PR OC E DI MI E N TO D E CO M P R A D E M ATE R I AL E S I.- OBJETIVO: Centralizar las solicitudes de compras de materiales de escritorio e insumos en cada una de las Áreas, para efectos de un mejor control. II.- DEFINICIONES O ABREVIATURAS No aplica III.- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO El presente procedimiento consta de 2 partes: 1.- Solicitud de Material Los días miércoles (Tope 17.00 hrs.), previo chequeo visual de los artículos disponibles, la Recepcionista de Gerencia de Sportstour (empresa relacionada), solicitará el material a la Jefa de Adquisiciones de ENEA, para lo cual, deberá utilizar la clave otorgada para poder ingresar a la página Web creada para tal efecto (http://www.asinco.cl/ordenescompra/solicitudpedido.aspx) y seleccionar los artículos detallados en las órdenes de compra que están disponibles. Una vez finalizada la selección del material, se generará en forma automática la solicitud vía e-mail a la Jefa de Adquisiciones. (Ver anexo 1) 2.- Recepción de Material Los días lunes, la Recepcionista de Gerencia de Sportstour (empresa relacionada), deberá recepcionar el material solicitado a través del Encargado de Bodega de ENEA, quien entregara dicho material contra una guía de despacho. (Ver anexo 2). La guía de despacho deberá ser archivada para posteriormente ser adjuntada a la factura que llegará por parte de ENEA, por concepto de cobro de material entregado en el período de un mes. 3.- Responsabilidades Será responsabilidad de Recepcionista de Gerencia de Sportstour (empresa relacionada) y/o quien la reemplace en su ausencia, revisar contra la guía de despacho, que los artículos recibidos sean acorde a lo solicitado. IV.- REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS • • Respaldo solicitud de material Guía de despacho V.- ALCANCE DE APLICACIÓN Este procedimiento aplica a las compras de todos los artículos de escritorio, insumos de computación, insumos de máquina de café y artículos de aseo de ADSMUNDO. Con este procedimiento queda estrictamente prohibido efectuar compras por caja chica y/o en forma directa. La responsabilidad de su aplicación y control corresponde a los Gerentes de cada área. Fecha de vigencia: 15 de Marzo de 2011 Número de versión: 01 Fecha de revisión: 24 de Febrero de 2011 Revisado por: Jefa de Calidad y Operaciones Aprobado por: Gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo Página 1 VI.- CONTROL CUADRO DE MODIFICACIONES Fecha 11 May/ 2010 00 N° de Versión 24 feb/ 2011 01 Motivo de la modificación Documento original Responsable Gerencia ambas divisiones Se modificó el cargo de Asistente de la división a Recepcionista de Gerencia de Sportstour, quien ahora es responsable de la solicitud y control de material de Adsmundo Turismo receptivo. Jefa de Calidad y Operaciones Fecha de vigencia: 15 de Marzo de 2011 Número de versión: 01 Fecha de revisión: 24 de Febrero de 2011 Revisado por: Jefa de Calidad y Operaciones Aprobado por: Gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo Página 2 SOLICITUD DE MATERIAL (Anexo 1) SOLICITUD DE PEDIDO Nº 1847 DATOS PROVEEDOR Fecha : Rut : Atención : Proveedor : Dirección : #430, Puerto Varas DATOS SOLICITANTES Empresa : Departamento : Área : Solicitado por : Despachar a : 05-05-2010 79962870-8 Angélica González COMERCIAL PEULLA LTDA. Río Itata 9632 P. Industrial Enea, Pudahuel / San Juan ADSMUNDO TURISMO LTDA. RECEPTIVO RECEPTIVO Sandra Cancino El Golf 99 Piso 5º Las Condes, Santiago DETALLE DE PEDIDO 3 ARCHIVADOR CARTA3 ARCHIVADOR OFICIO1 ARCHIVADORES COLORES5 SEPARADOR CARTA COLORES5 COLORES6 RESMA HOJAS CARTA Fecha de vigencia: 15 de Marzo de 2011 Número de versión: 01 Fecha de revisión: 24 de Febrero de 2011 Revisado por: Jefa de Calidad y Operaciones Aprobado por: Gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo DEDOS DE GOMA2 LOMOS SEPARADOR OFICIO Página 3 GUIA DE DESPACHO (Anexo 2) Fecha de vigencia: 15 de Marzo de 2011 Número de versión: 01 Fecha de revisión: 24 de Febrero de 2011 Revisado por: Jefa de Calidad y Operaciones Aprobado por: Gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo Página 4