Procedimiento de Seleccion y Evaluacion de Proveedores

CONSULTORÍAS EN RIESGO CORPORATIVO
LTDA.
VERSIÓN
0.0
VIGENCIA
01/12/2009
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y EVALUACIÓN
DE PROVEEDORES
CÓDIGO
AGA-PR-002
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1. PROPÓSITO
Seleccionar y evaluar el desempeño de los proveedores que afectan la prestación del
servicio. El procedimiento debe asegurar que el servicio prestado por los proveedores
cumple con los estándares de excelencia y requisitos que la firma necesita.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de uso de todos los procesos que tengan proveedores que afecten
la prestación del servicio, es utilizado por el Líder de Proceso y el Gerente General.
Comprende la selección y la evaluación del desempeño del proveedor.
3. DOCUMENTOS ASOCIADOS
AGA-FR-002 Formato Registro de Proveedor
AGA-FR-004 Formato Selección de Proveedor
AGA-FR-005 Formato Evaluación de Proveedor
4. DEFINICIONES
Proveedor: organización o persona que proporciona un producto o servicio. Entiéndase
como proveedor que afecta la prestación del servicio aquel que incide directa o
indirectamente en la realización del servicio.
5. CONDICIONES GENERALES
a. Se deberán seleccionar y evaluar los proveedores de servicios de tecnología,
desarrollo de software y mantenimiento de infraestructura por considerarse
proveedores que afectan la prestación del servicio.
b. Los criterios para la selección de un proveedor serán los siguientes:
 Precio (30%): costo de la propuesta.
 Experiencia (30%): años en el mercado.
 Capacidad (30%): de su infraestructura, personas y equipos.
 Plazo (10%): para el pago de facturas.
El resultado de la evaluación de selección se considera satisfactorio a partir de los 3.2
puntos, si un proveedor no obtiene resultado satisfactorio no podrá ser seleccionado.
c. Los criterios para la evaluación del desempeño serán los siguientes:
 Oportunidad (40%): entrega a tiempo del bien o servicio.
 Calidad (40%): grado en que los productos o servicios prestados satisfacen
los requerimientos.
 Actitud de servicio (20%): percepción del Líder de Proceso sobre la relación
con el proveedor, se tienen en cuenta la facilidad de contacto y la actitud para
la solución de problemas.
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 04-11-2009
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 06-11-2009
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 06-11-2009
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d. Todo proveedor con que se sostenga una relación comercial debe estar plenamente
identificado por medio del AGA-FR-002 Formato Registro de Proveedor y contará
con una carpeta física debidamente marcada con su nombre y bajo la responsabilidad
del Líder de Proceso Gestión Administrativa.
e. Las evaluaciones de desempeño se realizaran como mínimo una vez por año a partir
del inicio de la relación comercial o contrato, sin embargo en los casos que una
evaluación resulte no favorable, la evaluación se realizará nuevamente a los 6 (seis)
meses.
El resultado de la evaluación del proveedor será así:
Resultado
Satisfactorio
Puntos
A partir de 3.2 puntos
Aceptado con
condicionamiento
Entre 2.4 y 3.1 puntos
No Favorable
Por debajo de 2.3 puntos
Acción
Continuar con el proveedor.
Iniciar acción correctiva y
hacer seguimiento al
proveedor.
Cambiar de proveedor
f. Anualmente se deberá enviar al proveedor el AGA-FR-002 Formato Registro de
Proveedor para actualizar la información del mismo.
6. DESCRIPCIÓN
N°
1
RESPONSABLE
Líder de Proceso
Líder de Proceso
2
3
Usuario
Líder de Proceso o
Usuario
4
5
Líder de Proceso o
Usuario
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
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ACTIVIDAD
Identifica la necesidad de
seleccionar un proveedor.
Se selecciona el proveedor
de acuerdo a los criterios
establecidos
en
las
condiciones generales. Se
debe enviar el formato
Registro de Proveedor y
se
solicitan
los
documentos que debe
anexar.
Se realiza la compra del
bien
o
servicio al
proveedor.
Realiza la evaluación de
desempeño teniendo en
cuenta
los
criterios
definidos
en
las
condiciones generales de
este procedimiento.
Se
envía
una
comunicación de los
resultados
de
la
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Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 06-11-2009
REGISTRO DE CALIDAD/
DOCUMENTO ASOCIADO
AGA-FR-002 Formato Registro de
Proveedor
AGA-FR-004 Formato Selección de
Proveedor
AGA-PR-001 Procedimiento de
Compras Generales
AGA-FR-005 Formato Evaluación
de Proveedor
AGA-FR-002 Formato Registro de
Proveedor
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 06-11-2009
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Líder de Proceso
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Líder de Proceso
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evaluación.
Si
la
evaluación es satisfactoria
el procedimiento llega a
su fin.
Si la evaluación no resulta
satisfactoria, debe analizar
la situación y determinar
las causas de esos
resultados
de
forma
conjunta
con
el
proveedor.
Se genera una acción
correctiva o preventiva
por
evaluación
de
proveedor para atacar y
eliminar las causas, el
proveedor
deberá
establecer compromisos.
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CGC-PR-003 Procedimiento de
Acción Correctiva
7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión 0.0: Versión inicial del documento.
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Manuel Antonio García Cuello
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Jose Federico Ustáriz González
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APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 06-11-2009