PR OC E DI M I E N TO D E CO NT ROL D E R EG I S TRO S I.- OBJETIVO: Estandarizar la metodología para generar y controlar los registros del Sistema de Gestión de Calidad, permitiendo un fácil acceso a la información, asegurando su apropiado uso gracias a la especificación de la correcta forma de recuperación, almacenamiento, protección, tiempo de retención y forma de eliminación. II.- DEFINICIONES O ABREVIATURAS • SGC: Sistema de Gestión de Calidad. III.- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO El desarrollo de este procedimiento se encuentra basado sobre los siguientes requisitos de control de registro: - Legibilidad e identificación de los registros Almacenamiento de los registros Protección de los registros Recuperación de los registros Tiempo de retención y eliminación de los registros a) CONTROL DE REGISTROS NORMATIVOS Cada vez que la organización elabora un procedimiento, este tiene registros asociados, es decir, evidencia de que la actividad descrita en el procedimiento es realizada, ya sea en un formulario electrónico o físico. Este registro por tanto, debe controlarse para la operación eficaz de cada proceso de la organización. Específicamente el control de los registros deberá corresponder a: a.1 Identificación del registro: El personal responsable de la utilización de dicho registro debe tener identificado el registro con el nombre correspondiente a éste y así evitar desconocer el registro en uso. a.2 Legibilidad del registro: El personal que utiliza un registro, principalmente físico, debe completar los campos solicitados por dicho documento con letra legible, evitando dejar campos incompletos, en cuyo caso, es necesario tachar la información que no se está agregando y así evitar la confusión de omisión de información. a.3 Almacenamiento: Corresponde al lugar donde se encuentra el documento, ya sea este de origen electrónico o físico, en caso de corresponder a un registro electrónico, la información de almacenamiento debe incluir la ruta de acceso de dicho registro. a.4 Protección: Corresponde a la forma en la cual se evita que el registro de origen físico o electrónico se destruya o deteriore, ejemplo de la protección pueden ser los Cardex, cajones, archivadores o backup en caso de corresponder a registros físicos. a.5 Recuperación: Corresponde al modo en que se archiva dicho documento para permitir una búsqueda rápida del mismo, ejemplo, orden alfabético, correlativo numérico, fecha, etc. Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011 Número de versión: 01 Fecha de revisión: 28 de Febrero de 2011 Revisado por: Coordinadora de Calidad de Adsmundo Turismo Receptivo Aprobado por: Representante de Gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo Página - 1 - a.6 Tiempo de retención: Corresponde al tiempo que se guardará el registro en la organización y así evitar mantener documentación que ya no aporte o que esté obsoleta. Por lo general el tiempo mínimo de retención de los registros del SGC establecidos por la norma debería ser de a lo menos 3 años. a.7 Disposición: Corresponde a la forma en que se eliminará un registro, este control principalmente está orientado a la información de carácter confidencial, la cual no puede ser eliminada por una simple destrucción manual si no a un sistema de picapales. La disposición también está asociada a la autorización si es necesario que deban tener ciertos registros antes de destruirse, por ejemplo las facturas. Todos estos controles se encuentran especificados en el listado maestro de registro (Ver anexo 1) cuya responsabilidad de control corresponde al Coordinador de Calidad, previas entrega de la información del control por parte de los usuarios de cada registro. IV.- REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS • Lista maestra de registros V.- ALCANCE DE APLICACIÓN Este procedimiento aplica a todo el personal de la organización de Adsmundo Turismo receptivo, y la responsabilidad sobre su ejecución y control corresponde al Representante de Gerencia. VI.- CUADRO CONTROL DE MODIFICACIONES Fecha 14 May/ 2010 00 N° de Versión 28 Feb/ 2011 01 Motivo de la modificación Documento original Responsable Gerencia Ambas divisiones Se cambió concepto de División de Turismo Receptivo, a ADSMUNDO Turismo Receptivo. Coordinadora Calidad Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011 Número de versión: 01 Fecha de revisión: 28 de Febrero de 2011 Revisado por: Coordinadora de Calidad de Adsmundo Turismo Receptivo Aprobado por: Representante de Gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo de Página - 2 - LISTA MAESTRA DE REGISTROS (Anexo 1) Identificación del Registro Procedimiento Asociado Almacenamiento Protección Recuperación Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011 Número de versión: 01 Fecha de revisión: 28 de Febrero de 2011 Revisado por: Coordinadora de Calidad de Adsmundo Turismo Receptivo Aprobado por: Representante de Gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo Tiempo de retención Disposición Responsable Almacenamiento Página - 3 -