PERSONAS EFICACES PERSONAS FELICES

PERSONAS EFICACES PERSONAS FELICES COEV, 19 junio 2014 •  ¿QUÉ CARACTERIZA A UNA PERSONA EFICAZ? •  ¿POR QUÉ LAS PERSONAS EFICACES SON FELICES? ¿Cómo son las personas productivas?
1. Tiene perspectiva
2. Tiene hábitos proactivos
3. Tiene un método de productividad
4. Planifica
5. Reflexiona y revisa
6. Esta focalizada
7. Es una persona libre
8. Ha conciliado lo “profesional” y lo “personal”
•  ¿Para qué habéis venido? Presentándonos Hola , soy Javier Arnal, Ayudo a las personas a que dediquen más Rempo a aquellas acRvidades que les producen mayor beneficio económico y emocional Algunas situaciones que he vivido durante años y ahora nos encontramos en las empresas con las que trabajamos •  Se trabaja muchas horas •  Resultados pobres para el esfuerzo realizado •  Trabajando en modo “Apagafuegos” •  Sensación de no dedicar Rempo suficiente a lo importante •  Alto nivel de estrés y baja creaRvidad •  Síntomas de desmoRvación •  AcRtud reacRva …falta de anRcipación •  Acostumbrados a actuar sin planificar •  ObjeRvos personales no alineados con los de la empresa •  Poner el circulo del aprendizaje, •  pillar el dibujo de Javier Sastre o hacerlo yo o hablar de la ventanas de Yohari Los modelos tradicionales de GesRón del Tiempo ya no sirven Los modelos tradicionales ya no sirven… –  Las cosas no cambian, son previsibles –  Intentan meter en un Rempo finito el máximo de cosas por hacer –  Basados en criterios de prioridad subjeRvos Pero hoy….en 2014 las cosas ya no son así.. Productividad personal: Diagnóstico
Video: https://www.youtube.com/watch?
v=i_PHdEK55K8
Video de Jeroen Cinzano
LA NATURALEZA DEL TRABAJO HA CAMBIADO…
¿Nos hemos adaptado?
Foto: personas trabajando con la mesa llena de papeles y carpetas
Productividad personal: Diagnóstico
«En el trabajo del conocimiento la tarea no se presupone sino que ha de determinarse» Peter Drucker Productividad personal: Diagnóstico
LAS COSAS PARA HACER
SON INFINITAS
Productividad personal: Diagnóstico
ESTRÉS, ESTRÉS, ESTRÉS, ESTRÉS,… DEBERÍA… …
E
U
Q
TENDRÍA
…
I
S
R
E
V
A
QUE NO SE ME O
LVIDE… Productividad personal: Diagnóstico
LUE
GO…
…
A
N
A
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A
M
Foto: reloj,… NO HAY TIEMPO,… Productividad personal: Diagnóstico
Foto: persona distraida mirando al
infinito
ES MÁS FÁCIL
Productividad personal: Diagnóstico
DISTRAERSE
LA MEMORIA
A CORTO PLAZO
FUNCIONA COMO
LA MEMORIA RAM
Productividad personal: Diagnóstico
NECESITAMOS MÁS
CREATIVIDAD
Foto: emisferio cerebro derecho,… Productividad personal: Diagnóstico
¿DÓNDE ESTÁ
EL PROBLEMA?
¿FUERA O DENTRO?
Productividad personal: Diagnóstico
Foto: persona abriendo la chaqueta con un reloj en el pecho,… NO PUEDES GESTIONAR
EL TIEMPO
PERO SÍ TU ATENCIÓN
y
Foto: malabarista muy atento a no perder ninguna pelota,… Y tu compromiso con las tareas Foto: manos poniendo anillo compromiso,… Tres Claves para ser Más Eficaz 3 claves de la eficacia personal
Automotivación
Objetivos
Hacer
ObjeRvos Objetivos
Práctica: escribe tus tres objetivos profesionales SMART
más importantes para los próximos meses
S - Específico
M - Medible
A – Alcanzable
R – Realista y Retador
T – Con límite Temporal
ObjeRvos Tener objeRvos es tener PERSPECTIVA ObjeRvos tangibles e intangibles Que los clientes estén sa;sfechos Vender mucho Que pasemos el año Que los empleados estén felices en la empresa INTANGIBLES Deseos Ilusiones .... No puedo medirlos?? ObjeRvos tangibles e intangibles TANGIBLES S -­‐ Específico M -­‐ Medible A – Alcanzables R – Realistas T -­‐ Con límite Temporal Vender 100.000 euros en 2014 Abrir una ;enda nueva en una calle céntrica de Valladolid antes de sep;embre Tener un distribuidor en Galicia opera;vo a 30 de junio Incrementar la sa;sfacción de los empleados hasta el 60% en 2013 ObjeRvos tangibles e intangibles TANGIBLES S -­‐ Específico M -­‐ Medible A – Alcanzables R – Realistas T -­‐ Con límite Temporal INTANGIBLES Deseos Ilusiones .... No puedo medirlos?? ObjeRvos tangibles e intangibles Para ser eficaces y conseguir resultados tenemos que hablar de obje;vos tangibles y tener un plan para conseguirlos Las claves de la eficacia personal
§  Tener Objetivos
§  Automotivación
§  Hacer
Foto: vaso medio lleno,… Automotivación
Automotivación
Foto: persona saltando detrás de una zanahoria Manejada por una mano NO ES
Motivación Extrínseca
Automotivación
Automotivación = Motivación Intrínseca de la persona
La motivación intrínseca es la que nos impulsa a hacer
cosas por el simple gusto de hacerlas.
La satisfacción que nos reporta hacer un trabajo
La motivación nace del propio individuo
La propia ejecución de la tarea es la recompensa
Automotivación – 3 Pilares
Maestría:
Deseamos ser
cada vez mejores
en lo que nos
importa
Propósito:
Necesitamos
conectar
la conquista
de la excelencia
con algún
propósito superior
Autonomía:
nos gusta dirigir
nuestro
comportamiento
a nosotros
mismos
Las claves de la productividad personal
§  Tener Objetivos
§  Automotivación
§  Hacer
Foto: vaso llenándose Hacer
Sólo empezando,
haciendo y
terminando tareas
es como se
consiguen
resultados
Para HACER, tenemos que ir troceando los objeRvos en partes que podamos ir cumpliendo A estas partes les llamaremos Proyectos Los proyectos se componen de Tareas o Acciones Las tareas Al igual que los japoneses, no todas las tareas son iguales, aunque lo parezcan Foto: un grupo de japoneses que parecen Todos iguales Tipos de Tareas
1. 
Tareas Clave: vienen de mis objeRvos 2. 
Tareas RepeRRvas: se producen con una frecuencia determinada. Si no las haces, Renes problemas 3. 
Tareas Pendientes: surgen en el día a día 4. 
Imprevistos/Urgencias Tu “YO” ProducRvo
TUS GANAS y energía se van perdiendo con el paso del día y el trabajo que vas haciendo Cada Tarea en su Momento
Comiezo del dia Mitad de mañana Tareas Clave Tareas Exigentes ½ Dia Reuniones Mail Llamadas Tarde Tareas Manuales Mecánicas No exigentes Cierre Agenda de mañana Mail Ordenar ProducRvidad y Eficacia en el S. XXI Más resultados con menos esfuerzo Foto: tortuga en la playa, lenta ProducRvidad: conseguir el objeRvo con el uso opRmo de los recursos Video: ejecuRvo quitando nieve al covhe por la mañana hlps://www.youtube.com/watch?v=5sFd5Vc_Rlo Cita: “Me parezco más bien a un mosquito en un campo nudista: Sé lo que quiero hacer, pero no sé por dónde empezar” Stephen Bayne Si eliges hacer una tarea en concreto,….también eliges No hacer las demás tareas Foto: señal de tráfico con dos posibles direcciones Perspec;va y Control
P
E
R
S
P
E
C
T
I
V
A
Creador loco Visionario Capitán del barco VicRma El que responde Micro gestor Implementador CONTROL
El método GTD, producRvidad sin estrés GeYng Things Done (David Allen) OBJETIVOS DE GTD ¡ Capturar todas las cosas que necesitan hacerse, para ser colocadas en un sistema lógico y confiable FUERA DE LA MENTE ¡ Adquirir la disciplina de tomar las decisiones “de antemano” para tener una lista de acciones siguientes TRES CLAVES
UN SISTEMA EN EL QUE CONFÍES
QUE ESTÉ FUERA DE TU CABEZA
Foto: llavero con tres llaves ESTADO
DE ALERTA
PERFECTA
HÁBITOS
PRODUCTIVOS
«Somos lo que hacemos repeRdamente. La excelencia entonces, no es un acto, sino un hábito» Aristóteles GTD TE DA PERSPECTIVA: “Conocer el camino” MAPA
GTD TE DA CONTROL: “Poder andar el camino” TERRITORIO
NIVELES DE PERSPECTIVA 1.  Propósito de vida. 2.  Visión. 3.  ObjeRvos. 4.  Áreas de responsabilidad. 5.  Proyectos. 6.  Acciones. NIVELES DE PERSPECTIVA: 1.Propósito ¿Para qué haces lo que haces? Fotos que recuerdan a la Familia, viajar, riqueza económica, etc ¿Para qué haces lo que haces? ¿Para cuándo tu Plan de Mejora Personal? Video: ancianos que se preparan y hacen un viaje en moto para recordar a sus seres queridos hlps://www.youtube.com/watch?v=K39KHDmbho4 NIVELES DE PERSPECTIVA: 2.Visión FOTO: hombre mirando con prismáRcos Tus objeRvos a largo plazo (+ 5 años) NIVELES DE PERSPECTIVA: 3.ObjeRvos Foto: dibujo de objeRvos ¿Qué quieres conseguir en los próximos 1-­‐2 años, tanto personal como profesionalmente? NIVELES de PERSPECTIVA: 4. Áreas Responsabilidad Dibujo: áreas de responsabilidad como la familia, el trabajo, los amigos, las aficiones, la salud, lo espiritual, … En el ambito profesional cada uno en su trabajo Rene disRntas areas como relación con clientes, proveedores, finanzas, logisRca, comunicación, calidad, etc Define las áreas en que necesitas enfocarte para poder lograr tu propósito de vida, tus objeRvos NIVELES de PERSPECTIVA: 5. Proyectos EN GTD: un proyecto es un resultado final al que se llega tras hacer más de dos acciones en una secuencia. Son trozos de objeRvos (recordad el ejemplo del jamón y hacer lonchas) Alineados con niveles más altos de perspecRva NIVELES de PERSPECTIVA: 6. Acciones Vincularlas con un ObjeRvo y/o área de Responsabilidad Niveles de PerspecRva
Propósito y Valores Visión 3 a 5 años Obje;vos 1 a 2 años Areas de responsabilidad (mes) Proyectos (semana) Tareas (Hoy) LOS 5 PASOS DE GTD 1.2.3.4.5.-
Recopilar
Procesar
Organizar
Revisar
Hacer
LOS 5 PASOS DE GTD -­‐ 1. Recopilar Almacenar todas las ideas que llegan a
nuestro sistema à TODAS¡¡
Seleccionar nuestras Bandejas de entrada.
Las mínimas posibles
LOS 5 PASOS DE GTD – 2.-­‐ Procesar Vaciar las bandejas de entrada, decidiendo que hacer
con lo recopilado.
¿Requiere acción? à NO
Basura
Archivar como material de consulta en el futuro
¿Requiere acción? à SI
¿Es mi responsabilidad? à SI
Si cuesta menos de 2 minutos, HACERLO
Si tiene una fecha de realización guardar en “Agenda”
Más de 2’ guardar en carpeta “Próximas Acciones”
Si no se puede hacer directamente es un proyecto
¿Es mi responsabilidad? à NO
Delegarlo. Pasar a la bandeja “En Espera”
LOS 5 PASOS DE GTD – 3.-­‐ Organizar Agenda
Es sagrada. Cosas que solo se pueden hacer ese día.
No mezclar con tareas que pueden delegarse o atrasarse.
Acciones Siguientes
Las que tienes que hacer tú.
Contexto – Duración- Energía- Prioridad
En espera
Delegadas. En espera lo hagan otras personas
Algún día / Tal vez
Zona de incubación. Las revisas a futuro para valorar si hacer algo.
Lista de proyectos
Trabajos que requieren más de una acción
Listas de control
Papelera
LOS 5 PASOS DE GTD – 4.-­‐ Revisar Revisión Diaria
Mirar la agenda
Y después la lista de acciones siguientes
Mirarlas en el contexto correcto
La clave del sistema “La revisión semanal”
Recopilar y procesar todas tus cosas
Revisar el sistema: Limpiar, actualizar, completar
Citas futuras
Vaciar la mente
Revisar las listas de control.
Revisión Panorámica (Anual / Semestral/ Trimestral)
Visión
Objetivos
Areas de responsabilidad
LOS 5 PASOS DE GTD – 5.-­‐ Hacer Contexto
Lugares: #oficina #coche #casa #recados
Acciones: #leer #llamadas #oferta
Tiempo Disponible
Energía Disponible
Alta – Normal
Conocer tus mejores momentos
Prioridad
Dados contexto, tiempo y energía disponible, elige la que
te proporciones mayor beneficio.
Bandeja de
Entrada
Recopilar
¿Requiere
alguna acción?
Procesar
Sí
Proyectos
Organizar
Dividir en acciones
No
Eliminar
No
Algún
Día /
Tal vez
Sí
Material
Consulta
¿Más de
1 acción?
No
Revisar
¿Más de
2 minutos?
Hacerlo
Contextos
Sí
HACER
Agenda
En Espera
Delegado
Próximas
Acciones
Tiempo
Energía
Gracias JAVIER ARNAL 609 670 405 jarnal@deproconsultores.com es.linkedin.com/in/jarnal/