Guía de Implementación Detallistas
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Guía de Implementación Detallistas www.antad.net www.gs1mexico.org www.pma.com Resumen Guía de implementación Nombre del documento Guía de implementación - detallistas Ultima modificación del documento Marzo 2014 Version del documento 1.0 Descripción del documento Documento que describe los pasos individuales que deberá realizar una cadena detallista para implementar un proyecto de PLU + DataBar. Colaboradores Guía de implementación Nombre Empresa Correo Francisco Martín Gómez ANTAD fmartin@antad.org.mx Juan Pablo Gómez S (Co-Chair) GS1 México jpgomez@gs1mexioco.org Franchesco Guerrero Chedraui fguerrer@chedraui.com.mx Sergio Maldonado Wal-Mart sergio.Maldonado@wal-mart.com Guillermo Pohls Arroyuelo Wal-Mart guillermo.Pohls@wal-mart.com Alicia Robledo Calimax alicia@calimax.com.mx Angeles Franco Conacca afranco@conacca.org.mx Ed Treacy PMA etreacy@pma.com Nancy Tucker PMA ntucker@pma.com INTRODUCCIÓN GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN Las mejores practicas son generalmente métodos o En adición, las “mejores” practicas pueden evolucionar para TABLA DE CONTENIDO procesos técnicos estandarizados formalmente que han evolucionar a medida que las mejoras son descubiertas. 1. Que es PLU 2. Que es DataBar Las mejores practicas y guía de implementación 3. Pasos para la implementación La idea es que con procesos apropiados, comprobaciones son recomendaciones creadas y acordadas por los • Construya su equipo y pruebas, el resultado de la implementación del uso colaboradores de todas las facetas de la industria. • Valide códigos internos de PLU (Price Look Up) y DataBar pueda disminuir los • Habilitación punto de venta problemas y complicaciones no contempladas. • Reportes por proveedor • Actualice proceso de compras • Capacitación en tienda • Realice un piloto probado en el tiempo lograr un objetivo. SIGA LOS SIGUIENTES PASOS Código PLU (Price Look Up) El código Price Look Up o conocido como código PLU, es un código de identificación usando ampliamente en el sector detallista para realizar la venta e inventario de productos a granel de manera rápida, fácil y precisa. El código puede ser un numero de 4 o 5 dígitos que identifica el tipo de productos a granel, incluyendo la variedad, tamaño e inclusive el tipo de cultivo (orgánico o geneticamente modificado). La IFPS o Federación internacional de estándares de producto, creo este código para cada variedad de productos de granel, el código base consta de 4 dígitos que están dentro del rango de 3000 - 4999, cada código significa una variedad de producto, para mayor información de los códigos PLU existentes, diríjase al Listado de Códigos PLU: PLU Producto Variedad 3075 Manzana Balwin 3602 Manzana Belgica 4098 Manzana Akane - Pequeña 4099 Manzana Akane - Grande 4055 Mandarina 4930 Mani Adicionalmente los códigos PLU pueden contener un numero de prefijo que puede tomar el valor de 8 ó 9, este prefijo indica si un producto fue cultivado de manera orgánica. Para mayor información de cual es el PLU que debe usar: www.plucodes.com 4098 94098 IMPORTANTE: A partir de Junio de 2014, el prefijo 8 que antes era usado para productos modificados geneticamente (GMO), quedo reservado para 4098 - Manzana Akane pequeña 94098 - Manzana Akane pequeña Orgánico codigos PLU futuros o codigos PLU organicos. Código DataBar GS1 DataBar, conocido como RSS (Reduce Space Symbology), es un nuevo código de barras que fue diseñado por la organización de estándares de GS1 para encajar en espacios reducidos (Ejemplo dentro de una etiqueta PLU). El nombre oficial del código Databar que fue diseñado para productos a granel de frutas y verduras es GS1 Databar Omnidireccional Apilado . Este código de barras en particular codifica los 14 dígitos del Numero Global de Articulo Comercial (GTIN). Es mas pequeño que un código GTIN-13, y por lo tanto las barras y espacios son mas precisas. Los equipo de escaneo (Anterior al 2002) puede leer mas lento este codigo bajo varias condiciones. GS1 Databar, fue diseñado para ser usado en la industria agrícola y ser usado dentro de una etiqueta de PLU que es adherida a los productos a granel. Es importante entender que fue diseñada para el articulo y no empaque secundario. Es recomendable que GS1 Databar NO sea usado en bolsas (Ejemplo bolsa de uvas o cerezas), empaques, charolas o cualquier otro material de empaque que tienen espacio suficiente espacio para albergar un código GTIN-13. BENEFICIOS • Identificar productos con DataBar permite identificar el movimiento de producto por producto y productor. • Permite realizar la trazabilidad de la merma por producto y productor • Permite un mejor manejo de categorías • Permite asegurar el precio de venta al detallista y posteriormente en el punto de venta • Asiste para realizar procesos de trazabilidad y recall de producto • Mejora la experiencia de compra. Nota: (01) corresponde a identificar que la información contenida corresponde a un GTIN Se agrega un 0 a la izquierda debido a que debe tener 14 Código GTIN 13 Código DataBar Apilado Omnidireccional dígitos, sin embargo puede ser removido para el punto de venta. PASO 1 CONSTRUYA SU EQUIPO Los detallistas que ya han comenzado los ensayos DataBar GS1 han aprendido que es muy útil la creación de un proyecto completo GS1 DataBar , con todos los pasos habituales y funciones de la metodología de gestión de proyecto, incluyendo : 1 Líder del Programa : Nombra a alguien como el líder oficial del programa . El Líder del Programa debe ser una persona que conozca su organización bien , entiende que está en juego , se puede informar y educar , puede tomar decisiones acerca de las acciones y prioridades , y que generar apoyo para este importante proyecto estratégico. Establezca una conexión con la Organización GS1 México para recibir apoyo en su proyecto como servicios de capacitación, acompañamiento con un líder de proyectos. 2 Gestión de proyectos: Establecer comités de dirección , ciclo de aprobación, grupos de control de proyectos Determinar el alcance, los objetivos , los riesgos y dependencias, necesidades de recursos , costos y beneficios de rastreo, los requerimientos del negocio a nivel de detalle alto nivel y el proceso , estrategia de pruebas , el proceso de revisión del proyecto Determinar “dónde” los artículos comerciales se escanean en la operación ( en el control de inventario de la tienda , tienda de delicatessen, tienda de comestibles , carne, productos , objetos pequeños , recepción, selección y empaque , distribución ...?) Reclutar a los recursos según sea necesario para proporcionar experiencia en estas áreas Establecer medidas y metas para la aplicación : ¿qué hay que hacer y cuándo, qué tipo 3 Gestión del cambio: Identifique el patrocinador de gestión de cambio, que a través de la creación de grupos de trabajo , establezca mecanismos de comunicación con todas las áreas involucradas de la empresa con el fin de notificar los cambios que se ejecutaran en los procesos pero sobre todo permitiendo explicar los beneficios de este proyecto. Cree planes de transición que le permita pasar de su situación actual a un manejo mas organizado del área de frutas y verduras , lleve a cabo evaluaciones de impacto que le permita identificar el nivel de resistencia de las áreas para aceptar y adoptar el cambio. 4 Proveedor y Gestión de proveedores : Comunicar, objetivos establecidos , determinar los planes de despliegue y los planes de transición PASO 2 REVISE CÓDIGOS INTERNOS Una vez conformado el equipo de trabajo, el siguiente paso es establecer las bases técnicas que el proyecto necesitara. Los códigos PLU identifican un tipo de producto de agro industria y estos códigos son usados mundialmente, por ende es necesario que estos códigos no se están usando en ningún proceso de identificación de producto (ejemplo Punto de venta, recepción/despacho de producto, balanzas electrónicas). los códigos PLU se encuentran en los siguientes rangos: Productos convencionales: 3000 - 4999 Productos orgánicos: 93000-94999 Productos modificados geneticamente: 83000 - 84999 Esto significa que cuando un producto con código PLU llega al punto de venta, el cajero deberá escribir los 4 o 5 dígitos del producto, permitiendo identificar el tipo de producto que se esta facturando y a partir de ahí cargar el precio correspondiente. Siga los siguientes pasos: 1 Verifique los segmentos de código PLU y asegúrese de que no existen productos asociados a dicho PLU. 3 Realice un programa de Re-etiquetado en el caso de que el producto utilice una etiqueta para transportar esta información, recuerde que su alcance debe ser toda la cadena de suministro (CEDIS y tiendas) 2 Si un producto ya esta usando este PLU asegúrese asignar un nuevo SKU para este, asegúrese que ninguno de los segmentos de PLU están siendo usados. 4 Realice un programa de capacitación a las áreas que usaban en PLU y enseñe el nuevo SKU a utilizar, para evitar errores de facturación en otros secciones de la tienda. 5 Asigne el precio correspondiente a cada PLU creado, recuerde que usted puede pre cargar todo el listado de PLU sin importar si se comercializa el producto y dejar habilitado cualquier producto de agro industria. IMPORTANTE: recuerde que estos códigos pueden ser usados por otras secciones del detallistas como panadería, jamones y quesos, pescaderia entre otros. Por ende en caso de encontrar un código es necesario realizar un proceso de guardar el historial de ventas bajo el nuevo SKU asignado PASO 3 HABILITACIÓN DEL PUNTO DE VENTA Finalizado el paso anterior es necesario asegurar que los Recuerde que si desea obtener los beneficios de category códigos PLU’s pueden ser ingresados manualmente. management por proveedor sera obligatorio habilitar la GS1 DataBar 2010 Test Card – V2 Algunos puntos de pagos tienen permisos de ingresar lectura de códigos DataBar en el punto de venta. http://www.gs1.org/databar_readiness/ códigos manualmente o no. En caso de no tener esta 1. El primer paso es realizar un inventario de los modelos/ opción habilitada agregue esta función y evalué el impacto fabricantes de puntos de pagos con el cual cuenta la que puede tener. cadena. El siguiente paso es poder agregar códigos de 4 o 5 dígitos 2. Contacte a su proveedor de tecnología y evalué con el la de longitud, asegúrese de que dicha funcionalidad esta capacidad de lectura de sus puntos de pago. habilitada igualmente. 3. En caso de no tener este soporte, recuerde utilizar la Por ultimo asegúrese de que la balanza esta integrada a Guía de Puntos de Pago habilitados con Databar. Symbol 6 - GS1 DataBar Expanded Stacked nivel sistemas con el código PLU ya que en algunos de 4. Modifique su sistema de pagos para poder recibir Note: Data Contained GTIN + Price + Weight + Expiration Date + Country of Origin + Serial Number estos productos se utiliza el peso para calcular el precio identificadores de aplicación y GTIN de 14 dígitos. final de venta. 5. Solicite a GS1 México el “DataBar Test Card” y realice Copyright GS1 2007 For procedures and to log Readiness results: Global Document Type Number (253) Symbol 1 - EAN–13 Data Output: 9501101420014 Symbol 2 – GS1 DataBar Omnidirectional Data Output: 0109501101420021 Symbol 3 – GS1 DataBar Stacked Omnidirectional pruebas físicas de lectura. Data Output: 0109501101420038 Symbol 4 – (POS and General Distribution) GS1 DataBar Omnidirectional Data Output: 0109501101420045 Symbol 5 - GS1 DataBar Expanded Data Output:01095011014200522112345678 Data Output: 01095011014200693922995<GS>320200010017100101422123<GS>2112345678 Symbols 7 through 9 are intended for Hand Held and Presentation Scanning - Not intended for Omnidirectional Checkout Scanning Symbol 7 – GS1 DataBar Truncated Symbol 8 – GS1 DataBar Limited Symbol 9 – GS1 DataBar Stacked Data Output: 0109501101420076 Data Output: 0109501101420083 Data Output: 0109501101420090 NOTA: Los símbolos GS1 DataBar utilizados en el punto de venta utilizan 14 dígitos, entonces y debido a que en el punto de venta detallista solo utiliza 13 dígitos, se incluye un cero encabezador para GTIN-13 o dos ceros encabezadores en el caso de GTIN-12. Recuerde que la opción de leer un código DataBar viene desactivado por defecto, recuerde habilitarlo para realizar sus pruebas. PASO 4 DESARROLLE REPORTES POR PROVEEDOR Teniendo la capacidad para recibir el código GTIN a través Paso 2: Para cada GTIN de cada producto que va a ser del uso de DataBar para cada producto agrícola usted comercializad es necesario relacionarlo con su respectivo deberá realizar el siguiente mapeo en sus sistemas: PLU, de esta forma su sistema podrá saber que un código GTIN-13 corresponde a un producto, variedad y tamaño. Paso 1. Construya su base de datos base: para cada PLU existente usted deberá almacenar el producto, la variedad Paso 3. Genere reportes que le permitan obtener y tamaño. visibilidad en esta categoría: Por ejemplo el producto Manzana, tiene 104 variedades • Ventas/Costos por Proveedor/Producto posibles (Gala, Akane, Fuji), y a su vez existen tamaños • Merma por Proveedor/producto. para una variedad (Pequeño, Mediano, Largo, Extralargo). • Desperdicio por proveedor/producto Pequeño - PLU: 4098 GTIN: 7501111111119 Largo - PLU: 4099 GTIN: 7502222222220 Akane 4098 Balwin Pequeño - PLU: 4133 Gala Largo - PLU: 4135 Rome Pequeño - PLU: 4170 Manzana PRODUCTO NA - PLU: 3075 VARIEDAD GTIN: 7502222222220 GTIN: 7502222222220 Largo - PLU: 4172 GTIN: 7502222222220 TAMAÑO GTIN-13 (DataBar) PASO 5 ACTUALICE SU PROCESO DE COMPRAS Recuerde que el proveedor de productos agrícolas deberá usar los códigos PLU y el código GTIN para identificar su producto, por ende debe actualizar sus procesos comerciales para poder obtener y registrar estos códigos sera un tarea adicional dentro de su proceso de compra, sin embargo GS1 México lo acompaña en este proceso. PASO 1 PASO 2 PASO 3 Realice una campaña de comunicación con sus Focalice sus esfuerzo de comunicación, capacitación con Solicite la carta de validación de GS1 México a su pro- proveedores para notificar los nuevos cambios en los proveedores y servicios de verificación a través del veedor la cual para los productos agrícolas contendrá, el operación, incluyendo las nuevas necesidades de usted Gerente de Proyecto asignado a su cadena. código GTIN asignado, producto, variedad, tamaño y PLU. como detallista. Adicionalmente comunique con sus proveedores las fechas para la migración. PASO 6 ENTRENAMIENTO EN TIENDA El personal de la tienda deberá ser entrenados en el GS1 DataBar, especialmente los que trabajan en tiendas de delicatessen, producir, mostradores de carne, cajeros y asistentes de self-checkout. Los detallistas que han puesto en marcha programas de GS1 DataBar ya han señalado que: 1. Con despliegue prolongado de la solución, puede ser difícil de seguir entrenando y lograr los beneficios esperados. 2. Algunos cajeros reaccionan de manera opuesta a la productividad, es decir escanean los productos de manera individual - en lugar de “escanear una y pesar la totalidad de la bolsa” como debería ser. 3. Al escanear los productos en bolsas de plástico, si la bolsa se tensa y se coloca en el escáner / balanza, el GS1 DataBar a menudo se escanea sin ninguna intervención. NOTA: Si lo desea GS1 México puede realizar cursos directamente en su empresa (Cursos mayores de 20 personas), con el fin de capacitar y asegurar el correcto uso de la solución. PASO 7 REALICE UN PILOTO Realice el siguiente checklist: 1. Validación de los códigos PLU en sistema 2. Habilitación de los puntos de pago para aceptar DataBar 3. Habilitación del sistema de pago para aceptar GTIN-14 4. Creación de reportes en la categoría agrícola 5. Carga de PLU/Producto/Categoría/Tamaño/GTIN 6. Capacitación a empleados Validado estos puntos se recomienda establecer una tienda para validar los resultados y asegurar que todos los puntos de la implementación fueron atendidos. “La capacidad de GS1 DataBar para proporcionar datos de identificación automática en el peso y cantidad nos ofreció más visibilidad y precisión en saber lo que estamos vendiendo. Esto condujo a la predicción exacta de ventas y la mejora de la gestión de inventario, y, finalmente, una mayor satisfacción del cliente, lo que nos permite ofrecer productos más frescos “ Hong, Won-Sik Director División de Innovación - Lotte Mart ENCIENDA EL SWITCH Validado los puntos anteriores, y confirmando los resultados de cada fase a través del piloto, ya puede adoptar GS1 DataBar para productos agrícolas. Sin embargo finalizado este proceso puede seguir trabajando en proyecto que le permita seguir obteniendo beneficios de esta tecnología, como adoptar GS1 DataBar en otras secciones como delicatessen, pescado y carnes, panadería o en cualquier sección donde no se maneje producto individual y sea de peso variable. Igualmente existen proyectos para el uso de balanzas automáticas que permitan generar el precio final de venta de una bolsa de productos como fresas y verduras, usando como recursos al mismo consumidor final para generar esta información. Por ultimo puede generar proyectos como precios variables o descuentos relacionados con la fechas de caducidad, permitiendo lograr mayores ingresos y disminuyendo el producto para destrucción. AVISO DE RESPONSABILIDAD A pesar del esfuerzo hecho para asegurar que los lineamientos contenidos en este documento sean correctos, GS1 México y cualquier otra entidad involucrada en la creación del mismo, declara que este documento es provisto sin garantía alguna, implícita o expresa, considerando, pero no limitando la exactitud, comercialización o idoneidad para cualquier propósito particular, y esta sección deslinda de toda responsabilidad directa o indirecta, por cualquier daño o pérdida en relación al uso del documento. El documento puede ser modificado, sujeto a desarrollos tecnológicos, cambios en los estándares o nuevos requisitos legales. Diversos productos y compañías aquí mencionadas pueden ser marcas comerciales o marcas registradas de sus respectivas compañías. Este documento no representa un estándar ni modelo de operación. GS1 es una marca registrada de AISBL GS1. WWW.ANTAD.NET WWW.GS1MEXICO.ORG WWW.PMA.COM
