de las funciones y las demandas de los usuarios externos e internos, el trabajo puede originar situaciones de moderado estrés. 7. Consecuencia del error Los errores que se puedan cometer por la gestión de las actividades asignadas pueden provocar pérdidas económicas, materiales, humanas, o daños y atrasos en la planeación y el control de las actividades desempeñadas, por consiguiente, repercutir negativamente en nivel de servicio, la toma de decisiones y el desempeño de la dependencia donde labora. Código: 1.3.07.43.1 MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS Página: 5 de 7 PROFESIONAL DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN UNIDA DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN Nombre del Cargo Ubicación del cargo EJECUTIVO SUSTANTIVO 07 Nivel Ocupacional Tipo de Proceso en el que participa Categoría Los errores cometidos podrían acarrear sanciones administrativas e incluso penales, pecuniarias o civiles, compromiso subsidiario del Estado, así como nulidad de las actuaciones a su cargo dependiendo de la gravedad del error, por lo cual las actividades deben desarrollarse con sumo cuidado y precisión. La revelación de información confidencial puede originar conflictos, inconvenientes de trascendencia y perjuicios de diversa índole, que podría afectar significativamente los intereses institucionales. Competencias base asociadas al cargo Competencias Niveles por competencias Inicial Básico Optimo 1 Experto 1. Orientación de servicio al usuario interno y externo 2. Planificación y Organización 3. Trabajo en equipo y cooperación 4. Flexibilidad y adaptación al cambio 5. Comunicación Asertiva 6. Liderazgo 7. Construcción de relaciones interpersonales positivas 8. Negociación y Solución de Conflictos 9. Capacidad para aprender e investigar 10. Compromiso y calidad organizacional Conocimientos técnicos y/o específicos Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad, así como el desarrollo de nuevas competencias técnicas con el fin de garantizar su idoneidad permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio. Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca sobre: 1 Las conductas esperadas en cada nivel de la competencia están definidas en el Diccionario de Competencias del IFAM. Código: 1.3.07.43.1 MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS Página: 6 de 7 PROFESIONAL DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN UNIDA DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN Nombre del Cargo Ubicación del cargo EJECUTIVO SUSTANTIVO 07 Nivel Ocupacional Tipo de Proceso en el que participa Categoría Constitución Política de la República de Costa Rica Ley General de la Administración Pública Código Procesal Contencioso Administrativo Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Ley General de Control Interno Manual de Normas de Control Interno (CGR) Ley General de Archivo Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento Código de Trabajo Código Municipal Ley de Organización y Funcionamiento del IFAM Código de Normas y Procedimientos Tributarios Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos Normas específicas internas y externas: reglamentos, directrices y otros que regulan su accionar. Debe mantenerse actualizado en los siguientes temas: Capacitación en paquetes informáticos o herramientas informáticas de oficina tales como: procesador de textos, hojas electrónicas, Outlook, etc., o conocimientos prácticos en ese campo, conforme con los requerimientos del cargo y de la institución. Modelos y sistemas para la capacitación y formación virtual Planificación Curricular Administración de Proyectos Gestión de Riesgos y Control Interno Requisitos del cargo Formación Académica Licenciatura en Ciencias de la Educación con énfasis en Administración Educativa o, Licenciatura en Administración Pública, Administración, Administración de Negocios o Administración de Empresas o afines. Experiencia Dos años de experiencia en labores profesionales relacionadas con el puesto, con la especialidad de éste o bien con su formación profesional. Código: 1.3.07.43.1 MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS Página: 7 de 7 PROFESIONAL DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN UNIDA DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN Nombre del Cargo Ubicación del cargo EJECUTIVO SUSTANTIVO 07 Nivel Ocupacional Tipo de Proceso en el que participa Categoría Requisitos legales u otros Incorporación al colegio profesional respectivo, cuando su ley así lo establezca para el ejercicio del correspondiente grado y área profesional. Licencia de conducir B1 vigente.2 Condición especial del puesto 2 Rendir declaración de bienes y rendición de la garantía o póliza de fidelidad cuando por ley así se indique para el ejercicio del puesto o cargo. Se exceptuará de este requisito en este cargo, a aquellas personas con algún tipo de discapacidad que impida el cumplimiento del mismo, previa presentación de certificación médica extendida por profesionales médicos de la Caja Costarricense de Seguro Social, que así lo confirme Código: 1.3.07.43.1 MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS Página: 8 de 7 PROFESIONAL DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN UNIDA DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN Nombre del Cargo Ubicación del cargo EJECUTIVO SUSTANTIVO 07 Nivel Ocupacional Tipo de Proceso en el que participa Categoría