manual de procesos y procedimientos compras y

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS
OBJETIVO DEL MANUAL:
Definir los procedimientos que realiza el Departamento de Compras para la adquisición de bienes y/o servicios
requeridos por las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad, mediante un esquema que
asegure estándares de calidad, eficiencia y oportunidad estableciendo relaciones que generen valor agregado a la
institución.
ALCANCE DEL MANUAL:
Aplica a los procedimientos para la adquisición de bienes y servicios en la ciudad de Bogotá.
1. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS
A continuación se describen los procesos y procedimientos que se tienen dentro de la gestión de compras, los actores
involucrados en los mismos y los pasos a seguir para asegurar la efectividad del mismo.
2.1. APROBACIONES DE GASTO:
Toda compra de bien o servicio será verificada por la Vicerrectoría Administrativa, quien emitirá su concepto y
entregará a los autorizadores de gasto para las respectivas aprobaciones acorde a las cuantías, los cuales han sido
establecidos en los Estatutos: Resolución No 17118 del 16 de Octubre de 2014 y el Acuerdo No 006 de Agosto 02 de
2011.
2.2. COMPRAS DE CAJA MENOR:
Todas aquellas compras ocasionales hasta $90.000 se tramitan a través de la persona designada por el Jefe de
Compras y Suministros.
NOTA: En los casos excepcionales en los que se requieran tramitar compras superiores al valor anteriormente
mencionado, se solicitará la respectiva aprobación de control interno.
Los criterios para realizar estas compras son los siguientes:
a) Las facturas deben tener los requisitos mínimos legales exigidos: Estatuto Tributario Art 617 o se debe
presentar el documento equivalente.
b) Deben ser consultadas y autorizadas por el Jefe de Compras y Suministros.
c) No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores.
d) No requerirá evaluación de proveedores.
2.2.1. FLUJOGRAMA:
CAJA MENOR
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
DEPENDENCIA
SOLICITANTE
No
Inicio.
Solicitud de
autorización de compra
por caja menor.
Adquisición de
producto o servicio.
Entrega de factura o
soporte.
Si
Entrega de dinero.
Relación de soporte
en libro de caja
menor.
Solicitud de
desembolso.
Fin.
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2.3. GESTIÓN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS:
Tiene por objeto describir las actividades que se llevan a cabo para realizar los procesos de adquisición de acuerdo al
tipo de bien o servicio, para ello se han definido los procedimientos necesarios de acuerdo al tipo de solicitud.
2.3.1. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE COMPRAS EN GENERAL:
Este procedimiento aplica para las compras de bienes y/o servicios que por su objeto no requieren tratamiento
especial, como son la adquisición de Ferretería, Papelería, Aseo, Cafetería, Medios Audiovisuales, Equipos de
Cómputo, Redes, Comunicación, Elementos Deportivos, Culturales, Elementos de Laboratorio, Dotaciones,
Medicamentos, Equipos Médicos, Elementos de Seguridad Industrial y Publicidad Impresa entre otros.
2.3.1.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES: En caso de requerir citación a proveedores, con el fin de definir
especificaciones técnicas del bien o servicio para la presentación de ofertas económicas en igualdad de condiciones,
el proceso inicia con la solicitud de citación a proveedores. De lo contrario, inicia con la generación del suministro
(pedido) en el sistema de información Iceberg.
No.
1
2
3
4
5
6
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES:
1. Envía correo electrónico a compras@ugc.edu.co, solicitando citación a
proveedores especificando lugar, fecha, hora, objetivo y persona que atiende la
USUARIO
visita. Se deberá realizar con mínimo 48 horas de anticipación.
SOLICITANTE
Nota: Cuando el usuario solicitante cuente con la información suficiente y clara del
material que requiere, iniciará su proceso de adquisición con la actividad No. 5:
Generación de Suministro (Pedido).
PERSONAL DE CITACIÓN A PROVEEDORES:
COMPRAS Y
1. Envía correo a los proveedores realizando la correspondiente citación.
SUMINISTROS
REUNIÓN O RECORRIDO CON PROVEEDORES:
1. Confirma vía telefónica o por correo electrónico la asistencia a la citación,
indicando el personal que asistirá y su respectivo documento de identificación.
PROVEEDOR
2. Asiste a la reunión o recorrido dirigida por el usuario solicitante y un
representante del Departamento de Compras.
3. Firma el Registro: Planilla Asistencia de Proveedores Código: R-07-11PAP
REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES:
USUARIO
1. Durante la reunión o recorrido informa los requisitos y especificaciones al
SOLICITANTE
proveedor sobre el bien y/o servicio que requiere.
GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de información Iceberg/módulo
de suministros indicando las especificaciones técnicas o características propias del
USUARIO
bien y/o servicio, luego procede a radicarlo físicamente en el Departamento de
SOLICITANTE Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por
parte del director, jefe o decano según corresponda*
Nota: *En caso de presentarse ausencia del jefe, director o decano, es necesario,
que se notifique al correo del Jefe de Compras con copia a compras@ugc.edu.co el
nombre de la persona que quedará autorizado para firmar.
REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado.
2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del
PERSONAL DE
director, jefe o decano registrada en el listado de firmas y
COMPRAS Y
Envía correo electrónico a solicitudes.compras@ugc.edu.co informando el número
SUMINISTROS
de suministro (pedido).
3. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente
mencionadas es rechazada y devuelta al usuario solicitante.
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SUMINISTROS
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GENERACIÓN DE REQUISICIÓN
1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones
completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, responsable y centro de
costos sean los correctos. Además, que en el campo de observaciones contenga la
justificación de la solicitud.
3. Si todos los datos son correctos, realiza alguno de los siguientes trámites:
3.1. Si se cuenta con stock del material realiza la entrega de producto y genera la
salida* de almacén, la cual debe ser firmada a satisfacción de quien recibe. Para
ello el usuario deberá presentar el carné que lo acredita como funcionario de la
Universidad, además de estar registrado en el formulario de entregas almacén.
3.2 Si no se cuenta con stock del material procede a generar un número de
requisición de compra, el cual es informado por correo electrónico al usuario
solicitante y al personal encargado de realizar la adquisición; posteriormente es
incluido en el formulario “Registro de pedidos”.
4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en físico o informando por correo
electrónico al usuario solicitante y al personal de compras las inconsistencias
evidenciadas.
Nota: *En caso de que el usuario no firme el documento de salida como soporte de
recibido, será válida la firma en la solicitud de suministro (pedido).
SOLICITUD DE COTIZACIÓN*:
1. Consulta el formulario “Registro de pedidos” o el correo electrónico para verificar
el número de requisición generado para el suministro radicado por el área
solicitante.
2. Envía a los proveedores las necesidades a cotizar, mediante correo electrónico
indicando el número de la requisición que puede ser consultada a través del Portal
de Proveedores, o envía el registro solicitud de cotización de productos CÓDIGO:
R-07-11CP.
PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN:
1. Consulta la requisición en el Portal de Proveedores o revisa la información
contenida en el Registro Cotización de Productos Código: R-07-11CP enviado por
PROVEEDOR
correo electrónico.
2. Realiza la cotización dentro de los tiempos establecidos, a través del Portal de
Proveedores o la envía por correo electrónico según corresponda.
REVISIÓN Y ANÁLISIS DE COTIZACIONES:
1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el proveedor ya sea por el Portal
de Proveedores o por correo electrónico.
2. Elabora el cuadro de adjudicación de acuerdo a las cotizaciones recibidas y
condiciones propuestas por los proveedores con el fin de elegir el proveedor para la
PERSONAL DE
compra*.
COMPRAS Y
Nota: *Se solicitará concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran,
SUMINISTROS
como por ejemplo temas de tecnología.
Habrá excepción de realizar cuadro de adjudicación en los siguientes casos:

Sea proveedor único para la compra.

Corresponda a una legalización.

Se derive de un proyecto ya iniciado en la Universidad con dicho proveedor.
GENERACIÓN ORDEN DE COMPRA:
PERSONAL DE
1. Genera la orden de compra en el sistema de información Iceberg para el
COMPRAS Y
proveedor que cumplió con las condiciones requeridas y deja el documento en
SUMINISTROS
estado grabado.
APROBACIÓN CUADRO DE ADJUDICACIÓN O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa el cuadro de adjudicación o documento soporte verificando que la
JEFE DPTO. DE
información este completa y correcta.
COMPRAS
2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su correspondiente
aprobación por parte del autorizador del gasto.
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APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA:
1. Aprueba a través del sistema de información Iceberg la orden de compra, que
JEFE DPTO. DE
previamente estaba en estado grabado, teniendo como soporte la aprobación
COMPRAS
escrita de los autorizadores de gasto.
2. Se anula la orden de compra, cuando las solicitudes no son aprobadas por el
ordenador del gasto y se informa por correo electrónico al usuario.
ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR:
1. Informa al proveedor mediante correo electrónico el número de orden de compra
PERSONAL DE
que le ha sido asignada para su consulta a través del Portal de Proveedores o se
COMPRAS Y
envía escaneada.
SUMINISTROS
2. Valida la fecha de entrega con el proveedor e informa al almacén para realizar
seguimiento y asegurar cumplimiento en las entregas.
AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL:
1. Se comunica con el personal de compras y suministros una vez sea notificado
sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar la entrega.
2. Entrega los elementos con remisión, acta de entrega o documento soporte en el
PROVEEDOR
lugar, fecha y hora pactados.
Nota: Para los casos de proyectos integrados, el proveedor se comunica con el
usuario solicitante con el fin de finiquitar las últimas indicaciones al proveedor para
efectuar la entrega.
REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL:
1. Reciben los elementos verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de
compra, si esta correcto procede a firmar* la remisión, acta de entrega o documento
soporte de recibido a satisfacción**.De lo contrario devuelven el producto según sea
el caso.
2. El Personal de compras y suministros recibe la factura o cuenta de cobro emitida
por el proveedor confrontando que la información coincida con la orden de compra y
que se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado
a satisfacción por el usuario o por el almacén.
No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes
PERSONAL DE casos.
COMPRAS Y
2.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo
SUMINISTROS especificado en la orden de compra. 2.2. No se encuentre adjunta la remisión, acta
Y/O USUARIO de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del usuario o
SOLICITANTE personal del almacén.
3. Realiza la entrada de almacén a través del sistema de información Iceberg de
acuerdo a la orden de compra relacionando número de factura, cuenta de cobro,
remisión, acta de entrega o documento soporte.
4. Informa por correo electrónico al usuario que los productos ya están en
disponibilidad para ser retirados del almacén en los casos que aplica, ejemplo:
toners, elementos de ferretería y eléctricos, entre otros.
Nota: *El usuario solicitante podrá firmar el recibido a satisfacción si está autorizado
de acuerdo al formulario “Entregas Almacén”.
**Para los casos de proyectos integrados, el usuario solicitante debe recibir los
productos en sitio para asegurar la entrega a satisfacción.
SALIDA DE ALMACÉN:
1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg,
anexando como soporte la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado
a satisfacción por parte del usuario solicitante.
Nota: en los casos que el material es recibido en el almacén el usuario, registrado
PERSONAL DE
en el formulario de entregas almacén, presenta el carné que lo acredita como
ALMACÉN
funcionario de la Universidad para la entrega del mismo y procede a firmar la
salida.
En caso de que el usuario no firme el
documento de salida como soporte de recibido, será válida la firma en la solicitud de
pedido.
Para el caso de la dotación el empleado firmará el documento soporte
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correspondiente.
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TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Genera a través del Sistema de Información Iceberg, número de radicación de
pago.
PERSONAL DE
2. Diligencia en Excel el formato “listado de pagos”.
ALMACÉN
3. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva
revisión. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacén, orden de compra, cuadro
de adjudicación o documento soporte con la respectiva aprobación).
RECEPCIÓN DE PAGOS:
PERSONAL DE
1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos
COMPRAS
recibidos del almacén, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes.
JEFE DPTO. DE REVISIÓN DE PAGOS:
COMPRAS
1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato “Listado de pagos”.
RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE:
PERSONAL DE
1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de
COMPRAS
pago.
2.3.1.2. FLUJOGRAMA
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USUARIO AUTORIZADO
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PROVEEDOR
INICIO
SOLICITUD DE
CITACIÓN A
PROVEEDORES
CITACIÓN A
PROVEEDORES
REUNIÓN O
RECORRIDO CON
PROVEEDORES
REQUISITOS Y
ESPECIFICACIONES
GENERACIÓN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)
REVISIÓN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)
NO
SI
SOLICITUD DE
COTIZACIÓN
SE LE INFORMA
AL USUARIO
PRESENTACIÓN
DE COTIZACIÓN
REVISIÓN Y
ANÁLISIS DE
COTIZACIONES
GENERACIÓN
ORDEN DE
COMPRA
APROBACIÓN DE
CUADRO DE
ADJUDICACIÓN Y/
O DOCUM ENTO
SOPORTE
NO
SI
APROBACIÓN
ORDEN DE
COMPRA
AGENDA Y
ENTREGA DEL
MATERIAL
ENVÍO ORDEN DE
COMPRA
REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE
MATERIAL (ALMACÉN Y/O
USUARIO)
FIRM A DE ACTA DE
ENTREGA O REMISIÓN A
SATISFACCIÓN (ALMACÉN
Y/O USUARIO)
RADICACIÓN DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE COMPRAS EN GENERAL
ENTRADA AL
ALMACEN.
NO
SALIDA DE
ALMACEN.
TRÁMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
REVISIÓN DE
PAGOS
SI
RECEPCIÓN DE
PAGOS
RADICACIÓN DE
PAGOS EN EL
ÁREA CONTABLE
FIN
2.3.2. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO:
Este procedimiento aplica para aquellos servicios que solicitan las áreas administrativas y académicas diferentes a las
compras de tangibles, tales como: fumigación; mantenimientos de equipo de cómputo, lavado de tanques, tapetes,
manteles, servicios de alarma y monitoreo, recarga y mantenimiento de extintores y balas de oxígeno, adquisición y/o
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renovación de licenciamientos y bases de datos, suscripciones y renovaciones, mantenimiento de elementos e
instalaciones de la Universidad, entre otros.
2.3.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO):*
1.Genera el suministro (pedido) a través del sistema de información Iceberg/módulo
de suministros indicando las especificaciones técnicas o características propias del
servicio, luego procede a radicarlo físicamente en el Departamento de Compras en
estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del
director, jefe o decano según corresponda**
Nota: *Habrá excepción para generar suministro en los siguientes casos:
USUARIO
 adquisiciones del campus universitario: alimentos para animales, certificaciones
1
SOLICITANTE
entre otros.
 bonos para rifas de los diferentes eventos.
 compras esporádicas para lo cual se solicitara un oficio debidamente aprobado.
El usuario podrá adjuntar cotización.
**En caso de presentarse ausencia del jefe, director o decano, es necesario, que se
notifique al correo del jefe de compras con copia a compras@ugc.edu.co el nombre
de la persona que quedará autorizado para firmar.
REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado.
PERSONAL DE 2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del
2
COMPRAS Y
director, jefe o decano registrada en el listado de firmas y envía correo electrónico
SUMINISTROS a solicitudes.compras@ugc.edu.co informando el número de suministro (pedido).
3. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente
mencionadas es rechazada y devuelta al usuario solicitante.
GENERACIÓN DE REQUISICIÓN
1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones
completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, responsable y centro de
costos sean los correctos. Además, que en el campo de observaciones contenga la
PERSONAL DE justificación de la solicitud.
3
COMPRAS Y
3. Si todos los datos son correctos procede a generar un número de requisición de
SUMINISTROS compra, el cual es informado por correo electrónico al usuario solicitante y al
personal de compras; posteriormente es incluido en el formulario “Registro de
pedidos”
4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en físico o informando por correo
electrónico al usuario solicitante y al personal de compras las inconsistencias
evidenciadas.
SOLICITUD DE COTIZACIÓN:
1. Consulta el formulario “Registro de pedidos” o el correo electrónico para verificar
el número de requisición generado para el suministro radicado por el área
PERSONAL DE
solicitante.
4
COMPRAS Y
2. Envía a los proveedores las necesidades a cotizar mediante el Registro solicitud
SUMINISTROS
de Cotización de Productos CÓDIGO: R-07-11CP.
2.1 No solicita cotización porque la suministrada por el usuario se ajusta a las
necesidades de la Universidad.
PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN*:
1. Consulta la información contenida en el Registro cotización de productos
CÓDIGO: R-07-11CP enviada por correo electrónico.
5
PROVEEDOR 2. Realiza la cotización dentro de los tiempos establecidos enviándola por correo
electrónico.
Nota: *No aplica para los casos en que la cotización suministrada por el usuario se
ajusta a las necesidades de la Universidad.
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REVISIÓN Y ANÁLISIS DE COTIZACIONES:
1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el proveedor a través del correo
electrónico.
2. Elabora el cuadro de adjudicación de acuerdo a las cotizaciones recibidas y
condiciones propuestas por los proveedores con el fin de elegir el proveedor para la
PERSONAL DE compra*.
COMPRAS Y
Nota: *Se solicitará concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran,
SUMINISTROS como por ejemplo temas de proyectos integrados.
Habrá excepción de realizar cuadro de adjudicación en los siguientes casos:
 Sea proveedor único para la compra.
 Corresponda a una legalización.
 Se derive de un proyecto ya iniciado en la Universidad con dicho proveedor.
PERSONAL DE GENERACIÓN SOLICITUD DE PAGO:
COMPRAS Y
1. Genera la solicitud de pago de acuerdo a la cotización y/o el documento que
SUMINISTROS soporte el suministro.
APROBACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN Y/O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa el cuadro de adjudicación y/o documento soporte verificando que la
información este completa y correcta.
JEFE DPTO. 2. Lleva todas las solicitudes con sus respectivos soportes para su pertinente
DE COMPRAS aprobación por parte del autorizador del gasto.
2.1 Si el cuadro de adjudicación y/o documento soporte no es aprobado da la
instrucción para que se anule la solicitud de pago y se notifique por correo
electrónico al usuario.
PERSONAL DE ENVÍO SOLICITUD DE PAGO AL PROVEEDOR:
COMPRAS Y
1. Informa al proveedor mediante correo electrónico adjuntando la solicitud de pago
SUMINISTROS escaneada.
PROVEEDOR
PRESTACIÓN DEL SERVICIO:
1. Acuerda con el Departamento de Compras la fecha de prestación del servicio y
este a su vez informa al Usuario Solicitante
VERIFICACIÓN DE SERVICIO PRESTADO:
1. Verifica que el servicio prestado cumpla con las características solicitadas, de
acuerdo a la orden de servicio.
USUARIO
1.1. Si está correcto, firma la remisión, acta de entrega o documento soporte de
SOLICITANTE recibido a satisfacción, únicamente si está autorizado de acuerdo al formulario
entregas almacén.
1.2. De lo contrario, no firma ningún documento de recibido a satisfacción y no se da
por aceptado el servicio.
RADICACIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Radica en el almacén factura o cuenta de cobro en original y copia, solicitud de
PROVEEDOR
pago (orden de servicio) adjuntando la remisión, acta de entrega o documento
soporte firmado a satisfacción por el usuario.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:
1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando que la información coincida con la
solicitud de pago (orden de servicio) y que se encuentre adjunta la remisión, acta de
entrega o documento soporte firmada a satisfacción por el usuario.
PERSONAL DE
2. No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes
COMPRAS Y
casos:
SUMINISTROS
2.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo
especificado en la solicitud de pago.
2.2. No se encuentre adjunta la
remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del
usuario.
PERSONAL DE TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
COMPRAS Y
1. Realiza el consolidado de los documentos para trámite de pago (Factura o cuenta
SUMINISTROS de cobro, remisión, acta de entrega o documento soporte, solicitud de pago, cuadro
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de adjudicación o documento soporte con la respectiva aprobación).
2. Diligencia en Excel el formato “pagos presupuesto”.
JEFE DPTO. REVISIÓN DE PAGOS:
DE COMPRAS 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato “pagos presupuesto”.
PERSONAL DE RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE:
COMPRAS Y
1. Hace entrega al área de presupuesto los documentos para su respectivo trámite
SUMINISTROS de pago.
2.3.2.2. FLUJOGRAMA
USUARIO AUTORIZADO
COMPRAS Y SUMINISTROS
PROVEEDOR
INICIO
GENERACIÓN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)
REVISIÓN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)
NO
SI
SOLICITUD DE
COTIZACIÓN
PRESENTACIÓN
DE COTIZACIÓN
REVISIÓN Y
ANÁLISIS DE
COTIZACIONES
GENERACIÓN
SOLICITUD DE
PAGO
APROBACIÓN DE
CUADRO DE
ADJUDICACIÓN Y/
O DOCUMENTO
SOPORTE
NO
ENVÍO SOLICITUD
DE PAGO AL
PROVEEDOR
PRESTACIÓN DEL
SERVICIO
VERIFICACIÓN
DE SERVICIO
PRESTADO
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO
SI
RADICACIÓN DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
FIRMA DE
REMISIÓN Ó ACTA
DE ENTREGA
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
NO
TRÁMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
REVISIÓN DE
PAGOS
SI
RECEPCIÓN DE
PAGOS
RADICACIÓN DE
PAGOS EN EL
ÁREA CONTABLE
FIN
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2.3.3. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN PARA MATERIAL BIBLIOGRÁFICO SOLICITADO POR
BIBLIOTECA: Este procedimiento aplica a la compra de libros para consulta en Biblioteca y material audiovisual
entre otros.
2.3.3.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de Información Iceberg/
módulo de suministros indicando las especificaciones técnicas o características
propias del material bibliográfico, luego procede a enviar a los correos electrónicos
compras@ugc.edu.co , solicitudes.compras@ugc.edu.co el número de los
USUARIO
suministros y el nombre de los proveedores a los cuales les ha sido asignada la
1
SOLICITANTE
compra.
El usuario solicitante debe anexar el oficio con las respectivas aprobaciones de la
compra de este material.
Nota: En caso de presentarse ausencia del Jefe, es necesario, que notifique al
correo del Jefe de compras con copia a compras@ugc.edu.co el nombre de la
persona que quedara autorizado para firmar.
REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones
completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, y centro de costos sean
PERSONAL DE los correctos. Además, que en el campo de observaciones contenga la justificación
2
COMPRAS Y
de la solicitud.
SUMINISTROS
3. Si todos los datos son correctos:
3.1 Realiza el ingreso de la información en el formulario “Registro de pedidos”
3
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
4
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
5
PROVEEDOR
6
USUARIO
SOLICITANTE Y
ALMACÉN
3.2 Si los datos son incorrectos informa por correo electrónico al usuario solicitante,
las inconsistencias evidenciadas.
ELABORACIÓN ORDEN DE COMPRA:
1. Elabora la orden de compra de acuerdo a la información reportada en el
suministro adjuntando el oficio con las respectivas aprobaciones de la compra de
este material.
ENVIÓ ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR Y BIBLIOTECA:
1. Envía por correo electrónico la orden de compra escaneada al proveedor con
copia al Departamento de Biblioteca.
AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO:
1. El proveedor se comunica con el personal de Biblioteca una vez sea notificado
sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar la entrega.
2. Entrega los elementos en el lugar, fecha y hora pactados con remisión, acta de
entrega o documento soporte y factura o cuenta de cobro.
REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO:
1. El personal de biblioteca confirma al almacén fecha de entrega del material
bibliográfico por parte del proveedor.
2. El usuario solicitante recibe el material bibliográfico en compañía del personal de
almacén, verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de compra.
2.1 si está correcto, firma la remisión, acta de entrega o documento soporte de
recibido a satisfacción, únicamente si está autorizado de acuerdo al formulario
entregas almacén.
2.2 Devuelve el producto según sea el caso.
3. El personal del almacén recibe la factura o cuenta de cobro confrontando que la
información coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisión,
acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por el usuario. No se
recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos.
3.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo
especificado en la orden de compra
3.2. No se encuentre adjunta la
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electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS
7
PERSONAL DE
ALMACEN
8
PERSONAL DE
ALMACÉN
9
10
11
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
CÓDIGO
P-07-04CS
FECHA
01/11/2016
VERSIÓN
14
remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del
usuario.
4. El personal de almacén realiza la entrada de almacén a través del sistema de
información Iceberg de acuerdo a la orden de compra relacionando número de
factura, cuenta de cobro, remisión, acta de entrega o documento soporte.
SALIDA DE ALMACÉN:
1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg,
anexando como soporte la remisión firmada a satisfacción por parte del Usuario
Solicitante.
TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Genera a través del Sistema de Información Iceberg, número de radicación de
pago.
2. Diligencia en Excel el formato “listado de pagos”.
3. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva
revisión. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacén, orden de compra, cuadro
de adjudicación o documento soporte con la respectiva aprobación).
RECEPCIÓN DE PAGOS:
1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos
recibidos del almacén, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes.
REVISIÓN DE PAGOS:
1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato “Listado de pagos”.
RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE:
1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de
pago.
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electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS
BIBLIOTECA
COMPRAS Y SUMINISTROS
CÓDIGO
P-07-04CS
FECHA
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VERSIÓN
14
PROVEEDOR
INICIO
GENERACIÓN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)
REVISIÓN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)
NO
SI
ELABORACIÓN
ORDEN DE
COMPRA
ENVIÓ ORDEN DE
COMPRA AL
PROVEEDOR Y
BIBLIOTECA
AGENDA Y
ENTREGA DE
MATERIAL
BIBLIOGRAFICO
REVISION Y
RECEPCION DE
MATERIAL
BIBLIOGRAFICO (
PERSONAL COM PRAS
Y BIBLIOTECA).
RECEPCION DE
DOCUMENTOS.
ENTRADA DE
ALMACEN.
ADQUISICIÓN PARA MATERIAL BIBLIOGRÁFICO SOLICITADO POR BIBLIOTECA
SALIDA DE
ALMACÉN
TRÁMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
NO
REVISIÓN DE
PAGOS
SI
RECEPCIÓN DE
PAGOS
RADICACIÓN DE
PAGOS EN EL
ÁREA CONTABLE
FIN
2.3.4. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN PARA OBRA CIVIL Y MOBILIARIO PARA PROYECTOS:
Este procedimiento aplica en la adquisición de adecuaciones para la planta física, oficinas abiertas, entre otros. Las
solicitudes de suministro son generadas por el Departamento de Planta Física.
2.3.4.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No. RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES:
USUARIO
1. Envía correo electrónico a compras@ugc.edu.co, solicitando citación a
1
SOLICITANTE
proveedores; especificando lugar, fecha, hora, objetivo y persona que atiende la
visita. Se deberá realizar con mínimo 48 horas de anticipación.
PERSONAL DE CITACIÓN A PROVEEDORES:
2
COMPRAS Y
1. Envía correo a los proveedores realizando la correspondiente citación.
SUMINISTROS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS
3
PROVEEDOR
4
USUARIO
SOLICITANTE
5
PROVEEDOR
6
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
7
USUARIO
SOLICITANTE/
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
8
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
9
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
10
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
CÓDIGO
P-07-04CS
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01/11/2016
VERSIÓN
14
REUNIÓN O RECORRIDO CON PROVEEDORES:
1. Confirma vía telefónica o por correo electrónico la asistencia a la citación,
indicando el personal que asistirá y su respectivo documento de identificación.
2. Asiste a la reunión o recorrido dirigida por el usuario solicitante y en lo posible,
un representante del Departamento de Compras.
3. Firma el Registro: Planilla Asistencia de Proveedores Código: R-07-11PAP
REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES:
1. Durante la reunión o recorrido informa los requisitos y especificaciones al
proveedor sobre el producto y/o servicio que requiere.
PRESENTACIÓN DE COTIZACIONES:
1. Envía las cotizaciones al correo electrónico del personal designado en el
Departamento de Compras.
RECEPCIÓN DE COTIZACIONES:
1. Verifica las cotizaciones recibidas y las comparte en un archivo digital con el
Departamento de Planta Física para la elaboración del cuadro de adjudicación.
ELABORACIÓN CUADRO DE ADJUDICACION Y SUMINISTROS
1. Elaboran conjuntamente el cuadro de adjudicación*con las cotizaciones que
cumplieron con las especificaciones.
2. El usuario solicitante genera el suministro (pedido) a través del sistema de
información Iceberg/módulo de suministros
3. Radica la solicitud de suministro (pedido) físicamente en el Departamento de
Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por
el Director **
Nota:*
Habrá excepción de realizar cuadro de adjudicación en los siguientes casos:
 Sea proveedor único para la compra.
 Corresponda a una legalización.
 Se derive de un proyecto ya iniciado en la Universidad con dicho proveedor.
** En caso de presentarse ausencia del mismo es necesario que se notifique al
correo del Jefe de compras con copia a compras@ugc.edu.co el nombre de la
persona que quedara autorizada.
REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado.
2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del
director registrada en el listado de firmas y
envía correo electrónico a solicitudes.compras@ugc.edu.co informando el número
de suministro (pedido)
3. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente
mencionadas es rechazada y devuelta al usuario solicitante.
GENERACION DE REQUISICIÓN
1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones
completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, responsable y centro
de costos sean los correctos. Además, que en el campo de observaciones
contenga la justificación de la solicitud.
3. Si todos los datos son correctos procede a generar un número de requisición
de compra, el cual es informado por correo electrónico al usuario solicitante y al
personal encargado de realizar la adquisición; posteriormente es incluido en el
formulario “Registro de pedidos”
4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en físico o informando por
correo electrónico al usuario solicitante y al personal de compras las
inconsistencias evidenciadas.
GENERACION DE ORDEN DE COMPRA:
1. Consulta el formulario “Registro de pedidos” o el correo electrónico para verificar
el número de requisición generado para el suministro radicado por el
Departamento de Compras.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS
11
JEFE DPTO DE
COMPRAS
12
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
13
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
14
PROVEEDOR
15
USUARIO
SOLICITANTE
16
PROVEEDOR
17
PERSONAL DEL
ALMACEN
18
PERSONAL DE
ALMACEN
19
PERSONAL DE
ALMACEN
CÓDIGO
P-07-04CS
FECHA
01/11/2016
VERSIÓN
14
2. Genera la orden de compra en el sistema de información Iceberg al proveedor
que cumplió con las condiciones requeridas y deja el documento en estado
grabado.
APROBACIÓN CUADRO DE ADJUDICACIÓN O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa el cuadro de adjudicación o documento soporte verificando que la
información este completa y correcta.
2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su pertinente
aprobación por parte del autorizador del gasto.
APROBACIÓN DE ORDEN DE COMPRA:
1. Aprueba a través del sistema de información iceberg la orden de compra, que
previamente estaba en estado grabado, teniendo como soporte la aprobación
escrita de los autorizadores de gasto.
2. Se anula la orden de compra, cuando las solicitudes no son aprobadas por el
ordenador del gasto y se informa por correo electrónico al usuario.
ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR:
1. Informa al proveedor mediante el correo electrónico el número de orden de
compra que le ha sido asignada para su consulta a través del Portal de
Proveedores o se envía escaneada con copia al Departamento de Planta Física.
PROGRAMACIÓN Y ENTREGA DE OBRA CIVIL Y/O MOBILIARIO:
1. Coordina con el Dpto. de planta física las condiciones de entrega de los
productos y obra civil.
2. Realiza entrega del producto y /obra civil, de acuerdo a lo establecido en la
orden de compra, bajo seguimiento realizado por el Departamento de Planta
Física.
RECEPCIÓN OBRA CIVIL Y/O PRODUCTO:
1. Revisa que la obra civil y/o producto entregado por el proveedor cumpla con las
condiciones y lo establecido en la orden de compra, si está correcto firma a
satisfacción la remisión y/o acta de entrega. De lo contrario devuelve el producto o
no recibe a satisfacción el servicio según sea el caso.
RADICACIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Radica en el almacén la factura o cuenta de cobro en original y copia, orden de
compra o solicitud de pago (orden de servicio), remisión y/o acta de entrega
firmada a satisfacción por el usuario.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:
1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando que la información coincida con
la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisión y/o acta de entrega
firmada a satisfacción por el usuario. No se recibirá la factura o cuenta de cobro si
se presenta alguno de los siguientes casos:
1.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo
especificado en la orden de compra
1.2. No se encuentre adjunta
la remisión y/o acta de entrega firmada a satisfacción por parte del usuario.
2. Realiza la entrada de almacén a través del sistema de información Iceberg de
acuerdo a la orden de compra relacionando número de factura, cuenta de cobro,
remisión, acta de entrega o documento soporte.
SALIDA DE ALMACÉN:
1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg,
anexando como soporte la remisión y/o acta de entrega firmada a satisfacción por
parte del Usuario Solicitante.
TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Genera a través del Sistema de Información Iceberg, número de radicación de
pago.
2. Diligencia en Excel el formato “listado de pagos”.
3. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva
revisión. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacén, orden de compra,
cuadro de adjudicación o documento soporte aprobado).
.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS
20
PERSONAL DE
COMPRAS
21
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
22
PERSONAL DE
COMPRAS
CÓDIGO
P-07-04CS
FECHA
01/11/2016
VERSIÓN
14
RECEPCIÓN DE PAGOS:
1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos
recibidos del almacén, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes.
REVISIÓN DE PAGOS:
1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato de “listado de pagos”.
RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE:
1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de
pago.
NOTAS ACLARATORIAS:

Las solicitudes de cotización y citación se realizan inicialmente con los proveedores que se encuentran
registrados en la base de datos, sin embargo, constantemente se revisan portafolios enviados y se invitan a
participar de las citaciones y cotizaciones.

Se requerirá solo de una (1) cotización cuando :




La adquisición del producto o servicio no supere la cuantía de $1.500.000.
Corresponda a un proveedor y/o producto exclusivo.
Para aquellos casos en que se necesite realizar adquisiciones derivadas de proyectos en ejecución.
Existan negociaciones de largo plazo.
2.3.4.2.FLUJOGRAMA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS
USUARIO SOLICITANTE
PROVEEDOR
CÓDIGO
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01/11/2016
VERSIÓN
14
COMPRAS Y SUMINISTROS
INICIO
SOLICITUD DE
CITACIÓN A
PROVEEDORES
CITACIÓN A
PROVEEDORES
REUNIÓN O
RECORRI DO CON
PROVEEDORES
REQUISITOS Y
ESPECIFICACIONES
PRESENTACIÓN DE
COTIZACION ES
RECEP CION DE
COTIZACION ES.
ELABORACIÓN DE CUADRO
DE ADJUDICACIÓN EN
COMP AÑÍA DEL USUARIO
GENERACION DE
SUMINISTROS.
REVISIÓN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)
NO
SE LE IN FORMA AL
USUARIO
SI
CONSU LTA DE
FORMULARIO
REGISTRO DE
PEDIDOS Y
GENERACION DE
ORDEN DE COMP RA
APROBACIÓN
CUADRO DE
ADJUDICACIÓN O
DOCU MEN TO
SOPORTE
NO
SI
APROBACIÓN DE
ORDEN DE COMP RA
ENVÍO DE ORDEN DE
COMP RA AL
PROVEEDOR
PROGRAMACIÓN Y
ENTREGA DE OBRA
RECEP CIÓN DE OBRA
NO
SI
FIRMA REMISIÓN O
ACTA DE ENTREGA
ENTREGA DE
FACTU RA O CUENTA
DE COBRO
RECEP CIÓN DE
DOCU MEN TOS
ENTRADA DE
ALMACEN.
ADQUISICIÓN PARA OBRA CIVIL Y MOBILIARIO PARA PROYECTOS
SALIDA DE ALMACÉN
TRÁMITE DE
FACTU RA O CUENTA
DE COBRO
NO
RECEP CIÓN DE
PAGOS
REVISIÓN DE
PAGOS
SI
RADICACIÓN DE
PAGOS EN EL ÁREA
CONTABLE
FIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS
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14
2.4. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS:
Con el fin de conocer la percepción de los clientes internos del Departamento de Compras, se cuenta con la Encuesta
Satisfacción Gestión de Compras la cual está diseñada para medir la calidad y oportunidad del servicio prestado por el
personal de compras.
La aplicación de la encuesta se realiza semestralmente a las áreas filtro quienes son nuestros principales usuarios,
teniendo en cuenta que consolidan las necesidades de la Universidad. El resultado de las mismas es medido a través
del indicador de satisfacción del cliente. A partir de la encuesta se busca alcanzar y superar las expectativas de los
usuarios y plantear planes de acción frente a las debilidades encontradas en el servicio.
2.4.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES.
No
RESPONSABLE
1
PERSONAL DE
COMPRAS
2
USUARIO
3
PERSONAL DE
COMPRAS
4
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ENVÍO DE LA ENCUESTA A LOS USUARIOS:
1. Envía el correo electrónico con el link a las áreas filtro para su
diligenciamiento.
Este proceso se realiza de manera semestral, es revisado y aprobado por el
Jefe del Departamento de Compras.
DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA:
1. El usuario diligencia la encuesta en donde tiene la posibilidad de
retroalimentar sobre las oportunidades de mejora para el Departamento de
Compras.
ANÁLISIS DE DATOS:
1. Realiza tabulación de la información.
2. Analiza los datos.
3. Actualiza el indicador.
4. Reporta al Jefe de Compras los resultados obtenidos.
RESULTADO:
1. Analiza el resultado obtenido.
2. Plantea las acciones de mejora y retroalimenta a la dependencia sobre las
actividades a ejecutar.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS
CÓDIGO
P-07-04CS
FECHA
01/11/2016
VERSIÓN
14
2.4.1.2. FLUJOGRAMA
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS
PERSONAL DE COMPRAS
USUARIO
JEFE DE COMPRAS
INICIO
ENVÍO DE LA
ENCUESTA A LOS
USUARIOS
DILIGENCIAMIENTO
DE LA ENCUESTA
ANÁLISIS DE
DATOS
REALIZAR
TABULACIÓN DE
LA INFORMACIÓN
ANALIZAR LOS
DATOS
ACTUALIZAR
INDICADOR
REPORTAR AL
JEFE DE COMPRAS
RESULTADOS
COMPRAS Y SUMINISTROS
RESULTADO
ANALIZA
RESULTADOS
PLANTEA
ACCIONES DE
MEJORA
FIN
2.5. DEFINICIONES:









AREAS FILTRO: Son aquellas dependencias administrativas y académicas en las que se centran las
solicitudes de compra de acuerdo a la naturaleza del producto o servicio.
COMPRAS OCASIONALES: corresponde a aquellas compras de menor cuantía ($90.000) que no requieren
aprobación del ordenador de gasto por ser adquiridas por caja menor y sin los correspondientes
procedimientos de adquisición.
COTIZACIÓN: documento emitido por el proveedor en donde se presenta la respectiva propuesta económica
y condiciones comerciales.
ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el Departamento de Compras para solicitar bienes al
proveedor indicando cantidad, detalle, precio y lugar de entrega.
ORDENADOR DE GASTO: persona facultada por la máxima autoridad de la Universidad para aprobar una
compra de un bien o servicio.
PROVEEDOR: persona natural o jurídica que cumpliendo los requisitos mínimos establecidos por la
Universidad La Gran Colombia suministra bienes y servicios acorde a las necesidades de las dependencias
usuarias.
SOLICITUD DE PAGO: es el documento que emite el Departamento de Compras para contratar servicios o
bienes intangibles.
SUMINISTRO-PEDIDO: es el documento generado en el sistema de información Iceberg para solicitar un bien
o servicio.
USUARIO SOLICITANTE: es la persona autorizada por el Director Jefe o Decano, para elaborar suministros
(pedidos) en el sistema de información Iceberg.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS
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VERSIÓN
14
2.6. DOCUMENTOS RELACIONADOS:
 Acuerdo N° 006 de Agosto 02 de 2011
 Acuerdo 004 del 04 de julio de 2006.
 Listado de firmas digitales en PDF
 Resolución 17118 de Octubre 16 de 2014
 Formulario “entregas almacén”
3. CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV.
FECHA
DESCRIPCIÓN
01/07/2010
Emisión inicial
1. Se incluyó metodología para medir la satisfacción de los usuarios del
departamento de compras y suministros.
2. Se incluyó metodología para las compras de biblioteca y
publicaciones debido a su necesidad de conocimiento de la compra.
Se incluyó al manual de procesos los procedimientos de adquisiciones
Planta Física,
igualmente se disgregó en dos procedimientos las
adquisiciones del material bibliográfico y la adquisición de publicidad.
Se actualiza el manual en los literales 2.2.2 por cambio en la inscripción de
proveedores y literal 2.7 por inclusión de nuevas líneas de proveedores.
Actualizamos publicaciones
Cambios los criterios de la evaluación de proveedores
1
22/11/2010
2
01/09/2011
3
24/01/2012
4
01/03/2012

5
22/10/2012
Literal 2.1.1 Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte
clasificadas como urgentes se diligenciaran directamente por la
Secretaría del proceso de Compras y suministros
 Literal 2.2.1 Nota: No será necesario realizar el procedimiento de
inscripción y selección para aquellos proveedores que se les haga
compras ocasionales. Entiéndase por ocasional aquellas compras en las
que se genera hasta dos (2) órdenes de compra. A estos proveedores se
les exige únicamente Rut y/o cámara de comercio y certificación
bancaria.
 Mejora al procedimiento de adquisición de publicidad. Literal 2.6.
Literal 2.1
Se actualizó el nombre CUANTÍAS PARA APROBACIÓN DE COMPRAS
Literal 2.1.1
COMPRAS DE CAJA MENOR:
Todas aquellas compras ocasionales hasta $ 70.000 se tramitan a través de
la secretaria del departamento de Compras y suministros. Los criterios para
realizar esta compra son los siguientes:
6
17/06/2013
- No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de
proveedores.
- Las facturas deben tener los requisitos mínimos legales exigidos.
- Debe ser consultada y autorizada por el Director de Compras y
Suministros.
Literal 2.1.3 – 2.1.4 se eliminaron porque se creó un documento para realizar
la inscripción, selección, evaluación y certificación de proveedores.
Literal 2.3
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS
CÓDIGO
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FECHA
01/11/2016
VERSIÓN
14
Se actualizó el literal separando cada metodología de acuerdo a bien o
servicio que se compre:
- Adquisición de compras en general
- Adquisición de servicios en general
- Adquisición para biblioteca
- Adquisición de obra civil e inmobiliario
- Adquisición publicidad impresa
- Adquisición elementos para bienestar universitario
- Adquisición para centro de medios audiovisuales
Literal 2.6
Se eliminó la evaluación de proveedores porque se creó un documento para
realizar la inscripción, selección, evaluación y certificación de proveedores.
7
21/09/2013
8
31/03/2014
9
01/06/2014
10
10/07/2014
11
27/10/2014
Literal 2.3
Se actualizó el literal separando cada metodología de acuerdo a bien o
servicio que se compre:
- Adquisición de compras en general
- Adquisición de servicios en general
- Adquisición para biblioteca
- Adquisición de obra civil e inmobiliario
- Adquisición publicidad impresa
- Adquisición elementos para bienestar universitario
- Adquisición para centro de medios audiovisuales
- Adquisición de material para eventos (nuevo)
- Adquisición de material de laboratorios. (nuevo)
- Procedimiento de producto no conforme
En la actividad RECEPCIÓN ELEMENTOS * realiza la evaluación de
proveedores (Sello de evaluación), se eliminan las palabras Sello de
evaluación ya que lo que se realiza es un seguimiento de proveedores.
Se agrega compra de caja menor por eventos.
Se realiza cambio en todos los procedimientos
Se genera procedimiento para tratamiento de devolución de producto.
Se genera procedimiento para tratamiento de garantías. Se incluye el
registro de garantías.
Actualización de los diagramas de flujo de los procedimientos que conforman
el manual.
COMPRAS DE CAJA MENOR POR EVENTOS: se añade Habrá eventos
que no cumplan con el procedimiento de diligenciamiento del formato
CODIGO: R-07-11EV REGISTRO: SOLICITUD DE EVENTOS, por ser
considerados extraordinarios; pero deberán contener la firma de autorización
de la Vicerrectoría Administrativa en el documento soporte de la compra,
factura, cuenta de cobro o equivalentes (será opcional el diligenciamiento del
registro)
En todo el documento se cambia estado GRABADO a GENERADO
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS
POR DESARROLLO HUMANO: se añade hacer firmar el listado de entrega
de dotación
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA PROYECTOS SOLICITADOS
POR CEMAV: se modifica (ver documento adjunto)
Se añade VERIFICACION: La verificación del producto estará a cargo del
usuario que solicita el elemento, pues él es quien lo va usar y
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electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS
CÓDIGO
P-07-04CS
FECHA
01/11/2016
VERSIÓN
14
conoce las características técnicas. Esta actividad aplica para
aquellas dependencias o facultades a las que por la naturaleza de
sus solicitudes se les asigne un procedimiento específico. Para las
demás compras la verificación estará a cargo del personal de
almacén y dependiendo del producto se le solicitara el concepto al
personal de servicios generales.
ENCUESTA SATISFACCION: se amplió la aplicación de la encuesta para
todas las áreas de la universidad, ya que solo se realizaba a las áreas filtro
La encuesta de satisfacción se realiza para ver la percepción que se tiene
de la gestión de compras y saber si fueron alcanzadas las expectativas en
relación al producto o servicio entregado a las aéreas de la universidad
Se añaden la definición de AREAS FILTRO: Son aquellas a través de las
cuales se solicitan elementos específicos teniendo en cuenta que son ellas
quienes son las expertas en el producto o servicio a solicitar.
Se cambia las cuantías para aprobación de compras de gasto:
Toda compra de bien o servicio será verificada por la Vicerrectoría
Administrativa, quien emitirá y entregará a los autorizadores del gasto para
las respectivas aprobaciones acorde a las cuantías; los cuales han sido
establecidos en los estatutos. Resolución No. 17118 del 16 de octubre de
2014 y acuerdo no. 006 de agosto 02 de 2011.
Compras de caja menor:
Se modifica el literal d. no requiere evaluación de proveedores.
Compras caja menor por eventos:
Eliminación del procedimiento.
12
20/08/2015
Adquisición de compras en general:
Se realizan cambios en las actividades y se integran los procedimientos de
publicidad impresa, elementos solicitados por Bienestar Universitario,
elementos solicitados por servicio médico, elementos solicitados por
Desarrollo Humano, proyectos solicitados por CEMAV, elementos para
proyectos de laboratorios.
Adquisición para elementos solicitados por Biblioteca:
Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de
recepción de pagos, revisión de pagos y radicación en el área contable.
Adquisición para obra civil y proyectos inmobiliarios:
Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de
recepción de pagos, revisión de pagos y radicación en el área contable.
Producto no conforme:
Se traslada para el manual del almacén.
Tramites de garantías:
Eliminación de procedimiento, la actividad se incluye en el manual de
almacén.
Evaluación de la gestión de compras:
Cambio en los responsables de las tareas a ejecutar.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS
13
01/04/2016
01/11/2016
P-07-04CS
FECHA
01/11/2016
VERSIÓN
14
Se adiciona NOTA ACLARATORIA: Las solicitudes de cotización y citación
se realizan inicialmente con los proveedores que se encuentran registrados
en la base de datos, sin embargo, constantemente se revisan portafolios
enviados y se invitan a participar de las citaciones y cotizaciones.
Se adiciona 1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de
información Iceberg/módulo de suministros indicando las especificaciones
técnicas o características propias del bien y/o servicio, luego procede a
radicarlo físicamente en el Departamento de Compras en estado
confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del
director, jefe o decano según corresponda*

14
CÓDIGO
Las solicitudes de papelería y tóner se deben radicar directamente en el
almacén o enviar al correo electrónico solicitudes.compras@ugc.edu.co,
en estado confirmado debidamente firmadas por parte del director, jefe o
decano según corresponda*.
Se realizan ajuste generales al documento, se suprime introducción.
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA