Matriz de Requisitos Legales y Reglamentarios

CONSULTORÍAS EN RIESGO CORPORATIVO
LTDA.
VERSIÓN
1.0
VIGENCIA
01/11/2010
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
CÓDIGO
CDE-DA-002
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La gerencia de Consultorías en Riesgo Corporativo Ltda. es consciente que se debe cumplir con unas condiciones mínimas que
aseguren que el servicio se desarrolle de acuerdo a los requisitos establecidos por los organismos del estado y la normatividad
asociada, de tal manera que se obtengan los resultados de calidad deseables en el producto final.
1. REQUISITOS LEGALES (MATRIZ DE LEY)
Es una herramienta que se elaboró para el control y organización de los requisitos de ley que aplican en la empresa. En esta matriz se
consigna el requisito que aplica, es decir, si es Ley, Decreto o Resolución, etc., la fecha de emisión de la norma, el tema al que hace
mención la norma, la entidad emisora, el cumplimiento del requisito en la empresa, y por último la evidencia del cumplimiento de la
norma.
REQUISITO
FECHA
TEMA
ENTIDAD
EMISORA
CUMPLE
SI
Acta de elección del
Vigía Ocupacional.
SI
Reglamento de
Higiene y Seguridad
Industrial
Marzo de
1984
Bases para la organización y
administración de salud
ocupacional.
Ministerio de Trabajo
y Seguridad Social
Resolución 2013
Junio de
1986
Organización y funcionamiento de
los comités de medicina, higiene y
seguridad industrial en los lugares
de trabajo.
Ministerio de Trabajo
y Seguridad Social y
de Salud
Ley 9
Enero
1979
Medidas sanitarias
Congreso de la
República
SI
Resolución 1016
Marzo de
Se reglamenta la organización,
funcionamiento y formas de los
Ministerio de Trabajo
y Seguridad Social y
SI
Decreto 614
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 03-10-2010
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
EVIDENCIA DEL
CUMPLIMIENTO
Reglamento de
Higiene y Seguridad
Industrial
Programa de Salud
Ocupacional
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
REQUISITO
CONSULTORÍAS EN RIESGO CORPORATIVO
LTDA.
VERSIÓN
1.0
VIGENCIA
01/11/2010
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
CÓDIGO
FECHA
TEMA
ENTIDAD
EMISORA
de Salud
1989
programas de salud ocupacional.
Junio 1994
Organización y administración del
sistema general de riesgos
profesionales
Ministerio de Trabajo
y Seguridad Social
Agosto
1950 y
Enero
1951
Código sustantivo del trabajo.
Decreto 1165
Junio de
1996
Decreto 1295
CDE-DA-002
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CUMPLE
EVIDENCIA DEL
CUMPLIMIENTO
SI
Afiliaciones a ARP
Presidencia de la
República
SI
Contratos de trabajo,
Reglamento Interno
de Trabajo
Requisitos para la factura.
Presidencia de la
república
SI
Circular 0223
1999
Autorización de numeración para
facturación.
Presidencia de la
república
SI
Ley 100
Diciembre
de 1993
Sistema de seguridad social integral.
Congreso de la
República
SI
Decreto 2649
1993
Régimen Contable Colombiano
Presidencia de la
SI
Decretos 2663 y
3743
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 03-10-2010
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
Facturas empresa
emitidas por la
empresa.
Facturas empresa
emitidas por la
empresa.
Afiliaciones a la
seguridad social,
planillas de pago
salud. EPS, ARP,
parafiscales, y
pensiones y cesantías.
Estados financieros y
contabilidad.
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
REQUISITO
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VERSIÓN
1.0
VIGENCIA
01/11/2010
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
CÓDIGO
FECHA
TEMA
ENTIDAD
EMISORA
República
CDE-DA-002
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CUMPLE
EVIDENCIA DEL
CUMPLIMIENTO
Decreto 624
Marzo de
1989
Estatuto Tributario de los
Impuestos Administrados por la
Dirección General de Impuestos
Nacionales.
Presidencia de la
República
SI
Pago de impuestos.
Decreto 1165
1996
Requisitos Factura. Reglamentación Presidencia de la
de estatuto tributario.
República
SI
Facturación
1999
Autorización de numeración para
facturación.
SI
Facturación.
Circular 0223
Dirección de
Impuestos y Aduanas
Nacionales - DIAN
2. REQUISITOS REGLAMENTARIOS
Es una herramienta que se elaboró para el control y organización de los requisitos reglamentarios que aplican en la prestación del
servicio de contralor normativo y defensor del consumidor financiero. En esta matriz se consigna el requisito que aplica y el
cumplimiento del requisito en la empresa.
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 03-10-2010
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
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CONTRALOR NORMATIVO
LEY 964 DE 2005: Por la cual se dictan normas generales y se señalan en ellas los objetivos y criterios a los cuales debe sujetarse el
Gobierno Nacional para regular las actividades de manejo, aprovechamiento e inversión de recursos captados del público que se
efectúen mediante valores y se dictan otras disposiciones.
Artículo 21. Contralor normativo. Las sociedades comisionistas de bolsa deberán contar con un contralor normativo, quien será una
persona independiente nombrada por la junta directiva de la sociedad. El contralor normativo asistirá a las reuniones de la junta
directiva de la sociedad con voz pero sin voto y tendrá por lo menos las siguientes funciones:
REQUISITO
a) Establecer los procedimientos para asegurar que se cumpla
con las leyes, reglamentos, estatutos y, en general, toda la
normatividad y medidas internas de buen gobierno corporativo,
códigos de ética, buena conducta y transparencia comercial
que tengan relación con las actividades de la entidad.
CUMPLIMIENTO
Sobre el particular se revisa en cada entidad el código de buen
gobierno corporativo, códigos de ética, buena conducta y
transparencia comercial que tengan relación con las actividades
de la entidad y en particular con las carteras colectivas que es la
obligación que establece el Decreto 2555.
b) Proponer a la Junta Directiva el establecimiento de medidas
para asegurar comportamientos éticos y transparencia en las
actividades comerciales y personales de sus funcionarios y
terceros relacionados, prevenir conflictos de interés,
garantizar exactitud y transparencia en la revelación de
información financiera, evitar el uso indebido de
información no pública.
En cada informe mensual se revisan las operaciones que puedan
estar en curso de un conflicto de interés y sobre el particular se
emiten recomendaciones bien sean para prevenir o para ajustar
un operación determinada, en lo que corresponda a los temas de
conflictos de interés para garantizar exactitud y transparencia en
la revelación de información financiera.
c) Informar y documentar a la Junta Directiva de las En cada informe mensual se le informa a la Junta Directiva de las
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Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 03-10-2010
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
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CÓDIGO
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REQUISITO
CUMPLIMIENTO
irregularidades que puedan afectar el sano desarrollo de la irregularidades que pudieran llegar a afectar el sano desarrollo de
la Sociedad.
sociedad.
d) Las demás que se establezcan en los estatutos sociales.
Sobre el particular queremos anotar que ninguno de los estatutos
sociales de las entidades sometidas a nuestra función establece
obligaciones adicionales a las señaladas en las normas a las cuales
les damos pleno cumplimiento.
Las funciones del contralor normativo se ejercerán sin perjuicio de las que correspondan al revisor fiscal y al auditor interno, de
conformidad con la legislación aplicable.
Parágrafo. El Gobierno Nacional podrá establecer la obligación para que otras entidades sometidas a inspección y vigilancia deban
contar con un contralor normativo.
DECRETO 2555 DE 2010: Por el cual se regula la administración y gestión de las carteras colectivas.
Artículo 3.1.9.2.2 Contralor Normativo. Las sociedades administradoras de carteras colectivas deberán contar con un contralor
normativo para el desarrollo de dicha actividad. En el caso de las sociedades comisionistas de bolsa de valores el contralor normativo
para la administración de carteras colectivas podrá ser la misma persona que desempeña dicha función para las demás actividades de
estas sociedades.
En relación con las carteras colectivas, el contralor normativo tendrá a su cargo las funciones descritas en el artículo 21 de la Ley 964
de 2005 y, en adición, las siguientes:
REQUISITO
CUMPLIMIENTO
1. Establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para Sobre el particular se revisa en cada entidad el código de buen
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Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 03-10-2010
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Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
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REQUISITO
asegurar que se cumpla con lo dispuesto en el reglamento de las
carteras colectivas, el régimen de inversiones y las políticas
definidas por la Junta Directiva en materia de inversiones, y, en
general, toda la normatividad y medidas internas de buen
gobierno corporativo, Código de Control Interno y
transparencia comercial que tengan relación con la
actividad de la cartera colectiva.
CUMPLIMIENTO
gobierno corporativo, códigos de ética, buena conducta y
transparencia comercial que tengan relación con las actividades
de la entidad y en particular con las carteras colectivas que es la
obligación que establece el Decreto 2555.
2. Establecer procedimientos para la verificación efectiva tanto
del registro contable del ingreso como de la recepción física de
los recursos provenientes de la realización de inversiones o la
constitución de nuevas participaciones en la cartera colectiva en
las fechas que efectivamente se efectuaron.
Sobre el particular realizamos una revisión in situ en las entidades
a nuestro cargo solicitando los soportes contables de las
inversiones y la constitución de las participaciones en la cartera
colectiva.
3. Establecer mecanismos y procedimientos para verificar la Se realiza una revisión trimestral sobre la correspondencia de los
correspondencia entre los gastos en que incurra la cartera gastos establecidos en el reglamento de la cartera colectiva y los
que efectivamente realiza la cartera.
colectiva y los señalados en el respectivo reglamento.
4. Establecer mecanismos y procedimientos para verificar el En cada informe mensual se revisan las operaciones que puedan
cumplimiento de las normas relacionadas con operaciones estar en curso de un conflicto de interés y sobre el particular se
emiten recomendaciones bien sean para prevenir o para ajustar
prohibidas en el manejo de las carteras colectivas.
un operación determinada, en lo que corresponda a los temas de
conflictos de interés para garantizar exactitud y transparencia en
la revelación de información financiera.
5. Establecer mecanismos y procedimientos para verificar la Se realiza una revisión trimestral sobre la correcta valoración de
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FECHA: 03-10-2010
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Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
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REQUISITO
CUMPLIMIENTO
correcta valoración de las inversiones de la cartera colectiva de las inversiones de la cartera colectiva de acuerdo con la
acuerdo con la normatividad aplicable en esta materia, y en normatividad aplicable en esta materia.
caso de ser necesario, emitir concepto sobre la misma.
6. Formular a la Junta Directiva, respecto de la administración de
carteras colectivas, estrategias para prevenir y administrar
conflictos de interés, garantizar exactitud y transparencia en la
revelación de información financiera, así como estrategias para
evitar el uso indebido de información privilegiada y
reservada.
En cada informe mensual se revisan las operaciones que puedan
estar en curso de un conflicto de interés y sobre el particular se
emiten recomendaciones bien sean para prevenir o para ajustar
un operación determinada, en lo que corresponda a los temas de
conflictos de interés para garantizar exactitud y transparencia en
la revelación de información financiera. Igualmente, de manera
esporádica se emiten recomendaciones para evitar el uso
indebido de información privilegiada y reservada.
7. Informar y documentar a la Junta Directiva y a la Estos informes se presentan con la periodicidad que establece la
Superintendencia Financiera de Colombia de manera inmediata ley a la Junta Directiva y la Superintendencia Financiera de
la ocurrencia de cualquier evento que impida la normal y correcta Colombia.
ejecución de sus funciones, así como las irregularidades que
puedan afectar el sano desarrollo de la cartera colectiva.
8. Presentar, a solicitud de la Junta Directiva, reportes sobre el
cumplimiento de la sociedad administradora respecto de la
normatividad aplicable a la administración de carteras
colectivas, informando los casos de incumplimiento
detectados, los correctivos adoptados y los resultados
obtenidos.
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 03-10-2010
En cada informe mensual se le presenta a la Junta Directiva un
reporte sobre el cumplimiento de la normatividad, indicando los
incumplimientos detectados, los correctivos adoptados y los
resultados obtenidos.
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
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VERSIÓN
1.0
VIGENCIA
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REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
CÓDIGO
REQUISITO
9. Supervisar el desarrollo y la actualización de los manuales de
procedimientos de la sociedad administradora, el código de
gobierno corporativo y el Código de Control Interno señalados
en el presente decreto en torno a la administración de carteras
colectivas.
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CUMPLIMIENTO
Cuando se realiza el informe general se revisa el desarrollo y la
actualización de los manuales de procedimientos de la sociedad
administradora, el código de gobierno corporativo y el Código de
Control Interno.
10. Mantenerse al tanto de las modificaciones a la normatividad De manera mensual se le informa a la Junta Directiva sobre los
aplicable a las carteras colectivas, e informar de las mismas a la cambios en normatividad que se presentan.
Junta Directiva de la sociedad administradora, sin perjuicio de las
responsabilidades que por ley o reglamento corresponden a
dicha junta.
11. Diseñar mecanismos y procedimientos que permitan hacer Efectivamente a través del UTLR se cuenta con una herramienta
seguimiento y supervisión a la toma de decisiones por parte del efectiva que permite hacer seguimiento y supervisión a la toma
de decisiones por parte del gerente de la cartera colectiva y del
gerente de la cartera colectiva y del Comité de Inversiones.
Comité de Inversiones.
12. Las demás que se establezcan por parte de la Junta Directiva Sobre el particular queremos anotar que en ninguna Junta
Directiva de las entidades sometidas a nuestra función establece
de la sociedad administradora.
obligaciones adicionales a las señaladas en las normas a las cuales
les damos pleno cumplimiento.
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 03-10-2010
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
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VIGENCIA
01/11/2010
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
CÓDIGO
CDE-DA-002
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CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA (CIRCULAR EXTERNA 007 DE 1996)
MODIFICACIÓN CIRCULAR 014 DE 2009
7.7.2.2 Contralor Normativo
7.7.2.2.1 Entidades a las cuales se exige contar con contralor normativo y requisitos que debe cumplir el mismo
Deben contar con la figura del contralor normativo las sociedades comisionistas de bolsa, según lo dispuesto en el artículo 21 de la
Ley 964 de 2005, y las sociedades administradoras de carteras colectivas, de conformidad con el Decreto 2175 de 2007 (hoy Decreto
2555 de 2010) y demás normas que lo modifiquen.
Teniendo en cuenta que el citado artículo 21 indica que el contralor normativo será independiente y que el artículo 44 de la misma ley
define los criterios de independencia aplicables para todos los efectos previstos en la misma, el contralor normativo en ningún caso
debe tener los vínculos que se señalan a continuación:
REQUISITO
CUMPLIMIENTO
i. Empleado o directivo de la sociedad comisionista, de la En ninguna de las entidades en las cuales trabajamos
administradora de la cartera o de alguna de sus filiales, mantenemos una relación de esa naturaleza.
subsidiarias o controlantes y filiales de las contratantes,
incluyendo aquellas personas que hubieren tenido tal
calidad durante el año inmediatamente anterior a la
designación.
ii. Accionistas que directamente o en virtud de convenio dirijan, En ninguna de las entidades en las cuales trabajamos
orienten o controlen la mayoría de los derechos de voto de la mantenemos una relación de esa naturaleza.
sociedad comisionista o de la administradora de la cartera o
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 03-10-2010
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
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LTDA.
VERSIÓN
1.0
VIGENCIA
01/11/2010
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
CÓDIGO
REQUISITO
que determinen la composición mayoritaria de los órganos
de administración, de dirección o de control de las mismas
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CUMPLIMIENTO
iii. Socio o empleado de asociaciones o sociedades que presten En ninguna de las entidades en las cuales trabajamos
servicios de asesoría o consultoría a la sociedad comisionista o a mantenemos una relación de esa naturaleza.
la administradora de la cartera o a las empresas que pertenezcan
al mismo grupo económico del cual formen parte éstas, cuando
los ingresos por dicho concepto representen para aquellos, el
veinte por ciento (20%) o más de sus ingresos
operacionales.
iv. Empleado o directivo de una fundación, asociación o En ninguna de las entidades en las cuales trabajamos
sociedad que reciba donativos importantes de la sociedad mantenemos una relación de esa naturaleza.
comisionista o de la administradora de la cartera. Se consideran
donativos importantes aquellos que representen más del veinte
por ciento (20%) del total de donativos recibidos por la
respectiva institución.
v. Administrador de una entidad en cuya junta directiva participe En ninguna de las entidades en las cuales trabajamos
un representante legal de la sociedad comisionista o de la mantenemos una relación de esa naturaleza.
administradora de la cartera.
vi. Persona que reciba de la sociedad comisionista o de la En ninguna de las entidades en las cuales trabajamos
administradora de la cartera alguna remuneración diferente a los mantenemos una relación de esa naturaleza.
honorarios como miembro de la junta directiva, del comité de
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 03-10-2010
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
CONSULTORÍAS EN RIESGO CORPORATIVO
LTDA.
VERSIÓN
1.0
VIGENCIA
01/11/2010
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
CÓDIGO
REQUISITO
auditoría o de cualquier otro comité creado por la junta
directiva.
CDE-DA-002
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CUMPLIMIENTO
La vinculación del contralor normativo se efectuará a través de un contrato de prestación de servicios u otra modalidad que en ningún
caso implique subordinación.
7.7.2.2.2 Funciones y responsabilidades respecto de las Sociedades Comisionistas de Bolsa
El contralor normativo asistirá a las reuniones de la junta directiva de la sociedad con voz pero sin voto, y tendrá a su cargo, entre
otras, las siguientes funciones:
REQUISITO
i. En desarrollo de la función consagrada en el literal a) del
artículo 21 de la Ley 964 de 2005, el contralor normativo debe
establecer, implementar y verificar el cumplimiento de las
políticas y mecanismos adecuados para:

La detección, prevención y manejo de conflictos de interés
en la realización de operaciones de intermediación que les
han sido autorizadas, en particular, de los mecanismos para
garantizar que las áreas, funciones y sistemas de toma de
decisiones correspondientes a cada actividad, estén
separadas decisoria, física y operativamente.
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 03-10-2010
CUMPLIMIENTO
En cada informe mensual se revisan las operaciones que puedan
estar en curso de un conflicto de interés y sobre el particular se
emiten recomendaciones bien sean para prevenir o para ajustar
un operación determinada, en lo que corresponda a los temas de
conflictos de interés para garantizar exactitud y transparencia en
la revelación de información financiera.
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010

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LTDA.
VERSIÓN
1.0
VIGENCIA
01/11/2010
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
CÓDIGO
CDE-DA-002
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REQUISITO
CUMPLIMIENTO
En
el
informe
mensual
se revisa este aspecto.
La separación de los activos administrados o recibidos de sus
clientes de los propios y de los que correspondan a otros
clientes.

La adecuada clasificación de clientes y la debida prestación Dentro del plan de trabajo que se establece con las Sociedades
Comisionistas de Bolsa se revisa este aspecto.
del deber de asesoría a los clientes inversionistas.

El cumplimiento de las disposiciones del libro de órdenes Dentro del plan de trabajo que se establece con las Sociedades
para garantizar la debida destinación de los recursos Comisionistas de Bolsa se revisa este aspecto.
entregados por los clientes.

La mejor ejecución de las operaciones
autorizadas, Dentro del plan de trabajo que se establece con las Sociedades
incluyendo entre otras las realizadas con o por cuenta de Comisionistas de Bolsa se revisa este aspecto.
administradores, miembros de junta, matriz, subordinadas y
demás personas o entidades pertenecientes al mismo grupo
económico.

La publicación de tarifas relacionadas con los servicios que
presta la sociedad comisionista y la de garantizar que se
informe a los clientes sobre dichas tarifas de manera
previa a la realización de operaciones que le han sido
autorizadas.
Dentro del plan de trabajo que se establece con las Sociedades
Comisionistas de Bolsa se revisa este aspecto.

La verificación respecto a que al interior de la sociedad solo
Dentro del plan de trabajo que se establece con las Sociedades
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 03-10-2010
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
CONSULTORÍAS EN RIESGO CORPORATIVO
LTDA.
VERSIÓN
1.0
VIGENCIA
01/11/2010
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
CÓDIGO
REQUISITO
operen las personas inscritas en el Registro Nacional de
Profesionales del Mercado de Valores, cuando dicha
inscripción sea condición para actuar.
CDE-DA-002
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CUMPLIMIENTO
Comisionistas de Bolsa se revisa este aspecto.
ii. En desarrollo de la función prevista en el literal b) del artículo
21 de la Ley 964 de 2005, el contralor normativo propondrá a la
junta directiva en las reuniones de dicho órgano social el
establecimiento
de
las
medidas
para
procurar
comportamientos éticos y transparencia en las actividades
de sus funcionarios y terceros relacionados en el ejercicio
de los negocios propios de la comisionista de bolsa;
detectar y prevenir conflictos de interés; garantizar la
exactitud y transparencia en la revelación de información
financiera y evitar el uso indebido de información no
pública
En cada informe mensual se revisan las operaciones que puedan
estar en curso de un conflicto de interés y sobre el particular se
emiten recomendaciones bien sean para prevenir o para ajustar
un operación determinada, en lo que corresponda a los temas de
conflictos de interés para garantizar exactitud y transparencia en
la revelación de información financiera.
iii. Documentar y comunicar a la junta directiva en las reuniones
que adelante dicho órgano social y al representante legal, las
situaciones de incumplimiento de la normatividad, políticas o
procedimientos internos de la entidad que puedan afectar el sano
desarrollo de la actividad de intermediación de valores, su
patrimonio, buen nombre o a sus clientes.
En cada informe mensual se le presenta a la Junta Directiva un
reporte sobre las situaciones de incumplimiento de la
normatividad, políticas o procedimientos internos de la entidad
que puedan afectar el sano desarrollo de la actividad de
intermediación de valores, su patrimonio, buen nombre o a sus
clientes indicando los incumplimientos detectados, los
correctivos adoptados y los resultados obtenidos.
iv. Las demás que se establezcan en los estatutos sociales
Sobre el particular queremos anotar que ninguno de los estatutos
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 03-10-2010
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 04-10-2010
CONSULTORÍAS EN RIESGO CORPORATIVO
LTDA.
VERSIÓN
1.0
VIGENCIA
01/11/2010
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
CÓDIGO
REQUISITO
CDE-DA-002
PÁGINA 14 de 23
CUMPLIMIENTO
sociales de las entidades sometidas a nuestra función establece
obligaciones adicionales a las señaladas en las normas a las cuales
les damos pleno cumplimiento.
Estos procedimientos de verificación deben estar debidamente documentados y estar a disposición de la SFC.
El contralor normativo debe Informar de manera inmediata a la asamblea de accionistas, a la junta directiva u órgano equivalente, al
Autorregulador del Mercado de Valores y a la SFC de cualquier irregularidad que advierta en relación con el desarrollo del objeto
social de la comisionista o cualquier aspecto dentro del ámbito de su competencia.
7.7.2.2.3 Respecto de las Sociedades Administradoras de Carteras
REQUISITO
El artículo 58 del Decreto 2175 de 2007 (hoy Decreto 2555 de
2010) asigna a los contralores normativos, en relación con
las sociedades administradoras de carteras colectivas, entre
otras, la función de
establecer los mecanismos y
procedimientos necesarios para que se cumpla con lo
dispuesto en:
CUMPLIMIENTO
i. El reglamento de las carteras colectivas.
En el informe mensual se revisa este aspecto.
ii. El régimen de inversiones y las políticas definidas por la junta Sobre el particular se revisa en cada entidad el régimen de
inversiones y las políticas definidas por la Junta Directiva que
directiva en materia de inversiones.
tengan relación con las actividades de la entidad y en particular
con las carteras colectivas que es la obligación que establece el
Decreto 2555 en el informe mensual se revisa este aspecto.
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 03-10-2010
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Jose Federico Ustáriz González
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Jose Federico Ustáriz González
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VIGENCIA
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REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
CÓDIGO
REQUISITO
iii. La correcta valoración de la cartera.
iv. Las actualizaciones de los manuales y procedimientos
internos, de conformidad con la normatividad aplicable.
v. El cumplimiento de normas relacionadas con operaciones
prohibidas en el manejo de las carteras.
vi. Las disposiciones legales, reglamentos aplicables y manuales
internos en aquellos aspectos que tengan relación con la
actividad de la cartera colectiva.
Adicionalmente, el contralor normativo debe diseñar
mecanismos y procedimientos que permitan hacer
seguimiento y supervisión a la toma de decisiones por parte
del gerente de la cartera colectiva y del comité de
inversiones.
Estos
procedimientos
de
verificación
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deben
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CUMPLIMIENTO
Se realiza una revisión trimestral sobre la correcta valoración de
las inversiones de la cartera colectiva de acuerdo con la
normatividad aplicable en esta materia.
Cuando se realiza el informe general se revisa el desarrollo y la
actualización de los manuales de procedimientos de la sociedad
administradora, el código de gobierno corporativo y el Código de
Control Interno.
En cada informe mensual se revisan las operaciones que puedan
estar en curso de un conflicto de interés y sobre el particular se
emiten recomendaciones bien sean para prevenir o para ajustar
un operación determinada, en lo que corresponda a los temas de
conflictos de interés para garantizar exactitud y transparencia en
la revelación de información financiera.
Sobre el particular se revisa en cada entidad el código de buen
gobierno corporativo, códigos de ética, buena conducta y
transparencia comercial que tengan relación con las actividades
de la entidad y en particular con las carteras colectivas que es la
obligación que establece el Decreto 2555.
Efectivamente a través del UTLR se cuenta con una herramienta
efectiva que permite hacer seguimiento y supervisión a la toma
de decisiones por parte del gerente de la cartera colectiva y del
Comité de Inversiones.
estar
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CÓDIGO
REQUISITO
debidamente documentados y a disposición de la SFC.
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CUMPLIMIENTO
El contralor normativo deberá presentar, por lo menos Adicional al informe mensual se realiza un Informe Anual de
anualmente, un informe sobre los resultados de su gestión que Contralor Normativo.
incluya como mínimo: hallazgos, acciones implementadas, planes
de mejoramiento y seguimiento, cronograma de ajuste y reportes
de cumplimiento.
Lo anterior sin perjuicio de que informe a la junta directiva u órgano equivalente y a la SFC de manera inmediata la ocurrencia de
cualquier evento que impida la normal y correcta ejecución de sus funciones, así como las irregularidades que puedan afectar el sano
desarrollo de la cartera colectiva.
DEFENSOR DEL CONSUMIDOR FINANCIERO
LEY 1328 DE 2009
ARTÍCULO 13. FUNCIONES DE LA DEFENSORÍA DEL CONSUMIDOR FINANCIERO. Las entidades vigiladas que
defina el Gobierno Nacional, deberán contar con un Defensor del Consumidor Financiero. La Defensoría del Consumidor será una
institución orientada a la protección especial de los consumidores financieros, y como tal, deberá ejercer con autonomía e
independencia las siguientes funciones:
REQUISITO
CUMPLIMIENTO
a) Atender de manera oportuna y efectiva a los consumidores Recepcionando las quejas del Consumidor Financiero de tal
manera que se le entregue de la manera mas pronta y efectiva la
financieros de las entidades correspondientes.
respuesta a su inquietud.
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REQUISITO
CUMPLIMIENTO
b) Conocer y resolver en forma objetiva y gratuita para los Analizando
resolviendo las quejas recibidas de manera
consumidores, las quejas que estos le presenten, dentro de los autónoma e independiente a los vínculos en la entidad.
términos y el procedimiento que se establezca para tal fin,
relativas a un posible incumplimiento de la entidad vigilada de las
normas legales, contractuales o procedimientos internos que
rigen la ejecución de los servicios o productos que ofrecen o
prestan, o respecto de la calidad de los mismos.
c) Actuar como conciliador entre los consumidores financieros y Preparando, efectuando y concluyendo en lo posible con acuerdo
la respectiva entidad vigilada en los términos indicados en la Ley conciliatorio la audiencia de conciliación, así como expidiendo
640 de 2001, su reglamentación, o en las normas que la los documentos pertinentes.
modifiquen o sustituyan. Para el efecto, el consumidor financiero
y la entidad vigilada podrán poner el asunto en conocimiento del
respectivo Defensor, indicando de manera explícita su deseo de
que el caso sea atendido en desarrollo de la función de
conciliación. Para el ejercicio de esta función, el Defensor deberá
estar certificado como conciliador de conformidad con las
normas vigentes.
El documento en el cual conste la conciliación realizada entre la
entidad vigilada y el consumidor financiero deberá estar suscrito
por ellos y el Defensor del Consumidor Financiero en señal de
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CÓDIGO
REQUISITO
que se realizó en su presencia, prestará mérito ejecutivo y tendrá
efectos de cosa juzgada, sin que requiera depositarlo en Centro
de Conciliación. El incumplimiento del mismo dará la facultad a
la parte cumplida de hacerlo exigible por las vías legales
respectivas.
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CUMPLIMIENTO
d) Ser vocero de los consumidores financieros ante la respectiva Dando traslado a las quejas dentro de los términos de la ley a fin
de darle una pronta solución al Consumidor Financiero
entidad vigilada.
e) Efectuar recomendaciones a la entidad vigilada relacionadas Analizando las fallas que mas se presentan, por las cuales se
con los servicios y la atención al consumidor financiero, y en generan mas quejas. De la misma forma diseñando estrategias
para disminuir dichas fallas.
general en materias enmarcadas en el ámbito de su actividad.
f) Proponer a las autoridades competentes las modificaciones Mediante recomendaciones periódicas acerca de nuevas políticas
normativas que resulten convenientes para la mejor protección que mejoren la calidad de los servicios prestados a los
Consumidores Financieros.
de los derechos de los consumidores financieros.
g) Las demás que le asigne el Gobierno Nacional y que tengan
como propósito el adecuado desarrollo del SAC.
ARTÍCULO 17. INDEPENDENCIA Y AUTONOMÍA DE LOS DEFENSORES DEL CONSUMIDOR FINANCIERO.
Los Defensores del Consumidor Financiero actuarán con independencia de la respectiva entidad vigilada, de sus organismos de
administración, y con autonomía en cuanto a los criterios a aplicar en el ejercicio de su cargo, obligándose a poner en conocimiento
de la Superintendencia Financiera de Colombia cualquier situación que menoscabe o limite sus facultades de actuación.
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REQUISITO
CUMPLIMIENTO
En todo caso, los Defensores del Consumidor Financiero Resolviendo la solicitud del Consumidor Financiero de manera
deberán abstenerse de actuar cuando se presenten conflictos de objetiva por parte del Defensor del Consumidor Financiero
interés en relación con una controversia o consumidor Suplente.
financiero, en cuyo caso actuará el Defensor Suplente.
Los Defensores del Consumidor Financiero no podrán Sometiéndose exclusivamente a los mandatos legales que están
desempeñar en las entidades vigiladas funciones distintas de las dispuestos para su cargo como Defensor del Consumidor
Financiero.
propias de su cargo.
No podrá ser designado como Defensor del Consumidor Absteniéndose estrictamente de vulnerar las inhabilidades e
Financiero, quien sea o haya sido dentro del año inmediatamente incompatibilidades que la ley establece para su cargo.
anterior director, empleado, contratista, apoderado o agente de la
entidad vigilada en la cual va a desempeñarse como defensor, ni
de la matriz, filial o subsidiaria de la misma. En caso de ser
designado como Defensor del Consumidor Financiero quien
posea acciones de la entidad vigilada, este deberá enajenarlas a
persona natural por fuera del cuarto grado de consanguinidad,
segundo de afinidad y primero civil, o a persona jurídica donde
no posea ninguna participación accionaria como persona natural
directa o indirectamente. La inhabilidad que se establece en el
presente inciso no será aplicable a las personas que se encuentren
ejerciendo la defensoría del cliente a la entrada en vigencia de la
presente ley.
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ARTÍCULO 18. DESIGNACIÓN Y REQUISITOS DE LOS DEFENSORES DEL CONSUMIDOR FINANCIERO. Los
Defensores del Consumidor Financiero deberán estar inscritos en el Registro de Defensores del Consumidor Financiero que será
implementado por la Superintendencia Financiera de Colombia en la forma que establezca el Gobierno Nacional. Serán designados
por la Asamblea General de Accionistas de las respectivas entidades vigiladas. Igualmente, antes de ejercer su cargo deberán
posesionarse ante la Superintendencia Financiera de Colombia.
Los Defensores del Consumidor Financiero serán designados para un período de dos (2) años, prorrogable por períodos iguales.
Para tal efecto, la Superintendencia definirá los requisitos que acreditarán los Defensores del Consumidor Financiero, y en todo caso,
deberán:
REQUISITO
CUMPLIMIENTO
1. Acreditar conocimientos en las materias objeto de protección Mediante presentación de certificaciones académicas, en las
del consumidor, así como en derecho comercial, financiero, de cuales se demuestren los conocimientos que requiere el cargo de
seguros o de valores, preferiblemente relacionados con el sector Defensor del Consumidor Financiero.
al que pertenece la entidad o entidades en la cual el defensor
ejercería sus funciones.
2. Acreditar como mínimo cinco (5) años de experiencia Mediante presentación de certificaciones en las cuales se
profesional o estudios especializados en las áreas específicas en el evidencie la experiencia que requiere el cargo de Defensor del
sector financiero, asegurador o de valores, según corresponda a Consumidor Financiero.
la entidad en la cual desempeñará sus funciones, contada a partir
de la fecha de grado profesional.
3. Acreditar-conducta idónea y solvencia moral.
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Mediante presentación de certificaciones en las cuales se
evidencie antecedentes de buen comportamiento personal,
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CÓDIGO
REQUISITO
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CUMPLIMIENTO
laboral y social del Defensor del Consumidor Financiero.
PARÁGRAFO 1o. Los requisitos y calidades previstas en el
presente artículo serán exigibles a los Defensores del
Consumidor Financiero principales y suplentes.
DECRETO 2281 DE 2010 COMPILADO POR EL DECRETO 2555 DE 2010 A PARTIR DEL ARTÍCULO 2.34.2.1.1
HASTA EL ARTÍCULO 2.34.2.1.9
REQUISITO
CUMPLIMIENTO
Artículo 2.34.2.1.2. Posesión de los Defensores del Consumidor Dando cumplimiento a los requisitos trámites establecidos para
Financiero. Una vez designados los Defensores del Consumidor el efecto por la Superintendencia Financiera
Financiero, principal y suplente, deberán posesionarse ante la
Superintendencia Financiera de Colombia, para lo cual se seguirá
el trámite establecido para la posesión de los administradores de
las entidades vigiladas.
Artículo 2.34.2.1.6 .Función de Vocería. El Defensor del
Consumidor Financiero podrá dirigir en cualquier momento a los
administradores, las juntas directivas o consejos de
administración de las entidades vigiladas, recomendaciones y
propuestas relacionadas con los servicios y atención a los
consumidores financieros, sobre eventos que hubieran merecido
su atención y que a su juicio, puedan mejorar y facilitar las
relaciones entre la entidad y los consumidores financieros, la
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Presentando a los administradores, las juntas directivas o
consejos de administración de las entidades vigiladas las fallas
que más se presentan, por las cuales se generan mas quejas y las
estrategias para disminuir dichas fallas.
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CÓDIGO
REQUISITO
correcta prestación del servicio y la seguridad en el desarrollo de
las actividades de la entidad.
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CUMPLIMIENTO
DECRETO 3993 DE 2010 COMPILADO POR EL DECRETO 2555 DE 2010, A PARTIR DEL ARTÍCULO 2.34.2.2.1
HASTA EL ARTÍCULO 2.34.2.2.6
REQUISITO
Artículo 2.34.2.2.6. Reporte de Información. El Defensor del
Consumidor Financiero deberá registrar todos los casos de
conciliación que adelante en el Sistema de Información de la
Conciliación -SIC- dentro de los tres días siguientes, para efectos
de la formulación de política pública que sobre los Mecanismos
Alternativos de Solución de Conflictos compete al Ministerio del
Interior y de Justicia
CUMPLIMIENTO
Una vez efectuada la audiencia de conciliación
independientemente de su conclusión registrar todos los asuntos
sometidos a conciliación en el Sistema de Información de la
Conciliación -SIC-, dentro de los tres (3) días siguientes a la
celebración de la misma.
3. REQUISITOS DE LOS CLIENTES
Los requisitos de los clientes están determinados en los contratos suscritos con Consultorías en Riesgos Corporativos Ltda. o en las
ofertas mercantiles de servicios aceptadas por dichas entidades. Estos documentos se consideran de carácter confidencial y son de
manejo de la Gerencia General, la cual los dispone en carpetas individuales por cliente.
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4. CONTROL DE CAMBIOS
Versión 0.0: Versión inicial del documento.
Versión 1.0: Se actualiza la normatividad del servicio de contraloría normativa al Decreto 2555 de 2010, y se adicionan los requisitos
del servicio de defensoría del consumidor financiero.
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