Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa SIGC PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE FONDOS ESPECIALES DE MULTAS, CAUCIONES EFECTIVAS, IMPUESTO DE REMATE Y PRESCRIPCIÓN DE DEPÓSITOS JUDICIALES LA DA 1. OBJETIVO Controlar y hacer seguimiento a los Fondos Especiales de multas, cauciones efectivas, impuesto de remate y prescripción de depósitos judiciales que financian los gastos de funcionamiento y de inversión de la Rama Judicial de Colombia. 2. ALCANCE Rama Judicial de Colombia NT Unidad de Presupuesto División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo 4. DEFINICIONES SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera RO 3. RESPONSABLE DTN: Dirección del Tesoro Nacional CO MULTAS: Sanciones pecuniarias impuestas por las autoridades judiciales derivadas de faltas, excesos o delitos, contempladas en el Código Penal, el Código de Procedimiento Civil y disposiciones legales vigentes. CAUCIONES EFECTIVAS: Sumas que se consignan a favor del Tesoro Nacional por orden de una autoridad judicial, como producto del incumplimiento de una obligación derivada de un proceso penal que se garantizaba mediante la caución prendaria. A IMPUESTO DE REMATE: 3% del valor final de los remates de bienes muebles e inmuebles que se realicen por el martillo del Banco Popular, la DIAN, los juzgados civiles, laborales y demás entidades de los ordenes nacional, departamental y municipal. CO PI PRESCRIPCIÓN DE DEPÓSITOS JUDICIALES: Son las sumas de dinero consignadas a órdenes de los Despachos Judiciales que se trasladan a favor del Tesoro Nacional si transcurridos el plazo legal, contados a partir de la terminación definitiva del correspondiente proceso, no hubieren sido reclamados por sus beneficiarios. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTCGP1000 2009. Sistemas de Gestión de la Calidad. 5. NORMATIVIDAD Ley 11 de 1987 art. 7 Ley 66 de 1993, arts. 5, 6 y 9. Ley 633 de 2000, art. 59 Prescripción Ley 1066 de 2006 Ley 270 de 1996, art. 85 Ley 1285 de 2009. art. 20 La impresión de este documento se considera No Controlado Pág. 1 de 3 Acuerdo 106 de 1993 Prescripción Acuerdo 593 de 1999 Prescripción Acuerdo 1115 de 2001 Prescripción Acuerdo 1116 de 2001 Prescripción Acuerdo 429 de 1998 Multas – Cobro coactivo Acuerdo 1117 de 2001 Multas Acuerdo 3927 de 2007. Competencia Cobro Coactivo Acuerdo 1118 de 2001 Impuesto de Remate Decreto Ley 663 de 1993 art. 243. numeral 13 LA RO 3 Registrar la información producto de la confrontación, en el formato de control o verificación utilizado por la División, para cada uno de los Fondos Especiales Recibe por parte de la entidad o dependencia pertinente la información correspondiente al recaudo del Fondo Especial que se este evaluando. Se verifica que esta información este completa, de lo contrario se solicita complementarla. Realiza el análisis y verificación de la información remitida por la entidad correspondiente (Informe consolidado de prescripción de depósitos judiciales por parte de la Seccional, Extractos Bancarios, movimientos diarios, SIIF) Consulta el SIIF y registrar el detalle de cada cuenta, que debe ser utilizado en la confrontación de información remitida por la entidad o dependencia. Si existen inconsistencias se solicita aclaración ante el Banco Agrario, DTN o dependencia, según sea el caso. En el formato de control o verificación se registra la información con la novedad por cuenta bancaria por cada Fondo Especial, a fin de hacer el seguimiento respectivo. NT 2 Consultar SIIF y registrar el detalle de cada cuenta RESPONSABLE Asistente Administrativo División Fondos Especiales y Cobro Coactivo CO 1 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Una vez al mes se reunirán luego del cierre contable, los encargados del tema de las Divisiones de Programación Presupuestal, Contabilidad, Ejecución Presupuestal y Fondos Especiales y Cobro Coactivo, a fin de verificar, controlar y hacer seguimiento al recaudo de los Fondos Especiales y de las distintas novedades, actuaciones que se pudieren haber presentado en el respectivo mes. En caso de que la información se encuentre consistente se procederá a la actividad No. 6 y, en caso contrario, se solicitará información adicional a las entidades respectivas. CO 4 Celebrar comité mensual Asistente Administrativo División Fondos Especiales y Cobro Coactivo Asistente Administrativo División Fondos Especiales y Cobro Coactivo A ACTIVIDAD Analizar y verificar Informe consolidado de prescripción de depósitos judiciales por parte de las Seccionales, Extractos Bancarios, movimientos diarios, SIIF. PI PASO DA 6. ACTIVIDADES La impresión de este documento se considera No Controlado División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo, Profesional Universitario División Ejecución Presupuestal Profesional División de Programación y Presupuesto y Profesional Universitario Pág. 2 de 3 6. ACTIVIDADES ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 7 Elaborar Informe remitir 8 Proyectar oficio para la División de Contabilidad Registrar la información en los cuadros correspondientes por cada fondo, que sirve para elaborar el informe pertinente. Elabora y presenta cada trimestre un informe a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y remite copia a la Unidad de Planeación, División de Ejecución Presupuestal, División de Contabilidad y Remite los soportes (extractos) a la División de Contabilidad. 7. REGISTROS NT RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO Asistente Administrativo NOMBRE Informes 7. ANEXOS Formato de control o verificación LUGAR DE ARCHIVO Archivo Gestión de CRITERIO DE ARCHIVO Cronológico TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICI ÓN Ver TRD Ver TRD CO CODIGO División de Contabilidad Asistente Administrativo División Fondos Especiales y Cobro Coactivo Asistente Administrativo División Fondos Especiales y Cobro Coactivo Asistente Administrativo y Directora División Fondos Especiales y Cobro Coactivo Asistente Administrativo DA 6 Diligenciar formato de control o verificación Realiza la verificación de la información remitida por los terceros, realiza los respectivos ajustes en los formatos para aclarar la información. LA 5 Verificar información adicional de entidades pertinentes RESPONSABLE RO PASO 8. CONTROL DE CAMBIOS CO PI A No aplica para esta versión La impresión de este documento se considera No Controlado Pág. 3 de 3