Ref. 1-2014-5416 - 142/2015/SGC - 410 Bogotá D.C., 29 de mayo de 2015 11:04 Asunto: Concepto técnico sobre el manejo de correspondencia en los correos electrónicos El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No.1-20145416 mediante la cual solicita información respecto al manejo de correspondencia en los correos electrónicos, y si el documento se imprime este deja de ser legal o los documentos no son válidos; si estamos en el trámite de evitar el gasto de papel y la agilidad que nos da el correo electrónico. De manera atenta le manifestamos lo siguiente: DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de la Nación, viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas tecnologías y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las entidades del Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Función Pública y la Presidencia de la República. ! El Acuerdo AGN No. 060 (30 de octubre de 2001). Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. ! El Acuerdo 003 de 2015 tiene como objeto, reglamentar la gestión de documentos electrónicos en las entidades del Estado, generados y recibidos como resultado del uso de medios electrónicos en los procesos administrativos; las directrices de esta circular se adoptarán a partir de su publicación en el diario oficial. ! La ley 527 de 1999 es el referente principal que le da valor probatorio a los documentos electrónicos, los cuales deben cumplir con las características de autenticidad, integridad, fiabilidad, usabilidad y no repudio, para que tengan un valor probatorio. ! El Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, el cual reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000 ! Ley General de Archivos, desarrolla temas de la gestión documental propiamente del programa de gestión documental, del sistema de gestión documental, la gestión de documentos electrónicos de archivo, los requisitos para su autenticidad, ❆!❝❤✐✈♦ ✥❡♥❡!❛+ ✁❡ +❛ ✂❛❝✐.♥ ✄♦!❣❡ ☎❛+❛❝✐♦2 ☎!❡❝✐❛✁♦✱ ❡2✆❛❜+❡❝✐♠✐❡♥✆♦ ✝8❜+✐❝♦ ❛✁2❝!✐✆♦ ❛+ ✞✐♥✐2✆❡!✐♦ ✁❡ ✟✉+✆✉!❛ ✇✇✇✳✠✡☛☞✌✍✎✏✑✒✑✡✠❧✳✏✎✍✳☛✎ ✴ ✌✒❢✎✡✓✠☛✌✔✒ ✠❧ ☛✌✕❞✠❞✠✒✎ ✴ ✖✌✖P✑✓✠ ❞✑ ✗✑P✌☛✌✎✒✑✖✘ ✙✕✑❥✠✖ ✚ ✡✑☛❧✠✓✎✖ ❊✲✛✜✢✣✿ ☛✎✒P✠☛P✎❅✠✡☛☞✌✍✎✏✑✒✑✡✠❧✳✏✎✍✳☛✎ ✤ ❈✡✳ ✦ ◆✎✳ ✦✤✾✧ ❚✑❧★ ✩✪✫ ✪✫✫✫ ✤ ❋✠✬★ ✩✩✸ ✪✭✧✾ ✤ ❇✎✏✎Pn ❉✳❈✳✘ ❈✎❧✎✓✮✌✠✳ ✯★ ✦ ●❉✰✤❋✤✭✧ ❋✑☛☞✠★ ✪✭✧✩✤✧✪✤✧✧ integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservación y conservación, características fundamentales de los documentos electrónicos de archivo. ! La Circular Externa 005 de 2012 del AGN, señala que la gestión documental en el marco de la iniciativa cero papel debe contemplar el cumplimiento de criterios que garanticen la seguridad de los documentos e información, la preservación de los documentos electrónicos, el acceso, la integridad, la confiabilidad y la disponibilidad de los documentos e información. En el marco de la iniciativa de cero papel. A continuación damos respuesta respecto al manejo de correspondencia en los correos electrónicos, como se debe manejar? En primer lugar es necesario señalar que los correos electrónicos son documentos electrónicos de archivo y para conservarlos en otros sistemas se debe reglamentar internamente el proceso, para evitar pérdida de los atributos de los documentos y su valor probatorio, siempre que se reúnan los requisitos establecidos en el artículo 9, integridad, de la Ley 527 de 1999. "#$% &'#&(% )*% )+% ",-$./+(% 01% 2)+% "./),2(% 343% 2)% 0335% #)% 2)6'*)% 78(./&)*-(% )+).-,9*'.(% 2)% :,.;'<(=% .(&(% )+% ,)>'#-,(% 2)% '*6(,&:.'9*% >)*),:2:?% ,).'@'2:?% :+&:.)*:2:% A% .(&/*'.:2:% B(,% medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital, es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos; en consecuencia los archivos planos, CSV, logs, entre otros, son registros generados por los sistemas de información o bases de datos como respaldo de su funcionamiento, y por consiguiente, se consideran documentos de archivo, lo cual es una característica esencial para que sean incluidos dentro de una serie documental y a su vez en la TRD respectiva. Si el documento se imprime, éste deja de ser legal o los documentos no son válidos? si estamos en el trámite de evitar el gasto de papel y la agilidad que nos da el correo electrónico. En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original. Por esta razón no se deberán imprimir los correos electrónicos, se debe tener en cuenta las directrices establecidas en los artículos 9º y 11º de la Ley 527 de 1999, en la cual establece el valor probatorio de los mensajes de datos y documentos electrónicos. Así mismo, del Decreto 2609 de 2012, lo referido en los artículos 24º al 29º sobre los requisitos para la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, la preservación y conservación de los documentos. Agradecemos su interés por el tema y le invitamos a consultar en nuestro sitio web las normas para archivos http://www.archivogeneral.gov.co igualmente a participar activamente en los eventos de formación y capacitación que el AGN, desarrolla mediante el Sistema Nacional de ✵✶✷✹✺✻✼ ✽❀❁❀✶❂❃ ❄❀ ❃❂ ❍❂✷✺■❁ ❏✼✶❑❀ ▲❂❃❂✷✺✼▼ ▲✶❀✷✺❂❄✼❖ ❀▼4❂◗❃❀✷✺❘✺❀❁4✼ ❙❯◗❃✺✷✼ ❂❄▼✷✶✺4✼ ❂❃ ❱✺❁✺▼4❀✶✺✼ ❄❀ ❲❳❃4❳✶❂ ❨❨❨❩❬❭❪❫❴❵❦♣F①F❭❬②❩♣❦❵❩❪❦ ③ ❴①④❦❭⑤❬❪❴⑥① ❬② ❪❴⑦⑧❬⑧❬①❦ ③ ⑨❴⑨⑩F⑤❬ ⑧F ❶F⑩❴❪❴❦①F⑨❷ ❸⑦F❹❬⑨ ❺ ❭F❪②❬⑤❦⑨ ❻❼❽❾❿➀➁ ❪❦①⑩❬❪⑩❦➂❬❭❪❫❴❵❦♣F①F❭❬②❩♣❦❵❩❪❦ ➃ ➄❭❩ ➅ ➆❦❩ ➅➃➇➈ ➉F②➊ ➋➌➍ ➌➍➍➍ ➃ ➎❬➏➊ ➋➋➐ ➌➑➈➇ ➃ ➒❦♣❦⑩➓ ➔❩➄❩❷ ➄❦②❦⑤→❴❬❩ ➣➊ ➅ ↔➔↕➃➎➃➑➈ ➎F❪❫❬➊ ➌➑➈➋➃➈➌➃➈➈ Archivos, así como en la consulta y difusión de las publicaciones que orientan de forma progresiva a las entidades públicas en la implementación de modelos y estrategias para una adecuada administración de la gestión documental. En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse única y exclusivamente para el caso puntal de esta consulta y dentro de los parámetros establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011) Cordialmente, ERIKA LUCIA RANGEL PALENCIA Coordinadora Grupo de Innovación y Apropiación de Tecnologías Anexos: N.A Copia: N/A Proyectó: Carolina Muñoz Ramírez ! Profesional Universitario - Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital Revisó: Jorge Eduardo Alzate Cortés ! Coordinador Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital Archivado en: Conceptos técnicos