Mejores Prácticas para Ingresar Datos de Vuelo Seguro dentro del

Mejores Prácticas para Ingresar Datos de Vuelo Seguro dentro del Perfil y
Preguntas Frecuentes.
Descripción:
El programa de Vuelo Seguro que entrará en efecto el 1ro de mayo de 2009 requiere a
las líneas aéreas proveer a la Administración de Seguridad en Transporte (TSA) con
información específica del pasajero como nombre, fecha de nacimiento, y género. Para
cumplir con los datos requeridos por del programa de Vuelo Seguro, la industria aérea ha
acordado utilizar los campos existentes de SSR DOCS y SSR DOCO para transmitir la
información requerida. Estos SSRs fueron parte de la resolución 760a de IATA que dio
lugar al desarrollo de la información anticipada del pasajero (APIS) utilizando SSRs.
Todos los GDSs de Travelport han implementado previamente estos SSRs y hoy están
disponibles para que todos los clientes de Travelport los utilicen. Cuando se hizo el
lanzamiento inicial en 2005, la industria requirió que cuando cualquiera de estos SSRs
fueran utilizados todos los campos en el SSR contuvieran información. Si faltara
información al momento de transmitir el SSR, se produciría un error. Más adelante la
industria decidió quitar este requisito para que no fuera obligatorio que todos los campos
tuvieran información. Como parte del proyecto de vuelo seguro, efectivo a partir del 1ro
de mayo de 2009 Travelport quitará la restricción para incluir datos en todos los campos
de SSR. Al quitar la restricción, las agencias de viajes podrán transmitir los datos que
puedan recolectar al momento de hacer la reservación.
El método para transmitir la información requerida por TSA (nombre, fecha de
nacimiento, género) es a través de la función SSR DOCS. Y para transmitir la
información opcional (el conocido número de viajero) será utilizando el formato SSR
DOCO. Observe por favor que ninguna funcionalidad dentro del SSRs ha cambiado-los
datos deben ser ingresados en el mismo orden como siempre. Todo lo que ha cambiando
es que si no se tiene toda la información disponible de todas formas el SSR puede ser
incluido en un PNR y estos datos parciales serán transmitidos por Travelport a la
aerolínea. Mientras que la aerolínea sea la responsable de última instancia de proveer a
TSA con la información de vuelo seguro, las agencias de viajes utilizarán los SSRs para
transmitir los datos a las aerolíneas. Para más información sobre los APIS SSRs, utilice
Formato de ayuda para el sistema Worldspan:
INFO APIS.
Para que los clientes se preparen para la implementación obligatoria las siguientes
Mejores Prácticas son sugeridas:
Secure Flight Profile Best Practice and FAQs – April 6, 2009
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Para los suscriptores de Worldspan:
1. Colecte la información requerida del pasajero.
2. Para cualquier cliente que ya cuente con toda la información requerida en el SSR, puede
crear un perfil o World File con un campo de transferencia (A) indicando siempre mover al
record e ingresar el SSR con todos los datos, por otro lado si se ingresa el SSR con la
información incompleta en el perfil (Word file) con línea de transferencia (A) dará lugar a un
mensaje de error hasta que la restricción sea levantada el 1ro de mayo.
3. Para cualquier cliente con el que no se cuente con la información completa la agencia puede
retrasar el incorporar el SSRs al perfil o construirlo utilizando un remark línea 5 con por lo menos
un campo de información. Cuando se colecte la información adicional o se suprima la restricción,
la línea de remarks puede ser modificada.
Para crear un SSR en Worldspan:
Aquí hay un ejemplo de cómo se deben de ingresar los formatos SSR DOCS en un
PNR. Note que el -1 .1 al final del formato, asociar el SSR al campo de nombre 1.
3SSRDOCSYYHK1/P/MEX/S12345678/MEX/01MAR82/F/21JUN10/SANTANA/TERESA/H-1.1
O después del 1ro de Mayo, puede utilizarse de la siguiente forma:
3SSRDOCSYYHK1/////01MAR82/F//SANTANA/TERESA-1.1
Nota: Worldspan permite utilizar YY como código de línea aérea en lugar de ingresar el código
de la aerolínea en específico.
A pesar de que no puede añadir el formato SSR DOCS abreviado a un PNR antes del
1ro de Mayo, usted puede empezar a añadirlos a sus World Files ahora utilizando las
líneas opcionales (O).
Aquí están los pasos para agregar los formatos arriba mencionados a un World File:
Para poner un World File en modo de modificación ingrese: G*-SANTANA/TERESA#PC
1. Para localizar líneas en blanco disponibles, ingrese: G*B
2. Tabule hacia alguna línea en blanco y añada el formato de DOCS como línea
opcional “O”. Asegúrese de añadir el signo numeral (#) al final de la línea.
Aquí hay un ejemplo:
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610O( (3SSRDOCSYYHK1/////01MAR82/F//SANTANA/TERESA-1.1# )
3. Pulse enter después de haber ingresado toda la información.
4. Para salvar, ingrese: G*ER
Usted puede transferir todas las líneas opcionales (O) cuando este creando un PNR o
después de haberlo hecho. Aquí hay dos ejemplos de formatos:
Para transferir desde un
World File:
Todas las líneas (A) y la
línea 610
Solo la línea 610
Ingrese:
G*SANTANA/TERESA#C/6
0 G*C610
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Para los subscriptores de Apollo y Galileo:
1. Colecte la información requerida del viajero.
2. Para cualquier perfil del cliente donde toda la información requerida en el SSR se haya
recolectado, el SSR se puede crear en el perfil como línea de movimiento relacionada (R).
3. Para cualquier cliente que todavía no se haya colectado toda la información, la agencia
puede retrasar la construcción del SSRs en el perfil o bien construirlo como una línea de
movimiento relacionada (R) con la información limitada que haya recolectado. Si ingresa el SSR
con la información incompleta en el perfil como línea de movimiento Relacionada antes del 1ro de
mayo dará lugar a un mensaje de error.
Para construir un SSR en Apollo:
Aquí hay un ejemplo de cómo ingresaría los formatos SSR DOCS en un PNR.
Note que N1 al principio del comando, asocia el formato del SSR al campo de
nombre 1.
¤:3DOCSN1/P/MEX/S12345678/MEX/01MAR82/F/21JUN10/SANTANA/TERESA
A continuación un ejemplo para agregar el formato de arriba a la línea 7 del
perfil. Note que el formato N1 (Campo de Nombre 1) al principio del comando
ha sido omitido.
RC:7R/¤:3DOCS/P/MEX/S12345678/MEX/01MAR82/F/21JUN10/SANTANA/TERESA
Cuando usted transfiere datos del perfil hacia el PNR, puede transferir las líneas R
después de que los nombres y segmentos hayan sido añadidos al record. Aquí
hay un formato para transferir las líneas R.
MVP/R/P-1/+7 (Transfiere del PAR/ las líneas R /Campo de
Nombre 1/ línea 7.) Para más información ver:
HELP DOCS
HELP PROFILE-MOVE
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Preguntas Frequentes
P) ¿Cuándo serán suprimidas las restricciones del formato SSR DOCS para acomodar
unicamente la información requerida por TSA—es decir los campos de nombre, fecha de
nacimiento y género? ¿El SSR DOCS va a ser definitivamente el formato que se utilizara
ya que algunas agencias han escuchado que será utilizado un OSI?
R) Las restricciones que requieren que el SSR contenga todos los datos serán levantadas
el 1ro de mayo. El campo SSR DOCS ha sido elegido por la industria como la solución.
No se utilizara un OSI.
P) ¿Qué responsabilidad tiene la agencia sobre las reservaciones creadas antes del 1ro
de mayo de 2009 y que los pasajeros viajaran el 1ro de Mayo o después?
R) La agencia no tiene ninguna responsabilidad de no haber incluido los datos requeridos
por TSA hasta que las reservaciones se creen a partir del 1ro de mayo en adelante.
P) ¿Será actualizado el programa Viewpoint (Galileo Desktop) de modo que los agentes
puedan ingresar estos SSRs de forma gráfica (GUI) a través de Viewpoint?
R) Viewpoint actualmente permite ingresar la información del pasajero (APIS) a través de
SSRs. Viewpoint sí requiere que todas la información sea ingresada. Si un usuario
requiere ingresar datos parciales, necesitará cambiarse Focalpoint para ingresar la
información parcial y regresar a Viewpoint. No hay aún planes para realizar
actualizaciones en Galileo Desktop para quitar estas restricciones de edición que solicitan
todos los datos en el SSR.
P) ¿La información en algún momento será protegida (encriptada) si el número de
identificación del pasajero se convierte en parte de la información que TSA pueda requerir
ya que a las agencias les preocupa la privacidad?
R) No hay aún planes para proteger (encriptar) estos datos en los campos SSRs. Nótese
que Travelport ha pasado las auditorias de PCI en los últimos años con la información
contenida y a la vista en los campos SSR DOCS en la reservación.
P) ¿Cuál es la longitud máxima del campo y la longitud de SSR DOCS?
R) En Apolo/Galileo/Worldspan, La longitud de campo mínimo/máximo varía
dependiendo de qué campo se quiera ingresar en el SSR. El número máximo de
caracteres permitido en el SSR para Apollo o Galileo es de 180 y en Worldspan el
máximo es de 127. Los límites de caracteres incluyen espacios y diagonales como
separadores.
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P) ¿Travelport ha discutido con TSA para cerciorarse de que los 30 caracteres
suministrados en el campo de observaciones de nombre cumplirá con los requisitos de
TSA de 35 caracteres?
R) 30 caracteres son el estándar que utiliza la industria para enviar mensajes en SSR
DOCS. 35 es el máximo de caracteres que la línea aérea puede enviar a TSA. De
acuerdo con el diseño del sistema de cada línea aérea, estas pueden agregar caracteres
especiales a la información que Travelport les envía antes de que la aerolínea envíe la
información a TSA.
P) ¿Cuándo se utilizan los campos DOCS o DOCO existe una validación entre el nombre
en el SSR y el campo de nombre en el PNR?
R) No hay validación entre estos dos campos sin embargo se recomienda que sean
iguales. El proceso que revisa el vuelo seguro utilizará el nombre ingresado en el SSR.
P) ¿Qué procedimiento se debe seguir para las aerolíneas donde el PNR incluye a un
infante viajando sin asiento y la línea aérea no permite ingresar en su sistema el nombre
de este infante?
R) No tenemos conocimiento de que exista alguna aerolínea que opere
internacionalmente que no permita ingresar un campo de nombre para el infante.
Debido a que es responsabilidad de la aerolínea el suministrar la información de
vuelo seguro, la aerolínea deberá trabajar con el GDS para asegurarse de que se
cumplan los requisitos.
P) Mi cliente me esta preguntando: ¿Cómo manejar las situaciones en donde han creado
un SSR y obtiene un mensaje de error como respuesta? "ERROR – NOT ALL DATA
FIELDS ACCOUNTED FOR WITH DATA OR SLASH" ("ERROR- NO TODOS LOS
CAMPOS DE DATOS FUERON INGRESADOS")
R) Hasta el 1ro de mayo, la mejor práctica es ingresar solamente SSRs cuando se
cuente con todos los campos. Después del 1ro de mayo ya no se desplegará este
error debido a que la restricción de incluir toda la información en cada campo será
suprimida.
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P) Mi cliente no cuenta con todos los datos necesarios para ingresar el SSR. ¿Podría
ingresar datos parciales? Ejemplo: ¿Si cuenta con el nombre y el género pero no con la
fecha de nacimiento, ocurrirá un error al suministrar los datos?
R) Una vez que las restricciones para los datos de SSR se supriman el 1ro de
mayo, los agentes podrán ingresar datos parciales. Habrá algunas limitantes de
edición tales como asegurarse que el campo de SSR incluya la letra P y el número
del pasaporte, por ejemplo. Como se mencionó arriba existen mejores prácticas
para que en Apollo y Worldspan se construyan SSRs en los Perfiles/World Files.
Hasta el 1ro de mayo, las agencias pueden utilizar solamente SSRs que
contengan toda la información requerida.
P) ¿Los nuevos SSRs DOCO y DOCS dependen de una versión especifica de Apollo?
R) Solo como recordatorio, estos SSRs no son nuevos tal vez no habían sido
utilizados por su agencia, sin embargo estos SSRs no dependen de una versión
específica y trabaja en todas las plataformas de Travelport GDS.
P) En los ejemplos de ayuda HELP DOCS mostramos el segundo nombre, no
obstante en el campo de nombres tal vez no incluimos el segundo nombre o inicial.
¿Necesitan estos dos campos estar igual?
R) No necesitan estar iguales y no existe validación en los dos nombres entre estos
campos.
P) ¿Tiene el agente que ingresar el nombre completo del cliente en el SSR?
R) El nombre ingresadó en el SSR debe ser el mismo que el que tenga en sus
documentos el pasajero, por ejemplo el pasaporte. En el campo de nombre no hay
variación se requiere de un apellido/primer nombre. En caso de no existir ningún
primer nombre, el apellido puede ser repetido o se puede utilizar título. No habrá
cambios en el procedimiento de ingresar nombres después del 1 de mayo, la
agencia deberá continuar ingresando los nombres de la forma actual.
P) Si la agencia tiene todos los datos requeridos en el Perfil/World File, ¿Cuál es la
información mínima requerida en el PNR antes de transferir el SSR con los datos?
R) Worldspan no requiere la presencia de segmentos aéreos. Debido a esto el SSR
puede ser ingresado con una línea de transferencia de siempre mover al PNR, con
la advertencia que el SSR está debajo del campo de nombre ya que este sí es
requerido. Apollo sí requiere segmentos aéreos presentes, por lo tanto el SSR
debe ser ingresado en el perfil con una línea de transferencia Relacionada y debe
de ser parte de la selección de nombre.
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P) ¿Actualmente el agente no puede agregar el guión en el apellido en el campo de
nombre de un PNR pero el SSR permitirá el guión?
R) No hay cambio a la funcionalidad actual de GDS para los campos de nombre o
SSRs. SSR DOCS sí permite ingresar el nombre con un guión esta funcionalidad
está ya disponible para todos los usuarios de Travelport GDS.
P) ¿Estamos seguros que el formato con las diagonales (//) para omitir el resto de
la información no cambiara entre hoy y la implementación?
R) La decisión para utilizar estos SSRs ha sido tomada por la industria y la
aprobación final de la industria fue hecha el 27 de febrero de 2009. Quitar la
restricción para permitir la transmisión de parte de los datos en el SSRs es el único
cambio. El formato y la orden de ingresar los datos siguen siendo iguales.
P) ¿Si las restricciones no serán levantadas sino hasta el 1ro de mayo, esto significa
que el requisito del gobierno de suministrar esta información cambiará a una fecha
posterior, pues los clientes no pueden esperar hasta el 1ro de mayo para comenzar a
poner los SSR en perfiles?
R) No se pronostica que la fecha del 1ro de mayo sea cambiada así que los
clientes deben estar listos para funcionar operando esa fecha. El suministro de los
datos no es un requisito del gobierno hacia la agencia. Como lo indicado arriba en
mejores prácticas, los datos se pueden ser colectados hoy e ingresados en perfiles
en todos los globalizadores del Travelport. Una vez que todos los datos han sido
colectados e ingresados en el perfil, la agencia puede comenzar con éxito a
transmitir estos datos a la aerolínea antes del 1ro de mayo.
P) Para los formatos SSR DOCS. ¿Podremos utilizar el código YY para generar un
mensaje a todas las aerolíneas en la reservación o necesitaremos hacer un SSR por
cada aerolínea (y pasajero por supuesto)?
R) Esta pregunta pertenece a los suscriptores de Worldspan ya que en este
sistema los formatos SSR DOCS y SSR DOCO no funcionan por segmento. Por lo
tanto el uso del código YY genera el mensaje a todas las aerolíneas en un PNR.
En Apollo o Galielo no es necesario especificar código de aerolínea así que el uso
del YY no se aplica.
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P) ¿Qué aerolínea es la responsable de enviar el SSR DOCS – la aerolínea que opera
o la de vuelo de código compartido? Por ejemplo, si el vuelo es de código compartido
con UA y el vuelo es operado por LH. ¿El agente necesita determinar si envía el SSR a
UA a LH o utilizando YY?
R) Los SSR DOCS y SSR DOCO como el resto de los SSRs continuarán siendo
enviados a la línea aérea que comercializó el vuelo (código compartido) y ésta a su vez
será responsable de enviar la información específica a la aerolínea que opera el vuelo.
P) ¿Aumentará Travelport el número de SSRs que puede ser ingresados en un PNR
como en los casos de grupos grandes que pueden exceder de los 255 permitidos
hoy?
R) No hay plan para aumentar el número de SSRs. Hoy hay un máximo de 255 SSRs y
OSIs (combinados) que se permiten en el PNR
P) Como lo entiendo la aerolínea tiene la obligación de transmitir la información y se
espera que la agencia colecte esta información. Sin embargo, el pasajero no está
obligado a proporcionar esta información a el agente, o posiblemente el pasajero no
cuenta con esta información al momento de hacer la reservación. Está claro que el
pasajero puede ser detenido por el departamento de seguridad si esa información no se
suministra. Si el pasajero se niega a proporcionar esta información a la agencia, ¿Será la
aerolínea responsable de colectar la información antes del abordaje?
R) Sí, la transmisión de los datos de vuelo seguro es responsabilidad de la aerolínea y
esta es responsable de proveerla 72 horas antes de la salida del pasajero. La
recolección de datos es colaboración entre el pasajero, la agencia y la aerolínea. Para
reducir al mínimo los trámites de todos las partes implicadas, es muy importante
contar con la cooperación en la recolección y transmisión de los datos de vuelo
seguro.
P) ¿Puede mi agencia utilizar la herramienta de control de calidad (Custom Check)
para cerciorarse de que este SSRs se está ingresando?
R) El control de calidad llamado custom check si es capaz de verificar los campos de SSR según la
regla solicitad así puede ser utilizado para la información del vuelo seguro.
P) ¿Puede una agencia de Worldspan utilizar la herramienta de control de calidad
llamada World File Edits para cerciorarse de que el SSRs ha sido utilizado?
R) El producto World File Edits actualmente puede verificar según la regla la aplicación
del SSR así que puede ser utilizado para la información de vuelo seguro.
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