SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DE HIDALGO SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN BÁSICA Y NORMAL DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN BÁSICA SUBDIRECCIÓN DE SECUNDARIAS TÉCNICAS PROGRAMA ACTIVIDADES DE PRODUCCION INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DEL CIERRE FINAL ANUAL DE LAS ACTIVIDADES PRODUCTIVAS Y FINANCIERAS, REALIZADAS POR LAS COOPERATIVAS ESCOLARES DE PRODUCCIÓN, DURANTE DEL PERIODO COMPRENDIDO DEL 01 DE JUNIO AL 30 DE MAYO DEL AÑO EN CURSO. Con el fin de captar la información contable y productiva, correspondiente al cierre anual de las operaciones realizadas durante el periodo lectivo, por las Cooperativas Escolares de Producción, integradas en las Escuelas de Educación Secundaria Técnica, se hace de su conocimiento las disposiciones siguientes: 1. CIERRE DE OPERACIONES. Las Cooperativas Escolares de Producción cerrarán sus actividades el día 30 de mayo del año en curso. No se aceptarán para el informe contable final anual, ningún comprobante de egresos que tenga fecha posterior al 30 de mayo, con excepción de: *Relación de certificados devueltos. *Nómina de reparto a socios. *Recibo de Estímulos. *Recibo oficial de cobro. *Recibo por pago de crédito del fideicomiso. 2.- RECEPCION. El periodo de revisión quedará comprendido del _____ al ____ de junio del 200___, en la primera etapa; y del _______ junio al _____ de julio del 200____, en la segunda etapa que corresponde a la recepción definitiva. La revisión y validación de documentos de todos los planteles se hará en la oficina del Programa Actividades de Producción, ubicada en el edificio anexo a la S.E.P.H., de acuerdo a la fecha y hora señalada. CALENDARIO DE RECEPCIÓN: (ESTE SERÁ PUBLICADO EN EL MOMENTO OPORTUNO) 3.- DOCUMENTACIÓN. En referencia al calendario de recepción establecido, el Tesorero de cada Cooperativa Escolar de Producción, presentará para su revisión y entrega los siguientes documentos: Boulevard Felipe Ángeles s/n, Col. Venta Prieta, c.p. 42080,Pachuca de Soto, Hgo.,activ_produccion@hotmail.com, Tel. (771) 71-73564 Ext. 3564 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DE HIDALGO SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN BÁSICA Y NORMAL DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN BÁSICA SUBDIRECCIÓN DE SECUNDARIAS TÉCNICAS PROGRAMA ACTIVIDADES DE PRODUCCION Original y copia O/C O O/Existentes O O Etapa 1 1y2 1 1 1 1 O/Existentes O/Existentes O/C O/C O/C O/C O/C O/C O/C 1 1 1 1y2 2 1y2 1y2 1 O/C O/C O/C O/C O/C O/C 1 1y2 1 1y2 2 1 O/C 2 Documentación Oficio de Remisión Libro de Ingresos y Egresos. Libretas Auxiliares de Contabilidad. Libro de Actas de Asambleas Generales Libro de Actas de Producción. Comprobantes de Egresos de las Unidades de Producción. Comprobantes de Gastos Indirectos de Producción y Administración. Informe Final Anual de Actividades Realizadas. Concentrado Final Anual de Movimientos Económicos. Concentrado de Utilidades para el Reparto. Historial Crediticio del Fideicomiso. Fotocopia de los Documentos Bancarios de Ahorro o de Inversiones. Informe Final Anual de Operaciones Realizadas. Inventario de Semovientes, Insumos, Productos Terminados y Cultivos Establecidos. Relación de Maquinaria y Equipo. Nómina de Reparto a Socios. Relación de Certificados Devueltos. Constancia de Fondo Repartido y Certificados Devueltos. Fotocopia del Recibo Oficial de Cobro. Autorización de Gastos con Cargo al Fondo de Reserva y Capital Social (oficio, acta y comprobantes). Oficio notificando la existencia en efectivo. Nota: Los Tesoreros que no entreguen en tiempo y forma la documentación correspondiente al informe final de acuerdo al instructivo; serán acreedores a una sanción administrativa, conforme a la Normatividad vigente Nota: En referencia al Corte Parcial Final , se entregará únicamente el Concentrado de Movimientos Económicos, libro de Ingresos y Egresos, Actas de Producción, Actas de Gastos para su autorización, contemplando los meses de febrero, marzo, abril y mayo del presente año y documentación que se adeuda de informes anteriores. 3.1 Libros y Libretas de Ingresos y Egresos. Los asientos de ingresos y egresos en los Libros de operaciones contables, deberán presentarse de modo ya establecido y conforme a los enunciados de cada columna. Las Libretas Auxiliares de Contabilidad de cada unidad o por Línea de Producción (y por financiamiento) al cierre de operaciones deberán ser firmadas por el Presidente (o Asesor) y Tesorero del Consejo de Administración, Secretario del Comité de Vigilancia, Presidente de la Unidad de Producción y Vo. Bo. del Director del Plantel. La libreta de gastos indirectos de Boulevard Felipe Ángeles s/n, Col. Venta Prieta, c.p. 42080,Pachuca de Soto, Hgo.,activ_produccion@hotmail.com, Tel. (771) 71-73564 Ext. 3564 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DE HIDALGO SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN BÁSICA Y NORMAL DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN BÁSICA SUBDIRECCIÓN DE SECUNDARIAS TÉCNICAS PROGRAMA ACTIVIDADES DE PRODUCCION 3.2 producción, gastos de administración, el libro de ingresos y egresos también deberán ser firmados por las personas antes mencionadas, excepto la firma del Presidente de la Unidad de Producción, (Jefe del Sector). Las personas que firmen las Libretas de Contabilidad, deberán checar que los comprobantes de ingresos y principalmente de egresos estén debidamente requisitados, completos y bien registrados, además verificar que todas las sumas estén correctas. Sí algún saldo rojo del ciclo escolar anterior quedó vigente, deberá contemplarse en la Libreta de Contabilidad respectiva, Libro de Egresos y en el Concentrado de Movimientos Económicos. Este importe puede absorberse por los rendimientos de la propia unidad de producción o quedar vigente para recuperarse en el próximo ciclo administrativo (a partir del mes de junio). También se presentarán la Libreta de Gastos Indirectos de Producción y la de Gastos de Administración, conforme a los lineamientos establecidos. El libro de Ingresos y Egresos deberá presentarse en la primera etapa para su revisión, todos los movimientos realizados. El último movimiento que se registrará será el correspondiente al importe de los certificados devueltos, lo repartido a socios y estímulos otorgados, en la segunda etapa se presentará, contemplando las firmas de los responsables para poder validarlo. Los registros contables asentados en el Libro de Ingresos y Egresos deberán coincidir con las cantidades reportadas en el Informe Final Anual de Operaciones Realizadas. Libretas de Contabilidad para el manejo de los créditos del fideicomiso. 3.3 Los saldos finales de las unidades de producción quedan vigentes (Créditos del Fideicomiso), por lo tanto se considerará como saldo anterior en la libreta de contabilidad respectiva y en el Concentrado Parcial Inicial de Movimientos Económicos, para el próximo ciclo administrativo. Comprobantes de Egresos. Todos los comprobantes estarán invariablemente a nombre de la Cooperativa y exhibiendo con claridad el Registro Federal de Causantes del vendedor y prestador de servicios. Facturas, notas de REPECOS o recibos (debidamente requisitados) de compra de materias primas de las Unidades de Producción y otros egresos, correspondientes a apoyos autorizados. Para las poblaciones donde los proveedores y los prestadores de servicio no tengan registro federal de contribuyentes, los comprobantes de egresos serán respaldados con las firmas del Presidente (Asesor) del Consejo de Administración, del Secretario del Comité de Vigilancia, Presidente de la Unidad de Producción y Vo. Bo. del Director del Plantel, conforme al formato de recibo entregado; se deberá anexar copia de la credencial de elector. Boulevard Felipe Ángeles s/n, Col. Venta Prieta, c.p. 42080,Pachuca de Soto, Hgo.,activ_produccion@hotmail.com, Tel. (771) 71-73564 Ext. 3564 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DE HIDALGO SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN BÁSICA Y NORMAL DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN BÁSICA SUBDIRECCIÓN DE SECUNDARIAS TÉCNICAS PROGRAMA ACTIVIDADES DE PRODUCCION Los comprobantes originales de egresos del manejo de créditos, se entregarán en la oficina del Programa Actividades de Producción, por tal motivo deberán fotocopiarse para que existan antecedentes en el expediente del plantel. 3.4 Libro de Actas de Asamblea Generales y Libro de Actas de Producción. Posterior a su revisión y validación (sellado), se integrará correspondiente. 3.5 Informe Final Anual 200___). de Actividades Realizadas al libro (de junio 200__ a mayo Se realizará un informe de actividades por cada unidad de producción, especificando el financiamiento: aportaciones de socios, capital social y créditos. Los informes finales de producción, se elaborarán separando los diferentes tipos de cultivos, productos, especies, artículos, etc.; las unidades de medida a manejar serán: kilogramos, litros y piezas. El Tesorero del Consejo de Administración en coordinación con el Presidente de la Unidad de Producción, elaborarán el informe de actividades de su sector, anotando las actividades realizadas y el movimiento económico de acuerdo a los registros de las libretas de contabilidad, firmando el informe. Se utilizarán las siguientes unidades de medida: *Agricultura en kilogramos (productos) y solamente árboles o plantas en piezas; *Pecuarias en kilogramos (carne) y litros (leche). *C.e.I.A. en kilogramos (sólidos) y litros (líquidos). *Apicultura en kilogramos (cera), litros (miel) y piezas (colmenas). *Herrería, Forja y Soldadura, carpintería, e Industria del vestido en piezas. En cada informe final de las unidades de producción, la única cantidad que se podrá ajustar será el precio unitario; con la finalidad de realizar la conversión a kilogramos y litros. Las unidades de medida: solamente se utilizarán para reportar las ventas de productos, registrados en las libretas de contabilidad. Cuando exista un saldo rojo en alguna línea de producción, este puede ser absorbido por: la misma u otra unidad de producción, pagarse con cargo al fondo de reserva (pérdida justificada) o quedar vigente para el próximo ciclo administrativo. En caso de haber quedado un saldo rojo vigente en alguna unidad de producción (libreta de contabilidad), será registrado en la columna de inversión (egresos) y en la columna de utilidades (saldo) se anotará con el signo (-), para el inicio del próximo ciclo administrativo. Las actividades realizadas en las unidades de producción deberán informarse preferentemente por tipo de financiamiento en hojas separadas, o se podrán informar en una sola hoja, separándolas por tipo de financiamiento y en este caso, si existen dos o más líneas de producción por financiamiento, es necesario incluir una suma del subtotal. Boulevard Felipe Ángeles s/n, Col. Venta Prieta, c.p. 42080,Pachuca de Soto, Hgo.,activ_produccion@hotmail.com, Tel. (771) 71-73564 Ext. 3564 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DE HIDALGO SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN BÁSICA Y NORMAL DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN BÁSICA SUBDIRECCIÓN DE SECUNDARIAS TÉCNICAS PROGRAMA ACTIVIDADES DE PRODUCCION Los datos se informarán por tipo de financiamiento: aportaciones de socios, capital social y crédito del fideicomiso. Cada informe será firmado al final o al reverso por el Presidente y Tesorero del Consejo de Administración, el Presidente de la unidad de Producción (Jefe del Sector), el Secretario del Comité de Vigilancia y Vo.Bo. del Director del Plantel. 3.6 Inventario de Semovientes, Insumos, Productos Terminados y Cultivos Establecidos. Se deberá elaborar por unidad de producción, independientemente del origen del financiamiento. 3.7. Concentrado Final Anual de Movimientos Económicos. Se registrarán por separado los tipos de financiamiento: con Aportaciones de Socios, Capital Social y Créditos. En las unidades de producción directa financiadas por aportaciones de socios se repartirán sus utilidades en 40, 40 y 20%. En las unidades de producción indirectas financiadas por el capital social y en las Unidades de Producción financiadas por el crédito, no se repartirán sus utilidades en 40, 40 y 20%. Los saldos positivos financiados por Capital Social, se registrarán como aportaciones por rendimientos en el Informe Final Anual de Operaciones Realizadas. Se podrá autorizar un donativo para reparto. Los saldos de las unidades de producción financiadas por crédito, quedan vigentes para el próximo ciclo administrativo, por lo tanto deberán arrastrarse estos importes en las libretas de contabilidad correspondiente. Lo mismo se hará con los saldos rojos que quedaran vigentes en los otros financiamientos. Se elaborará de manera independiente el Concentrado de Movimientos Económicos del Corte Parcial Final, de febrero, marzo, abril y mayo. 3.8 Historial del crédito otorgado por el fideicomiso. Es necesario elaborar el historial crediticio, considerando los pagos realizados, el adeudo actual y las fechas probables de pago. Las utilidades de los créditos se destinarán para pagos de sus respectivos adeudos, cuando exista una utilidad suficiente por acuerdo de los Órganos de Gobierno y Control y previa autorización del Programa Actividades de Producción, se podrá destinar una cantidad de dinero como donativo para considerarse en el reparto a socios. Los adeudos de los créditos del fideicomiso, podrán ser liquidados en base a: rendimientos generados por la propia unidad de producción, por utilidades de las unidades de producción indirecta y por capital social. Si existiese un saldo positivo al terminar de pagar el crédito, éste se incorporará al capital social, como donativo. 3.9 Concentrado para el Reparto de Utilidades. Boulevard Felipe Ángeles s/n, Col. Venta Prieta, c.p. 42080,Pachuca de Soto, Hgo.,activ_produccion@hotmail.com, Tel. (771) 71-73564 Ext. 3564 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DE HIDALGO SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN BÁSICA Y NORMAL DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN BÁSICA SUBDIRECCIÓN DE SECUNDARIAS TÉCNICAS PROGRAMA ACTIVIDADES DE PRODUCCION Será elaborado, en base a las utilidades para el reparto del ámbito de actividades productivas y administrativas realizadas por los socios, además contendrán los donativos y estímulos autorizados. 3.10 Comprobantes de Cuentas Bancarias: cheques, inversiones o de ahorros. El importe de los intereses obtenidos por cuentas bancarias, deberán registrarse en el libro de ingresos y egresos, en el concentrado de movimientos económicos y en el informe final anual de operaciones realizadas. Presentar en original y copia todos los documentos bancarios en la primera etapa, con la finalidad de obtener correctamente los intereses; en caso de que se hayan entregado en los dos cortes parciales anteriores, solamente entregar los del corte parcial final de febrero a mayo del 200__, o en su defecto de junio 200___ a mayo 200____. En la segunda etapa entregar copia fotostática de los movimientos económicos realizados en las cuentas bancarias, contemplando los depósitos efectuados en el mes de junio. 3.11 Informe Final Anual de Operaciones Realizadas. El Informe Final Anual de operaciones realizadas (hoja de cuadritos), deberán llenarlo conforme al instructivo anexo, debiendo contener las firmas correspondientes. Al reverso de este informe se anotarán las observaciones necesarias y será firmado por el Presidente y Tesorero del Consejo de Administración, Secretario del Comité de Vigilancia, Vo. Bo. del Director del Plantel y Supervisor Escolar. Posterior a la elaboración del Informe Final Anual de Operaciones Realizadas, si existen importes por saldos no entregados, correspondientes al Reparto de Utilidades y Devolución de Certificados, se registrarán como ingresos con los rubros correspondientes. (Saldo no repartido y Certificados no reclamados), en el Concentrado del Corte Parcial Inicial, del siguiente periodo administrativo. 3.12 Relación de Maquinaria y Equipo. La herramienta, maquinaria y equipo que se adquieran con recursos económicos de la cooperativa, deberán ser dados de alta en el inventario de activo fijo y reportarlo al Departamento de Recursos Materiales. Presentando al Programa Actividades de Producción, comprobante de la alta en inventarios (Recursos Materiales). La relación de maquinaria y equipo se elaborará por unidad de producción, especificando sus condiciones. Reportar toda la maquinaria, herramienta y equipo destinados a la producción, adquiridos en el presente ciclo administrativo y que no han sido reportados Boulevard Felipe Ángeles s/n, Col. Venta Prieta, c.p. 42080,Pachuca de Soto, Hgo.,activ_produccion@hotmail.com, Tel. (771) 71-73564 Ext. 3564 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DE HIDALGO SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN BÁSICA Y NORMAL DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN BÁSICA SUBDIRECCIÓN DE SECUNDARIAS TÉCNICAS PROGRAMA ACTIVIDADES DE PRODUCCION anteriormente. De preferencia el Equipo y Herramienta que no se utilice, transferirlo a otro plantel que si lo necesite. 3.13 Certificados Devueltos y Fondo Repartido. El reparto se efectuará en forma proporcional de acuerdo al trabajo aportado por cada uno de los socios. Para efectuar el reparto de una manera sencilla, el efectivo que corresponda a cada socio se ajustará al importe de una cuenta inmediata inferior al resultado matemático, por razón de la escasez de moneda fraccionaria; el importe sobrante se registrará como saldo no repartido en el Informe Final. Por ejemplo se obtiene una utilidad individual de $4.57, se entregarán $4.50 y si es de $4.45, se entregarán $4.00. La percepción del fondo repartible es un derecho irrenunciable por parte de los socios menores de edad, por tal motivo se deberá entregar la nómina de reparto, debidamente firmada por los socios. En caso de que los socios determinen donar sus utilidades al capital social, se especificará en el encabezado de la nómina de reparto firmada y se elaborará el acta correspondiente, (en base al rendimiento por Unidad de Producción superior a $3,000.00). De manera directa (sin repartir) se incorporarán al Capital Social, los rendimientos inferiores a $3,000.00, (Considerando que sean: anual, por Unidad de Producción y por los tres grados). En referencia a la nómina de reparto, se elaborará una por cada unidad de producción (No recogieron su aportación) (si es necesario por grado) y otra exclusiva para socios que solo participaron con aportaciones y trabajo administrativo, se registrarán solamente los socios en activo. La cantidad de utilidades asignada a cada socio, en base al trabajo productivo aportado, será responsabilidad del Presidente de la Unidad de Producción; éstas se designarán de la siguiente manera: 1, 3 y 5; al socio deficiente, regular y bueno, respectivamente; 7 al auxiliar y 9 al Titular de la Unidad. La cantidad de utilidades a asignar en base al trabajo administrativo y su aportación, será responsabilidad del Presidente del Consejo de Administración; éstas se designarán de la siguiente manera: 1,3 y 5, al Socio que ha participado únicamente con su aportación, al trabajo administrativo regular y al trabajo administrativo eficiente, respectivamente. En la nómina de reparto de utilidades se registrarán los importes a repartir, en base a la revisión efectuada en la primera etapa; este documento se entregará firmado por los socios en la recepción que se efectuará en la segunda etapa, En las nóminas deberán cancelarse con líneas rojas los espacios donde no aparezcan las firmas de los socios que no recibieron su importe. En caso de que alumnos-socios acuerden donar sus utilidades al capital social, es necesario elaborar el acta de acuerdo y que firmen la nómina de reparto, agregando en el encabezado de la misma, donación de utilidades al capital social. La devolución del importe de los Certificados de Aportación, se hará exclusivamente a los socios que se retiran del plantel, por haber llegado al término del ciclo académico correspondiente (alumnos del 3er. Grado), o bien Boulevard Felipe Ángeles s/n, Col. Venta Prieta, c.p. 42080,Pachuca de Soto, Hgo.,activ_produccion@hotmail.com, Tel. (771) 71-73564 Ext. 3564 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DE HIDALGO SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN BÁSICA Y NORMAL DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN BÁSICA SUBDIRECCIÓN DE SECUNDARIAS TÉCNICAS PROGRAMA ACTIVIDADES DE PRODUCCION aquellos socios que habiendo causado baja del plantel durante el periodo contable que se informa, solicitaron la devolución del importe de su (s) certificado (s) de aportación. Se entregarán los importes y firmarán la relación del 2 al 6 de junio del 2008. Entregar en la primera etapa la relación de Certificados Devueltos, firmada por los socios de haber recibido el importe correspondiente. Cancelar el espacio de la firma para aquellos socios dados de baja en el transcurso del ciclo escolar y que no recibieron su respectivo importe. Se presentará una relación anexa, con sus comprobantes respectivos (recibos) de aquellos socios que causaron baja en el transcurso del ciclo escolar y que recogieron su Certificado de Aportación. Se podrán incluir en la parte final de la relación. En caso de que algún socio se haya retirado del plantel y no haya recuperado el importe de su certificado(s), anotar (no entregado), en el apartado de la firma. Con la finalidad de no retrasarse en la entrega de dinero, elaborar en forma completa la relación de certificados devueltos de los socios que se retiran del plantel de manera definitiva (incluyendo bajas), y la nómina de reparto de utilidades elaborarla parcialmente, registrando el nombre de los socios activos (no bajas) y la cantidad de utilidades determinadas, (no importes) con la finalidad de que después de la primera visita, solamente se asignen las cantidades de los importes a repartir. Estos documentos deberán presentarse en la primera etapa, indicando los alumnos de baja en la Relación de Certificados Devueltos. Dar a conocer a todos los socios, con ocho días de anticipación la fecha de reparto de utilidades y devoluciones del importe de los certificados de aportación a los socios (de tercero), para que todos los socios reciban su dinero correspondiente y evitar retraso en la entrega de documentación, aclarar a los socios que vencido el plazo otorgado, el importe del saldo no repartido y los certificados no reclamados, ingresarán al fondo social. En base a las Relaciones de Devolución de Certificados y nomina de reparto, presentados en la primera etapa; se registrarán en el Informe Final Anual de Operaciones Realizadas (hoja de cuadritos), los importes determinados, con la finalidad de llenar en forma completa dicho informe. En caso de existir saldos no repartidos, posterior a la entrega de los importes de reparto y Certificados Devueltos, se registrarán en el Concentrado de Movimientos Económicos del Corte Parcial Inicial del ciclo administrativo 200___200___. En la Nómina de Reparto, no se registran las bajas, en la relación de Certificados Devueltos, si se contemplarán las bajas, ocurridas durante el ciclo escolar, en caso de no haber recogido sus importes se cancelará el espacio de la firma. Las relaciones y nóminas, se cerrarán con la cantidad total entregada, firmando como responsables del reparto y de la devolución: el C. Tesorero, el Alumno Presidente o Maestro Asesor del Consejo de Administración y el Alumno Presidente o Maestro (Secretario) del Comité de Vigilancia, contando además con el Vo. Bo. del Director del Plantel. Conforme al formato ya establecido. Boulevard Felipe Ángeles s/n, Col. Venta Prieta, c.p. 42080,Pachuca de Soto, Hgo.,activ_produccion@hotmail.com, Tel. (771) 71-73564 Ext. 3564 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DE HIDALGO SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN BÁSICA Y NORMAL DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN BÁSICA SUBDIRECCIÓN DE SECUNDARIAS TÉCNICAS PROGRAMA ACTIVIDADES DE PRODUCCION Posterior a la elaboración y entrega del Informe Final, en caso de existir importes no entregados, se registrará como saldo no repartido en el Concentrado de Movimientos Económicos, del próximo Corte Parcial Inicial. Se elaborará en la primera etapa, el Concentrado para el Reparto de Utilidades en base al trabajo aportado por cada socio. De las utilidades de producción financiadas por capital social, se podrá aprobar un donativo para el reparto de utilidades, cuando la participación de los alumnossocios haya sido sobresaliente en cuanto al trabajo realizado. El Reparto de Utilidades y Donativos se efectuará a través de Nóminas debidamente firmadas, la entrega de estímulos se realizará mediante recibos firmados. Los importes de los Estímulos se registrarán solamente en el Informe Final Anual de Operaciones Realizadas y en el Libro de Ingresos y Egresos con fecha 30 de mayo del 200____. 3.14 Constancia del fondo Repartido y Certificados Devueltos. Se llenará en base a los importes obtenidos de las nóminas y relaciones, que amparan la entrega del dinero. 3.15 Fotocopia del Recibo Oficial de Cobro. (de ser posible entregar en la segunda etapa). Contemplará el 40% de rendimientos, saldo no repartido y certificados no reclamados, este importe se descargará contablemente en el Corte Parcial Inicial. 3.16 Notificación de la existencia en efectivo resultante. Contemplará la existencia en cuentas bancarias, efectivo en caja, deudas pendientes por cobrar y saldos rojos por inversiones en Unidades de Producción. 3.17 Aplicación Parcial del Fondo de Reserva y Capital Social. Autorización (es) y/o reconocimiento (s) concedidos por esta oficina para gastos con cargo al fondo de reserva y aplicación parcial del capital social, los comprobantes debidamente requisitados, estarán elaborados a nombre de la Cooperativa y los bienes registrados en el inventario de activo fijo y reportado al Departamento de Recursos Materiales de la S.E.P.H. Presentar en original y copia las Actas de Gastos con cargo al Capital Social y Fondo de Reserva, así como sus respectivos comprobantes; para su autorización y registro contable, correspondientes al Corte Parcial final y las que están pendientes para su finiquito. Boulevard Felipe Ángeles s/n, Col. Venta Prieta, c.p. 42080,Pachuca de Soto, Hgo.,activ_produccion@hotmail.com, Tel. (771) 71-73564 Ext. 3564 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DE HIDALGO SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN BÁSICA Y NORMAL DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN BÁSICA SUBDIRECCIÓN DE SECUNDARIAS TÉCNICAS PROGRAMA ACTIVIDADES DE PRODUCCION 4. OPERACIONES EXTEMPORÁNEAS AL CIERRE CONTABLE DEL PERÍODO LECTIVO 200____/200____. 5. Las Cooperativas Escolares cerrarán su ejercicio contable el 30 de mayo del 200____, con el propósito de que los CC. Tesoreros puedan elaborar la documentación requerida para tal efecto, y hacer la entrega oportuna a los socios, del Fondo Repartible, Devolución de Certificados y al Plantel del Fondo Social. Sin embargo, las operaciones mercantiles que se efectúan por medio de las Unidades de Producción, desde el día hábil inmediato posterior al cierre de operaciones, hasta el día 30 de septiembre del 200___, serán administradas por los Órganos de Gobierno y Control actual. INDICACIONES GENERALES. En el calendario se contemplan dos etapas, la primera correspondiente a la revisión y la segunda a la recepción de todos los documentos a entregar, debidamente requisitados. Todas las actividades o trabajos productivos que se realicen en alguna tecnología o Unidad de Producción se contemplarán dentro de la Cooperativa Escolar, independientemente del tipo de financiamiento. Para obtener una mayor utilidad, efectuar todas las ventas posibles de productos y mercancías, antes del cierre de operaciones y cobrar las ventas a crédito (fiadas). Toda cantidad de dinero (Reparto de Utilidades, Devolución de Certificados, Donativos, Estímulos y Fondo Social), se entregará después de haberse realizado la revisión del manejo contable, por parte del Programa de Actividades de Producción. Con la finalidad de que tanto el Tesorero y el Presidente del Consejo de Administración de la Cooperativa, así como el C. Director del Plantel no incurran en responsabilidades ante los Órganos Jurídicos de la Contraloría de la S.E.P.H. Se les recuerda que la condición ineludible para hacer la entrega del fondo social, es que los informes contables hayan sido aprobados y validados con el sello y firma del Programa Actividades de Producción. Todo documento que sea firmado por el Director, deberá contener el sello del Plantel. El Consejo de Administración deberá rendir un informe final a la Asamblea General, de todas las actividades realizadas. El formato queda a su elección. Solicitar con anticipación el importe de los intereses de las cuentas bancarias, para registrarlo debidamente en el Libro de Ingresos y Egresos, Concentrado de Movimientos Económicos e Informe Final Anual de Actividades Realizadas. Antes de realizar una cancelación de tarjeta de ahorro o contrato de inversiones, deberá sacarse una copia fotostática al documento respectivo. Depositar durante el período de vacaciones (julio y agosto) todo el efectivo sobrante a plazo fijo en una cuenta bancaria, de manera que puedan obtenerse los mejores rendimientos y exista mayor seguridad en su control, en caso Boulevard Felipe Ángeles s/n, Col. Venta Prieta, c.p. 42080,Pachuca de Soto, Hgo.,activ_produccion@hotmail.com, Tel. (771) 71-73564 Ext. 3564 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DE HIDALGO SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN BÁSICA Y NORMAL DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN BÁSICA SUBDIRECCIÓN DE SECUNDARIAS TÉCNICAS PROGRAMA ACTIVIDADES DE PRODUCCION contrario se elaborará un oficio aclaratorio donde el Tesorero indique que queda bajo su resguardo. Presentar el Libro de Actas de Asambleas Generales y el Libro de Actas de Producción, para sellar las que se hayan elaborado. El oficio de remisión se devolverá sellado preferentemente en la segunda etapa, con la finalidad de que se haya realizado la entrega de documentos de manera completa. Documentos que se presentarán tanto en la primera como en la segunda etapa: Concentrado de Reparto de Utilidades, Nóminas de Reparto, Constancia FR-CD, Libro de Ingresos y Egresos, Comprobantes de Cuentas Bancarias, Informe Final Anual de Operaciones Realizadas y documentos corregidos Las nóminas de reparto (solo con nombres y cantidad de utilidades) y la relación de devolución de certificados (con nombres, importe y firmas), se presentarán en la primera etapa; Las utilidades para el reparto, los donativos y estímulos se registrarán contablemente: en el Concentrado para el Reparto, Libro de Ingresos y Egresos, así como en el Informe Final Anual de Operaciones Realizadas. El Informe Final Anual de Operaciones Realizadas, se elaborará de manera completa en la primera etapa; contemplando cantidades, observaciones, firma (s) y sello del Programa. Se regresará al Plantel para requisitarlo con las firmas faltantes y sello de la institución, se devolverá en la segunda etapa, para sellarlo de recibido. Para rendir los informes solicitados, deberá utilizarse los formatos entregados en ciclo escolar próximo pasado, (no se realizaron cambios en los formatos), con excepción del Informe Final de Operaciones Realizadas. En caso de requerir asesoría para la elaboración de los Informes solicitados, existen las siguientes alternativas para su consulta: expediente de los informes entregados en el año próximo pasado, ex tesoreros, cd´s con formatos ejemplificados, personal de este Programa (a través de: vía telefónica, vía Internet, vía fax o en su caso directamente). La emisión de este instructivo es uno de los pasos iniciales hacia el desarrollo pleno de las cooperativas escolares, sin embargo falta complementarlo con esfuerzo, honestidad y responsabilidad, por parte de todos aquellos que intervienen en su administración. Boulevard Felipe Ángeles s/n, Col. Venta Prieta, c.p. 42080,Pachuca de Soto, Hgo.,activ_produccion@hotmail.com, Tel. (771) 71-73564 Ext. 3564 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DE HIDALGO SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN BÁSICA Y NORMAL DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN BÁSICA SUBDIRECCIÓN DE SECUNDARIAS TÉCNICAS PROGRAMA ACTIVIDADES DE PRODUCCION Boulevard Felipe Ángeles s/n, Col. Venta Prieta, c.p. 42080,Pachuca de Soto, Hgo.,activ_produccion@hotmail.com, Tel. (771) 71-73564 Ext. 3564