Política IX 9.10 Dana-Farber Cancer Institute Patient Care and Administrative Policy Manual POLÍTICA DE ASISTENCIA FINANCIERA AL PACIENTE PROPÓSITO: Esta política establece el compromiso del Dana-Farber Cancer Institute (DFCI) con el programa de Asistencia financiera al paciente, que pretende asistir a pacientes que no tienen la capacidad para pagar por su atención médica porque son pacientes de bajos ingresos sin seguro o tienen beneficios limitados o los han agotado (subasegurados), o porque tienen gastos médicos excesivos. ALCANCE: Esta política se aplica a todos los pacientes de DFCI que reúnan los requisitos. POLÍTICA: DFCI cuenta con un Programa de asistencia financiera al paciente (PFA, por sus siglas en inglés) diseñado para brindar asistencia a (i) pacientes de bajos ingresos (ingresos familiares equivalentes al 300% de las pautas federales de pobreza y por debajo), subasegurados o que no tienen seguro y no tienen la capacidad para pagar por sus servicios de atención médica y (ii) pacientes con cualquier tipo de ingreso familiar que tienen gastos médicos excesivos y no tienen la capacidad de pagar por sus servicios de atención médica. A efectos de esta póliza, “paciente” se define como el paciente o su garante (o sea, la persona responsable de la atención del paciente desde el punto de vista financiero). Este programa renuncia en todo o en parte a obligaciones financieras del paciente por servicios de atención médica brindados por DFCI para (i) pacientes de bajos ingresos que califiquen y que no cuenten con seguro médico comercial, que se considere que no reúnen los requisitos para programas de seguro médico estatal o federal, seguro médico federal, estatal o comercial cuyos beneficios sean limitados o hayan agotado por completo y (ii) pacientes de cualquier nivel de ingresos cuyos gastos médicos familiares se consideren excesivos en virtud de esta política. Las obligaciones financieras del paciente incluyen aquellas vinculadas a servicios por los que la aseguradora del paciente haya negado la cobertura en DFCI por limitantes de la red de la aseguradora o por montos de copago, coseguro o deducibles adeudados por el paciente. DFCI brindará asistencia financiera renunciando total o parcialmente a obligaciones financieras del paciente, para aquellos pacientes que: (i) completen la Solicitud de asistencia financiera del paciente (“Solicitud PFA”) y brinden la documentación de apoyo necesaria y (ii) se considere que reúnen los requisitos para obtener asistencia financiera en virtud de esta política (“pacientes que califican para PFA”). A los pacientes que califican para obtener esta asistencia no se les cobrará más que los montos que se facturan habitualmente (“AGB”, por sus siglas en inglés) a las personas aseguradas, según se describe más adelante en la Sección 4.2. La asistencia financiera en virtud de esta política no se brindará para servicios que no sean necesarios desde el punto de vista médico. Los pacientes sin seguro y los subasegurados que no califiquen para el programa PFA de DFCI podrían reunir los requisitos para el Descuento autopago de DFCI, que se describe más adelante en la Sección 4.5, pero no calificarán para ambos. Página 1 de 12 Política IX 9.10 1. Asistencia financiera a pacientes 1.1 Limitaciones de ingresos Este programa de PFA está limitado a pacientes con dificultades financieras demostradas debido a los ingresos limitados o en casos en que sus facturas médicas sean una parte importante de los ingresos de su familia. Las Pautas federales de pobreza por ingresos (FPG, por sus siglas en inglés) se utilizarán como determinante primario de los ingresos de un paciente. Los descuentos basados en niveles de ingresos se limitan a pacientes con ingresos familiares de menos del 301% de las FPG; los descuentos basados en gastos médicos excesivos varían según el nivel de ingresos de la familia. Pautas federales de pobreza por ingresos – 25 de enero de 2016 133% FPG 250% FPG 300% FPG 600% FPG Tamaño de la familia = 1 $15,800 $29,700 $35,640 71,280 Tamaño de la familia = 2 $21,307 $40,050 $48,060 96,120 Tamaño de la familia = 3 $26,813 $50,400 $60,480 120,960 Tamaño de la familia = 4 $32,319 $60,750 $72,900 145,800 Tamaño de la familia = 5 $37,825 $71,100 $85,320 170,640 Tamaño de la familia = 6 $43,331 $81,450 $97,740 $195,480 Tamaño de la familia = 7 $48,851 $91,825 $110,190 $220,380 Tamaño de la familia = 8 $54,384 $102,225 $122,670 $245,340 $5,533 $10,400 $12,480 $24,960 Tamaño de la familia > 8 La suite Eash tiene persona adicional 1.2 Limitación sobre los cargos A los pacientes que califiquen para el PFA no se les cobrará más que el AGB de las personas aseguradas. DFCI establece los AGB anualmente usando el “método de revisión hacia atrás” descrito bajo la Reglamentación de la Tesorería, Sección 1.501(r)-5(b)(1). Específicamente, el porcentaje de AGB anual de DFCI equivale a la suma de todos los cargos brutos durante el año fiscal anterior dividido por los reclamos pagados en relación con esos cargos. A efectos del cálculo del AGB, los reclamos pagados incluyen aquellos por atención de emergencia y necesaria desde el punto de visa médico pagada por la cuota de Medicare por los servicios y todas las aseguradoras de salud privadas como pagadores primarios, junto con las porciones de estos reclamos vinculadas que hayan pagado beneficiarios de Medicare o personas aseguradas en forma de copagos, coseguros o deducibles. La información sobre el AGB puede obtenerse escribiendo a Contabilidad de pacientes. El Departamento de Finanzas de DFCI hará estas determinaciones en el transcurso de 45 días después del final de cada año fiscal. Página 2 de 12 Política IX 9.10 1.3 Asistencia financiera debido a limitantes de ingresos Los pacientes que califiquen para el programa PFA en virtud del nivel de ingresos de su familia tendrán descuentos en sus cargos brutos o saldos correspondientes al paciente según el siguiente detalle: Ingresos familiares como % de FPG Descuento permitido* 0 a 133% 100% 134 a 250% 85% 251 a 300% 70% * El descuento permitido para pacientes que reúnen los requisitos según PFA se ajustará cada año según fuera necesario para garantizar que a estas personas no se les cobre más que el AGB de las personas aseguradas. 1.4 Asistencia financiera debido a gastos médicos excesivos Los pacientes con ingresos familiares por encima del 300% el FPG que puedan demostrar que los gastos médicos totales de su familia (incluyendo, pero sin limitarse a ellos los gastos en DFCI) superan un porcentaje establecido de los ingresos de su familia recibirán un descuento por dificultades económicas. Los gastos deben haberse dado en los 12 meses anteriores y se limitan a aquellos necesarios desde el punto de vista médico. A los pacientes que reúnan los requisitos para este descuento se les descontarán cargos brutos o saldos aplicables al paciente según se detalla a continuación: Ingresos familiares como % de FPG Con facturas médicas por encima de este porcentaje de ingresos familiares Descuento permitido* 301% - 600% 30% 70% Por encima del 600% 40% 70% * El descuento permitido para pacientes que reúnen los requisitos según PFA se ajustará cada año según fuera necesario para garantizar que a estas personas no se les cobre más que el AGB de las personas aseguradas. 1.5 Descuento de autopago Los pacientes sin seguro que no califiquen para PFA podrían calificar para obtener un descuento de autopago del 45% contra todos los cargos de autopago de los pacientes sin seguro y/o un descuento de autopago del 25% contra todos los cargos de autopago de pacientes sin seguro. Bajo ninguna circunstancia se aplicarán descuentos múltiples. Página 3 de 12 Política IX 9.10 2. Solicitud de asistencia financiera de DFCI Cuando un paciente solicita asistencia financiera, un Asesor financiero lo ayuda a completar la solicitud de PFA y determina si reúne los requisitos de DFCI y/u otra asistencia. Los representantes de servicio al cliente podrían derivar a los pacientes a asesores financieros para obtener ayuda para completar la solicitud de PFA. 2.1 Solicitud de asistencia financiera del paciente En la solicitud de PFA se pedirá información sobre la familia del paciente, su estado de seguro y los ingresos de su familia. No se exige la divulgación de bienes. Deben proporcionarse pruebas de los ingresos familiares a través de formularios W-2, información de pagos del año hasta la fecha de un empleador, cartas de adjudicación de asistencia federal o estatal, una declaración de ingresos de un contador u otra documentación de terceros. Un Asesor financiero comenzará a procesar la solicitud del paciente cuando esté completa. El Asesor financiero cerrará las solicitudes no completadas en el transcurso de 14 días y el paciente podrá volver a presentar una solicitud más adelante. 2.2 Solicitud de programas estatales, federales o del empleador Una vez recibida la solicitud de PFA completa, los asesores financieros: 2.3 A. Determinarán si el paciente ha presentado una solicitud y se le ha denegado la elegibilidad en programas de seguros médicos estatales o federales que correspondan en el transcurso de los 12 meses anteriores; B. Determinarán si el paciente tiene o reúne los requisitos para obtener un seguro comercial a través de su empleador o el empleador de una persona que pueda presentar al paciente como su dependiente y C. Determinarán que el paciente ha agotado o agotará sus beneficios de atención médica, incluidos los beneficios por COBRA y que no hay otros beneficios de atención médica disponibles. Determinación de asistencia financiera Una vez que un paciente ha presentado una solicitud de PFA completa, el Asesor financiero establecerá si el paciente (i) tiene ingresos familiares por debajo o equivalentes al 300% de las FPG o (ii) tiene gastos médicos excesivos según se describe en la sección 4.4. Si el Asesor financiero determina inicialmente que el paciente reúne los requisitos para obtener PFA, notificará al Supervisor de administración de acceso responsable por los servicios de orientación financiera, que tomará una decisión final respecto de la elegibilidad para PFA. Los asesores financieros comunicarán a los pacientes que hayan presentado una solicitud de PFA: (1) cualquier deficiencia en su solicitud y (2) si el paciente reúne los requisitos para PFA o no. Una vez alcanzada la determinación final de que un paciente reúne los requisitos de PFA, el Asesor financiero documentará la cuenta del paciente y si se da la aprobación después de un episodio de atención brindada, en visitas afectadas. 2.4 Revisión semestral Página 4 de 12 Política IX 9.10 La determinación de que un paciente reúne los requisitos de PFA es válida por 6 meses. Los pacientes que requieran asistencia financiera después de transcurridos los 6 meses deberán volver a presentar una solicitud. Los pacientes cuya cobertura de seguro se reinicie el 1 de enero del siguiente año calendario (debido a los límites de beneficios anuales) tendrán que volver a solicitar la asistencia cuando hayan agotado sus beneficios nuevamente. 2.5 Responsabilidad del paciente de reportar actualizaciones y cambios Los pacientes deben reportar a DFCI cualquier cambio en su situación de seguro o financiera que pudiera afectar a su elegibilidad para obtener asistencia financiera. Los pacientes cuya cobertura de seguros se reinicie el 1 de enero del siguiente año calendario (debido a límites de beneficios anuales) deben informar a DFCI sobre la cobertura del seguro reiniciada. 3. Pacientes que requieren o solicitan atención médica de emergencia La Ley de tratamientos de emergencias médicas y trabajo de parto (EMTALA, por sus siglas en inglés) exige a DFCI que proporcione los exámenes de evaluación médica y tratamiento en condiciones de emergencia médica independientemente del estado de seguro del paciente, su capacidad de pago o su elegibilidad en virtud de esta política’ No se solicitará información financiera a los pacientes que se encuentren en condiciones médicas de emergencia hasta que la condición de emergencia médica del paciente se haya estabilizado. 4. Esfuerzos de cobro DFCI se reserva el derecho de emplear prácticas de cobro generalmente aceptadas para la atención médica a fin de recuperar los saldos adeudados, incluida la implementación de “actividades de cobro extraordinarias” (p. ej. derivar los saldos impagos de pacientes a una agencia de cobro, presentar reclamos legales, derechos de retención sobre bienes inmuebles y órdenes de detención para obtener el pago). DFCI no participará en actividades de cobro extraordinarias antes de hacer un esfuerzo razonable por establecer si un paciente reúne los requisitos para la PFA. Los esfuerzos de DFCI para determinar si un paciente reúne los requisitos de PFA incluirán: (i) asesores financieros y representantes del servicio al cliente que notifiquen a los pacientes de esta política, (ii) asesores financieros que brinden a los pacientes información sobre deficiencias en sus solicitudes de PFA y (iii) asesores financieros que tomen y documenten decisiones sobre solicitudes de PFA completas. Respecto de cada saldo adeudado por la atención brindada, el Representante de servicio al cliente de DFCI notificará a los pacientes sobre esta política entre la fecha de la atención y los 120 días siguientes tras el primer resumen de cuenta por la atención brindada. Si no se presenta una solicitud de PFA para el final del período descrito, DFCI podría iniciar actividades de cobro extraordinarias. DFCI aceptará solicitudes de PFA por 240 días tras el primer estado de cuenta de facturación por la atención brindada y detendrá las actividades de cobro extraordinarias durante la revisión de cualquier solicitud de PFA presentada. Las decisiones sobre las solicitudes de PFA, incluidas aquellas sobre si se han hecho esfuerzos razonables por determinar si un paciente reúne los requisitos para obtener PFA y si se pueden realizar actividades de cobro extraordinarias, serán tomadas por el Director principal de servicios financieros para pacientes en virtud de la autoridad final del Vicepresidente principal y el Director de Finanzas. Página 5 de 12 Política IX 9.10 5. Esfuerzos por publicitar la política de PFA de DFCI DFCI está comprometido a ofrecer asistencia financiera a pacientes que califiquen y no tengan la capacidad para pagar por sus servicios médicos total o parcialmente. Para lograr este objetivo de beneficencia, DFCI publicitará ampliamente esta política dentro de sus instalaciones, en comunicaciones directas con pacientes y en las comunidades que atiende, especialmente en las comunidades con las mayores necesidades de atención médica insatisfechas. Los pacientes que estén recibiendo un curso de tratamiento o con obligaciones financieras pendientes (ya sea por deuda o por cuenta abierta) por tratamientos proporcionados en DFCI que indiquen una necesidad de asistencia financiera deben ser derivados a: Un asesor financiero de DFCI El sitio web de Dana-Farber (www.dana-farber.org) donde el paciente puede acceder a la Solicitud de asistencia financiera para el paciente Esta política, un resumen en lenguaje sencillo de esta política (adjunto) y la solicitud de PFA del paciente (adjunta) se publicarán en el sitio web de DFCI, www.dana-farber.org/financial. En el manual del paciente se incluirán copias impresas de esta política, así como un resumen en lenguaje sencillo de esta política y la solicitud de PFA. También estarán disponibles a solicitud, sin cargo, por medio de un Asesor financiero de DFCI, representante de servicio al cliente o por correo. Durante el período entre la fecha de la atención y los 120 días posteriores al primer estado de cuentas de facturación de la misma, se incluirá un resumen de esta política en lenguaje sencillo con todos los estados de cuenta de facturación y otras comunicaciones escritas sobre la factura. En colaboración con los socios comunitarios de DFCI, se compartirá información sobre esta política con residentes de los vecindarios prioritarios de DFCI de una forma que se pueda calcular razonablemente para llegar a esos miembros de la comunidad que es más probable que requieran asistencia financiera. Los esfuerzos por notificar a estos miembros de la comunidad podrían incluir la distribución de resúmenes de esta política en lenguaje sencillo a agencias públicas locales y organizaciones sin fines de lucro. Se publicará información sobre esta política en lugares públicos destacados en el Registro Central (Yawkey 268), las Oficinas de Registro en D3 y las Oficinas de Registro en cada uno de los satélites autorizados de DFCI. Los carteles publicados deberán ser claramente visibles y legibles para los pacientes que visiten estas áreas. Los carteles que se publiquen serán de tamaño póster, de 12 x 18 pies (3.7 x 5.5 m), en letra tamaño 34, en inglés y en español (y cualquier otro idioma que hablen 10% o más de los pacientes de DFCI como idioma principal) e incluirá un texto similar al que se presenta a continuación. La necesidad de carteles en otros idiomas se determinará junto con la presentación anual de solicitudes de servicios de interpretación ante el estado. Inglés: “Financial counseling is available to assist patients in applying for DFCI Financial Assistance, Massachusetts Medicaid, and Health Safety Net. If you think you may be eligible for these programs or would like more information about these programs, please call our Financial Counselors Office at 617-632-3455.” Español: “Ofrecemos Asesoramiento financiero para asistir a nuestros pacientes a obtener Massachusetts Medicaid y Health Safety Net. Si usted cree que podría reunir los requisitos para estos programas o desea obtener más información acerca de los mismos, comuníquese con nuestra Oficina de Asesoramiento Financiero al 617 632-3455.” Página 6 de 12 Política IX 9.10 Referencias Carta de Tommy Thompson, Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos a Richard Davidson, Presidente de la American Hospital Association (19 de febrero de 2004). Documento de referencia de la Oficina del Inspector General del Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos: Hospital Discounts Offered to Patients who Cannot Afford to Pay their Hospital Bills (Feb. 2, 2004). Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos, Centros de servicios de Medicare y Medicaid, Questions on Charges for the Uninsured (Feb. 17, 2004). 26 U.S.C. 501(r) en virtud de la adición de la Sección 9007 de la Ley de protección al paciente y atención asequible, Ley pública 111-148 (124 Stat. 119 (2010). Servicio de Renta Interna, Sección 1.501(r) de la Reglamentación propuesta para la tesorería, Requisitos adicionales para hospitales benéficos, Regla propuesta (26 de junio de 2012). Nombre de la política: Asistencia financiera al paciente Número de política: 9.10 Depto./Título de contacto: Vicepresidente de Finanzas Patrocinador: John Stewart Fecha de entrada en vigencia: Aprobado: Finanzas/Asuntos externos, 07/14 Aprobado por: Revisado: Revisado: Equipo de revisión de políticas, 07/14 Página 7 de 12 Política IX 9.10 Solicitud de asistencia financiera Dana-Farber Cancer Institute Información del paciente y su familia (use el reverso de este formulario si necesita más espacio para completar) Fecha: Nombre del paciente: Fecha de nacimiento: Dirección: Ciudad, estado, código postal: Número de teléfono: Número de teléfono alternativo: Parte o partes responsables desde el punto de vista financiero: Relación de la parte o partes responsables desde el punto de vista financiero con el paciente: Paciente Padre o madre Cónyuge Hijo adulto Hermano o hermana Otro El paciente contaba con seguro médico en el momento en que se proporcionaron los servicios: Sí No Si la respuesta es sí, adjunte una copia de la tarjeta del seguro (frente y dorso) y complete la siguiente información: Nombre de la compañía de seguros: Número de póliza: Número de grupo: Nombre del suscriptor: ¿Ha solicitado asistencia de un programa federal o estatal en los últimos 12 meses? Sí No Si respondió que sí, ¿lo aprobaron o denegaron? (proporcione el motivo de la denegación): Página 8 de 12 Política IX 9.10 Indique los miembros de su familia, incluido el paciente, cónyuge, padres, hijos y hermanos, que viven en el hogar del paciente: Miembros de la familia Edad Relación con el paciente 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Ingresos: Indique todos los ingresos de las partes responsables incluidos el salario bruto (antes de impuestos), ingresos por arrendamiento, por desempleo, beneficios del Seguro Social, ingresos por pensión, manutención infantil, pensión alimenticia, etc. Miembro de la familia Fuente de ingresos o Monto y frecuencia de los empleador ingresos 1. 2. 3. 4. Otras partes responsables: Indique si hubiera alguna otra persona no indicada anteriormente que sea legalmente responsable por el pago de los gastos médicos del paciente, como por ejemplo, un tutor. Sí, hay otra persona legalmente responsable por los gastos médicos del paciente. No, no hay otra persona legalmente responsable por los gastos médicos del paciente. Si respondió que sí, complete los siguientes: Nombre Dirección Rol o relación Página 9 de 12 Política IX 9.10 Gastos médicos: Para calificar a fin de obtener asistencia financiera debido a un exceso de gastos médicos, los ingresos de su familia deben superar el 300% de las pautas federales de pobreza de los EE. UU. y debe brindar copias de las facturas médicas de hospitales, médicos y otros profesionales médicos relacionados que no sean de DFCI mostrando el monto que tiene la responsabilidad de pagar. Los cargos de DFCI se incluirán en el cálculo de sus gastos médicos totales, pero no es necesario que haga una lista de los mismos. Incluya únicamente gastos médicos en los que haya incurrido en los últimos 12 meses. Gastos médicos Costo Frecuencia semanal, mensual, anual Prima de seguro médico Facturas hospitalarias Facturas de médicos Otro Otro Otro Certificación: Al firmar a continuación, certifico que he leído esta solicitud atentamente y que todo lo que he declarado y la documentación adjunta son verdaderos y correctos a mi leal saber y entender. La parte responsable reconoce que está obligada a reportar cualquier cambio en su situación de seguros a Dana-Farber Cancer Institute. ____________________________________________ Nombre en imprenta de la parte o partes responsable(s) ____________________________________________ Firma de la parte o partes responsable(s) ____________________________________________ Fecha Página 10 de 12 Política IX 9.10 PARA USO INTERNO – NO ESCRIBA DEBAJO DE ESTA LÍNEA. INTERNAL USE ONLY – DO NOT WRITE BELOW THIS LINE. Patient MRN#: Check all that apply: Meets low income guidelines Total Annual Family Income Uninsured # of Family Members Underinsured Actively insured Eligible Discount Excessive Medical Expenses Financial Assistance Application approved? Yes No Date application reviewed: Reason denied: Reviewer/Signature of Financial Counselor Date: Approval/Signature of Access Management Supervisor/Patient Access Supervisor Date: Página 11 de 12 Política IX 9.10 Resumen en lenguaje sencillo NOTIFICACIÓN A LOS PACIENTES DEL DANA-FARBER CANCER INSTITUTE DE DISPONIBILIDAD DE ASESORAMIENTO FINANCIERO, PLANES DE PAGOS Y ASISTENCIA FINANCIERA. De acuerdo con su misión, el Dana-Farber Cancer Institute (DFCI) toma muy en serio su obligación de brindar atención de alta calidad a todos los pacientes con cáncer, incluidos aquellos de bajos ingresos e indigentes y, cuando sea necesario, ofrecer orientación financiera, pagos de planes y asistencia financiera a nuestros pacientes. Algunos de los programas de DFCI para los que podría calificar incluyen: Descuentos para pacientes de bajos ingresos sin seguro o por servicios necesarios desde el punto de vista médico, no cubiertos por el seguro. Descuentos por dificultades económicas para pacientes con gastos médicos excesivos. Planes de pagos para pacientes que necesitan pagar las facturas en cuotas. Servicios de orientación financiera, incluido intentar ayudar a pacientes a encontrar un programa federal, estatal o privado que los ayude con sus facturas médicas. Según el programa de Asistencia financiera al paciente de DFCI, los pacientes con ingresos entre el 134% y el 300% del nivel de pobreza federal (FPL) en su núcleo familiar podrían calificar para no tener que pagar entre el 70 y el 85% de sus obligaciones financieras. Los pacientes con ingresos por debajo del 133% del FPL en su núcleo familiar podrían calificar para no tener que pagar en absoluto por sus obligaciones financieras como paciente. Los pacientes con ingresos en su núcleo familiar por encima del 300% del FPL pero con gastos médicos totales que excedan al menos el 30% de los ingresos de su núcleo familiar podrían calificar para un descuento del 70% en sus obligaciones financieras como pacientes. En ningún caso se cobrará a un paciente que califica bajo el Programa de asistencia financiera al paciente de DFCI más por atención necesaria desde el punto de vista médico, que lo que se cobra generalmente a otros pacientes y sus aseguradoras. Llame a nuestros Asesores financieros lo antes posible si cree que tendrá dificultades para pagar sus facturas médicas. Nuestros asesores financieros pueden ayudar a determinar si califica para alguno de los programas mencionados más arriba. Puede llamar a los Asesores financieros al 617-632-3455, de 8:00 a.m. a 6:00 p.m., de lunes a viernes. En www.dana-farber.org/financial o llamando a un Asesor financiero de DFCI podrá obtener copias de este resumen, de la Política de asistencia financiera para pacientes de DFCI y la Solicitud de asistencia financiera del paciente, tanto en inglés como en español. Página 12 de 12