Subido por Noe Alcocer

Proyecto ADDELA 2

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UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON
FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA Y
ELECTRICA
ADMINISTRACIÓN DE LA
PRODUCCIÓN II
ACTIVIDAD #3
NOMBRE: NOE FEDERICO ALCOCER HERNANDEZ
MAESTRO: ING. PEDRO RODRIGO GUERRA LEAL
MATRICULA: 1668948
HORA: N1 – N3
SAN NICOLAS DE LOS GARZA, NUEVO LEON, A 23 DE JULIO DEL 2020
IMPLEMENTACIÓN DEL MÉTODO GTD (GETTING THINGS
DONE) EN PROYECTO FICHAS TÉCNICAS
IMPLEMENTATION OF THE GTD METHOD (GETTING THINGS DONE) IN DRAFT TECHNICAL
SHEETS
RESUMEN
El objetivo de esta investigación es mejorar el nivel de aprovechamiento para el proyecto
Fichas Técnicas, debido a que presenta ciertos retrasos en cuanto a resultados, donde
mediante el método GTD se espera que el proyecto tenga una estrategia de mejora en
cuanto a resultados. La investigación se llevó a cabo en una empresa de mensajería
llamada QualityPost, ubicada en el municipio de Monterrey, Nuevo León. El diseño de la
investigación es cuantitativo utilizando la técnica de Getting Things Done, donde se
aplicarán las estrategias por escrito de este método. Los hallazgos sugieren que los
empleados que tratan directamente con el cliente, tengan una lista de información detallada
sobre cada punto en específico del proceso a seguir para la entrega de la paquetería. Por
otra parte, se encontraron diferencias significativas entre distintos clientes, debido a que
cada cliente maneja una manera de operar diferente, además de que los niveles de
paquetes que se operan para entrega no siempre se manejan con el mismo volumen. Una
de las limitantes de la investigación radica en que son más de 3 departamentos que tratan
con esta información y al momento de llegar a la captura nos encontramos con faltantes.
Se discuten implicaciones y recomendaciones para futuras investigaciones.
PALABRAS CLAVES: Empresa, Fichas Técnicas, Método GTD, Estrategia de mejora,
Cuantitativo, Proceso.
ABSTRACT
The objective of this research is to improve the level of exploitation for the Technical Sheets
project, because it has certain delays in terms of results, where through the GTD method
the project is expected to have an improvement strategy in terms of results. The investigation
was conducted at a courier company called QualityPost, located in the municipality of
Monterrey, Nuevo León. The design of the research is quantitative using the technique of
Getting Things Done, where the written strategies of this method will be applied. The findings
suggest that employees who deal directly with the customer, have a list of detailed
information on each specific point of the process to follow for the delivery of the parcel. On
the other hand, significant differences were found between different customers, because
each customer handles a different way of operating, in addition to that the levels of packages
that are operated for delivery are not always handled with the same volume. One of the
limitations of the investigation is that there are more than 3 departments that deal with this
information and at the time of the capture we are missing. Implications and
recommendations for future research are discussed.
KEYWORDS: Company, Technical Sheets, GTD Method, Improvement Strategy,
Quantitative, Process.
INTRODUCCIÓN
Hoy en día, casi todos tenemos la sensación de que no hay suficientes horas al día para
hacerlo todo. Las tareas del trabajo crecen y crecen. Además están las cosas que hay que
hacer en casa, y los compromisos con la familia y los amigos. Y las cosas que queremos
hacer porque nos gustan o porque nos apetecen. Las agendas y las listas de tareas del día
con prioridades, ya no nos ayudan a organizarnos eficientemente. Nuestra cabeza está
llena de cosas pendientes e inacabadas, que nos distraen constantemente, nos hacen
perder el tiempo y nuestras energías, y nos provocan ansiedad y estrés.
Este sistema, cuya eficacia ha sido ampliamente validada por millones de adeptos,
establece un flujo de trabajo fácil e intuitivo para gestionar todos los elementos que
conforman la productividad de la empresa.
GTD, siglas de Getting Things Done, es un sistema de gestión del tiempo y la
productividad que emplea un conglomerado de listas y agendas para ayudar al usuario a
cumplir con sus tareas y obligaciones de forma eficiente y ordenada. El método GTD parte
de un principio básico: todas las tareas se deben registrar por escrito para garantizar que
no se olvida ninguna y reducir la carga mental, ya que ahora ya no es necesario acordarse
siempre de todo. Una vez eliminada la obligación de pensar constantemente en las tareas
pendientes, la mente ya no quedará enredada en ineficaces bucles de pensamiento en
momentos poco oportunos, como el de irse a dormir. Gracias a la planificación por escrito,
el cerebro puede confiar en que todo se hará en plazo y que nada se deja en el tintero. Así,
en las fases de tranquilidad, el cerebro puede recuperarse de verdad y, al no tener que
fijarse en ninguna tarea pendiente en un segundo plano, puede centrarse en las tareas
actuales.
Una breve descripción de GTD traducida del libro de Allen Ready for Anything ("Preparado
para cualquier cosa") (2003):
«Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas
cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y
sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema
actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las
que dispones sobre lo que estás haciendo (y no haciendo) en cualquier momento.»
DESARROLLO
Con este sistema, nuestra mente puede estar tranquila sabiendo que no se le escapa
nada y, por lo tanto, puede dedicarse a hacer lo que toca: trabajar en acciones concretas,
de forma creativa y eficiente. En ese sentido, Getting Things Done consigue hacer fácil el
almacenamiento, seguimiento y revisión de toda nuestra vida, de todo lo que tenemos o
queremos hacer.
El estado de Mizu no Kokoro, mente como el agua es un estado mental que todos los
karatekas o practicantes de las diferentes artes deben tratar de desarrollar. Es un estado
de calma similar al agua en reposo, no es más que tratar de mantener nuestra mente
transparente y limpia, algo que nos permite estar tranquilos y enfocarnos en las cosas
realmente importantes que necesitan nuestra atención. También se llama estado de alerta
perfecta.
David Allen hace esta comparación de forma habitual, ya que es una de las bases de
Getting Things Done y es imprescindible para saber qué es GTD. El agua tiene la capacidad
de amoldarse a cualquier forma, algo que nosotros como personas también debemos hacer
ante las circunstancias de la vida.
“Vacía tu mente, se amorfo, moldeable, como el agua. Si pones agua en una taza
se convierte en la taza. Si pones agua en una botella se convierte en la botella. Si
la pones en una tetera se convierte en la tetera. El agua puede fluir o puede golpear.
Sé agua amigo mío.”
-Bruce Lee
El método GTD funciona de abajo a arriba: empezamos clarificando y definiendo cuál es
nuestro trabajo actual, de forma que cuando tengamos controlado nuestro día a día ya
podremos en algún momento enfocarnos en la perspectiva a medio y largo plazo. De aquí
viene que Getting Things Done esté estructurado en dos elementos clave: control y
perspectiva.
MÉTODO
 Etapa 1: Recopilar
Todas las tareas, citas e ideas se recopilan en las denominadas “bandejas de entrada”.
Obviamente no tienen por qué ser bandejas reales. Se trata, más bien, de un término
general para definir cualquier sistema de organización que sirva para registrar cosas por
escrito.
 Etapa 2: Procesar
La siguiente tarea consiste en filtrar y procesar las entradas en tus bandejas, es decir, debes
ordenarlas en el sistema GTD. Para ello, cada vez que registres una entrada hazte las
siguientes preguntas:



¿De qué tipo de tarea se trata?
¿Puedo hacer algo en estos momentos?
¿Cuál es el siguiente paso?
 Etapa 3: Organizar
Todas las entradas que requieran una acción se almacenan primero en bandejas
intermedias o se añaden a listas para que se sigan procesando desde ahí.
 Etapa 4: Evaluar
La organización de tus tareas te aporta mayor claridad, pero por sí sola no contribuye a que
aumente tu productividad y a que todo quede hecho en el tiempo previsto. Para ello, es
necesario que revises tus listas con regularidad.
 Etapa 5: Hacer
Para decidir qué hacer a continuación, según el método GTD debes tener en cuenta cuatro
criterios: contexto, tiempo disponible, energía disponible y prioridad.
RESULTADOS
En la Tabla 1. Y la Figura 1. Podemos observar la muestra poblacional de empleadores por
sexo que se sometieron a este método, la más representativa es el sexo masculino con 18
(64%) y el sexo femenino con un total de 10 sujetos (36%).
Tabla 1. Variable sociodemográfica empleadores por sexo.
Variable
Sexo
Descripción
Frecuencia
Masculino
18
Femenino
10
Total
28
Fuente: Elaboración Propia a través de datos procesados en Excel
Porcentaje
64%
36%
100%
Figura 1. Variable sociodemográfica empleadores por sexo.
20
18
16
Frecuencia
14
12
10
8
6
4
2
0
Hombres
Mujeres
Tabla 3. Haciendo una investigación, se encontró en otras ramas de empresas poblaciones
que también aplicaron este tipo de métodos y a continuación se muestran los resultados
obtenidos por dichas empresas:
Figura 2. Variable sociodemográfica empleadores por giro de la organización
Otro
Servicios de tecnologías de la información
Servicios públicos
Comercio
Servicios educativos
Industria de bienes de consumo
Servicios profesionales
Servicios de turismo
Industria de extracción
Servicios de salud
Servicios financieros
Industria maquiladora
0
5
Porcentaje
10
15
20
25
Frecuencia
A continuación, en la Figura 3 se presenta la gráfica donde podemos notar la notable
mejoría en cuanto a la captura de la información de las fichas técnicas en el portal de la
empresa:
Figura 3. Variable de Captura de Fichas antes y después de implementar el método.
Recabado de Información
Organización de Información
Captura de datos en el Portal
0
20
40
60
Antes
80
Después
100
120
140
160
180
200
CONCLUSIÓN
En este estudio de investigación obtuvimos una mejoría notable como se logra ver en los
resultados de la gráficas, obteniendo una captura de fichas técnicas con una mayor
productividad sin necesidad de estar con el proyecto en pausa por alguna razón
administrativa, esto en cuestión a las diferentes personas que trabajan dentro del proyecto,
pues aparte de estar dentro del proyecto también cuentan con otras responsabilidades
dentro de la empresa.
Uno de los principales hallazgos de este estudio es que el método aplicado resulta ser
beneficioso no sólo para el proyecto, sino también para los empleados ya que les permite
tener una mayor organización dentro de sus deberes. Esta circunstancia puede deberse a
la propia exigencia de los mismos empleados, pues, considerando que el método es
completamente nuevo para ellos, se enfrentaron a muchas circunstancias complejas y en
ocasiones problemáticas (como el estrés, las diferencias de tareas, de responsabilidades,
etc.) pero cada uno tomó su rol dentro del proyecto de la mejor manera posible y hoy en día
logran reconocer que el método les ha hecho cambiar su forma de trabajar y logran tener
una mayor productividad en sus deberes.
BIBLIOGRAFÍA
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