VERSION COMPLETA - Diseño y evaluación de proyectos culturales

El siguiente texto es un resumen del libro Diseño y evaluación de proyectos culturales, de
David Roselló Cerezuela. Editorial Ariel Patrimonio, y editado en el 2004.
LA IDEA DE PROYECTO: QUÉ ES Y PARA QUE SIRVE
Un proyecto es una secuencia de decisiones sobre tareas y recursos, encaminados a lograr unos
objetivos en unas determinadas condiciones.
El diseño y trabajo por proyectos se presenta entonces como el instrumento de trabajo que
utilizamos para desarrollar las ideas expuestas y concretarlas en acciones. Pero la función del
proyecto es conseguir resultados, no realizar acciones. Debe entenderse además que el proyecto es
una herramienta colectiva y compartida, que debemos saber usar para el buen desarrollo de nuestra
actuación, sin que se convierta en un fin por ella misma.
El proyecto es pues la concreción de una voluntad que, en particular, en el campo cultural,
llamaremos política cultural, entendiendo por ésta el conjunto de valores, ideas, orientaciones y
directrices que una organización quiere desarrollar. Para ello es necesario traducir las voluntades y
las ideas a acciones concretas, que deben estructurarse de manera que sea posible lograr, con la
máxima eficiencia, la finalidad planteada.
Igual que en muchas otras profesiones, la realización de un proyecto representa una garantía a
la hora de desarrollar con éxito su cometido.
Con todo, un proyecto siempre es una combinación de incertidumbre y de riesgo. Ni podemos
tener todos los parámetros absolutamente controlados ni es perfectamente previsible todo lo que
puede suceder en nuestra intervención. El proyecto es una garantía de reducir la incertidumbre y el
riesgo pero no los elimina por completo. Lo que para alguna gente puede ser un motivo de
preocupación e incluso ansiedad, para otra gente la incertidumbre y el riesgo son vistos como una
oportunidad, un estímulo o un reto. Es importante detectar, en el conjunto del proyecto, aquellos
aspectos, momentos o temas que representan una cota de riesgo más elevada y saber estar mas
atentos a su tratamiento y resolución. Identificar estos nódulos en los que el proyecto es esencial
para el equipo si quiere resolverlos o saber convivir con ellos con las máximas garantías. Aunque no
lo queramos, habrá que improvisar más de una vez, pero habrá que hacerlo bien. Un componente
de la gestión de este tipo de proyectos, es en parte, la gestión de la complejidad permanente cuando
no del conflicto abiertamente. Otro de sus componentes es la gestión de la anticipación, puesto que
planificar es un ejercicio de prospección. Se planifica hoy para atender las necesidades de la
sociedad de mañana, sobre todo cuando la visualización del impacto de nuestras intervenciones
suele estar planteado a largo plazo.
(…)
El proyecto es aquella herramienta útil que en caso de duda o de reorientación nos sirve de
guía, tanto en su conceptualización como en su aplicación concreta. Por lo tanto, el proyecto
incluirá muchos apartados de índole interna necesarios para el equipo.
Ejemplo de estructuración
Plan
Desarrollo de los sectores artísticos.
Programa
El plan contiene 3 programas: la potenciación de la danza, el fomento de la música y el
desarrollo de las artes plásticas.
Proyecto
Cada programa contiene diferentes proyectos. En concreto el programa de danza tiene tres
proyectos: crear una escuela de danza facilitar espacios de ensayo para compañías y celebrar el Día
Internacional de la Danza con actuaciones en la calle.
JUSTIFICACIÓN DEL DISEÑO DE PROYECTOS CULTURALES
-
Optimizar recursos para conseguir máximos resultados.
Orientar nuestras acciones desde el principio.
Romper viejos esquemas de planificación.
Hacer un proceso de reflexión, y relanzamiento de ideas.
Establecer prioridades, criterios y actitudes comunes.
Generalizar las prácticas de seguimiento y control.
Disponer de un documento escrito para su presentación.
Disponer de un documento escrito que perdura.
Facilitar la participación de todo el equipo.
Estimular y cohesionar a los profesionales.
Mostrar un método de trabajo a las personas que se incorporan.
Movilizar diferentes agentes en un proyecto común.
Ofrecer una imagen de seriedad y profesionalidad.
REQUISITOS DE UN BUEN DISEÑO DE PROYECTO CULTURAL
-
Permitir la toma de decisiones.
Tener perspectiva de globalidad.
Ser coherente entre las fases.
Ser fruto de un proceso anterior y origen de uno posterior.
Tener una perspectiva a largo plazo.
Tener una duración definida o ciclo de vida en el marco de organizaciones o
instituciones de existencia continua.
Ser realista y consecuente con el contexto.
Tener un fuerte componente de originalidad y renovación.
Estar abierto a la participación de otros agentes.
Conocer los presupuestos ideológicos que nos guían.
Establecer una temporalización del proyecto.
EJEMPLO DE ESQUEMA PARA DISEÑO DE UN PROYECTO CULTURAL
DESARROLLO DETALLADO DE LAS FASES DEL ESQUEMA PARA LA
ELABORACIÓN DE UN PROYECTO CULTURAL
1 BASES CONCEPTUALES DEL PROYECTO
FINALIDADES
La finalidad debe expresarse generalmente en positivo y con verbo de acción. Suele conllevar
un texto muy genérico y a menudo extenso.
DINÁMICA TERRITORIAL
Análisis de los factores inherentes al territorio de referencia del proyecto que pueden influir en
su definición. Se trata, por lo tanto, de resaltar cuáles son los elementos distintivos del territorio en
el que se lleva a cabo el proyecto y que éste termine siendo de una manera o de otra.
Materiales a utilizar: Consulta de censos, padrones, etc.; lectura de publicaciones existentes;
encuestas; consulta ciudadana abierta; la entrevista individual; grupos de discusión; grupos de
expertos; la observación.
DINÁMICA SECTORIAL
Se entiende el análisis de los factores inherentes al sector cultural concreto en el que está
enmarcado el proyecto y que puede influir en su definición. Puede tratarse de un sector reconocido
de la cultura tal como el patrimonio cultural y natural, las artes visuales o plásticas, las artes
escénicas, la música, el sector audiovisual o el sector literario. Puede ser un sector menos
estandarizado como la fiesta, la cultura popular, la difusión científico-técnica, etc.
ENCUADRE DENTRO DEL CONTEXTO DE OTRAS POLÍTICAS
Antes de definir nuestro proyecto necesitamos conocer qué otras actuaciones se están
desarrollando en nuestro entorno y cómo pueden influir en nuestra propuesta, para encontrar el
planteamiento de nuestro proyecto que mejor se adapta al contexto.
Para nosotros es importante saber lo que hacen otros agentes en relación con la finalidad o el
contenido que queremos trabajar. Interesa identificar las intervenciones de la administración
pública, de la empresa privada, y del sector asociativo.
ORIGEN Y ANTECEDENTES
En algunos casos el origen del proyecto puede ser determinante para su posterior definición.
En proyectos ya iniciados, el identificar el momento en que nació, el contexto, las
motivaciones, las reacciones que suscitó, etc., puede ayudar a entender el momento actual del
mismo. Además puede ayudar a justificar un cambio de orientación del proyecto, argumentando un
nuevo contexto que exige una actualización del mismo.
Paralelamente buscamos la existencia de otros proyectos, si no iguales, al menos parecidos al
nuestro, de los que podamos aprender.
ANÁLISIS INTERNO DE LA INSTITUCION GESTORA
2. LA DEFINICIÓN DEL PROYECTO
DESTINATARIOS
Debemos hacer un planteamiento profundo a la hora de conocer bien las características que lo
definen. En todo caso debe descartarse la creencia de que un proyecto puede dirigirse a todo el
mundo. Se debe establecer una segmentación de la población general según los parámetros que
creamos definitorios. La edad, el género, las aficiones artísticas, el área de residencia, el poder
adquisitivo, el nivel de instrucción o cualquier otro.
Muchas veces los destinatarios bien definidos por el encargo inicial, por lo que en este caso
debería tratarse como parte del contexto.
¿En que determina el público objetivo nuestro proyecto? En casi todo: desde los temas a tratar
o la manera de hacerlo hasta el lugar, el horario, el acondicionamiento del espacio, la epoca del año,
los precios o tarifas, los profesionales que intervienen, la difusión que haremos para motivarlo a que
participe, etc.
OBJETIVOS
Aquello que se quiere conseguir, lograr u obtener de un proyecto. Para diferenciarlo de la
finalidad establecemos que los objetivos tienen un nivel mayor de concreción y derivan de esta.
Existen:
-
-
Objetivos de contenido: centrado en los temas que aborda el proyecto y le da sentido.
Objetivos de estructura o internos son objetivos centrados en el funcionamiento de la
estructura del proyecto.
Existen también objetivos que no se quieren mostrar explícitamente, pero que
están presentes en el equipo de redacción del proyecto.
Objetivos cuantitativos o cualitativos.
Los objetivos deben redactarse de la siguiente manera:
Verbo de acción + variable a modificar + criterio de modificación + condiciones de aplicación
CONTENIDOS
Definición de temas o aspectos que trata dicho proyecto.
ESTRATEGIAS
Es la determinación de la mejor manera o forma de actuar a la hora de llevar a cabo las
actividades a fin de lograr objetivos.
ACTIVIDADES
Las actividades son la materialización del proyecto. A veces llegan a ser el momento en que
mejor se define y entiende éste. Se trata de un conjunto ordenado y coherente de decisiones que
hemos con tal de conseguir los objetivos definidos y de acuerdo con las estrategias planteadas.
Las actividades son consecuentes con el contexto, los contenidos, los objetivos, y las estrategias
planteadas.
MODELO DE GESTIÓN
Existen varias opciones dentro del modelo de gestión:
- Gestión propia o directa.
- Gestión delegada o indirecta.
- Gestión mixta
- Externalización de la gestión o de servicios
- Privatización de la gestión.
3. LA PRODUCIÓN DE UN PROYECTO
PLANIFICACIÓN
Es un desarrollo en el tiempo de todas las tareas de tipo administrativo, organizativo, técnico,
etc., necesario para llevar a cabo el proyecto. Es por tanto una tarea imprescindible para la
organización operativa para conseguir los objetivos, y un desglose de trabajos que van realizarse en
equipos.
Se suelen crear tablas o cronogramas de producción de actividades, que se van actualizando en
el transcurso del proyecto. En cada una de las actividades se anotará la fecha de inicio, de
finalización, y el % realizado de esa actividad. De esta manera se puede visualizar en cada momento
por cualquier componente del equipo cual es el estado general del proyecto.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y RECURSOS HUMANOS
Algunas personas tienen la creencia de que la estructuración de un equipo es una simple
cuestión técnica de basada en organigramas y poco más. En el fondo la constitución de un equipo
parte de una base filosófica y de una voluntad de orientar la organización de acuerdo con unas ideas
de lo que se quiere conseguir.
Existen diferentes básicamente 4 ideologías de la organización según Roger Harrison (ver en la
pág. 173).
COMUNICACIÓN
Un acontecimiento que no se da a conocer es como si no existiera.
REQUISITOS TÉCNICOS E INFRAESTRUCTURALES
Conjunto de aspectos materiales que requiere nuestro proyecto para su buen desarrollo.
FACTORES JURÍDICOS
Conjunto de repercusiones legales derivadas de las decisiones tomadas tanto en la definición del
proyecto como del modelo de gestión y de organización.
GESTIÓN ECONÓMICA Y FINANCIERA
Síntesis monetaria de un proyecto y sus mecanismos de aplicación.
El presupuesto, equilibrio presupuestario, aportaciones monetarias (subvenciones) o no
monetarias (cesión de espacios por ejemplo) de patrocinadores o instituciones públicas, estado de
las cuentas (seguimiento de las cuentas), balance (estado de las cuentas en su fase final), análisis de
costes, control de ingresos y pagos, la contabilidad, y plan de patrocinio.
OTROS FACTORES