ley de transparencia y acceso a la información pública y

EL ACCESO A LA INFORMACIÓN
PÚBLICA A TRAVES DE LOS
ARCHIVOS INSTITUCIONALES
Mgtr. Jorge Yépez Cruz
Universidad Andina Simón Bolívar
Coord. Especialización Superior en Gestión Documental y Archivos
Miembro de Archiveros sin Fronteras, Capítulo Ecuador
Noviembre del 2012
EXPEDICIÓN

La Ley Orgánica de Transparencia y
Acceso a la Información Pública, LORTAIP
fue expedida el 10 de mayo del 2004 y
entró en vigor el 18 del mismo mes, luego
de su publicación en el suplemento del
Registro Oficial No. 337; tiene, entonces,
algo más de 8 años de vigencia.
ANTECEDENTES DE LA LORTAIP


Los artículos 19 y 13 del Pacto Internacional
de Derechos Civiles y Políticos y de la
Convención Interamericana de Derechos
Humanos, en su orden, reconocen el
principio de libertad de información.
En Ecuador existía igualmente la necesidad
de contar con un cuerpo legal específico
regulatorio del acceso a la información,
tanto en el ámbito conceptual cuanto en el
procedimiento.
ANTECEDENTES DE LA LORTAIP

La Constitución de la República del Ecuador, en su
artículo 18 establece que “Todas las personas, en
forma individual o colectiva, tienen derecho a:
Acceder libremente a la información generada en
entidades públicas, o en las privadas que manejen
fondos del Estado o realicen funciones públicas. No
existirá reserva de información excepto en los
casos expresamente establecidos en la ley. En caso
de violación a los derechos humanos, ninguna
entidad pública negará la información.”
OBJETIVOS DE LA LORTAIP



Garantizar a las personas el acceso a la
información pública;
Obligar a las instituciones, organismos y
demás personas jurídicas que tienen
participación estatal, a entregar
información y transparentar su gestión;
Cumplir con las convenciones
internacionales que sobre la materia ha
suscrito el país;
OBJETIVOS DE LA LORTAIP



Permitir la fiscalización de la administración
pública y de los recursos públicos a través
de un efectivo y verdadero control social;
Garantizar la protección de la información
personal en poder del sector público o
privado; y,
Facilitar la efectiva participación ciudadana
en la toma de decisiones de interés general.
INSTITUCIONES SUJETAS A
CUMPLIR LA LORTAIP
1.
Organismos y entidades que conforman el
sector público en los términos del artículo 118
(hoy 225) de la Constitución de la República,
entre otros:


Los organismos y dependencias de las
funciones Ejecutiva, Legislativa, Judicial,
Electoral y de Transparencia y Control Social.
Las entidades que integran el régimen
autónomo descentralizado, municipios y
gobiernos provinciales.
PRINCIPIOS PARA
APLICACIÓN DE LA LOTAIP





Propiedad de la información, la información pertenece a
los ciudadanos;
Gratuidad de la entrega de información, con excepción de
los costos de reproducción;
Apertura y publicidad de la información, para todos los
entes a los que aplica la ley;
Aplicación favorable, orientado a interpretar la ley, por
autoridades y jueces, hacia el cumplimiento de los
objetivos de la norma; y,
Transparencia de la información para posibilitar la
participación ciudadana en la toma de decisiones y la
rendición de cuentas de quienes ejercen el poder público.
INFORMACIÓN CONSIDERADA
PÚBLICA


Artículo 5 “...todo documento, en cualquier formato,
que se encuentre en poder de las instituciones
públicas y de las personas jurídicas a las que se
refiere esta Ley, contenidos, creados u obtenidos por
ellas, que se encuentren bajo su responsabilidad o se
hayan producido con recursos del Estado.”;
Con excepción de “...informaciones expresamente
establecidas como reservadas en leyes vigentes.”; y,
“Los documentos calificados de manera motivada
como reservados por el Consejo de Seguridad
Nacional, por razones de defensa nacional.”
FORMAS DE ACCESO

Art. 7.- Difusión de la información
pública a través de un portal Web, cuyo
contenido obligatorio puede resumirse en
datos de organización funcional;
administrativos; de servicios; de
remuneraciones; presupuestarios; y,
contractuales.
FORMAS DE ACCESO

2. Vía Administrativa, a través de solicitud
escrita, dirigida la titular de la institución
que la administra, debe contener, con
claridad, la identificación del requirente y
“la ubicación” de los datos o temas motivo
de la solicitud.
FORMAS DE ACCESO


3. “Recurso de Acceso a la Información”, que
deberá proponerse ante cualquier juez de lo
civil o tribunal de instancia del domicilio del
poseedor de la información requerida,
pudiendo, en ambos casos, la autoridad que
alegó la reserva, recurrir para ante el Tribunal
Constitucional.
Derecho contemplado en el artículo 91 de la
Constitución de la República.
ARCHIVOS Y ACCESO A LA
DOCUMENTACIÓN PÚBLICA
SIN ARCHIVOS ORGANIZADOS LA
APLICACIÓN DEL DERECHO
CIUDADANO DE ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA NO ES
VIABLE

Es decir que la condición ineludible para el
acceso efectivo a la información pública es la
adecuada gestión de la documentación y de
los archivos de las instituciones de la
administración pública.
ESTADO DE LOS ARCHIVOS
ECUATORIANOS


El estado de los archivos y repositorios
documentales no siempre es óptimo, las
instituciones no cuentan con procedimientos
técnicos y administrativos normalizados de
administración documental, con unidades de
archivo técnicamente organizadas ni con
personal formado o capacitado formalmente.
Los documentos oficiales en muchos casos
se encuentran almacenados en bodegas o
espacios que no reúnen las condiciones
mínimas necesarias para la organización,
conservación y uso de la documentación.
ESTADO DE LOS ARCHIVOS
ECUATORIANOS

El inventario de archivos producto del Decreto de
Emergencia del Patrimonio (2008), corroboró esta
situación al señalar que sólo el 2% de los 2.600
archivos censados tienen un estado de
conservación óptimo. Es decir apenas 51 archivos
de los censados en todo el país, estarían en
condiciones adecuadas de conservación, mientras
que los 2.506 archivos restantes no reunirían
condiciones aptas para la conservación, consulta y
difusión del patrimonio documental ecuatoriano.
ART. 10.- CUSTODIA DE LA
INFORMACIÓN

Las instituciones obligadas al cumplimiento de la
ley son responsables de: “...crear y mantener
registros públicos de manera profesional, para
que el derecho a la información se pueda
ejercer plenitud...”, para cumplimiento de lo
cual se debe propiciar la formación profesional
de los archiveros responsables de la
administración del patrimonio documental de las
instituciones, situación que en el Ecuador se
encuentra en ciernes.
ART. 10.- CUSTODIA DE LA
INFORMACIÓN

“Quienes administren, manejen, archiven o
conserven información pública, serán
personalmente responsables, solidariamente con
la autoridad de la dependencia a la que
pertenece dicha información y /o
documentación, por las consecuencias civiles,
administrativas o penales a que pudiera haber
lugar, por sus acciones u omisiones, en la
ocultación, alteración, pérdida y/o
desmembración de documentación e información
pública...”
ART. 10.- CUSTODIA DE LA
INFORMACIÓN


En cuanto a las transferencias documentales, la
ley dispone en la parte final del inciso segundo
que: “...los documentos originales deberán
permanecer en las dependencias a las que
pertenezcan, hasta que sean transferidos a los
archivos generales o Archivo Nacional.”; y,
El inciso tercero indica que: “El tiempo de
conservación de los documentos públicos, lo
determinará la Ley del Sistema de Archivo
Nacional y las disposiciones que regulen la
conservación de la información pública
confidencial.”
ART. 10.- CUSTODIA DE LA
INFORMACIÓN

El destino que tendrán los documentos de las
instituciones de la administración pública que
por cualquier circunstancia terminen su vida
jurídica está garantizado por lo siguiente:
“Los documentos de una institución que
desapareciere, pasarán bajo inventario al
Archivo Nacional y en caso de fusión
interinstitucional, será responsable de aquello
la nueva entidad.”
CAPACITACIÓN DE LOS
ARCHIVEROS

La transitoria sexta de la LORTAIP “...encarga
al Sistema Nacional de Archivos la capacitación
pertinente a todos los funcionarios de las
entidades de la Administración Pública ...”.


No existen instituciones de educación superior
que ofrezcan la carrera de archivología en el
tercer nivel.
La Universidad Andina Simón Bolívar imparte
un curso de posgrado, cuarto nivel.
NORMAS ARCHIVÍSTICAS

La disposición general del reglamento de la
LORTAIP, manda que: “El Sistema Nacional de
Archivos en el plazo de noventa días expedirá el
instructivo para que las instituciones sometidas a
la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública, cumplan con sus
obligaciones relativas a archivos y custodia de
información pública.”, al respecto se expidió la
resolución No. CNA-001-2005 del Consejo
Nacional de Archivos, publicada en el Registro
Oficial No. 67 de 25 de julio del 2005.
REFORMAS A LA LEY DEL
SISTEMA DE ARCHIVOS

La disposición transitoria sexta señala que: “Dentro
de un plazo no mayor a ciento ochenta días se
reformará la Ley del Sistema Nacional de Archivos,
armonizando sus disposiciones con las normas
pertinentes contenidas en esta Ley...”, es decir han

pasado poco más de 3.000 días de incumplimiento
por parte de la Legislatura.
En los últimos 12 meses se han dictado dos
Decretos Ejecutivos que han reformado tanto a la
Ley como a su Reglamento.
REFORMAS A LA LEY DEL
SISTEMA DE ARCHIVOS


En el mes de diciembre del 2011 se promulgó el
Decreto Ejecutivo 985 que bifurca el Sistema
Nacional de Archivos y pretender crear redes de
archivos históricos, desconociendo lo que la teoría y
práctica archivística aconsejan.
El 31 de octubre del 2012 se expidió el Decreto
Ejecutivo No. 1346 que fusiona al Archivo Intermedio
de la Administración Pública en la Secretaría Nacional
de la Administración Pública y crea la Dirección de
Archivo de la Administración Pública, dentro de la
estructura orgánica de la Presidencia de la República.
REFORMAS A LA LEY DEL
SISTEMA DE ARCHIVOS

La Dirección de Archivos de la Administración
Pública cumpliría las siguientes actividades:





Procedimientos para la gestión de archivos en entidades
de la Administración Pública Central e Institucional;
Elaborar procedimientos y normas técnicas para la
gestión de archivos;
Dictar recomendaciones para la gestión documental;
Custodiar documentos de más de 15 años de edad;
Elaborar proyectos de digitalización.
EN RESUMEN

La promulgación de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información
Pública dejó al descubierto las debilidades
de los archivos ecuatorianos, de sus
instituciones y de los archiveros.
A MANERA DE CONCLUSIÓN

La expedición de la LORTAIP constituye una
gran oportunidad para dar un giro y rehacer el
sistema archivístico nacional y sus
instituciones, partiendo de una real reforma a
la Ley del SINAR (1982) y su Reglamento
(1983) y la generación de políticas públicas
que posibiliten el manejo integral de los
archivos y la implementación de estrategias
viables para su aplicación.
PARTE II
“LOS PRINCIPIOS DE LA
ARCHIVISTICA PROMUEVEN EL
MANEJO INTEGRAL DE LOS
ARCHIVOS Y POSIBILITAN LA
CONSTRUCCIÓN DE SISTEMAS
INTEGRADOS DE ARCHIVOS”
PRINCIPIOS DE LA
ARCHIVISTICA



Principio de procedencia
Principio de respeto al orden
original
Principio de respeto al órgano
productor
LOS ARCHIVOS Y EL CICLO
DE VIDA DEL DOCUMENTO

El ciclo de vida del documento marca las
fases, etapas o edades de un documento;
no hay que olvidar que en este ciclo el
documento es el mismo desde que se crea
hasta que se elimina o se conserva
permanentemente:


Archivos administrativos:
 Gestión u oficina;
 General y/o central;
 Intermedio.
Archivos históricos o permanentes
SISTEMA DE ARCHIVOS
INSTITUCIONAL
ARCHIVO DE
OFICINA
ARCHIVO DE
OFICINA
ARCHIVO
GENERAL
ARCHIVO
INTERMEDIO
ARCHIVO
HISTORICO
ARCHIVO DE
OFICINA
FUNCIONES A REALIZARSE EN LOS
ARCHIVOS
1.
2.
3.
4.
ORGANIZAR: clasificar y ordenar;
TRANSFERIR, con base en el ciclo de vida;
VALORAR, con visión interdisciplinaria;
DESCRIBIR, con estrategias de mayor producto
con menor proceso, MPLP;
5. CONSERVAR, con énfasis en la prevención;
6. NORMAR, como base de la sustentabilidad del
sistema;
7. SERVIR, razón de ser de los archivos.
ARCHIVOS PARA QUÉ?
ARCHIVOS PARA QUIÉN?
EL ACCESO A LA INFORMACIÓN COMO
SERVICIO DE LOS ARCHIVOS PARA LOS
CIUDADANOS



Para posibilitar el acceso ágil y oportuno de
los ciudadanos a la información pública
existente en los archivos, en cumplimiento
de sus derechos constitucionales.
Para potenciar el control democrático de
los gobiernos por parte de los ciudadanos
adecuadamente informados.
Para propiciar la rendición de cuentas de
los gobiernos a sus mandantes.
EL ACCESO A LA INFORMACIÓN COMO
SERVICIO DE LOS ARCHIVOS PARA LOS
CIUDADANOS



Para potenciar los principios de
transparencia administrativa y participación
ciudadana.
Para revalorizar la función social y
democrática de los archivos y del servidor
público que trabaja en ellos.
Para otorgar una nueva dimensión a los
archivos, los archiveros y a la archivística.
MUCHAS GRACIAS