PROPÓSITO El procedimiento establece las actividades realizadas

PROCEDIMIENTO DE CONTABILIDAD
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN
Código:
GAF-PR-07 / V3
Fecha: 06/05/2014
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PROPÓSITO
El procedimiento establece las actividades realizadas por el área de contabilidad, para garantizar la
confiabilidad y veracidad de la información financiera.
ALCANCE
El procedimiento de Contabilidad inicia con la remisión de la información financiera por parte de las
diferentes dependencias de la Unidad Nacional de Protección al proceso financiero y culmina con la
revelación y análisis de la información contable de la institución.
RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
RESPONSABILIDADES
El contador de la UNP
Registros contables, causaciones u obligaciones,
conciliaciones, elaboración de informes, clasificación de
rubros, elaboración de declaraciones tributarias.
Elaboración y presentación de Estados Financieros.
Auxiliar de Contabilidad - Contador
Recepción de las cuentas por pagar
Revisión de los soportes de Cuentas por pagar
Radicación de las cuentas por pagar en presupuesto
Creación de la cuenta por pagar
DEFINICIONES
TÉRMINO
DEFINICIÓN
Conciliación
Comparación y cruce de información
Auxiliares
Informe generado por Contabilidad sobre el movimiento de una
cuenta especifica.
SIIF Nación II
Sistema Integrado de Información Financiera
MARCO LEGAL:
Decreto 2649 de 1993, Principios Generales de Contabilidad y el Decreto 1536 del 7 de Mayo de 2007, que
modifica los artículos No. 14, 51, 64 , 73 y 90 del Decreto 2649 del 2003, ya que constituyen pautas básicas
que rigen el proceso para la generación de la Información Contable Pública. Régimen de Contabilidad
Pública.
CONSIDERACIONES GENERALES
El procedimiento de Ejecución Contable se rige también por las Políticas emitidas por la entidad como lo son
fechas estipuladas de pago, soportes que debe allegarse a la cuenta emitida entre otros; para el proceder al
registro contable pago.
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CONTENIDO
RESPONSABLE
Profesional responsable –
auxiliar de Contabilidad
ACTIVIDAD
1. Revisar cada uno
de las cuentas y
sus respectivos
soportes para
que antes de que
se entregue al
área contable
este completa y
se pueda
generar otro tipo
de control o de
auditoria sobre
estos; es decir,
que sean
coherentes, que
se autorice para
tramitar lo
soportado
realmente.
2. Revisar soporte
e informes
Profesional responsable de
Contabilidad
Revisar la clase
de proveedor, es
decir, Persona
Natural o
Jurídica y de
esta manera
estudiar qué
clase de
contribuyente es
para aplicar los
diferentes
impuestos a que
haya lugar.
Proceder al
registro en el
sistema del SIIF
NACION.
OBSERVACIONES A TENER EN CUENTA
Cada cuenta debe tener los siguientes soportes:
FACTURA o CUENTA DE COBRO ORIGINAL, que
cumpla con los requisitos exigidos por la Ley;
INFORME DEL SUPERVISOR debidamente firmados
en el cual debe autorizar el pago de las Facturas o
Cuentas de Cobro a pagar con sus respectivos
números de facturas y valores y reportar el saldo real
que a la fecha este pendiente de este proveedor; EL
PAGO DE APORTES PARAFISCALES, el cual debe
coincidir con el mes que nos está cobrando en su
factura o cuenta de cobro. En caso de tener como
soporte una Resolución los valores allí detallados
deben ser los autorizados realmente, entre otros.
Punto de Control:
En caso de no cumplirse con lo estipulado se debe
devolver al supervisor.
En caso de cumplir con los requisitos preceder a
emitir el compromiso presupuestal radicar en la
carpeta y entregar a contabilidad para continuar con el
proceso.
Punto de Control
En caso de no cumplirse con los requisitos se debe
devolver al responsable de la cuenta (Supervisor,
proveedor, etc.).
En caso de cumplir con los requisitos se precede a
registrar en el sistema la Cuenta por Pagar y a crear
la obligación correspondiente anexando los soportes
generados por el sistema y se continúa el proceso
radicando en el Formato Control registro Ruta
Financiera a Tesorería para la culminación.
En caso de que se haya presentado error en el
registro contable de las cuentas se procede a registrar
mediante un comprobante contable manual la
respectiva reclasificación bajo responsabilidad y
autorización del perfil contable manejado por el
profesional asignado.
Documento soporte: Formato Control registro Ruta
Financiera
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Por medio del aplicativo SIIF II Nación, y mediante el
perfil de contabilidad se crean y registran las
obligaciones laborales a que haya lugar, por nomina,
prestaciones sociales o por liquidaciones.
Punto de Control:
Profesional responsable de
Contabilidad
3. Registro y
creación de
obligaciones
laborales
En caso de no cumplirse con lo estipulado se debe
devolver a nómina.
En caso de cumplir se precede a emitir Cuentas por
Pagar y Obligación y radicar en tesorería para
continuar con el proceso.
Para la culminación del proceso se den anexar los
documentos generados por el sistema en donde se
evidencie el registro electrónico.
Documento soporte: Nomina por pagar y soportes
de la misma como son las respectivas deducciones,
Cuenta por pagar y obligación.
Profesional responsable de
Contabilidad
4. Realizar
conciliaciones
contables y
bancarias
Por medio del aplicativo SIIF II Nación, y mediante el
perfil de contabilidad se consultan e imprimen los
respectivos auxiliares a conciliar, se realiza cruce de
la información y se procede a registrar en el mismo
aplicativo los ajustes a que haya lugar.
Documento
soporte:
Informes
auxiliares,
conciliación, extractos bancarios, comprobante de
ajustes contables manuales.
Profesional responsable de
Contabilidad
5. Registrar los
asientos de
incorporaciones
de activos,
amortizaciones y
depreciaciones
Por medio del aplicativo SIIF II Nación, y mediante el
perfil de contabilidad se registran los comprobantes
contables manuales de los asientos correspondientes
a la incorporación de nuevos activos, depreciaciones,
amortizaciones y ajustes mensuales a que haya lugar,
de acuerdo con la información que reporta almacén.
Punto de control:
Conciliación de áreas Almacén y Contabilidad.
Documento soporte: Reporte de Almacén
Profesional responsable de
Contabilidad
6. Elaboración de
las declaraciones
tributarias
Por medio del aplicativo SIIF II Nación, y mediante el
perfil de contabilidad se consulta e imprime el auxiliar
correspondiente a las cuentas de impuestos, y a su
vez se consulta cada uno de los documentos que
hayan generado deducciones tributarias.
Punto de control:
Conciliación entre
contabilidad.
las
áreas
de
tesorería
y
Documento soporte: Auxiliares, obligaciones,
Formatos de la Dian para cada declaración y recibo o
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comprobante de pago de las mismas.
De acuerdo a la información enviada por el área de
pagos de la Fiducia, se procede a clasificar y codificar
contablemente los diferentes pagos ordenados a la
Fiducia, y se registran en tres (3) archivos planos que
se deben firmar digitalmente para ser creados en el
aplicativo SIIF II Nación, y mediante el perfil de
contabilidad como comprobante contable manual.
Profesional responsable de
Contabilidad
7. Clasificación y
registro
de los gastos
cancelados
mediante fiducia
Punto de Control:
En caso de no cumplirse con lo estipulado se envía un
correo
electrónico reportando los errores al
implementador para que corrija y envié nuevamente.
En caso de cumplir con los requisitos preceder a
emitir la Orden de Operación y radicar en fiducia para
continuar con el proceso.
Conciliación entre la fiduciaria y contabilidad.
Documento soporte: Conciliación Fiducia, informe
mensual de supervisión
Por medio del aplicativo SIIF II Nación, y mediante el
perfil de contabilidad por gestión de consolidación se
consulta e imprime el libro mayor de saldos y
movimientos correspondientes a los periodos a
reportar, se realiza las verificaciones de las cuentas.
Profesional responsable de
Contabilidad
8. Elaboración y
presentación de
informes
financieros
Punto de Control:
En caso de que haya errores en la contabilización
proceder a la elaboración del comprobante manual y
poder corregir la cuenta.
En caso de cumplir con los requisitos se procede a
digitar en los formatos solicitados para cada entidad,
se firman por los responsables y se envían para
radicación.
Documento soporte: Informes Financieros
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FORMATOS Y REGISTROS:
Factura o cuenta de cobro original
Informe del supervisor
Pago de aportes parafiscales
Formato Control registro ruta financiera
Informes auxiliares
Conciliaciones
Comprobante de ajustes contables
Manuales
Reporte de almacén
Auxiliares
Obligaciones
Conciliación fiducia
Informe mensual de supervisión
Extractos
Formatos Declaración de impuestos de la Dian
Informe de nomina
Informes Financieros
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Inicial
01
Identificación del Cambio
Se adiciono la actividad número 1 relacionada con la revisión de soportes para
el pago.
Se implementa en la 2 actividad el control de registro Ruta Financiera.
Y en cada actividad se establecieron los puntos de control.
Versión
Final
02