“LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS. RETOS Y EXPECTATIVAS EN SU EJECUCIÓN.” Alejandro Durán Zárate Julio 19, 2012 “La Memoria del Mundo se encuentra en gran medida en las bibliotecas, los archivos, los museos y los lugares de custodia existentes en todo el planeta y un elevado porcentaje de ella corre peligro en la actualidad. El patrimonio documental de numerosos pueblos se ha dispersado debido al desplazamiento accidental o deliberado de fondos y colecciones, a los botines de guerra o a otras circunstancias históricas. Algunas veces, hay obstáculos prácticos o políticos que obstaculizan el acceso a él, y en otros casos pesa sobre él la amenaza de deterioro o destrucción. Las solicitudes de repatriación del patrimonio han de tomar en consideración las circunstancias además de la justicia.” Memoria del Mundo: Directrices (Edición revisada 2002) / preparada por Ray Edmondson. París: UNESCO, 2002. (CII-95/WS-11. Rev.). Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículo 6o. La manifestación de las ideas no será objeto de ninguna inquisición judicial o administrativa, sino en el caso de que ataque a la moral, los derechos de tercero, provoque algún delito, o perturbe el orden público; el derecho de réplica será ejercido en los términos dispuestos por la ley. El derecho a la información será garantizado por el Estado. Para el ejercicio del derecho de acceso a la información, la Federación, los Estados y el Distrito Federal, en el ámbito de sus respectivas competencias, se regirán por los siguientes principios y bases: I. II. Toda la información en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo federal, estatal y municipal, es pública y sólo podrá ser reservada temporalmente por razones de interés público en los términos que fijen las leyes. En la interpretación de este derecho deberá prevalecer el principio de máxima publicidad. La información que se refiere a la vida privada y los datos personales será protegida en los términos y con las excepciones que fijen las leyes. III. Toda persona, sin necesidad de acreditar interés alguno o justificar su utilización, tendrá acceso gratuito a la información pública, a sus datos personales o a la rectificaciónde éstos. IV. Se establecerán mecanismos de acceso a la información y procedimientos de revisión expeditos. Estos procedimientos se sustanciarán ante órganos u organismos especializados e imparciales, y con autonomía operativa, de gestión y de decisión. V. Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos. VI. Las leyes determinarán la manera en que los sujetos obligados deberán hacer pública la información relativa a los recursos públicos que entreguen a personas físicas o morales. VII. La inobservancia a las disposiciones en materia de acceso a la información pública será sancionada en los términos que dispongan las leyes. Decreto por el que se adiciona un segundo párrafo con siete fracciones al Artículo 6o. de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, publicado en el Diario Oficial de la federación el 20 de julio de 2007. Estado Mexicano Tiene la Obligación De dar información • Brindar el acceso a la información • de carácter público • • Difunde actividades de Gobierno • • Reservar la información cuando priven razones de interés público • • Abrir el acceso a la información desclasificada • Garantizar recibir información Acceder a la información pública Conocerla oportunamente Informarse de las acciones de Gobierno Reflexionar y tomar parecer sobre las acciones de Gobierno Ejercer y hacer valer su derecho al acceso a la información “El Derecho a saber y la necesidad del secreto forman parte de un conflicto en permanente tensión, no sólo en las democracias consolidadas, sino en las democracias emergentes.” Ernesto Villanueva Principios Archivísticos Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la adecuada preservación de los archivos. Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida. Disponibilidad:Adoptar medidas pertinentes para localización de los documentos de archivo. Artículo 5 de la Ley Federal de Archivos. la LEY FEDERAL DE ARCHIVOS ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? RETOS Y EXPECTATIVAS EN SU EJECUCIÓN Ejes de la estructura Ley Federal de Archivos Ámbito de Aplicación Diseño Institucional Instrumentos de Control y Consulta Infracciones y Sanciones Ámbito de Aplicación Ejecutivo Legislativo Judicial La Ley regula a todos los poderes federales, sin exclusión, excepción o asimetría alguna, lo que es indispensable para lograr políticas públicas de largo alcance. Los documentos y archivos deben correr la misma suerte que los del Ejecutivo Federal, al tratarse de documentos que registran el quehacer de instituciones públicas de orden federal. Diseño Institucional • Archivo General de la Nación • Órgano de Gobierno • Dirección general • Consejo Académico Asesor • Comité Técnico Consultivo de los Archivos del Ejecutivo Federal • Consejo Nacional de Archivos • Sistema Nacional de Archivos • Registro Nacional de Archivos • Comité de Información • Áreas de Archivos • Coordinadora Trámite Concentración Histórico Órgano de Gobierno del AGN • Presidente, designado por el Ejecutivo Federal El 7 de mayo de 2012 se constituyó formalmente. • Representante de la Secretaría de Gobernación • Representante de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público • Representante de la Secretaría de la Secretaría de Educación Pública • Director General del AGN (sin voto) • Comisario Público (sin voto) Artículos 5 de la Ley Federal de Archivos, 60 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y el Acuerdo por el que se agrupa el organismo descentralizado denominado Archivo General de la Nación al sector coordinado por la Secretaría de Gobernación (DOF 30 de abril de 2012). Requisitos Director General del AGN • Ser ciudadano mexicano • Tener grado académico de Doctor en Historia o contar con experiencia mínima de cinco años en la dirección de un archivo histórico o área sustantiva del mismo • No haber sido condenado por la comisión de algún delito doloso • Tener cuando menos treinta años de edad al día de la designación • No ser cónyuge, ni tener relación de parentesco por consanguinidad o afinidad hasta el cuarto grado o civil con cualquiera de los miembros del Órgano de Gobierno • No haber sido Secretario de Estado, Jefe de Departamento Administrativo, Procurador General de la República, Senador, Diputado Federal o Local, dirigente de un partido o asociación política, Gobernador de algún Estado o Jefe del Gobierno del Distrito Federal, durante el año previo al día de su nombramiento Consejo Académico Asesor • Académicos y expertos • Asesor y consultor en materia de archivos Comité Técnico Consultivo de los Archivos del Ejecutivo Federal • Órgano Consultivo • 2 representantes de dependencias y entidades (titular y suplente) • Asesor y consultor en materia de administración de documentos y archivos Consejo Nacional de Archivos Presidente Atribuciones Establecer directrices y criterios para la aplicación de esta Ley y su Reglamento para los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal Funcionamiento de los archivos que integren el Sistema Nacional de Archivos destinadas a la gestión, conservación y acceso a los documentos de archivo. Promover la interrelación de los archivos públicos y privados para el intercambio y la integración sistémica de las actividades de archivo Fomentar el desarrollo de archivos administrativos actualizados en los poderes Ejecutivo, Legislativo, Judicial de los órganos constitucionales autónomos de los tres órdenes de gobierno. Fomentar la modernización y homogeneización metodológica de la función archivística. Establecer criterios para la difusión de la historia de México, existentes en archivos y colecciones públicas y privadas, nacionales. Promover el acceso a la información documental, con base en las mejores prácticas internacionales. Propiciar el uso de nuevas tecnologías de la información, la gestión de documentos en entorno electrónico y las medidas para su preservación. Estimular la sensibilización de la sociedad acerca de la importancia de los archivos activos. Fomentar la organización y celebración de foros, congresos, conferencias e intercambios de experiencias en materia de archivos. Preside -Director General del AGN Representantes del los archivos: Uno del Poder Ejecutivo Federal Uno del Poder Judicial Federal Dos del Poder Legislativo Federal Uno de la CNDH Uno del Banxico Uno del IFE Uno del INEGI Uno de los entidades federativas y del D.F. Uno de los municipios Uno de los poderes judiciales estatales y del D.F. Uno de los poderes legislativos estatales y del D.F. Uno del IFAI Uno de los institutos o consejos de transparencia estatales y del D.F. Uno de las instituciones de docencia, investigación, o preservación de archivos Uno de los archivos universitarios Uno de la Asociación de Archivos y Bibliotecas Privadas Consejo Nacional de Archivos Serán representantes en el CNA de los Archivos de: 3 Electos en la Reunión Nacional de Archivos: • Uno para representar a los archivos de los estados y del DF. • Uno para representar a los archivos de los municipios. • Uno para representar a los archivos de los poderes legislativos estatales y del DF. 1 electo en el Encuentro Nacional de Archivos Judiciales, para representar a los archivos de los poderes judiciales estatales y del DF. 1 electo en la Conferencia Mexicana de Acceso a la Información Pública, para representar a los Institutos o Consejos de Transparencia estatales y del DF. 1 electo por la Red Nacional de Archivos de Educación Superior, para representar a los archivos universitarios. Sistema Nacional de Archivos Es un mecanismo de colaboración, coordinación y articulación entre los archivos públicos, privados y del sector social. Tiene por objeto la gestión, preservación y acceso a la información con base en las mejores prácticas internacionales. Se integra por archivos Del Poder Ejecutivo Federal Del Poder Judicial de la Federación Del Poder Legislativo Federal De los organismos constitucionales autónomos De los organismos autónomos por ley De las entidades federativas y del Distrito Federal De los municipios o demarcaciones territoriales De las universidades e instituciones de educación superior De los archivos privados declarados de interés público De los archivos privados que soliciten ser parte del Sistema El SNA se conducirá conforme a la LFA, su Reglamento, criterios y directrices que emita el Consejo Nacional de Archivos. Artículos 39 y 40 de la Ley Federal de Archivos Registro Nacional de Archivos • Tiene por objeto registrar y difundir el patrimonio de la memoria documental del país • Integrado por los archivos históricos del Poder Ejecutivo Federal, y potestativamente, por otros archivos públicos y privados • Los archivos adscritos al RNAH, incorporarán actualizarán anualmente los datos sobre sus acervos. y • Los particulares informarán sobre cualquier cambio que afecte los documentos o acervos, sea en su estado físico o patrimonial • El AGN brindará asistencia técnica a los propietarios de los archivos privados inscritos en el RNAH, para promover su organización, conservación, difusión y consulta Comité de Información Integrado por: • Un servidor público designado por el titular de la dependencia o entidad • El titular de la unidad de enlace • El titular del órgano interno de control de cada dependencia o entidad • El titular del área coordinadora de archivos El Comité adoptará sus decisiones por mayoría de votos. Artículos 30 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 11 de la Ley Federal de Archivos Áreas de Archivos Área Coordinadora de Archivos • Desarrollar criterios en materia de organización, administración y conservación de archivos • Elaborar en coordinación con las unidades administrativas los instrumentos de control archivístico • Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación; establecer un programa de capacitación y asesoría archivísticos • Coadyuvar con el Comité de Información en materia de archivos • Coordinar con el área de tecnologías de la información, la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización de los archivos Área de Archivo de Trámite Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa Área de Archivo de Concentración Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados, y que permanecen en él hasta su destino final Área de Archivo Histórico Fuente de acceso público y unidad responsable de administrar, organizar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales facticias de relevancia para la memoria nacional; Archivos Históricos • Fuentes de acceso público • Tienen el deber de divulgar la memoria documental institucional, • Los documentos en él, han perdido sus valores administrativos, legales, fiscales o contables • Los documentos en él, poseen valores evidénciales, testimoniales e informativos • No están afectos a las causales de clasificación que prevé la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental o alguna otra disposición legal. • Documentos con valor histórico con información confidencial, se reservan por 30 años a partir de su fecha de creación o por 70 años si pudiera afectarse la intimidad de su titular o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para éste. Instrumentos de Control y Consulta • Cuadro General Archivística de Clasificación • Catálogo de Disposición Documental • Inventarios Documentales (general, transferencia y baja) • Guía simple Los archivos deben estar organizados y clasificados, con al menos la estructura siguiente: Fondo: Constituido por el conjunto de documentos producidos orgánicamente por la Secretaría, se identifica con las siglas “SFP”. Subfondo: Integrado por los documentos a cargo de una unidad administrativa o centro de trabajo (de no tener uno específico la Coordinación de Archivos lo asignará, previa solicitud). Sección: Formado por los documentos en que se divide el “fondo”, principalmente con base en las atribuciones de la unidad administrativa. Serie: Comprende la documentación en que se subdivide la sección, producida en el ejercicio de una atribución o respecto de una materia o de un asunto en específico. Expediente: Unidad básica de la serie y se integra con las constancias relacionadas con un mismo tema, asunto o actividad. Año: Corresponde al ejercicio en que se apertura el expediente. Instrumentos de Control y Consulta • Indicadores de gestión • Ejercicio públicos de recursos • Información con alto valor social Transparencia Focalizada: www.comparatuescuela.org Transparencia Focalizada: www.subsidiosalcampo.org.mx Transparencia Focalizada: www.transparenciapresupuestaria.gob.mx Transparencia Focalizada: www.conagua.gob.mx Institución Información con valor CAPUFE Publicación de horarios con mayor afluencia vehicular en las carreteras del país http://www.capufe.gob.mx/portal/site/wwwCapufe/menuitem.2843b50d34f657639a034bd7316d8a0c/ CFE COFETEL Ahorro de energía y tarifas eléctricas http://www.cfe.gob.mx/sustentabilidad/ahorroenergia/Paginas/Ahorrodeenerg%C3%ADa.aspx Portabilidad numérica http://www.cft.gob.mx/es/Cofetel_2008/portabilidad PROFECO Programa Nacional de Verificación de Estaciones de Servicio (gasolina) http://webapps.profeco.gob.mx/verificacion/gasolina/ FINRURAL Portafolio de Promoción de Productos y Programas de Crédito http://www.financierarural.gob.mx/ApoyosProductoresIntermediarios/Paginas/TransparenciaFocalizada.aspx CONDUSEF Tablas comparativas, simuladores y herramientas digitales que permiten al ciudadano comparar entre distintos servicios financieros que se ofrecen en el mercado http://www.condusef.gob.mx/index.php/transparencia/transparencia-focalizada FOVISSSTE Otorgamiento de créditos hipotecarios http://www.fovissste.gob.mx/es/FOVISSSTE/TRC_Trasparencia_Focalizada SSP Estadística de servicios de seguridad privada http://siesp.ssp.gob.mx/Transparencia/ Instrumentos de Control y Consulta • Cuando desaparezca, se extinga o cambie de adscripción una dependencia o entidad de la Administración Pública Federal o alguna de sus unidades administrativas, los documentos de archivo, los instrumentos de consulta y de control archivístico serán trasladados a los archivos que así resulte necesario. • Cada año la Administración Pública Federal notificará al Archivo General de la Nación, que documentos reservados con fundamento en el artículo 13 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, se desclasificaron en el año previo. Instrumentos de Control y Consulta Documentos electrónicos • Se debe identificar cuales documentos serán los que deban resguardarse como “Documentos de archivo electrónicos” • Antes de digitalizar organizar los archivos es la tarea principal • Elegir el medio en que se han de conservar y que resulte de largo plazo, en su caso, prever mecanismos para poderlos consultar en el futuro • Considerar las ventajas que proveen las TIC´s • Dar en términos generales un tratamiento similar al de los archivo s en papel (trámite, conservación e histórico) Instrumentos de Control y Consulta Sistemas automatizados de gestión y control para la organización y conservación de archivos • Reglas generales y específicas que apoyen a las instituciones en la organización y conservación de archivos • Consideren elementos consistentes y uniformes para asegurar la preservación de metadatos para el sistema • Normas para garantizar la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo electrónico, así como el control y administración archivística • Considerar mecanismos de registro de la actualización, migración, respaldo u otros procesos que afecten, incluidos los jurídicos, a los archivos electrónico de archivo Artículos 21, 44 fracción XXIV y Tercer Transitorio de la Ley Federal de Archivos Infracciones y sanciones • resultarán si hacen ilegible, extraen, destruyen, ocultan, alteran incluso si manchan o raspan de manera indebida, cualquier documento que obre en un archivo • si extraen documentos o archivos públicos para fines distintos al ejercicio de sus funciones, • si transfieren de forma gratuita u onerosa la propiedad o la posesión de esos archivos o documentos públicos, • si impiden u obstaculizan la consulta de documentos sin mediar causa justificada, • si ponen en riesgo su integridad o conservación, • si los llevan fuera de México y sin autorización, • si actúan negligentemente al adoptar medidas técnicas, administrativas Desarrollar Servidores Públicos • Desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística • Capacitación para cumplir con las funciones que les corresponda • Fomentar el desarrollo profesional de archivistas a través de convenios de colaboración o concertación con autoridades e instituciones educativas públicas o privadas • Fomentar la organización de foros, congresos, elaboración de estudios, capacitaciones e intercambios de experiencias Artículos 6, 12, fracción V, 14, 36, fracción XIII, 44, fracciones XVII y XVIII de la Ley Federal de Archivos Desarrollar Servidores Públicos • Cambiar el chip • Establecer estándares de competencia en materia archivísticas • Propiciar el diseño de perfiles idóneos para el desempeño de las funciones basados en competencias • Crear espacios de colaboración virtuales apoyados en las TIC´s • Propiciar la autogestión del conocimiento • Desarrollar las competencias profesionales derechos al acceso a l ainformaicón en Desarrollar Servidores Públicos Desarrollar Servidores Públicos “Los Servidores Públicos son archivistas en si mismo de acuerdo con sus funciones” Recursos Humanos Recursos Materiales Recursos Financieros Desarrollo de sistemas informáticos Capacitación Observaciones de Auditoria Propuesta de Mejora Presión de Gasto La Ley Federal de Archivos propone una política nacional que: • Aporte al fortalecimiento de la identidad y sentimiento de pertenencia a México, pluriétnico y multicultural. • Asegure información confiable y organizada para la toma de decisiones pertinentes en los gobiernos y asegure una rendición de cuentas efectiva, además de fortalecer la transparencia y sus derechos asociados • Propicia preservar la memoria colectiva de una gran nación, a través de la valoración del patrimonio archivístico nacional