HERRAMIENTA ELIMINAR REGISTROS

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HERRAMIENTA
ELIMINAR REGISTROS DUPLICADOS DE UNA TABLA ACCESS
Conceptos básicos
Cuando en Access creamos tablas importando datos desde planillas excel que han sido cargadas por
múltiples usuarios, nos podemos encontrar con registros duplicados.
A continuación le mostraré una forma sencilla de eliminar los registros duplicados de una tabla.
Dada la siguiente tabla a la que llamaremos Tabla1
fecha vendedor importe
14-Oct juan
10
14-Oct juan
10
15-Oct pedro
20
16-Oct luis
30
16-Oct luis
35
18-Oct juan
40
19-Oct pedro
45
20-Oct luis
50
21-Oct luis
55
22-Oct luis
60
23-Oct pedro
65
24-Oct juan
70
25-Oct juan
75
Vamos a eliminar los registros duplicados. Un registro está duplicado si coincide la información en las
columnas fecha, vendedor e importe.
¿Cómo?
Paso 1
En primer lugar debemos agregar a la tabla Tabla1, un nuevo campo de nombre ID
cuyo tipo de datos es autonumérico.
Abra la tabla Tabla1 en la vista diseño
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Paso 2
En la vista de diseño creamos una consulta de eliminación sobre la tabla Tabla1
Paso 3
Paso 4
Bajamos el campo ID
Y en criterio escribimos:
> (Select min(id) from Tabla1 Tbl1 where Tabla1.fecha = Tbl1.fecha and
Tabla1.vendedor=tbl1.vendedor and Tabla1.importe=tbl1.importe )
Nos quedará así:
Con esta sentencia le indicamos a Access que conserve el registro que tiene el menor
número de ID (por eso el uso de la función min) y que elimine el resto cuya información
está duplicada en los campos Fecha, Vendedor e Importe.
Paso 5
Una vez que ejecutamos la consulta y eliminamos los registros, borramos el campo ID de la
tabla Tabla1.
Observaciones
Si quiere considerar que un registro está duplicado solamente si coincide en la fecha y el
nombre del vendedor aunque el importe sea diferente, escriba:
> (Select min(id) from Tabla1 Tbl1 where Tabla1.fecha = Tbl1.fecha and
Tabla1.vendedor=tbl1.vendedor).
Por ejemplo si hay dos registros:
ID
fecha vendedor importe
1 14-Oct juan
10
2 14-Oct juan
15
3 15-Oct pedro
20
Access elimina el registro cuyo ID= 2.
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